Advertisement
  1. Business
  2. Gmail

Как работать с задачами в Gmail, чтобы быть более продуктивными

by
Read Time:15 minsLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Customize Your Gmail Interface Look With Themes
How to Find Your Google Gmail Contacts and Organize Them Better

Russian (Pусский) translation by Lorik (you can also view the original English article)

Наверняка вам, как и другим владельцам малого бизнеса, основной объем работы приходит из папки писем “Входящие”.  Чтобы дело спорилось, нужно  уметь отслеживать задачи в Gmail.  Но что еще важнее, это может привести к тому, что вы получите, либо наоборот, потеряете заказ.

В любой рабочий день владелец бизнеса может получать электронные письма от: 

  • потенциальных новых клиентов 
  • существующих клиентов с вопросами 
  • продавцов или коллег с вопросами 

Владельцу бизнеса необходимо быть в курсе всех задач, поступающих через Gmail.  Разве не было бы отлично, если бы можно было просто поместить список дел в свой почтовый ящик? 

С Gmail вы как раз можете объединить письма со своим списком задач, и таким образом повысить свою производительность.  В этом уроке я объясню, почему список задач важен.  Я покажу вам, как создавать и редактировать задачи, используя список задач в Gmail.  А еще я покажу вам, как использовать Список задач Gmail в Календаре Google. 

Почему важно вести список задач 

Ведение списка задач может существенно повлиять на вашу производительность.  Список задач поможет вам не сбиться с пути.  Вот несколько ощутимых преимуществ списка задач: 

  • Помогает вам не забыть что-то сделать 
  • Помогает вам организовать свой рабочий день 
  • Позволяет сразу увидеть, что осталось сделать 
  • Позволяет увидеть, что вы уже сделали 

Люди, которые ведут списки задач, как правило больше сосредоточены на достижении своих целей и тратят меньше времени впустую. В целом они более продуктивны.  Узнайте, какие еще есть действенные методы повышения своей производительности, чтобы умело управлять своим списком дел: 

В Gmail есть идеальный инструмент, который поможет вам создать свой список дел и управлять им, это “Списки задач Gmail”.

Этот инструмент вам пригодится, если вы хотите управлять своими задачами с помощью Gmail.  Вот пошаговое руководство о том, как лучше всего использовать задачи в Gmail (начнем наш урок с краткого видеообзора).

1. Создание и редактирование задач с помощью инструмента “Список задач Gmail”. 

До того как использовать Список задач Gmail, нужно научиться создавать и редактировать задачи. 

Шаг 1. Как создать новую задачу в Gmail 

Начните с основного экрана Gmail. 

Main Gmail ScreenMain Gmail ScreenMain Gmail Screen
Можно открыть список задач изнутри Gmail. 

Нажмите на красную стрелку рядом со словом Gmail.  Появится выпадающее меню. 

Drop-down menu with Gmail Tasks optionDrop-down menu with Gmail Tasks optionDrop-down menu with Gmail Tasks option
Нажмите в нем на кнопку «Tasks». 

Нажмите «Tasks», чтобы открыть список задач Gmail.  Ваш список задач появится в правом нижнем углу экрана Gmail. 

Gmail Task ListGmail Task ListGmail Task List
Ваш список задач отображается в правом нижнем углу. 

Чтобы создать задачу, введите название задачи рядом с полем для птички.  Вы только что создали свою первую задачу. 

Your first taskYour first taskYour first task
Введите название задачи. 

Введите название задачи рядом с полем для птички. 

Чтобы добавить другую задачу, щелкните под первой задачей.  Появится еще одно поле для птички.  Введя название задачи рядом со вторым полем для птички, вы добавите еще одну задачу.  (Также можно нажать на «Плюс» внизу Списка задач Gmail.) 

Повторите то же самое столько раз, сколько вам нужно для списка задач в электронной почте. 

Шаг 2. Как добавить описание к задаче 

Теперь, после создания задачи, можно добавить к ней пометки или описание.  Чтобы открыть диалоговое окно «Details», щелкните на стрелку справа от задачи. Откроется диалоговое окно «Details».

