Как создать свою первую сводную таблицу в Microsoft Excel

Мы все перегружены данными. Больше чем что-нибудь, нам нужен простой способ для обработки больших объемов данных и поиска в них смысла. Если вы работаете с таблицами в Microsoft Excel, то Сводные таблицы это идеальное решение для больших объёмов данных данных. Сводные таблицы так же просты в использовании и мощны, как и другие инструменты.

С помощью сводной таблицы вы можете указать Excel на список данных и легко суммировать его в несколько кликов. Вы можете быстро разделять ваши данные, вычислять и суммировать их, перетаскивая поля.

В этом уроке я расскажу вам, как создать сводную таблицу в Excel. В конце этого урока вы получите навыки суммирования данных в электронных таблицах с использованием одной из самых мощных функций Excel.

Что такое сводная таблица?

Сводная таблица — это инструмент для нахождения смысла в огромном списке данных. Если у вас большая электронная таблица со множеством строк, полезно собрать ваши данные в сводной таблице Excel.

Вот простой пример: у вас есть большой список клиентов, которым вы выставили счета, как часть внештатной работы. Каждая строка представляет собой проект или продукт, на который мы выставили клиенту счёт. В конце года, как я смогу просмотреть проделанную работу и увидеть, как я провел своё время?

Может быть сложно понять данные из таблицы. Что, если я захотел узнать общую сумму, на которую я выставил счёт каждому клиенту? Конечно, я мог бы отфильтровать по каждому клиенту и подытожить данные, но есть сделать это можно куда проще.

Сводная таблица помогает нам суммировать и понимать данные. В примере, приведенном ниже, я создал сводную таблицу Excel из электронной таблицы и подытожил счета по клиентам.

Сводная таблица, показанная справа является отличным способом подытоживания данных. Я показал каждого клиента «Client» в отдельной строке и подвел итоги «amount billed».

Обратите внимание, что в исходной таблице я выполнил несколько разных видов работы для клиента под «Schoen-Jacobson». Сводная таблица подводит итог этих счетов в той же строке, что очень удобно.

Вы можете перетаскивать поля, чтобы разделять данные и просматривать их по разному. В приведенных ниже примерах я использовал ту же сводную таблицу с разными типами строк, чтобы лучше понять данные.

Короче говоря, сводные таблицы — это инструмент для приручения и лучшего восприятия данных в ваших электронных таблицах. Изучение способов создания сводных таблиц в Excel поможет вам понять ваши данные. Давайте начнем.

Как создать сводную таблицу Excel (смотрите и учитесь)

Когда-нибудь, вам придётся рассмотреть инструмент «сводные таблицы» в действии и задумаетесь о том, как его использовать. Ознакомьтесь с видео ниже, чтобы узнать, как быстро создать сводную таблицу в Excel:

Если вы хотите пошаговое руководство по созданию вашей первой сводной таблицы в Excel, продолжайте читать этот урок. Я расскажу, как создать сводную таблицу и лучше понять ваши данные.

1. Подготовьте сводную таблицу Excel

Если вы хотите следовать по этому руководству, загрузите книгу-пример, входящую в этот урок. Я заполнил книге некоторыми данными, чтобы вы могли создать сводную таблицу в Excel и следовать этому руководству.

Если вы желаете использовать ваши данные — без проблем. Прежде чем мы создадим сводную таблицу, нам нужно убедиться, что наши данные хорошо подойдут для сводной таблицы. Вот мои ключевые моменты для подготовки данных для сводной таблицы:

1. Каждая строка данных должна быть отдельной записью. В принципе, вы можете использовать каждую строку для ваших данных.
2. Убедитесь, что в каждом столбце есть заголовок и убедитесь, что нет пустых столбцов.

2. Создайте сводную таблицу в Excel

Мы готовы создать нашу первую сводную таблицу. Начните с выделения столбцов, содержащих ваши данные, а затем, на ленте Excel, найдите вкладку Вставка.

Выделив данные, нажмите кнопку Сводная таблица в крайнем левом углу вкладки Вставка, чтобы создать свою первую сводную таблицу.

Откроется новое окно для завершения создания сводной таблицы в Excel. Обычно я оставляю настройки по умолчанию, это создаст сводную таблицу на отдельном листе. Продолжайте и нажмите OK, Excel создаст сводную таблицу.

