Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail

Как создавать шаблоны писем в Gmail, используя готовые ответы

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Send an Email Later With Boomerang for Gmail (At the Best Time)
How to Email Large Files as Gmail Attachments

Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)

Это снова случилось. Вы открыли свой почтовый ящик, а там сообщение с вопросом, на который вы уже отвечали тысячу раз.

Если вы устали отвечать на один тот же вопрос снова и снова, тогда вам помогут «Готовые ответы» от Gmail.

Используйте Шаблоны ответов в Gmail, чтобы создать шаблоны писем, которые вы сможете использовать повторно с небольшими изменениями.

Конечно не каждое письмо, которое вы отправляете, должно стать шаблоном ответного письма. Некоторые письма требует конкретного ответа. Для тех других, вы удивитесь, как много времени вы могли бы сэкономить, начав использовать шаблоны писем Gmail.

Вы даже можете использовать фильтры, для автоматизации шаблонных ответов так, чтобы они всегда отправлялись в ответ на определённые письма.

Вот несколько сценариев, когда вы можете использовать шаблонные ответы Gmail:

  • Служба поддержки — если вы работаете в поддержке клиентов, используйте шаблоны ответы для вопросов, которые создаются очень часто.
  • Запросы на не предлагаемые продукт или услугу — как владелец малого бизнеса, вы иногда получаете запросы за пределами своего ассортимента. Отправьте Шаблонный ответ, объяснив, что вы предлагаете.
  • Последнее уведомление — создайте шаблон письма для работы с последним уведомлением об оплате или доставке.
  • Доступность — если кто-то хочет запланировать встречу или заскочить по пути, используйте шаблоны ответ для разъяснения рабочего времени.
  • На той же ноте — последование это важная часть построения отношений. Используйте шаблон как модель для таких типов писем.

Вы возможно продумали и другие сценарии, в которых вам может пригодятся шаблоны писем. Изучение того, как создать и использовать шаблоны писем с функцией Шаблоны ответов от Gmail, поможет стать вам более продуктивным. Этот урок научит вас как использовать эту полезную функцию — от настройки до работы с шаблонами писем.

Как создать шаблон ответа в Gmail

Теперь, когда вы поговорили о том, когда использовать шаблоны писем, настало время объяснить как создать ваш собственный шаблон Gmail, используя «Шаблоны ответов».

Посмотрите короткий видеоролик для изучения основ по созданию шаблонного ответа в Gmail:

Или проследуйте этим детальным шагам, описанными ниже и вы получите больше информации на тему: как создать и использовать шаблоны писем в Gmail.

Шаг 1. Где находится Лаборатория Gmail и как включить «Шаблоны ответов»

«Шаблоны ответов» это функция доступна в Лаборатории Gmail, поэтому чтобы её использовать, вам надо зайти в Лабораторию Gmail

1. Доступ к Лаборатории Gmail

Для доступа к Лаборатории Gmail, начните с главного окна папки «входящие». Нажмите значок Настройки (шестирёнка) в правом верхнем углу. Из выпадающего меню, выберите вариант Настройки.

Gmail Settings Option
Выберите вариант Настройки.

Отобразится страница Настроек. Нажмите Лаборатория сверху в выборе доступных вариантов в Gmail. Прокрутите вниз, пока не увидите Лабораторию Gmail Шаблоны Ответов.

Gmail Canned Responses Lab
Прокрутите вниз до Лабораторию Gmail «Шаблоны Ответов».

2. Включите «Шаблоны ответов» от Gmail

По умолчанию Шаблоны ответов отключены. Нажмите переключатель Включить с правой стороны, чтобы включить эту функцию.

Enable Canned Responses
Нажмите переключатель Включить

Прокрутите вниз страницы и нажмите кнопку Сохранить изменения. Теперь «Шаблоны ответов» включены, страница перезагрузилась и вы видите свои входящие.

