Как работать с задачами в Gmail, чтобы быть более продуктивными

Наверняка вам, как и другим владельцам малого бизнеса, основной объем работы приходит из папки писем “Входящие”.  Чтобы дело спорилось, нужно  уметь отслеживать задачи в Gmail.  Но что еще важнее, это может привести к тому, что вы получите, либо наоборот, потеряете заказ.

В любой рабочий день владелец бизнеса может получать электронные письма от: 

• потенциальных новых клиентов 
• существующих клиентов с вопросами 
• продавцов или коллег с вопросами 

Владельцу бизнеса необходимо быть в курсе всех задач, поступающих через Gmail.  Разве не было бы отлично, если бы можно было просто поместить список дел в свой почтовый ящик? 

С Gmail вы как раз можете объединить письма со своим списком задач, и таким образом повысить свою производительность.  В этом уроке я объясню, почему список задач важен.  Я покажу вам, как создавать и редактировать задачи, используя список задач в Gmail.  А еще я покажу вам, как использовать Список задач Gmail в Календаре Google. 

Почему важно вести список задач 

Ведение списка задач может существенно повлиять на вашу производительность.  Список задач поможет вам не сбиться с пути.  Вот несколько ощутимых преимуществ списка задач: 

• Помогает вам не забыть что-то сделать 
• Помогает вам организовать свой рабочий день 
• Позволяет сразу увидеть, что осталось сделать 
• Позволяет увидеть, что вы уже сделали 

Люди, которые ведут списки задач, как правило больше сосредоточены на достижении своих целей и тратят меньше времени впустую. В целом они более продуктивны.  Узнайте, какие еще есть действенные методы повышения своей производительности, чтобы умело управлять своим списком дел: 

• 
  Производительность 
  Как держать свой список дел под контролем 
  Дэвид Мастерс 

В Gmail есть идеальный инструмент, который поможет вам создать свой список дел и управлять им, это “Списки задач Gmail”.

Этот инструмент вам пригодится, если вы хотите управлять своими задачами с помощью Gmail.  Вот пошаговое руководство о том, как лучше всего использовать задачи в Gmail (начнем наш урок с краткого видеообзора).

How to Work With Tasks in Gmail to Be More Productive

1. Создание и редактирование задач с помощью инструмента “Список задач Gmail”. 

До того как использовать Список задач Gmail, нужно научиться создавать и редактировать задачи. 

Шаг 1. Как создать новую задачу в Gmail 

Начните с основного экрана Gmail. 

Нажмите на красную стрелку рядом со словом Gmail.  Появится выпадающее меню. 

Нажмите «Tasks», чтобы открыть список задач Gmail.  Ваш список задач появится в правом нижнем углу экрана Gmail. 

Чтобы создать задачу, введите название задачи рядом с полем для птички.  Вы только что создали свою первую задачу. 

Введите название задачи рядом с полем для птички. 

Чтобы добавить другую задачу, щелкните под первой задачей.  Появится еще одно поле для птички.  Введя название задачи рядом со вторым полем для птички, вы добавите еще одну задачу.  (Также можно нажать на «Плюс» внизу Списка задач Gmail.) 

Повторите то же самое столько раз, сколько вам нужно для списка задач в электронной почте. 

Шаг 2. Как добавить описание к задаче 

Теперь, после создания задачи, можно добавить к ней пометки или описание.  Чтобы открыть диалоговое окно «Details», щелкните на стрелку справа от задачи. Откроется диалоговое окно «Details».

Из диалогового окна «Details» можно: 

• Назначить срок выполнения задачи 
• Добавить пометки к задаче 
• Переместить задачу в другой список задач 

В этом пункте я объясню, как выполнить первые два действия.  В следующем пункте мы обсудим, как перенести задачу в другой список. 

1. Назначьте срок исполнения задачи 

Давайте начнем со срока исполнения.  Нажмите на поле «Due date».  Отобразится календарь. 

Чтобы назначить срок исполнения, нажмите на дату в календаре.

