Как Использовать Условное Форматирование в Microsoft Excel

Электронные таблицы, иногда недолюбливают, из-за того, что их сложно читать. Создание таблицы "дружелюбной" для пользователя требует форматирования — основные элементы которого: добавление шапок таблицам, выравнивание и использование в таблицах правильных цветов.

Форматирование - это здорово, но условное форматирование - еще более мощный инструмент. Условное форматирование влияет на то как ячейка будет выглядеть в зависимости от ее содержимого.

На скриншоте ниже, вы можете видеть преимущества условного форматирования. Я использовал очень простое правило, благодаря которому фон ячейки меняется на зеленый, при положительной величине, и становится красным при отрицательном значении. Единственное, что меняется фон, в зависимости от значения.

Другие примеры использования условного форматирования:

• Делать все отрицательные числа в списке данных - красными.
• Создание гистограмм для визуального представления максимальных и минимальных значений в ваших данных.
• Использование иконок что бы показывать самые высокие и низкие величины в списке данных.

Когда вы делаете условное форматирование, то оно регулируется тем, что есть в ячейке. В этом уроке, вы узнаете, как легко использовать условное форматирование в Excel.

Как Использовать Условное Форматирование в Excel (Смотрите и Учитесь)

В этом видео, я пройдусь по некоторым простейшим способам создания условного форматирования. Вы получите представление о том, как я использую условное форматирование в Excel, чтобы выделить важные данные.

Остальная часть урока будет посвящена добавлению условного форматирования к вашим электронным таблицам. Прочитайте и подумайте, как вы можете использовать это при работе с вашими таблицами.

1. Использование Встроенного Условного Форматирования

Этот урок предполагает использование примеров электронных таблиц, которые вы можете загрузить и использовать по ходу урока.

Электронные таблицы могут порой утомлять. Хорошая новость заключается в том, что условное форматирование в Excel легко начать использовать с помощью встроенных  Excel стилей.

Мы взглянем на встроенные стили Excel предназначенные для условного форматирования. Каждый из этих стилей вы можете использовать, если выделите данные которые вы хотите форматировать, а затем найдете кнопку Условное Форматирование на вкладке Главная, в верхней строке меню.

Когда вы откроете меню условного форматирования в Excel, выберите один из вариантов, чтобы его применить.

Выделение Ячеек Цветом

Выбор варианта выделения ячеек позволит вам выполнять условное форматирование для ряда факторов. Кликните по Условное Форматирование и затем выберите в меню опцию Правила Выделения Ячеек, что бы начать работать с условным форматированием.

Эти варианты как стили для условного форматирования. Вот как работает каждый из них:

• Больше...  - Форматирует ячейку значение в которой больше чем вы установите.
  
• Меньше... - Форматирует ячейки значение в которых меньше чем вы установите.
• Между... - Позволяет задавать диапазон для условного форматирования, и выделяет ячейки, значения в которых находятся в этом диапазоне.
• Равно... - Форматирует ячейки значение в которых в точности совпадает с заданным.
• Текст Содержит... - Форматирует ячейки которые содержат текст.
• Дата... - Условное форматирование основанное на дате в ячейке.
• Повторяющиеся Значения... - Быстрое условное форматирование данных с повторяющимися значениями.

Давайте рассмотрим на примере. В данном случае, я выбрал Больше.... Затем я выбрал значение в выпадающем окне. На скриншоте ниже, я установил величину $22,000, и использовал опцию "Зеленая заливка".

Как вы можете видеть, Excel применил условное форматирование в режиме просмотра (сразу по ходу задания значений) и ячейки, значения в которых выше $22,000 выделены зеленым цветом.

Это меню отличный способ настроить правила для условного форматирования. Вы можете легко создать правила, как будут форматировать ваши ячейки, зайдя в опцию "Выделения ячеек".

Применение Правил Отбора Первых и Последних Значений

Другой отличный способ создать условное форматирование опция Правило Отбора Первых и Последних Значений. С его помощью вы можете легко изменить выделение первых и последних 10 ячеек, или создать другое правило.

Щелкните по кнопке Условное Форматирование, выберите Правило Отбора Первых и Последних Значений и выберите одну из опций форматирования.

В моем случае, я выберу Выше Среднего что бы выделить все значения продаж, которые выше среднего значения в данных.

