Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email

Как писать электронные письма, которые люди прочитают и на которые отзовутся

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
How to Write Clear and Professional Emails
Are You Making These Email Blunders?

Russian (Pусский) translation by Olya Misuraghina (you can also view the original English article)

Вы используете электронную почту для работы, правильно? Тогда, возможно, вы отправляете и получаете более 100 электронных писем в день. Это средняя цифра для тех, кто использует электронную почту для работы. Вы также, вероятно, проводите четверть рабочего времени — два часа в день — в чтении и написании электронных писем.

Другими словами, большинство из нас утопает в электронных письмах, но на них по-настоящему не хватает времени. Статистика по рабочим электронным письмам, которую я упомянул выше, означает, что мы, в среднем, уделяем каждому полученному электронному письму всего лишь чуть больше минуты нашего внимания.

Подумайте о посланных вами электронных письмах. Вы когда-нибудь думали «я, наверное, уделил ему лишь одну минуту своего внимания»? Это отрезвляющая мысль. Но если вы будете это понимать, это улучшит качество отправляемых вами писем.

Нам нужно, чтобы наши электронные письма заметили. Это то, как мы достигаем результатов. Если наши клиенты, коллеги или старшие не обращают внимания на наши письма или ничего после них не делают, наша работа останавливается.

Для тех из нас, кто использует электронную почту в работе, вывод очевиден: при написании писем нам нужно сильно постараться, чтобы они выделялись на фоне других. Нам всем нужно писать письма, которые откроют, прочитают и на которые отреагируют действием.

К счастью, это проще, чем может показаться. Всё, что нужно, — несколько незамысловатых стратегий, которые каждому по силам, и желание применять их на практике. Если вы ещё их не используете, вы удивитесь тем переменам, которые произойдут в вашей работе.

Нам всем нужно понимать, как писать действенные электронные письма. Так что давайте посмотрим, как это делать.

Шаг 1: Подумайте о получателе

Сегодня многие из нас работают в международных компаниях с людьми, которых мы никогда не встречали лично. Этот интернациональный подход приносит множество преимуществ. Но потому как мы не встречаем людей, с которыми работаем, мы можем забыть, что наши коллеги — реальные люди, такие же, как и мы. У них, как и у других, есть надежды, мечты и свои трудности.

Если вы будете помнить, что на той стороне каждого электронного письма — реальный человек, это поможет вам улучшить качество своих писем. Особенно если вы научитесь смотреть на вещи глазами получателя.

Все люди отличаются друг от друга, поэтому взгляд на вещи со стороны получателя будет зависеть от того, кому вы пишете письмо. Вместе с тем, некоторые вещи относится к большинству людей:

  • Они заняты, и они получают множество электронных писем в день (около 100 писем ежедневно, и больше, если они занимают руководящую должность).
  • Они хотят нравиться и производить хорошее впечатление.
  • У них есть заботы и вещи, которые важны для них.

Имейте это в виду во время работы над следующими пунктами, потому что мы разберём каждый из них.

Шаг 2: Сделайте так, чтобы ваши электронные письма открывали

До того как кто-то предпримет действия на основании вашего электронного письма, человек должен его открыть. В чём здесь суть?

Когда ваше письмо появляется в чьих-то входящих, всё, что они видят, — это ваше имя и название письма.

Если вы — авторитетный, уважаемый человек, и тот, кому вы отправляете письмо, относится к вам с почтением (по своему собственному желанию либо по рабочим обязанностям), он откроет ваше письмо только потому, что оно пришло от вас. Даже если это так, полагаться при отправке писем на один лишь авторитет — не такая хорошая долгосрочная стратегия. В сетевом обществе авторитаризм — устаревший взгляд на мир.

Вы не можете полагаться только на своё имя в желании, чтобы ваши письма открывали. У нас остаётся поле названия письма. Для большинства из нас это единственная возможность привлечь внимание и заинтересовать получателя, чтобы он открыл письмо.