3. Перетащите поля

После создания сводной таблицы, Excel перекинет вас на новый лист для создания сводной таблицы. Я думаю, об этом листе, как о конструкторе отчётов. Вот как читать это меню:

В правой части экрана находится меню с пометкой Поля сводной таблицы. В списке вы увидите каждый из столбцов ваших данных, которые называются полями в сводной таблице.

В нижней части меню находятся четыре области: Фильтры, Столбцы, Строки и Значения. Вы можете перетаскивать любое поле сводной таблицы в любую из этих областей.

Начнем с перетаскивания Client в область Стро́ки. Нажмите и перетащите Client из списка полей в пустую область под надписью Строки.

Вот, у нас что-то получается! Так как мы поместили поле Clients в область Строки, сводная таблица размещает каждого клиента в отдельную строку.

Вот как работают сводные таблицы: вы можете перетаскивать поля в различные области, а сводная таблица покажет его таким образом, в какую область вы его поместили. Вы можете показать поле в виде Фильтра, Строки, Столбца или Значения.

На скриншоте ниже ещё один пример. Я перетащил Project Type в область Столбцы. Теперь наша сводная таблица Excel показывает каждый тип проекта из наших исходных данных в качестве отдельного столбца.

Я отменю эти изменения и верну обратно поле Client в область Стро́ки.

Что, если мы хотим узнать, на сколько мы выставили счёт каждому клиенту? Помните что у нас в исходных данных в столбце Amount Billed (Сумма выставленных счетов). Нам также нужно добавить эти суммы в таблицу.

Поскольку мы хотим видеть эти суммы в виде числовых значений, перетащите Amount Billed в область Значения (н правый ижний угол).

Теперь у нас есть список того количества раз, сколько мы выставили счетов каждому клиенту за работу. Второй столбец подсчитывается каждый раз, когда мы работаем с клиентом, и показывает общее количество.

Однако мы не хотим видеть количество проектов, которые мы сделали для каждого клиента. Мы хотим знать общие суммы счетов, которые мы им выставили.

Щелкните правой кнопкой мыши по цифрам во втором столбце. Найдите параметр, который читается как Итоги по и выберите Сумма. Вы увидите, что теперь суммы суммируются и мы можем видеть общую сумму долларов по каждому клиенту.

Мы создали нашу первую полезную сводную таблицу, суммируя суммы, на которые выставили клиентам счета. Теперь давайте добавим второе поле, чтобы увидеть ещё более подробную информацию.

Что, если мы хотим разделить наши данные ещё? Предположим, что мы хотим увидеть не только клиента, но и тип работы, которую мы сделали для этого клиента.

Для этого давайте возьмем поле Project Type и перетащим его в область Строки, поместите его над Client.

Теперь, в нашей сводной таблице есть два типа информации: сумма, на которую мы поработали над каждым типом проекта (Accounting, Legal Work, Screencasts, Training и Tutorials); а так же показаны клиенты для каждого вида работ. Так как мы добавили два типа данных в сводную таблицу Excel, то мы можем увидеть «лучших» клиентов по каждому виду работ.

Сейчас у вас должны быть некоторые представления о том, как вы можете использовать сводные таблицы для помощи в вашей внештатной работе или малому бизнесу. Если у вас есть электронные таблицы с данными, которые нужно понять, попробуйте закинуть их в сводные таблицы и переупорядочить поля, чтобы лучше понять данные.

Повторение — мать учения!

Сводные таблицы — один из самых мощных инструментов, которые я знаю в Excel. Если вы хотите продолжать изучать Excel, ознакомьтесь с этими уроками:

• У Боба Флиссера есть расширенное руководство по сводным таблицам, которое научит вас такому навыку, как Объединение данных из нескольких листов.
• Если вам нужно очистить таблицу перед созданием сводной таблицы, вот как найти и удалить дубликаты — How to Find and Remove Duplicates.
• Если вы хотите более подробно ознакомиться с функциями Excel, ознакомьтесь с нашей серией Как создавать и использовать формулы в Excel.

У вас есть вопросы о том, как использовать сводную таблицу? Если так — дайте мне знать в комментариях ниже.