Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Ako vytvoriť emailovú šablónu v Gmaile: S vopred pripravenými odpovedmi.

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Send an Email Later With Boomerang for Gmail (At the Best Time)
How to Email Large Files as Gmail Attachments

Slovak (Slovenčina) translation by Zoli Rosa (you can also view the original English article)

Už zase sa to stalo. Otvorili ste email so správou a otázkou na ktorú už ste tucet-krát odpovedali.

Ak ste unavení odpovedaním na tie isté otázky, ktoré sa stále opakujú, tak funkcia Gmail predpripravená odpoveď (Gmail Canned Responses) môže pomôcť.

Použite predpripravené odpovede v Gmail na vytvorenie šablóny, ktorú je možné znovu použiť s niekoľkými modifikaciami.

Samozrejme, nie na každý email, ktorý pošlete by mala byť automatická odpoveď. Niektoré emaily, vyžadujú príznačnú odpoveď. Ale pre tie, ktoré nevyžadujú, budete prekvapení koľko času ušetríte, keď začnete používať emailovú šablónu.

Môžete dokonca použiť filtre na automatizáciu predpripravených odpovedí tak, aby vždy zodpovedala na určité správy.

Tu je niekoľko scenárov, kde by ste mohli využiť funkciu Gmail predpripravené odpovede

  • Help Desk - ak pracujete v zákazníckej podpore, použite predpripravené odpoveď na otázky na ktoré sa zákazníci často pýtajú.
  • Požiadavky na produkt či službu ktorá sa neposkytuje - Ako majiteľ malého obchodu, môžete niekedy dostávať požiadavky na veci, ktoré neposkytujete a sú mimo váš obchodný rámec. Pošlite predpripravenú odpoveď, kde vysvetľujete čo ponúkate.
  • Oznámenia o meškaní - vytvorte emailovú šablónu, ktorá sa stará o oneskoré platby či oneskoré dodávky.
  • Dostupnosť - Ak niekto chce naplánovať poradu či sa len zastaviť, použite predpripravené odpoveď na vysvetlenie úradných hodín.
  • Navezujúce poznámky - Navezujúce poznamky sú doležitou súčasťou budovania obchodných sťahou. Použite šablónu ako model pre tento druh emailov.

Možno vás napadajú ďalšie scenáre, kde by ste mohli šablónu použiť, atak by vám mohla pomôcť pri vašom obchodovaní. Dobré ovládanie šablón, môže svýšit vašej produktivitu. V tomto tutoriálu sa naučíme ako používať túto užitočnú funkciu - od nastavenia až po prácu s emailovou šablónou.

Ako vytvoriť predpripravené odpovede v Gmaile

Teraz, keď sme už hovorili o používaní mailovej šablóny. Je načase si vysvetliť ako si vytvoriť vlastnú Gmal šablónu použitím predpripravených odpovedí.

Pozrite tento rýchly screencast a naučte sa základy toho ako vytvoriť predpripravenú odpoveď v programe Gmail.

Alebo si prečítajte detailné kroky nižšie pre ďalšie informáciami ako ju vytvoriť.

Krok 1. Ako dostať prístup k Google Labs a povoliť predpripravené odpovede.

Predpripravené odpovede fungujú ako funkcia google labs, aby ste ju mohli používať potrebujete prístup do Gmail Labs:

1. Prístup do Gmail Labs.

Začnite z hlavného okna prijatých správ. V pravom hornom rohu kliknite na Settings (ozubené koleso). Z kontextovej ponuky kliknite na položku Settings. (Nastavenia)

Gmail Settings Option
Kliknite na Settings.

Objaví sa Settings obrazovka (nastavenia). Kliknite na Labs možnosť z hornej časti obrazovky a zapnite Gmail Labs. Použite rolovacie lištu z pravej časti a zrolujte nadol na predpripravené odpovede.

Gmail Canned Responses Lab
Zrolujte na Canned Responses (predpripravené odpovede) v Gmail Lab nastaveniach.

2. Povoľte Gmail predpripravené odpovede

Defaultné nastavenie je pre Canned Responses (predpripravené odpovede) zakázané. Kliknite teda na Enable (povoliť)

Enable Canned Responses
kliknite na Enable tlačidlo

Choďte dolu na tlačidlo na Save Changes a kliknite. Predpripravené odpovede boli teraz povolené.