Предмет электронного письма необыкновенно важен для продавцов по Интернету. Они зарабатывают, когда их письма открывают. Они посвящают свою жизнь изучению того, что нужно и не нужно писать в поле предмета письма. Целые книги были написаны на эту тему.

Так каков совет номер один от продавцов в Интернете касательно заголовка письма? Он должен быть уместным.

Как пишет Оли Гарднер в книге «Как написать идеальный заголовок для электронного письма», когда вы выбираете предмет письма, вы должны быть «предельно конкретны» и «убедиться, что он уместен».

Если заголовок письма актуален и уместен для получателя, он его откроет. Другими словами, уместный заголовок должен отвечать заботам получателя и важным для него вещам. Чтобы ему было интересно узнать больше.

Для продавцов в Интернете довольно сложно придумать уместное и предельно конкретное название письма, потому что они отправляют письма десяткам тысяч подписчиков.

Для вас написать уместное название письма будет проще, потому что вы отправляете его одному человеку. Например, ваш заголовок может касаться:

  • Проект (или часть проекта), над которой вы работаете совместно.
  • Общий знакомый.
  • Система рабочего места.

Помимо уместности названия письма, нужно иметь в виду, что получатели ваших писем — занятые люди, и им нравится, когда их ценят.

Поэтому если вы задаёте в письме быстрый вопрос (и, по возможности, так и должно быть — мы подойдём к этому), то так и укажите в предмете письма. Например:

  • «Быстрый вопрос о [проекте]» 
  • «Нужен ответ да или нет по [проекту]» 
  • «[Проект]: Нужен ответ в одном предложении» 

Это даст понять получателю, что ответ на ваше письмо займёт у него несколько секунд, поэтому, вероятнее всего, оно будет в числе первых писем, которые он откроет и на которые ответит.

Наконец, если человек, которому вы пишете, помог вам, оставьте ему заметку с благодарностью. В подходящих обстоятельствах «Спасибо» станет отличным названием письма.

Вы должны говорить «спасибо», только если вы по-настоящему имеете это в виду. И вы спокойно можете оставить небольшой запрос вместе с запиской с благодарностью.

Шаг 3: Наполните свои письма добрыми чувствами

Если ваши электронные письма оставляют у людей приятное чувство, то, вероятнее всего, вы получите на них живой и доброжелательный ответ.

Как можно наполнить электронные письма добрыми чувствами?

  • Начните письмо с имени получателя. Это особенно важно, когда вы пишете кому-то в первый раз. Это необязательно, когда вы ведёте быструю переписку с коллегой (по-любому, ваши письма открывают и на них отвечают), но всё равно было бы неплохо обратиться к ним по имени в другому месте письма. Как писал Дейл Карнеги, автор книги «Как завоёвывать друзей и оказывать влияние на людей», «Имя человека — это самый сладкий и самый важный звук для него на любом языке».
  • Следите за своей речью. Этикет призван сделать так, чтобы человек чувствовал себя хорошо во время разговора с вами. Поэтому обязательно следуйте сетевому этикету при написании электронных писем. Написание электронного письма по стандартному шаблону, например, по одному из этой статьи, поможет вам следить за своими манерами.
  • При необходимости, скажите «спасибо». Я знаю, что уже упоминал об этом в Шаге 2, но это сложно переоценить. Если кто-то вам помог, оставьте ему или ей записку с благодарностью. Даже если это была их работа, будет правильно поблагодарить этого человека. Помнить о том, чтобы сказать «спасибо», — долгосрочное вложение. Чем больше вы благодарите людей за их помощь, тем больше они захотят помогать вам в будущем. Или словами Дейла Карнеги: «Если хочешь собрать мёд, не опрокидывай улей».
  • Не стесняйтесь делать комплименты. Если вы будете щедры на признательность другим за их работу, они будут с радостью открывать ваши электронные письма.

Шаг 4: Пусть ваши электронные письма будут короткими

Хорошее название письма помогает сделать так, чтобы его открыли. Но как сделать так, чтобы его прочитали и на него быстро ответили?

Вот ответ из 5 слов: Ваши письма должны быть короткими.

