Advertisement
  1. Business
  2. Gmail

Как использовать быстрые клавиши при работе с Gmail для экономии времени

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
14 Killer Gmail Features to Make Use of Now
How to Work With Gmail Passwords Safely & Not Get Hacked

Russian (Pусский) translation by Dmitriy Sirosh (you can also view the original English article)

Сколько времени вы тратите на электронную почту каждую неделю? Если вы похожи на большинство из нас, ответ будет... много часов. Оценки варьируются в зависимости от того, сколько времени средний работник тратит на электронную почту, но одно можно сказать точно. Время, потраченное на электронную почту - это время, которое не посвящено другим задачам.

В одном исследовании, участники приблизительно подсчитали, что они провели более шести часов в день на личную и рабочую электронную почту. Согласно исследованию, опубликованному Reuters в августе 2015 года, некоторые участники начинали проверять электронную почту не вставая с постели. Это действительно много потраченного времени на электронную почту.

Что, если вы можете вернуть несколько часов, потраченных на электронную почту? Есть ли способ тратить меньше времени на электронную почту? Да, есть.

Одна из причин, по которой столько времени тратится на электронную почту - это то, что многие из нас не учатся использовать функции своей системы электронной почты, экономящие время. Например, у Gmail есть много встроенных быстрых (горячих) клавиш, которые могут упростить использование электронной почты и сэкономить массу времени.

Save time with Gmail keyboard shortcutsSave time with Gmail keyboard shortcutsSave time with Gmail keyboard shortcuts
Комбинации быстрых клавиш в Gmail экономят время и улучшают рабочий процесс. (источник изображения)

В этом уроке вы узнаете, как активировать быстрые клавиши в Gmail и использовать их, чтобы сэкономить ваше время. Я также расскажу о некоторых быстрых клавишах, характерных для вашего настольного компьютера.

1. Что вам нужно знать о быстрых клавишах в Gmail

Возможно, вам интересно, стоит ли это того? Быстрые клавиши действительно экономят время?

Если вы тратите много времени на электронную почту, как это делают многие люди из малого бизнеса, сэкономленное время может быть существенно важным.

Согласно последним статистическим данным, составленным DMR, в среднем офисный работник получает 121 электронное письмо в день. Поэтому давайте использовать эту цифру в качестве примера. Если вы получаете такое количество писем в день, только одна минута, сохраненная при обработке каждого письма, может стоить два часа сэкономленного времени каждый день или двенадцать часов сэкономленного времени в неделю. Для владельца малого бизнеса с множеством обязанностей, экономя несколько часов в день можно получить больше времени для работы, которая приносит доход. 

Например, предположим, что вы хотите выполнить три процесса с полученным сообщением:

  1. Вы хотите ответить всем, кто получил это сообщение.
  2. Вы хотите отметить сообщение звездочкой.
  3. Вы хотите переместить сообщение присвоив ярлык (папку) проекта.

Если вы выполняете эти задачи без использования быстрых клавиш, вам необходимо выполнить следующие действия:

  • Задача 1 - Переместите курсор на стрелку рядом с иконкой отправки и нажмите, чтобы отобразить раскрывающееся меню. В раскрывающемся меню выберите вариант Ответить всем. Введите содержимое своего сообщения. Нажмите кнопку Отправить в нижней части сообщения.
  • Задача 2 - Переместите курсор к значку Еще и нажмите, чтобы отобразить раскрывающееся меню. В раскрывающемся меню выберите опцию Добавить пометку.
  • Задача 3 - Переместите курсор к иконке папки (ярлык) и нажмите, чтобы отобразить диалоговое окно Переместить в. Введите имя ярлыка, куда вы хотите переместить сообщение, или выберите ярлык из раскрывающегося списка.

В то же время, вы могли бы выполнять те же задачи быстрее, используя следующие сочетания клавиш:

  1. Нажмите клавишу a, чтобы открыть сообщение для отправки его всем получателям сообщения. Напишите текст своего сообщения. Нажмите Ctrl + Enter, чтобы отправить сообщение.
  2. Нажмите клавишу s, чтобы добавить звездочку к сообщению.
  3. Нажмите клавишу v, чтобы переместить переписку на другую метку.

Чтобы действительно сэкономить ваше время вам нужно запомнить быстрые клавиши. Это может показаться сложной задачей, когда вы понимаете, что в Gmail есть десятки быстрых клавиш.

Не паникуйте. Вам не нужно знать все быстрые клавиши в Gmail, чтобы сэкономить время. Просто сосредоточьтесь на изучении быстрых клавиш для тех операций, которые вы выполняете чаще всего, и вы все равно сэкономите много времени.

Для часто используемых быстрых клавиш распечатайте таблицу этих быстрых клавиш и держите ее рядом с компьютером для справки.

Далее, давайте посмотрим, как включить быстрые клавиши в Gmail.

