Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Management
Business

Bermula Dengan Membuat Keputusan Lebih Lanjut / No

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Fundamentals of Go/No-Go Project Decisions.
What If? Tools for Analyzing Possible Management Outcomes

Malay (Melayu) translation by Fariz Alfarizki (you can also view the original English article)

Pasukan R & D anda telah menemui prototaip yang luar biasa untuk widget yang mempunyai lebih banyak ciri khas daripada iPhone - dan juga boleh menghabiskan belanjawan setiap hari dan mengambil anak-anak di sekolah. Bukankah semua orang akan menginginkannya? Sudah tentu! Tetapi mengembangkan widget akan banyak biaya, pemasaran dan pengedaran akan mencabar, dan sudah tentu anda mempunyai persaingan yang cukup ketat.  Itu widget yang bagus, tetapi adakah anda perlu meneruskan pembangunan dan pengeluaran penuh?

Anda baru sahaja mendengar dari salah satu wakil akaun anda bahawa terdapat peluang yang luar biasa untuk syarikat anda untuk memberi maklum balas kepada Permohonan Cadangan daripada pelanggan besar. Projek itu besar, bajet mengagumkan - dan kerja yang sesuai untuk anda.  Sudah tentu, anda perlu melakukan penyelidikan yang penting untuk membentangkan cadangan yang layak, dan jika anda menang, anda perlu membentuk kakitangan dan sumber. Sememangnya, anda ingin memberi respons kepada cadangan itu, dan anda ingin mencuba yang terbaik untuk bergerak maju! Atau adakah itu benar?

Ini adalah keadaan yang menjadikan pengurusan menarik - dan mereka juga adalah sebab mengapa anda boleh membuat pendapatan yang besar. Walaupun kakitangan kreatif, jurujual, dan wakil akaun mempunyai matlamat yang fokus, anda harus melihat gambaran besar.   Sudah tentu R & D ingin bergerak maju dengan projek hewan mereka, dan sememangnya pemasaran dan tenaga penjualan ingin menghasilkan pendapatan yang besar.  Tetapi anda perlu menentukan, dengan penglibatan mereka, sama ada projek ini benar-benar berkongsi perniagaan terbaik dalam jangka pendek dan panjang.

Dalam erti kata lain, sementara itu akan menjadi luar biasa untuk bertindak dengan keberanian anda (dan banyak pengurus melakukannya!), Anda perlu mengkaji semula sumber anda, menetapkan nombor, berfikir melalui proses, dan membuat keputusan ya / tidak.

Mengucapkan "ya" hanya kerana projek itu menarik, kerana ia akan menggembirakan rakan sekerja, atau kerana peluang itu kelihatan terlalu baik untuk dilewatkan dapat menyebabkan bencana - bukannya mengikuti proses yang sedang dipertimbangkan.

Bilakah Anda Perlu Analisis Lebih Lanjut / Tidak?

Tidak semua soalan memerlukan analisis lanjut / tidak. Adakah anda sepatutnya mengupah seseorang untuk menggantikan seorang pengurus pejabat yang sangat penting yang bergerak di seluruh negara untuk menjadi lebih dekat dengan keluarganya?  Sudah tentu, jawapannya adalah ya; Anda memerlukan seseorang dalam kedudukan itu secepat mungkin. Bukankah idea yang baik untuk meneruskan projek yang dibiayai dan di luar kepakaran perniagaan anda?  Sudah tentu tidak! Anda tidak memerlukan analisis lengkap untuk mengetahui sesuatu yang maju atau tidak.

Oleh itu, bilakah anda memerlukan analisis lanjut / tidak? Berikut adalah beberapa kriteria yang menjadikan analisis ini berharga:

  • Anda tidak mempunyai semua maklumat yang anda perlukan untuk membuat keputusan pintar, dan analisis akan membantu sebagai proses penyelidikan dan mengumpulkan maklumat tersebut.
  • Projek melibatkan pelbagai jabatan dan / atau kerjasama dengan organisasi luar, dan anda perlu memikirkan kemungkinan kesan projek ini mengenai hubungan, sumber dan faktor lain.
  • Terdapat banyak cara untuk mendekati projek ini, dan sukar untuk menentukan sama ada berterusan sehingga anda memikirkan beberapa pilihan.
  • Terdapat perasaan yang kuat tentang projek ini (kebaikan, keburukan, atau keduanya), dan anda ingin memastikan anda berhati-hati (dan telus) menganalisis peluang sebelum membuat keputusan.
  • Terdapat risiko dan peluang besar yang berkaitan dengan projek ini (contohnya, anda mungkin menghasilkan atau kehilangan sejumlah besar wang atau hubungan), dan anda ingin memastikan anda menjalani proses analisis menyeluruh sebelum meneruskan atau tinggal.