Шаг 2. Как создать шаблон в Gmail

Теперь, когда шаблон ответов включены, вы можете начать создавать ваши шаблоны писем. Для начала, нажмите кнопку Написать сверху слева. Отобразится форма Новое сообщение:

Gmail New Message form
Напишите ваше сообщение.

Наберите сообщение, из которого вы хотите сделать шаблон. Уделите внимание тому, что вы напишите в поле Тема, так как это будет заголовком вашего «Шаблонного ответа». Заполнять поле Получатели не обязательно.

Для добавления стандартной подписи в ваш шаблонный ответ, используйте изображение или напишите желаемую подпись.

Как только закончите ваше сообщение, нажмите стрелку в нижней части формы Новое сообщение. Появится выпадающее меню:

New Canned response option
Выберите вариант Создать готовый ответ.

Теперь нажмите Шаблоны ответов > Создать готовый ответ. Вас попросят дать название готового ответа (по умолчанию используется тема):

Naming your Gmail Canned Response
Этот готовый ответ будет назван Наши рабочие часы.

Если вы хотите изменить название вашего заготовленного ответа, сделайте это сейчас. Убедитесь на будущее, что название достаточно описывает то, что несет в себе шаблон.

Нажмите кнопку ОК, если вас устраивает название нового шаблона. Вам не нужно отправлять сообщение, чтобы создать готовый ответ.

Отметьте: Шаблоны ответов сохраняются с меткой Черновик. Если вы случайно удалите готовый ответ из Черновиков, он больше не будет работать, даже если он всё ещё будет отображаться в меню Готовых ответов.

Шаг 3. Как использовать Шаблоны Gmail для ответа

Теперь, когда вы создали шаблон Gmail, вы готовы его использовать. Вы можете использовать Готовые ответы для новых сообщений или для ответа на полученные сообщения. Вы также можете создать фильтр для автоматической отправки шаблона, в ответ на полученное сообщение.

В этом шаге, я объясню оба варианта.

1. Использование шаблона вручную

Для использования шаблонного ответа, либо начните новое сообщение или нажмите иконку Ответить, для ответа на входящее сообщение.

Когда откроете форму Новое сообщение или Ответить, нажмите стрелку в нижнем левом углу (рядом со значком урны), чтобы увидеть «Готовые ответы».

Available Gmail Canned Responses
Выберите «Шаблоны ответов» в Gmail

Кликните по тому готовому ответу под заголовком Вставить, который вы хотите вставить в сообщение.

Как только вы нажмете на предпочитаемый готовый ответ, шаблон ответа будет скопирован в ваше письмо.

Если есть необходимость персонализировать шаблон письма, сделайте это сейчас. Если Готовый ответ содержит подпись, удалите любую другую автоматическую подпись, которую вы используете или у вашего сообщения будет две подписи.

Нажмите кнопку Отправить слева внизу формы, чтобы отправить ваше сообщение.

2. Используйте фильтр для автоматической отправки готовых ответов

Также вы можете создать фильтр Gmail, для автоматической отправки готовых ответов.

Откройте страницу Настроек. Нажмите Фильтры и заблокированные адреса.

Creating a Gmail filter
Нажмите ссылку Создать новый фильтр.

Нажмите ссылку Создать новый фильтр. Отобразится окошко Подробный поиск Gmail.

Advanced Gmail Search Box
Укажите параметры фильтра.

Укажите параметры для тех писем, на которые вы хотите отправлять готовый ответ. Вы можете создавать фильтры на основе любых комбинаций из:

  • адрес От
  • строка Тема
  • слова в письме
  • наличие в письме прикрепленных файлов
  • если это сообщение чата
  • размер письма

Укажите информацию в соответствующие поля.

После указания ваших параметров, нажмите ссылку Создать фильтр в соответствии с этим запросом. Появится окошко Создать фильтр:

Create Filter box
Выберите опцию «отправить готовый ответ».

Так как у нас включены шаблоны ответов, в окне Создать фильтр есть опция Отправить готовый ответ.

Отметьте эту опцию и используйте стрелки вверх и вниз, для выбора готового ответа для этого фильтра.