2. Активация быстрых клавиш в Gmail

Прежде чем мы рассмотрим, как активировать быстрые клавиши в Gmail, есть несколько быстрых клавиш, которые всегда включены. Вот краткий список этих клавиш для начала использования:

Когда вы хотите...

Сделайте это...

Перемещаться назад и вперед по списку сообщений

Используйте клавиши со стрелками вверх и вниз

Выбрать информацию

Используйте клавишу Enter

Скопировать получателей электронной почты

Нажмите Ctrl + Shift + c во всплывающем окне Новое сообщение

Добавить получателей скрытых копий электронной почты

Нажмите Ctrl + Shift + b во окне Новое сообщение

Изменение отправляемого адреса (если вы создали несколько адресов)

Нажмите Ctrl + Shift + f

Переместить курсор в главное окно

Нажмите Shift + Esc

Большая часть быстрых клавиш не будет работать, если вы не активируете их. На следующем шаге вы узнаете, как активировать быстрые клавиши в Gmail.

Шаг 1 - Откройте экран настроек

Нажмите на иконку Настройки в правом верхнем углу основного экрана Gmail. Появится выпадающее меню.

Open Gmail SettingsOpen Gmail SettingsOpen Gmail Settings
Нажмите на иконку настроек в Gmail.

Нажмите опцию Настройки в раскрывающемся меню, чтобы отобразить окно Настроек.

Enter the Settings screenEnter the Settings screenEnter the Settings screen
Перейдите в Настройки

Шаг 2 - Как активировать быстрые клавиши

Раздел Быстрые клавиши находится в середине экрана, поэтому прокрутите вниз, пока вы не увидите его. Системные значения по умолчанию - быстрые клавиши отключены.

The Gmail Default is Keyboard shortcuts offThe Gmail Default is Keyboard shortcuts offThe Gmail Default is Keyboard shortcuts off
По умолчанию в Gmail отключены быстрые клавиши.

Переключите кнопку-переключатель в разделе Быстрых клавиш в опцию включить.

Toggle the Keyboard shortcuts onToggle the Keyboard shortcuts onToggle the Keyboard shortcuts on
Включите быстрые клавиши.

Не забудьте прокрутить в нижнюю часть экрана Настроек и нажать кнопку Сохранить изменения.

Save Changes to applySave Changes to applySave Changes to apply
Сохраните изменения, чтобы применить их

Ваши быстрые клавиши в Gmail теперь активны.

3. Как использовать быстрые клавиши Gmail на настольном компьютере

Чтобы получить максимальную отдачу от быстрых клавиш в Gmail, вам нужно понять, как их использовать. Вот три типа быстрых клавиш, которые могут сэкономить ваше время:

  1. Составление. Эти быстрые клавиши помогают создавать и отправлять сообщения.
  2. Управление входящими сообщениями. Эти быстрые клавиши помогают организовать свой почтовый ящик.
  3. Навигация. Эти клавиши помогают ориентироваться в системе Gmail.

Давайте рассмотрим каждый тип быстрых клавиш отдельно. Ниже я создала отдельную таблицу быстрых клавиш для каждого типа клавиш.

Чтобы использовать одну из этих таблиц, выполните действие, указанное в столбце Сделайте это. Нужна ли Активация? Этот столбец означает, что для использования быстрых клавиш необходимо включить параметр Быстрые клавиши.

Некоторые быстрые клавиши требуют, чтобы в Gmail были включены цепочки писем, прежде чем вы сможете использовать эти быстрые клавиши. Чтобы узнать больше о том, как включить цепочки писем, посмотрите это руководство:

Примечание: Если вы используете блокировщик всплывающих окон в своем браузере, выключите его, прежде чем использовать быстрые клавиши в Gmail.

Давайте рассмотрим различные быстрые клавиши в Gmail. Для вашего удобства я перечислила каждый тип быстрых клавиш в формате таблицы, чтобы вы могли использовать его в качестве своей собственной шпаргалки быстрых клавиш Gmail.

Шаг 1- Как использовать быстрые клавиши для создания писем

Используйте быстрые клавиши для составления нового сообщения или для ответа на существующее сообщение. В следующей таблице перечислены быстрые клавиши, которые могут сэкономить ваше время при составлении сообщения.

Когда вы хотите...

Сделайте это...

Нужна ли активация?

Открыть новое окно сообщения поверх основного окна Gmail.

Нажмите c в главном окне Gmail.

Да

Открыть новое окно сообщения

Нажмите Shift + c в главном окне Gmail

Да

Открыть новое окно сообщения в новой вкладке браузера.

Нажмите d в главном окне Gmail.

Да

Открыть пространство, чтобы ответить на текущее сообщение в нижней части сообщения.

Нажмите r в режиме Цепочки писем

Да

Открыть новое окно ответа поверх текущего сообщения.

Нажмите Shift + r в режиме Цепочки писем

Да

Открыть пространство, чтобы ответить всем получателям текущего сообщения в нижней части сообщения.