Krok 2. Ako vytvoriť Gmail šablónu

Teraz máte Canned Responses aktivované a ste pripravení vytvárať emailové šablóny. Kliknite na Compose tlačidlo v ľavom hornom rohu. Objaví sa nová správa - New Message

Gmail New Message form
Napíšte Gmail správu.

Napíšte správu ktorú chcete ako šablónu. Dajte pozor čo píšete v predmete v "Subject" Teraz nie je potrebné vyplniť adresátmi "recipients"

K zahrnutiu vášho podpisu do Predpripravenej odpovede, použite obrázok či napíšte podpis podľa svojho uváženia.

Keď máte novú správu, kliknite na sipku dole v dolnom pravom rohu novej správy. Objaví sa kontextová ponuka.

New Canned response option
Kliknite na možnosť New canned response

Teraz kliknite na Canned responses> New canned response. Budete vyzvaní k pomenovaniu predpripravenej odpovede, (pole predmetu je defaultné)

Naming your Gmail Canned Response
Táto odpoveď bude pomenovaná Naše úradné hodiny.

Pokiaľ chcete zmeniť meno odpovede, môžete tak urobiť teraz. Uistite sa však, že meno je zodpovedajúca, aby ste boli schopní povedať k čomu predpripravená odpoveď je.

Kliknite na OK tlačidlo, ak ste spokojní s menom vašej predpripravenej odpovede. Nie je potreba odosielať správu k vytvoreniu predpripravnej odpovedi.

Poznáma: Canned Responses sú ukladané do Drafts (konceptov) Keď ju omylom vymažete z Drafts (konceptov) už naďalej nebude fungovať. A to aj keď sa bude objavovať ako jedna z možností pre Canned Responses (predpripravených odpovedí)

Krok 3 Ako použiť Gmail šablónu pre odpoveď

Teraz ste vytvorili Gmail šablónu, a ste pripravení ju použiť. Môžete použiť novú predpripravenú odpoveď pre nové správy, alebo ako odpoveď pre už prijaté správy. Môžete tiež vytvoriť filter k automatickému zasielaniu odpovedí na emaily ktoré dorazia.

V tomto kroku, vysvetlím ako urobiť oboje.

1. Manuálne použitie šablóny

Na používanie predpripravených odpovedí, bud môžete začať písať novú správu, alebo klik na ikonku Reply a odpovedať na prichádzajúce správu.

Keď už raz otvoríte novú správu New Message alebo na odpovedať Reply, kliknite na sipku dole v pravom dolnom rohu (vedľa ikonky koša), aby ste videli Canned responses, ktoré sú k dispozícii.

Available Gmail Canned Responses
Vyberte Gmail Canned Response.

Kliknite na predpripravenú odpoved (Canned Response), ktorú si prajete a vložte ju do správy pomocou možnosti vložiť (Insert) 

Hneď ako kliknete na odpoveď podľa vašich preferencií, šablóna odpovede je nakopírovaná do vašej emailovej správy.

Ak potrebujete šablónu opomenovať, urobte tak teraz. Tiež ak vaša odpoveď obsahuje podpis, vymažte iné automatické podpisy, inak by email mohol obsahovať dva podpisy.

Kliknite na odoslať Send tlačidlo dole na ľavej strane a odošlite správu

2. Použite Filter na automatickému posielanie predpripravených odpovedí

Môžete tiež navrhnúť Gmail filter k automatickému posielaniu predpripravených odpovedí.

Začnite s otvorením nastavenia Settings. Kliknite na možnosť filtre a blokované adresy Filters and Blocked Addresses.

Creating a Gmail filter
Kliknite na odkaz vytvoriť nový filter (Create a new filter).