Короткие электронные письма не только быстрее читать. Это очевидно. Короткие письма с большей вероятностью прочитают сразу. Как объясняет Тина Су из «Think Simple Now»

Когда мы открываем очень длинное письмо, первая реакция — закрыть его или вернуться к нему, когда у нас будет больше времени.

Другими словами, длинное письмо посылает мгновенный сигнал мозгу получателя: вернись к нему позже. Короткие письма посылают противоположный сигнал. Снова Тина Су: 

Нас скорее привлечёт или мы скорее ответим на письмо, которое займёт меньше всего времени на ответ и обработку. Это письмо, которое потребует меньше всего работы мысли.

Вместе с этим, краткость — ещё не всё. Ваша цель — предельно упростить для получателя возможность ответить вам. Иногда это может означать, что вы должны предоставить обстоятельную информацию или обозначить возможные варианты, чтобы получатель мог принять немедленное решение. Если из-за этого у вас получается длинное письмо, ясно обозначьте в первом абзаце то, что вы сделали. Напишите что-то вроде: 

  • «Я обрисовал всё, что вам необходимо знать, чтобы вы могли дать мне ответ «да» или «нет».» 

Наш шаблон электронного письма поможет вам делать свои письма как можно короче.

Вы также должны задать себе следующий вопрос: 

Шаг 5: Какова цель этого электронного письма?

До того как вы напишите первое слово, вам нужно понимать, какого результата вы ожидаете от получателя. Когда вы знаете, зачем вам нужно это письмо, его будет гораздо проще написать.

Когда вам сложно написать письмо, или когда оно получается бессвязным, это обычно означает, что, на самом деле, вы не знаете, чего хотите от получателя. Поэтому ясно представьте себе, что вам нужно, до того как начнёте писать.

У каждого электронного письма должна быть одна и та же цель. Оно должно требовать от получателя одного-единственного действия. Если письмо требует больше действий, его следует разбить на несколько разных писем.

Зачем? Потому что если вы просите сделать несколько вещей в одном письме и что-то из этого будет отложено, это задержит весь ответ. Также это снижает подотчётность. С другой стороны, если письмо требует только одного действия, это значит, что то, что может быть сделано, будет сделано.

Лео Бэбота говорит так: 

Много раз было так, что я читал письмо, видел, что от меня требуется, шёл и делал это… а потом видел, что от меня нужно ещё три вещи, чтобы ответить на это письмо. Я отвечал на первую часть письма и не отвечал на остальное, просто потому что у меня не было времени.

Если вы пишете и просите сразу о нескольких вещах, скорее всего, произойдёт одно из двух: 1) либо ваше письмо не прочитают и ничего не сделают; 2) либо если на него и ответят, то сделают что-то одно.

Вместо этого придерживайтесь предмета письма и делайте один запрос. Когда вам ответят, можно послать ещё одно, только, по возможности, не перегружайте получателя письмами. 

Шаг 6: Включите в письмо призыв к действию

Вы пишете кому-то, потому что этот человек должен предпринять что-то конкретное. Не стесняйтесь просить его об этом, и не думайте, что он сам поймёт, что именно вам нужно и когда.

Если вам нужно, чтобы получатель что-то предпринял, чётко опишите, что вам нужно.

В эффективном призыве к действию есть пять составляющих: 

  • Действие. Что необходимо сделать? 
  • Действующее лицо. Кто должен это сделать? Ясно скажите получателю, если вы хотите, чтобы это сделал он. 
  • Подотчётность. Что ему нужно сделать по окончании? Кому нужно сказать, что он всё выполнил? 
  • Сроки. К какому сроку это нужно сделать? 
  • Подсластитель. Какова в этом выгода получателя? Даже если он получит лишь вашу благодарность, дайте ему знать, что поблагодарите его.

Как убедиться, что ваши электронные письма призывают к действию?

Какие стратегии вы используете, чтобы ваши письма открывали и потом действовали? Есть стратегии, которые кажутся вам особенно действенными? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Источники

Изображение: электронное письмо - Simple Icons из Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.