Dalam erti kata lain, seperti yang anda mungkin sedar sekarang, analisis lanjutan / tidak dapat membantu anda membuat keputusan yang bijak - tetapi ada lebih banyak lagi. Advanced / tidak analisis rasmi dan inklusif boleh membuat minat daripada ahli pasukan dan perniagaan anda yang lain, dan boleh memastikan bahawa anda membuat keputusan berdasarkan input dari semua pemegang saham.

Dalam jangka panjang, matlamat anda sebagai pengurus tidak hanya untuk membuat keputusan pintar, tetapi juga untuk mengekalkan pasukan yang kuat dan padu. Sekiranya anda menilai projek di mana seseorang (atau beberapa kumpulan) dalam organisasi anda memenanginya, anda memerlukan sokongan daripada kumpulan untuk mengekalkan semangat jika penilaian menunjukkan masalah yang serius.

Sebagai seorang penulis Bernie Siben berkata dalam satu artikel mengenai penilaian lanjut / tidak dalam jurnal Kejuruteraan Awam dan Pengajaran, "Penilaian yang sesuai / tidak lanjutan, terutama jika diperlukan dan digalakkan oleh kebanyakan kakitangan kanan syarikat, boleh membantu pembuat keputusan mengatakan" tidak "apabila" tidak "adalah jawapan yang betul. Proses ini juga boleh membantu memastikan tiada peluang yang mungkin dapat dilepaskan kerana andaian palsu atau kurang pertimbangan. "

Asas Pembuatan Keputusan Lebih Lanjut / No

Proses asas dalam menjalankan penilaian selanjutnya / tidak termasuk langkah-langkah asas berikut:

Langkah 1: Kumpulkan Maklumat

Apakah parameter dalam projek atau cadangan yang anda sedang mempertimbangkan? Lebih banyak maklumat yang anda ada, lebih baik keputusan anda.  Sekurang-kurangnya, anda perlu memahami harga yang terlibat, jangka masa projek, sumber yang diperlukan, dan hasil yang diharapkan.

Langkah 2: Kumpulkan Pemegang Saham

Dalam situasi yang lebih maju, adalah penting bukan sahaja untuk mengumpulkan orang dengan pengetahuan yang diperlukan untuk berfikir melalui potensi risiko dan faedah, tetapi juga orang-orang yang akan mendapat atau kalah berdasarkan keputusan anda. Dalam erti kata lain, ya, anda harus melibatkan seseorang yang mempunyai kemahiran kewangan untuk berfikir tentang risiko dan peluang kewangan - tetapi anda juga perlu melibatkan orang yang bercakap idea itu, walaupun ia bukan akauntan.

Langkah 3: Tentukan Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan

Setiap projek adalah unik, dan faktor-faktor yang anda pertimbangkan mestilah sepadan dengan projek yang sedang dipertimbangkan. Mengutamakan risiko dan faedah kewangan selalu penting, tetapi juga penting untuk mempertimbangkan hasil yang tidak boleh dikira seperti hubungan yang memperkuat atau melemahkan dengan orang lain dalam bidang anda, peluang baru yang dapat timbul melalui proses penyelesaian projek, dan sebagainya.

Langkah 4: Brainstorming

Dengan menggunakan alat seperti matriks keputusan atau pokok keputusan, kumpulan anda boleh berfikir melalui risiko dan peluang yang berkaitan dengan projek.

Langkah 5: Analisis

Setelah brainstorming selesai, kemungkinan anda akan mendapat sedikit masalah menganalisis hasilnya. Sering kali, adalah jelas bahawa sesuatu projek adalah atau bukan pilihan terbaik pada masa itu.