Выпадающее окно подобно тому, что было в предыдущем примере, и мы выберем Зеленую Заливку в выпадающем окне.

Заметьте на скриншоте выше Excel автоматически выделил зеленым цветом  ячейки.

2. Используйте Встроенные Стили в Excel

Опции которые мы рассмотрели требуют, что бы в Excel были заданы какие-то правила. Если вам нужен более быстрый способ добавить условное форматирование, попробуйте варианты, о которых мы поговорим ниже.

Использование Гистограмм

Один из самых быстрых способов показать какое значение имеют данные в ваших электронных таблицах - это использовать гистограммы. Опция гистограмм помещает столбики в ваши ячейки, которые показывают "размер" ваших данных.

Что бы применить условное форматирование с гистограммой, выделите сначала ваши данные. Потом найдите опцию Гистограммы и выберите вариант с градиентной или одноцветной заливкой.

На скриншоте ниже показана возможность гистограмм при демонстрации ваших данных. В колонке January 2017, длинной зеленой столбиков обозначается величина данных. Наименьшим значениям, соответствуют самые короткие столбики, в то время как наибольшим - длинные.

Гистограммы -прекрасная иллюстрация возможностей условного форматирования в Excel. Обратите внимание на сколько легче найти самое большое значение в колонке для Февраля,  просто сравнив длины столбиков.

Использование Цветовых Шкал

Цветовые шкалы отлично подходят, чтобы обратить внимание на самые высокие и низкие значения в списке данных. После того как вы выделили данные, вернитесь к Условному Форматированию, и выберите одну из опций из меню Цветовые Шкалы.

Эскизы Цветовых Шкал  показывают какие цвета будет применены к вашим данным. Я выбрал первую иконку из списка, и ниже вы можете увидеть результаты моего выбора:

В примере выше, результаты с лучшими продажами имеют темно-зеленый фон, в то время как низкие величины - красный. Все другие величины, показывающие успешность продавца,  имеют оттенки желтого и зеленого.

Цветовые шкалы в Excel имеют набор различных правил условного форматирования. Попробуйте применить к данным другие варианты, выбрав другие эскизы.

Добавьте Значки (Иконки)

Иконки - другой отличный способ добавить привлекательности вашим электронным таблицам. В моем случае, я собираюсь выделить данные, и выберу стрелки в опциях условного форматирования.

Набор иконок включает в себя стрелки, что бы показать изменения данных, а также другие иконки, такие как флажки, столбики, что бы проиллюстрировать значения прямо в ячейках.

В данных ниже, у меня есть колонка percent channge ( процентных изменений), которая показывает изменения в производительности продавца по сравнению с предыдущим месяцем. Этот отличный способ представить ваши данные.

Все эти встроенные стили предназначены для того, что бы вы могли сделать заключение, быстро пробежавшись по данным.

Во всех случая при условном форматировании отображение меняется при изменении данных. Если данные в продажах изменятся, Excel автоматически изменит иконки, в соответствии с данными.

Обычно, я начинаю с одним из встроенных стилей и изменяю его по моему усмотрению. Гораздо проще использовать встроенное форматирование и потом настроить его, чем создавать свой вариант с нуля.

Подводим Итоги и Продолжаем Обучение

В этом уроке мы разобрали Условное Форматирование в Excel. Вы научились, как задавать стили для ячеек, которые динамически изменяются в зависимости от содержимого.

Суть в том, что: форматирование улучшает читабельность ваших электронных таблиц. А условное форматирование в Excel поможет изменить представление каждой ячейки. Это позволяет вам быстро пробежаться по данным и уловить суть.

Ниже список отличных дополнительных уроков по Excel, которые позволят вам повысить свой уровень владения программой:

• Если вам нужны уроки начального уровня по Excel, то посмотрите тьюториал для начинающих: Как Добавить Элементарную Формулу в Excel.
• Узнайте больше о форматировании в уроке: Как Использовать Формат по Образцу в Excel - Урок за 60 Секунд.
• В этом уроке мы рассматривали условное форматирование, которое изменяет стиль отображения в зависимости от содержания. Но мы также можем использовать условия, что бы изменить данные в ячейках, о чем вы можете узнать из урока: Как Использовать Выражение ЕСЛИ в Excel.

Как вы используете условное форматирование? Какой ваш любимый стиль для ячеек и как вы используете его? Расскажите об этом в комментариях.