The Details dialog boxThe Details dialog boxThe Details dialog box
Введите описание задачи в диалоговом окне «Details». 

Из диалогового окна «Details» можно: 

  • Назначить срок выполнения задачи 
  • Добавить пометки к задаче 
  • Переместить задачу в другой список задач 

В этом пункте я объясню, как выполнить первые два действия.  В следующем пункте мы обсудим, как перенести задачу в другой список. 

1. Назначьте срок исполнения задачи 

Давайте начнем со срока исполнения.  Нажмите на поле «Due date».  Отобразится календарь. 

Due Date calendarDue Date calendarDue Date calendar
Календарь «Due date» отображается при нажатии на поле «Due date». Чтобы назначить срок исполнения, нажмите на дату в календаре.

Чтобы назначить срок исполнения, нажмите на дату в календаре.

2. Добавить примечание 

Чтобы добавить примечание к задаче, щелкните в поле «Notes» и введите текст заметки. 

The Notes fieldThe Notes fieldThe Notes field
Сделайте примечание в поле «Notes». 

Вы только что добавили дату и примечание к задаче в Gmail.  Вся эта информация отобразится под задачей в контрольном списке. 

Теперь давайте посмотрим, как редактировать задачи в Gmail. 

Шаг 3. Как редактировать задачу в Gmail 

После того как вы создали несколько задач, вы можете отредактировать и их, и их описания.  К счастью, это делается просто.  Открыв список задач, откройте диалоговое окно «Details».  Есть два способа открыть диалоговое окно «Details»: 

  1. Щелкните по задаче, которую вы хотите редактировать.  Нажмите на стрелку справа от задачи, чтобы открыть диалоговое окно «Details». 
  2. Нажмите на «Actions» в левом нижнем углу списка задач, чтобы открыть выпадающее меню.  Нажмите на «Edit details», чтобы открыть диалоговое окно «Details». 
Edit details option on the Action menuEdit details option on the Action menuEdit details option on the Action menu
Нажмите «Edit details», чтобы отредактировать задачу в Gmail. 

Открыв диалоговое окно «Details», вы можете выбрать в календаре другую дату ее исполнения или ввести имя задачи и примечания. 

Шаг 4. Как удалить задачу в Gmail 

Заполнив список задач Gmail, некоторые из них можно удалить.  Возможно, какая-то задача больше не нужна, либо она попала в список задач по ошибке.  В любом случае, удалить задачу несложно. 

Чтобы убрать задачу, можно просто удалить ее.  Или можно переместить ее в другой список задач.  Я покажу вам оба способа.  Давайте начнем с удаления задачи. 

1. Удаление задачи в Gmail 

Открыв список задач, щелкните по задаче, которую хотите удалить.  Нажмите на значок корзины в правом нижнем углу списка задач. 

Deleting a taskDeleting a taskDeleting a task
Используйте значок корзины, чтобы удалить задачу. 

Задача удалена. 

2. Перемещение задачи в Gmail

Предположим, что задача была не в том списке.  Можно удалить ее из имеющегося списка и поместить в другой список. 

Выберите задачу, которую хотите удалить, и нажмите на стрелку справа от задачи.  Откроется диалоговое окно “Details”. 

Move a task to another Gmail task listMove a task to another Gmail task listMove a task to another Gmail task list
Можно переместить выбранную задачу в другой список. 

Нажмите кнопку «Move to list» внизу диалогового окна, чтобы появилось выпадающее меню с текущими списками задач Gmail. 

Available Gmail Task ListsAvailable Gmail Task ListsAvailable Gmail Task Lists
Выберите список задач Gmail, куда вы хотите переместить свою задачу. 

Щелкните по тому списку задач, в который вы хотите переместить задачу.  В нашем случае это список продуктов.  Если выбранный вами список в данный момент неактивен, появится следующее сообщение: "The list "Groceries" is not visible now, so this task will no longer be shown" («Список «Покупки» не отображается, поэтому эта задача будет не видна»).