Нажмите a в режиме Цепочки писем

Да

Открыть новое окно ответа, чтобы ответить всем получателям текущего сообщения поверх текущего сообщения

Нажмите Shift + a в режиме Цепочки писем

Да

Переслать текущее сообщение

Нажмите f в режиме Цепочки писем

Да

Переслать текущее сообщение из нового окна

Нажмите Shift + f в режиме Цепочки писем

Да

Сохраните сообщение, которое вы создаете как черновик на своем компьютере.

Нажмите Ctrl + s из сообщения, которое вы составляете

Да

Отправьте сообщение, которое вы составляете

Нажмите Tab + Enter

Да

Шаг 2 - Как использовать быстрые клавиши для управления входящими сообщениями

Используйте быстрые клавиши для управления входящими сообщениями, чтобы упорядочить сообщения. В следующей таблице быстрых клавиш перечислены клавиши, которые помогут вам организовать ваш почтовый ящик.

Когда вы хотите...

Сделайте это...

Нужна ли активация?

Заархивировать переписку

Нажмите e

Да

Поставить звездочку переписке

Нажмите s

Да

Отметить, что переписка в папке Входящие помечена как важная.

Нажмите + в режиме Цепочки писем

Да

Выбрать переписку

Нажмите х

Да

Отметьте, что переписка в папке Входящие помечена как неважная.

Нажмите - в режиме Цепочки писем

Да

Перемещение переписки в Корзину

Нажмите #

Да

Открыть сообщение

Введите o в главном окне Gmail с выбранным сообщением

Да

Отправить сообщения в переписке непосредственно в архивы, если они не адресованы вам

Нажмите m

Да

Открыть меню Ярлыки

Нажмите I
в главном окне Gmail с выбранным сообщением

Да

Переместить переписку на другой ярлык или в корзину

Нажмите v в главном окне Gmail с выбранным сообщением

Да

Отметить сообщение как прочитанное

Нажмите Shift + i в главном окне Gmail с выбранным сообщением

Да

Отметить сообщение как непрочитанное

Нажмите Shift + u
в главном окне Gmail с выбранным сообщением

Да

Архивировать текущую переписку и перейти к предыдущей

Нажмите { в сообщении

Да

Архивировать текущую переписку и перейти к следующей

Нажмите } в сообщении

Да

Сообщить о спаме

Нажмите !

Да

Архивировать свою переписку и перейти к следующей

Нажмите y + o

Да

Выбрать всю почту в текущей вкладке

Нажмите * + a в главном окне Gmail 

Да

Отменить выбор всей почты

Нажмите * + n в главном окне Gmail 

Да

Выбрать все прочитанные письма

Нажмите * + r в главном окне Gmail 

Да

Выбрать все непрочитанные письма

Нажмите * + u в главном окне Gmail 

Да

Выбрать все сообщения отмеченные звездочкой

Нажмите * + s в главном окне Gmail 

Да

Выбрать все сообщения не отмеченные звездочкой

Нажмите * + t в главном окне Gmail 

Да

Шаг 3 - Как использовать быстрые клавиши для навигации

Используйте быстрые клавиши навигации для быстрого перехода к различным частям системы Gmail. В следующей таблице перечислены быстрые клавиши для навигации.

Когда вы хотите...

Сделайте это...

Нужна ли активация?

Перейти в окно поиска

Нажмите /

Да

Переместиться в список сообщений

Нажмите k

Да

Переход к предыдущей цепочке писем

Нажмите j

Да

Перейти к следующей вкладке Входящих

Нажмите в главном окне Gmail

Да

Перейти к предыдущей вкладке Входящих

Нажмите Shift + ~ в главном окне Gmail

Да

Вернитесь в папку Входящие или список переписок

Нажмите u из сообщения

Да

Переместить курсор в поле Поиск по чату

Нажмите q

Да

Выбрать выпадающее меню Еще

Нажмите .

Да

Перейти к первой иконке на панели инструментов Gmail.

Нажмите ,

Да

Перейти в окно Все сообщения

Нажмите g + a

Да

Перейти к списку всех помеченных звездочкой переписок

Нажмите g + s

Да

Перейти в свой список контактов

Нажмите g + c

Да

Перейти в черновик

Нажмите g + d

Да

Перейти в окно поиска по ярлыкам

Нажмите g + l

Да

Перейти в папку Входящие

Нажмите g + i

Да

Перейти в окно Отправленные

Нажмите g + t

Да


Есть несколько быстрых клавиш, которые не вписываются ни в одну категорию. Вот один из примеров: вы можете нажать Esc, чтобы удалить курсор из текущего поля.

Заключение

Электронная почта не должна отнимать много времени у владельца малого бизнеса. Вы можете сократить время, затрачиваемое на Gmail, изучая быстрые клавиши в Gmail и понять, когда их использовать.

Чтобы узнать больше о том, как использовать электронную почту в целом и Gmail в частности, изучите эти руководства:

Удачи, в использовании большинства из этих быстрых клавиш Gmail! Не стесняйтесь, поделиться в комментариях ниже, своими советами по экономии времени в Gmail.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.