Нажмите кнопку Создать фильтр. Увидите сообщение «Фильтр создан».

На полученные сообщения, которые соответствуют параметрам фильтра, будет отправлен выбранный готовый ответ.

Для получения большей информации о том, как можно использовать фильтры Gmail, посмотрите следующие уроки:

Шаг 4. Как изменить или удалить шаблон письма в Gmail

Иногда вы больше не нуждаетесь в готовом ответе. Возможно ответ нужно полностью переписать или случай, когда требовался готовый ответ уже не актуален. Например, возможно вы отвечали за поддержку клиентов, но вас повысили и вы больше не имеете дело с клиентами. Вы можете изменить или удалить шаблоны писем в Gmail, вот так:

1. Изменить готовый ответ

Для удаления шаблон готового ответа, откройте форму Новое сообщение или Ответить. Нажмите стрелку вниз в левом правом углу, чтобы открыть меню Шаблоны ответов.

Gmail Canned Responses menu
Выберите готовый ответ для изменения.

Нажмите шаблоны ответов. Затем нажмите на название готового ответа под заголовком Вставить. Сообщение заполнится выбранным готовым ответом.

Gmail Canned Response
Шаблон готового ответа Gmail в сообщении.

Сделайте необходимые изменения в сообщении. когда закончите изменять сообщение, нажмите на стрелку вниз в правой стороне экрана. Выберите вариант Шаблоны ответов. Затем кликните по названию готового ответа под заголовком Сохранить. Появится диалог подтверждения.

Overwrite Canned Response prompt
Нажмите OK, чтобы перезаписать готовый ответ.

Нажмите кнопку OK чтобы сохранить измененную версию вашего шаблонного ответ.

Примечание: при изменении шаблонного ответа, убедитесь что вы удалили оригинальный шаблонный ответ из Черновиков. Если вы случайно сохраните два готовых ответа с одним названием, они могут перестать работать.

2. Удаление шаблона ответа

Вы можете удалить шаблон ответа, который вам больше не нужен в выпадающем меню. Начните с формы Новое сообщение.

Нажмите стрелку вниз, справа внизу формы Новое сообщение. Выберите вариант Шаблоны ответов. Появится меню с готовыми ответами:

Canned Responses Menu
Выберите название готового ответа, чтобы удалить его.

Кликните по названию готового ответа, который вы хотите удалить. У вас попросят подтверждения:

Delete Canned Response prompt
Кликните OK для удаления готового ответа.

Для удаления готового ответа, нажмите кнопку OK.

Примечание: когда сообщения удаляются из инструмента Шаблоны ответов и не могут быть больше использованы, тексты остаются в ваших Черновиках до тех пор, пока вы их не удалите.

Шаг 5. Как подключить шаблоны ответов

Если вы решили, что больше не хотите использовать шаблоны ответов в Gmail, вы можете отключить функцию «Шаблоны ответов».

Чтобы подключить шаблоны ответов, пройдите в Лабораторию Gmail через Настройки. Прокрутите до функции Шаблоны ответов. (Она будет в разделе Включенные экспериментальные функции в верхней части страницы.)

Disable Gmail Canned Response
Нажмите переключатель Выключить.

Нажмите переключатель Выключить. Затем нажмите кнопку Сохранить изменения внизу страницы. Теперь функция Шаблоны ответов больше не доступна.

Примечание: сообщения Шаблонных ответов, которые вы создали ранее остаются в ваших Черновиках до тех пор, пока вы их не удалите.

Вывод

Перестаньте писать повторяющиеся сообщение писем. Используйте шаблоны писем в Gmail, который вы создаете один раз и используете их при необходимости когда угодно, с экспериментальной функцией «Шаблоны ответов» Gmail. Вы сэкономите время и станете более продуктивным. Функцию «шаблоны ответов» очень просто использовать, когда вы знаете как.

Перейдите в наше Полное руководство для начинающих работать с Gmail, чтобы узнать больше о фильтрах Gmail, ярлыках Gmail и других Убийственных функциях Gmail.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.