2. Как организовать списки задач Gmail 

Существует несколько способов, как лучше упорядочить свои списки задач в Gmail.  В этом разделе я расскажу: 

  • Как переместить задачу внутри списка задач 
  • Как создать подзадачу 
  • Как отсортировать список задач 
  • Как распечатать или отправить список задач по электронной почте 

Шаг 1. Как переместить задачу в Gmail в другое место 

Порядок задач в списке можно менять.  Начните с открытого списка задач Gmail. Нажмите на задачу, которую вы хотите переместить.  Выберите опцию «Actions» в левом нижнем углу списка задач.  Появится выпадающее меню. 

Actions drop-down menuActions drop-down menuActions drop-down menu
Выберите «Move up» или «Move down», чтобы переместить задачу внутри списка задач. 

Чтобы переместить задачу вверх по списку, выберите опцию «Move up».  Чтобы переместить задачу вниз по списку, выберите опцию «Move down».  Выбранная задача переместится в списке задач вверх или вниз на одну строчку. 

Повторите то же самое, чтобы продолжить перемещать задачу. 

Шаг 2. Как создать подзадачу

Чтобы создавать подзадачи в списке задач Gmail, можно использовать отступы.  Начните с открытия списка задач.  Нажмите на задачу, которую хотите превратить в подзадачу. 

Select a Gmail task to become a sub-taskSelect a Gmail task to become a sub-taskSelect a Gmail task to become a sub-task
Нажмите на задачу, которую вы хотите превратить в подзадачу. 

Выберите опцию «Actions» в левом нижнем углу списка задач.  Появится выпадающее меню. 

Indent and Un-indent options on the Actions drop-down menuIndent and Un-indent options on the Actions drop-down menuIndent and Un-indent options on the Actions drop-down menu
Нажмите на «Indent», чтобы сделать отступ для подзадачи. 

Чтобы сделать отступ для подзадачи в списке задач Gmail, выберите «Indent».  У выбранной подзадачи в списке задач появится отступ.  В нашем случае это “Run spell check” (“Проверить орфографию”). 

Indented subtaskIndented subtaskIndented subtask
У задачи «Просмотреть урок» появилась подзадача «Проверить орфографию». 

Чтобы удалить отступ, выберите задачу и нажмите «Actions».  Затем выберите опцию «Un-indent» в выпадающем меню. 

Шаг 3. Как сортировать задачи в Gmail 

Сортировка задач в Списке задач Gmail поможет вам организовать себя.  Gmail позволяет автоматически сортировать задачи тремя способами: 

  1. Ваш порядок. Это порядок, в котором вы создавали задачи.  Или измененный вами порядок, когда вы использовали параметры «Переместить вверх» или «Переместить вниз».
  2. Завершенные задачи. В этом случае отображаются только те задачи, которые вы уже выполнили.  Это может особенно пригодиться, если вам нужно выслать отчет. 
  3. Срок исполнения. Этот порядок сортирует задачи по назначенным срокам.  Задачи без сроков отображаются внизу списка. 

Давайте начнем с сортировки задач по срокам. 

1. Сортировать по срокам 

Начните с главного окна Gmail с открытым списком задач. 

Task List is openTask List is openTask List is open
Для сортировки списка задач можно использовать выпадающее меню «Actions». 

Нажмите «Actions» в левом нижнем углу списка задач, чтобы открыть выпадающее меню. 

Sort by Due Date optionSort by Due Date optionSort by Due Date option
Можно отсортировать свой список задач Gmail по срокам. 

Нажмите «Sort by due date», чтобы упорядочить задачи в списке по срокам, когда они должны быть выполнены.  Сроки выполнения отображаются с самой ранней даты до самой поздней.  Задачи без сроков появятся в конце списка. 

List sorted by due dateList sorted by due dateList sorted by due date
Сроки видны от самой ранней даты до самой поздней.  Задачи без сроков отображаются последними. 

Чтобы изменить порядок сортировки, начиная с самой поздней даты до самой ранней, вернитесь в выпадающее меню «Actions».  Выберите опцию «Reverse sort order». 

2. Сортировать по выполненным задачам

Откройте главное окно Gmail и список задач.  Первое, что нам нужно сделать, это пометить некоторые задачи как выполненные.  Чтобы пометить задачу как выполненную, поставьте флажок слева от задачи.