Langkah 6: Membuat Keputusan

Walaupun wang cenderung untuk menghalang anda yang paling, pengurus, masuk akal untuk bekerja untuk membangun konsensus atas keputusan yang lebih lanjut / tidak. Seringkali, keputusan yang tidak dapat diteruskan boleh ditulis dari segi "belum", "tidak sekarang", atau "tidak dalam keadaan ini" yang membolehkan para pemegang saham meninggalkan jadual dan merasakan idea mereka telah didengar dan dihargai.

Brainstorming dengan Matrix Membuat keputusan 

Terdapat banyak alat yang tersedia untuk brainstorming dan pemikiran melalui masalah, tetapi untuk keputusan lebih lanjut / tidak keputusan matriks membuat keputusan adalah pilihan yang ideal. Matriks adalah alat yang luar biasa dalam mencari aspek positif, neutral, dan negatif dari faktor-faktor yang telah anda pilih untuk dipertimbangkan; pokok keputusan boleh membantu anda berfikir melalui keputusan ya atau tidak.

Matriks ialah jadual yang menyenaraikan kriteria dari atas ke bawah, dan menyediakan ruang untuk analisis positif, negatif dan neutral di sepanjang bahagian atas.  Sebagai satu kumpulan, anda mengisi kekosongan dengan kebolehan yang terbaik. Jika perlu, anda mungkin perlu melakukan penyelidikan tambahan sebelum menyelesaikan matriks.

Sebagai contoh, bayangkan pasukan anda telah dibentangkan dengan peluang untuk memberi respons kepada cadangan permintaan untuk projek perundingan berskala besar.  Terdapat banyak keghairahan tentang cadangan itu, tetapi ia adalah perniagaan yang besar dan anda ingin memastikan perniagaan itu dilakukan mengikut peluang. Anda telah mengumpulkan satu kumpulan pemegang saham, dan memutuskan untuk mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

  • Adakah kita mempunyai sumber dan masa untuk membuat cadangan itu?
  • Adakah projek dalam bidang kepakaran kami?
  • Adakah projek ini memberi manfaat kepada kita, berdasarkan anggaran dan kos?
  • Adakah projek itu menunjukkan kemungkinan mengembangkan kepakaran atau pasaran kami?
  • Adakah kos untuk membangunkan cadangan kami masuk akal, berbanding peluang memenangi projek ini?
  • Sejauh manakah kita tahu keperluan dan keinginan pelanggan?
  • Adakah persaingan kami lebih baik disambungkan atau disambungkan dengan lebih baik kepada diri sendiri, berbanding projek dan / atau klien ini?
  • Adakah kita mempunyai sumber dalaman atau sumber luar untuk bekerja dengan projek ini dengan berkesan?
  • Adakah projek ini benar-benar sepadan dengan strategi dan matlamat syarikat kami?
  • Bagaimanakah klien kami sekarang bertindak balas jika kami mengambil projek ini?
  • Apakah peluang kita untuk memenangi projek ini?
  • Adakah dana projek ini tertentu?

Untuk membuat matriks, anda mula dengan menyenaraikan soalan dari atas ke bawah di sebelah kiri meja. Seterusnya, anda membuat tajuk lajur - Go, Next, No-Go, Options, Score. Bincang semua soalan ini dengan kumpulan, isi jadual semasa proses membuat kesimpulan dan sumbang saran.  Bincang semua soalan ini dengan kumpulan, isi jadual semasa proses membuat kesimpulan dan sumbang saran.

Sampel keputusan separuh siap Matrix.

Contohnya, apabila menjawab soalan "Adakah kita mempunyai sumber dalaman atau sumber luar untuk bekerjasama dengan projek ini dengan berkesan?  Kumpulan anda mungkin menentukan bahawa, di sisi positif, anda mempunyai banyak kemahiran yang diperlukan, tetapi pada sisi negatif anda terlepas bidang kemahiran utama.  Oleh itu, ia melibatkan mencari sumber dan harga kakitangan tambahan untuk mengisi pasukan projek. Skor anda (sering dibentangkan sebagai 1-5) mungkin 3: anda mempunyai kira-kira separuh kemahiran yang anda perlukan untuk menyelesaikan projek ini dengan baik.

Selepas anda dan kumpulan anda melalui proses pengisian matriks, tambah skor untuk melihat sama ada anda berada dalam lingkungan Advanced atau Tidak. Itu mungkin kelihatan jelas, selepas anda menyemak skor, sama ada untuk meneruskan atau bertahan.  Itu juga mungkin berlaku di mana anda akan mendapati nombor pilihan yang akan membolehkan anda menyediakan lebih baik untuk ini atau peluang yang sama di masa depan.