2. Добавить примечание 

Чтобы добавить примечание к задаче, щелкните в поле «Notes» и введите текст заметки. 

Вы только что добавили дату и примечание к задаче в Gmail.  Вся эта информация отобразится под задачей в контрольном списке. 

Теперь давайте посмотрим, как редактировать задачи в Gmail. 

Шаг 3. Как редактировать задачу в Gmail 

После того как вы создали несколько задач, вы можете отредактировать и их, и их описания.  К счастью, это делается просто.  Открыв список задач, откройте диалоговое окно «Details».  Есть два способа открыть диалоговое окно «Details»: 

1. Щелкните по задаче, которую вы хотите редактировать.  Нажмите на стрелку справа от задачи, чтобы открыть диалоговое окно «Details». 
2. Нажмите на «Actions» в левом нижнем углу списка задач, чтобы открыть выпадающее меню.  Нажмите на «Edit details», чтобы открыть диалоговое окно «Details». 

Открыв диалоговое окно «Details», вы можете выбрать в календаре другую дату ее исполнения или ввести имя задачи и примечания. 

Шаг 4. Как удалить задачу в Gmail 

Заполнив список задач Gmail, некоторые из них можно удалить.  Возможно, какая-то задача больше не нужна, либо она попала в список задач по ошибке.  В любом случае, удалить задачу несложно. 

Чтобы убрать задачу, можно просто удалить ее.  Или можно переместить ее в другой список задач.  Я покажу вам оба способа.  Давайте начнем с удаления задачи. 

1. Удаление задачи в Gmail 

Открыв список задач, щелкните по задаче, которую хотите удалить.  Нажмите на значок корзины в правом нижнем углу списка задач. 

Задача удалена. 

2. Перемещение задачи в Gmail

Предположим, что задача была не в том списке.  Можно удалить ее из имеющегося списка и поместить в другой список. 

Выберите задачу, которую хотите удалить, и нажмите на стрелку справа от задачи.  Откроется диалоговое окно “Details”. 

Нажмите кнопку «Move to list» внизу диалогового окна, чтобы появилось выпадающее меню с текущими списками задач Gmail. 

Щелкните по тому списку задач, в который вы хотите переместить задачу.  В нашем случае это список продуктов.  Если выбранный вами список в данный момент неактивен, появится следующее сообщение: "The list "Groceries" is not visible now, so this task will no longer be shown" («Список «Покупки» не отображается, поэтому эта задача будет не видна»).

2. Как организовать списки задач Gmail 

Существует несколько способов, как лучше упорядочить свои списки задач в Gmail.  В этом разделе я расскажу: 

• Как переместить задачу внутри списка задач 
• Как создать подзадачу 
• Как отсортировать список задач 
• Как распечатать или отправить список задач по электронной почте 

Шаг 1. Как переместить задачу в Gmail в другое место 

Порядок задач в списке можно менять.  Начните с открытого списка задач Gmail. Нажмите на задачу, которую вы хотите переместить.  Выберите опцию «Actions» в левом нижнем углу списка задач.  Появится выпадающее меню. 

Чтобы переместить задачу вверх по списку, выберите опцию «Move up».  Чтобы переместить задачу вниз по списку, выберите опцию «Move down».  Выбранная задача переместится в списке задач вверх или вниз на одну строчку. 

Повторите то же самое, чтобы продолжить перемещать задачу. 

Шаг 2. Как создать подзадачу

Чтобы создавать подзадачи в списке задач Gmail, можно использовать отступы.  Начните с открытия списка задач.  Нажмите на задачу, которую хотите превратить в подзадачу. 

Выберите опцию «Actions» в левом нижнем углу списка задач.  Появится выпадающее меню. 

Чтобы сделать отступ для подзадачи в списке задач Gmail, выберите «Indent».  У выбранной подзадачи в списке задач появится отступ.  В нашем случае это “Run spell check” (“Проверить орфографию”). 

Чтобы удалить отступ, выберите задачу и нажмите «Actions».  Затем выберите опцию «Un-indent» в выпадающем меню. 