Completed tasksCompleted tasksCompleted tasks
Отметьте некоторые задачи как выполненные, установив флажок. 

Рядом с каждым выполненным заданием появляется галочка.  Выполненное задание вычеркнуто, но все еще видно. 

Затем нажмите «Actions» в левом нижнем углу списка задач, чтобы открыть выпадающее меню.

View completed tasks optionView completed tasks optionView completed tasks option
Можно выбрать просмотр только выполненных задач.

Нажмите «View completed tasks».  Отобразятся только выполненные задачи. 

View with only completed tasksView with only completed tasksView with only completed tasks
В этом виде видны только выполненные задачи. 

3. Вернитесь к вашему порядку сортировки 

После изменения порядка списка задач в Gmail можно вернуться к исходному порядку сортировки.  Для этого нажмите кнопку «Actions», чтобы открыть выпадающее меню.  В нем нажмите «View in my order». 

Список задач отобразится в исходном порядке. 

Примечание: Все задачи, ранее помеченные как выполненные, по-прежнему будут отображаться как выполненные. 

Шаг 4. Как распечатать или отправить список задач по электронной почте 

Вы можете поделиться своим списком задач Gmail, распечатав его или отправив по электронной почте другим. 

1. Распечатайте список задач Gmail 

Чтобы распечатать список задач, начните с главного экрана Gmail с открытым списком задач.  Нажмите «Actions», чтобы открыть выпадающее меню «Actions». 

Print task list optionPrint task list optionPrint task list option
Вы можете распечатать свой список задач. 

Выберите опцию «Print task list».  Список задач отобразится в отдельном окне вместе с диалоговым окном «Print». 

Check your printer settingsCheck your printer settingsCheck your printer settings
Проверьте настройки принтера в диалоговом окне «Print». 

Дважды проверьте правильность настроек принтера.  Нажмите OK, чтобы распечатать список задач. 

2. Пошлите свой список задач Gmail по электронной почте 

Чтобы отправить список задач по электронной почте, начните с главного экрана Gmail с открытым списком задач.  Нажмите «Actions», чтобы открыть выпадающее меню «Actions». 

Email task list optionEmail task list optionEmail task list option
Вы можете отправить свой список задач Gmail по электронной почте. 

Нажмите «Email task list».  Рядом со списком задач откроется окно нового сообщения. 

New email message with task listNew email message with task listNew email message with task list
Нажмите «Send», чтобы кому-то отправить свой список задач Gmail. 

Вверху нового сообщения введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите отправить свой список задач.  Нажмите кнопку «Send» в левом нижнем углу окна нового сообщения. 

3. Как работать с несколькими списками задач

Несмотря на все то, что можно делать со списком задач Gmail, одного списка, наверное, вам будет недостаточно.  Можно создавать отдельные списки задач для разных целей, например, вам может потребоваться отдельный список задач для каждого проекта.  Вам может понадобиться и список личных задач. 

К счастью, в Gmail можно создавать больше одного списка задач.  Мы уже объяснили, как переместить задачу в другой список.  Теперь я покажу вам, как: 

  • Создать новый список задач 
  • Переключаться между списками задач 
  • Как удалить список задач 

Шаг 1. Как создать новый список задач Gmail 

Начните с главного окна Gmail с открытым списком задач. 

Main Gmail window with List icon circledMain Gmail window with List icon circledMain Gmail window with List icon circled
Щелкните значок «List», чтобы открылось всплывающее меню «List». 

Нажмите значок «List» в правом нижнем углу списка задач электронной почты. Появится всплывающее меню.

List popup menu with New list optionList popup menu with New list optionList popup menu with New list option
Можно создать новый список из всплывающего меню «List». 

Нажмите «New list». Откроется диалоговое окно «New list». 

New List dialog boxNew List dialog boxNew List dialog box
Введите название нового списка в диалоговом окне «New list». 

Введите название нового списка в поле “Create a new list named”.  Нажмите кнопку ОК.  Вы создали новый список задач.  Ваш новый список теперь активен.  Ваш другой список Gmail не виден. 