Pengambilan Keputusan Lebih Lanjut / Bukan di Dunia Nyata

Apakah hasil yang mungkin dilakukan dengan berterusan berdasarkan keberanian pada keputusan yang lebih penting / tidak penting? Sudah tentu, jika anda mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang mencukupi (dan nasib!) Anda akan membuat keputusan berani dengan keputusan yang luar biasa. Tetapi kekurangan pandangan yang menakjubkan (atau nasib), kelemahannya agak menakutkan. Kelemahan-kelemahan ini termasuk:

  • Membuang masa, wang, dan sumber yang berharga di atas cadangan atau projek yang tidak mempunyai peluang kejayaan yang realistik.
  • Mengatakan "tidak" kepada peluang yang benar-benar menarik, jadi kehilangan pendapatan dan prestij sementara juga kehilangan sokongan dan rasa hormat dari rakan sekerja. 
  • Mengurangkan keupayaan syarikat untuk bersaing dengan keperluan pelanggan sedia ada, dengan itu mempertaruhkan hubungan yang berterusan dan berharga.
  • Sediakan syarikat anda untuk kegagalan awam, dengan itu menjejaskan kredibiliti syarikat anda (belum lagi disebutkan kepada anda).

Bergantung pada perniagaan anda, anda juga berpotensi untuk meletakkan orang yang berisiko dengan keputusan "maju" atau "tidak" yang buruk.Contohnya, kerja-kerja pengangkutan, keselamatan, atau projek kesihatan di mana anda tidak bersedia sepenuhnya boleh mendatangkan akibat buruk.

Oleh kerana pentingnya pengambilan keputusan lebih lanjut / tidak, banyak syarikat (terutamanya dalam bidang kejuruteraan dan kesihatan) sedang mengembangkan lagi / tidak membuat keputusan dalam pelbagai aspek perniagaan harian mereka. Tidak hairanlah, industri lain yang menggunakan analisis yang luas / tidak meluas adalah perlombongan.  Dalam sektor perlombongan, perjanjian wang yang besar mesti dibelanjakan untuk menentukan lokasi dan menilai potensi tambang, dan, tentu saja, terdapat perbelanjaan modal yang besar dan isu-isu keselamatan / kesihatan yang berkaitan dengan proses perlombongan yang sebenarnya. Sekiranya syarikat meneruskan projek-projek perlombongan, dengan begitu banyak potensi risiko?

Pada tahun 2011, syarikat perlombongan Rio Tinto di Australia menggunakan matriks yang kompleks dan terperinci untuk menganalisis kemungkinan untuk membuka lombong besi baru. Dalam kes mereka, faktor termasuk masalah seperti jenis dan jumlah bijih yang ada, kedekatan badan air ke lombong, bahaya yang terlibat dengan prosedur perlombongan sebenar, dan banyak lagi.  Kertas yang dihasilkannya berjudul "Risiko Akibat Bencana". Seperti yang anda boleh bayangkan, syarikat perlombongan cenderung konservatif ketika menentukan skor risiko, dan tahap bahaya dan risiko yang berkaitan dengan pelaksanaan projek perlombongan baru sering mendapat skor yang sangat tinggi.

Apa maksudnya / tidak untuk awak

Walaupun anda mungkin tidak berada dalam situasi membuat keputusan mati dan mati, keputusan selanjutnya / tidak anda mungkin akan memberi impak besar kepada kebajikan syarikat anda. Jika demikian, sesuai untuk menggunakan masa anda untuk menganalisis kebaikan dan keburukan meneruskan program yang kompleks atau menuntut.

Memang benar bahawa anda mungkin mendengar bimbang tentang keengganan anda untuk "hanya melakukannya," dan anda mungkin perlu menyampaikan kritikan. Tetapi dalam jangka panjang, anda tahu anda telah membuat keputusan terbaik dengan maklumat yang ada.  Sekiranya ada masalah, anda mempunyai pengetahuan yang sangat penting bahawa anda telah melindungi dasar anda - keputusan tidak berubah, dan tidak dibuat dalam kesendirian dan berasingan dari pasukan anda.

Sumber

Kredit Grafik: Papan tanda telah direka oleh Ikon Mudah dari Projek Noun .

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.