Шаг 3. Как сортировать задачи в Gmail 

Сортировка задач в Списке задач Gmail поможет вам организовать себя.  Gmail позволяет автоматически сортировать задачи тремя способами: 

1. Ваш порядок. Это порядок, в котором вы создавали задачи.  Или измененный вами порядок, когда вы использовали параметры «Переместить вверх» или «Переместить вниз».
2. Завершенные задачи. В этом случае отображаются только те задачи, которые вы уже выполнили.  Это может особенно пригодиться, если вам нужно выслать отчет. 
3. Срок исполнения. Этот порядок сортирует задачи по назначенным срокам.  Задачи без сроков отображаются внизу списка. 

Давайте начнем с сортировки задач по срокам. 

1. Сортировать по срокам 

Начните с главного окна Gmail с открытым списком задач. 

Нажмите «Actions» в левом нижнем углу списка задач, чтобы открыть выпадающее меню. 

Нажмите «Sort by due date», чтобы упорядочить задачи в списке по срокам, когда они должны быть выполнены.  Сроки выполнения отображаются с самой ранней даты до самой поздней.  Задачи без сроков появятся в конце списка. 

Чтобы изменить порядок сортировки, начиная с самой поздней даты до самой ранней, вернитесь в выпадающее меню «Actions».  Выберите опцию «Reverse sort order». 

2. Сортировать по выполненным задачам

Откройте главное окно Gmail и список задач.  Первое, что нам нужно сделать, это пометить некоторые задачи как выполненные.  Чтобы пометить задачу как выполненную, поставьте флажок слева от задачи.

Рядом с каждым выполненным заданием появляется галочка.  Выполненное задание вычеркнуто, но все еще видно. 

Затем нажмите «Actions» в левом нижнем углу списка задач, чтобы открыть выпадающее меню.

Нажмите «View completed tasks».  Отобразятся только выполненные задачи. 

3. Вернитесь к вашему порядку сортировки 

После изменения порядка списка задач в Gmail можно вернуться к исходному порядку сортировки.  Для этого нажмите кнопку «Actions», чтобы открыть выпадающее меню.  В нем нажмите «View in my order». 

Список задач отобразится в исходном порядке. 

Примечание: Все задачи, ранее помеченные как выполненные, по-прежнему будут отображаться как выполненные. 

Шаг 4. Как распечатать или отправить список задач по электронной почте 

Вы можете поделиться своим списком задач Gmail, распечатав его или отправив по электронной почте другим. 

1. Распечатайте список задач Gmail 

Чтобы распечатать список задач, начните с главного экрана Gmail с открытым списком задач.  Нажмите «Actions», чтобы открыть выпадающее меню «Actions». 

Выберите опцию «Print task list».  Список задач отобразится в отдельном окне вместе с диалоговым окном «Print». 

Дважды проверьте правильность настроек принтера.  Нажмите OK, чтобы распечатать список задач. 

2. Пошлите свой список задач Gmail по электронной почте 

Чтобы отправить список задач по электронной почте, начните с главного экрана Gmail с открытым списком задач.  Нажмите «Actions», чтобы открыть выпадающее меню «Actions». 

Нажмите «Email task list».  Рядом со списком задач откроется окно нового сообщения. 

Вверху нового сообщения введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите отправить свой список задач.  Нажмите кнопку «Send» в левом нижнем углу окна нового сообщения. 

3. Как работать с несколькими списками задач

Несмотря на все то, что можно делать со списком задач Gmail, одного списка, наверное, вам будет недостаточно.  Можно создавать отдельные списки задач для разных целей, например, вам может потребоваться отдельный список задач для каждого проекта.  Вам может понадобиться и список личных задач. 

К счастью, в Gmail можно создавать больше одного списка задач.  Мы уже объяснили, как переместить задачу в другой список.  Теперь я покажу вам, как: 

• Создать новый список задач 
• Переключаться между списками задач 
• Как удалить список задач 

Шаг 1. Как создать новый список задач Gmail 

Начните с главного окна Gmail с открытым списком задач. 