Шаг 2. Как переключаться между списками задач 

Если у вас настроено несколько списков задач Gmail, вам наверняка будет интересно, как переключаться между ними. 

Начните со списка задач, открытого в главном окне Gmail.  Нажмите значок списка в правом нижнем углу списка задач.  Появится всплывающее меню. 

Available Gmail tasks lists at the bottom of the List popup menuAvailable Gmail tasks lists at the bottom of the List popup menuAvailable Gmail tasks lists at the bottom of the List popup menu
У вас есть два доступных списка. 

В нижней части всплывающего меню вы увидите имеющиеся списки задач.  В нашем случае это списки L Spencer's list и Personal Tasks

Чтобы просмотреть один из списков задач, щелкните по нему.  Выбранный список задач станет активным.  Вы увидите его в списке задач.  Неактивный список (список, который вы не выбрали) не будет отображаться. 

Шаг 3. Как удалить список задач Gmail

Порой списки задач изживают себя.  И тогда вам понадобится удалить их. 

Чтобы удалить какой-то список задач, для начала откройте в главном окне Gmail тот список, который вы хотите удалить.  Нажмите значок списка в правом нижнем углу списка задач.  Появится всплывающее меню. 

Delete option on the List popup menuDelete option on the List popup menuDelete option on the List popup menu
Вы можете удалить список задач. 

Выберите пункт «Delete list» во всплывающем меню.  Появится системное сообщение с просьбой подтвердить, что вы хотите окончательно удалить список активных задач Gmail.  Нажмите ОК.  Активный список удален. 

Примечание: Список по умолчанию (первый список, который появляется при открытии инструмента задач Gmail) удалить нельзя. Однако вы можете удалить все остальные списки задач. 

4. Как использовать Списки задач Gmail вместе с Календарем Google 

Список задач Gmail встроен в календарь Google. 

Шаг 1. Использование списка задач Gmail вместе с Календарем Google 

Откройте Календарь Google, используя ту же учетную запись, которую вы использовали для создания списка задач Gmail.  Появится главное окно Календаря Google. 

The main Google Calendar windowThe main Google Calendar windowThe main Google Calendar window
Можно отобразить свой список задач Gmail в Календаре Google. 

В левой части Календаря Google, в середине, вы найдете “My calendars”. Последний календарь из списка «My calendars» - «Reminders».  Здесь вы найдете свой список задач Gmail. 

Нажмите «Reminders», а потом - стрелку вправо, чтобы открыть всплывающее окно. 

The Reminders popup windowThe Reminders popup windowThe Reminders popup window
Нажмите «Switch to Tasks», чтобы просмотреть список задач Gmail. 

Нажмите кнопку «Switch to Tasks», чтобы открыть список активных задач Gmail справа в окне календаря Google.  Вы также увидите, что в верхней части списка событий Календаря Google появились названия ваших задач.

Google Calendar with Gmail tasks listGoogle Calendar with Gmail tasks listGoogle Calendar with Gmail tasks list
Вы можете работать со своим списком задач Gmail в Календаре Google. 

После того как ваш список задач отобразится в календаре Google, вы сможете работать с ним точно так же, как в Gmail.  Также можно использовать пустые поля для галочек в верхней части календаря, чтобы пометить задачу как выполненную. 

Когда вы вернетесь в Gmail, там отобразятся любые изменения в списке задач, сделанные в Календаре Google. 

Чтобы узнать больше о функциях Gmail, ознакомьтесь с нашим Полным руководством по работе с Gmail для начинающих. В него входят уроки по работе с поиском в Gmail, паролям, настройке интерфейса и многое другое. Или начните с этого урока по горячим клавишам в Gmail: 

Заключение 

Задачи в Gmail помогут вам более продуктивно работать с важными электронными письмами.  Создайте списки задач в Gmail на основе задач из почтового ящика. 

И вы сможете успешно управлять своей рабочей нагрузкой.  А что еще важнее, вы сможете быстро реагировать на сообщения от текущих и потенциальных клиентов.  Можно эффективнее работать с электронной почтой, если знать, как правильно использовать задачи в Gmail. 

Хотите узнать больше о производительности?  Прочтите нашу серию статей об Основных принципах производительности.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.