Нажмите значок «List» в правом нижнем углу списка задач электронной почты. Появится всплывающее меню.

Нажмите «New list». Откроется диалоговое окно «New list». 

Введите название нового списка в поле “Create a new list named”.  Нажмите кнопку ОК.  Вы создали новый список задач.  Ваш новый список теперь активен.  Ваш другой список Gmail не виден. 

Шаг 2. Как переключаться между списками задач 

Если у вас настроено несколько списков задач Gmail, вам наверняка будет интересно, как переключаться между ними. 

Начните со списка задач, открытого в главном окне Gmail.  Нажмите значок списка в правом нижнем углу списка задач.  Появится всплывающее меню. 

В нижней части всплывающего меню вы увидите имеющиеся списки задач.  В нашем случае это списки L Spencer's list и Personal Tasks. 

Чтобы просмотреть один из списков задач, щелкните по нему.  Выбранный список задач станет активным.  Вы увидите его в списке задач.  Неактивный список (список, который вы не выбрали) не будет отображаться. 

Шаг 3. Как удалить список задач Gmail

Порой списки задач изживают себя.  И тогда вам понадобится удалить их. 

Чтобы удалить какой-то список задач, для начала откройте в главном окне Gmail тот список, который вы хотите удалить.  Нажмите значок списка в правом нижнем углу списка задач.  Появится всплывающее меню. 

Выберите пункт «Delete list» во всплывающем меню.  Появится системное сообщение с просьбой подтвердить, что вы хотите окончательно удалить список активных задач Gmail.  Нажмите ОК.  Активный список удален. 

Примечание: Список по умолчанию (первый список, который появляется при открытии инструмента задач Gmail) удалить нельзя. Однако вы можете удалить все остальные списки задач. 

4. Как использовать Списки задач Gmail вместе с Календарем Google 

Список задач Gmail встроен в календарь Google. 

Шаг 1. Использование списка задач Gmail вместе с Календарем Google 

Откройте Календарь Google, используя ту же учетную запись, которую вы использовали для создания списка задач Gmail.  Появится главное окно Календаря Google. 

В левой части Календаря Google, в середине, вы найдете “My calendars”. Последний календарь из списка «My calendars» - «Reminders».  Здесь вы найдете свой список задач Gmail. 

Нажмите «Reminders», а потом - стрелку вправо, чтобы открыть всплывающее окно. 

Нажмите кнопку «Switch to Tasks», чтобы открыть список активных задач Gmail справа в окне календаря Google.  Вы также увидите, что в верхней части списка событий Календаря Google появились названия ваших задач.

После того как ваш список задач отобразится в календаре Google, вы сможете работать с ним точно так же, как в Gmail.  Также можно использовать пустые поля для галочек в верхней части календаря, чтобы пометить задачу как выполненную. 

Когда вы вернетесь в Gmail, там отобразятся любые изменения в списке задач, сделанные в Календаре Google. 

Чтобы узнать больше о функциях Gmail, ознакомьтесь с нашим Полным руководством по работе с Gmail для начинающих. В него входят уроки по работе с поиском в Gmail, паролям, настройке интерфейса и многое другое. Или начните с этого урока по горячим клавишам в Gmail: 

• 
  Gmail 
  Как использовать горячие клавиши в Gmail, чтобы сэкономить время 
  Лора Спенсер

Заключение 

Задачи в Gmail помогут вам более продуктивно работать с важными электронными письмами.  Создайте списки задач в Gmail на основе задач из почтового ящика. 

И вы сможете успешно управлять своей рабочей нагрузкой.  А что еще важнее, вы сможете быстро реагировать на сообщения от текущих и потенциальных клиентов.  Можно эффективнее работать с электронной почтой, если знать, как правильно использовать задачи в Gmail. 

Хотите узнать больше о производительности?  Прочтите нашу серию статей об Основных принципах производительности.