Kliknite na odkaz Create a new filter. Objaví sa panel Pokročilé Gmail vyhladávanie Advanced Gmail search

Advanced Gmail Search Box
Napíšte parametre filtra

Napíšte parametre pre tie emaily, ktoré chcete, aby dostali predpripravenú odpoveď. Môžete vytvoriť filter založený na akékoľvek kombinácií:

  • Z adresy
  • Z predmetu
  • Slová v emaile
  • podľa toho či má správa prílohu
  • či je mail v diskusií
  • Veľkosť správy

Vypíšte informácie do príslušných polí

Po vybraní vašich parametrov, kliknite na vytvoriť filter podla tohto hladania (Create Filter with this search) odkaz. Objaví sa pole vytvoriť filter Create Filter:

Create Filter box
Vyberte Gmail predpripravenú odpoveď, ktorú chcete použiť

Pretože predpripravené odpovede sú teraz povolené, máme tu box Send canned response .odfajfknite box Create filter

Odfajfknite box a a použite sipku hore a dolu na vybranie odpovedí s týmto filtrom

Kliknite na tlačidlo vytvoriť filter Create Filter, uvidíte hlášku v ktorej bude napísané "Your filter was created"

Na Správu, ktorú dostanete a bude obsahovať parametre filtra bude automaticky odoslaná vybraná predpripravená odpoveď

Pre viac detailov o tom čo môžete ešte robiť s Gmail filtrom, si pozrite nasledujúci tutoriál:

Krok 4 Ako modifikovať, alebo zmazať Gmail emalovou šablónu

Niekedy už naďalej nepotrebujete predpripravené odpovede. Možno odpoveď bude treba kompletne prepísať, alebo možno situácia si zažiada, že predpripravená odpoveď už nemusí naďalej existovať. Napríklad, ste boli zodpovední za zákaznícky servis a povýšili vás a už nemusíte riešiť zákazníkov. Môžete upraviť či vymazať šablónu podľa potreby. Tu je ako:

Úprava predpripravenej odpovede

K vymazaniu predpripravené šablóny emailových odpovedí, otvorte New Message alebo Reply. kliknite na sipecka změřující nadol v dolnom pravom rohu, a otvorte ponuku Canned Responses

Gmail Canned Responses menu
Vyberte predpripravené odpoveď, ktorú chcete upravovať.

Kliknite na Canned responses. Potom kliknite na [Name of the Canned Response] pod možnosťou Insert. Predpripravená odpoveď, ktorú ste vybrali sa zabývajú v správe.

Gmail Canned Response
Gmail predpripravená šablóna odpovede je v správe.

urobte úpravy a zmeny v správe podľa vašich zámerov. Keď máte hotovo, kliknite na sipku nadol v pravom dolnom rohu obrazovky. kliknite na možnosť Canned responses. Potom kliknite [Name of the Canned Response] pod možností Save. Je tiež potrebné potvrdiť: pozri obr.

Overwrite Canned Response prompt
kliknite na OK pre prepísanie predpripravenej odpovedi

Kliknite na tlačidlo OK pre uloženie upravenej verzie vašej predpripravené odpovede.

Poznámka: Pri úprave predpripravené odpovede, majte na pamäti, že musíte zmazať originálne predpripravené odpoveď z konceptov. Ak náhodou uložíte dve predpripravené odpovede s rovnakým menom nemusí fungovať.

2. Vymazanie predpripravených odpovedí.

Môžete tiež vymazať predpripravené odpoveď, ktorú už nepotrebujete z menu. Začnite s New Message fomulárom.

Kliknite na sipku nadol v dolnom pravom rohu formuáře New Message. Kliknite na možnosť Canned responses. Zobrazí sa ponuka Canned Responses

Canned Responses Menu
Vyberte meno predpripravenej odpovede, ktorú treba zmazať.

Kliknite na meno predpripravenej odpovede, ktorú chcete zmazať. Systém zobrazý:

Delete Canned Response prompt
kliknite na OK pre vymazanie predpripravenej odpovede.

K vymazaniu Predpripravené odpovede kliknite na tlačidlo OK.

Poznámka: Medzitým čo sa správa odstránený z nástroja "predpripravené odpovede", nesmie byť používaná, text v predpripravených správach zostáva v konceptoch (Drafts) kým ich nevymažete.

Krok 5. Ako zakázať predpripravené odpovede

Keď sa rozhodnete už nepoužívať předpřivavené odpovede v Gmail, môžete použiť funkciu zakázať.

K zakázaniu predpripravených odpovedí, pristúpte cez Gmail Labs k Settings (nastavenia) Použite rolovacie menu na pravej strane a skrolujte dole k Canned Responses gmail lab. (V enabled labs sekcii na hornej strane obrazovky)

Disable Gmail Canned Response
Kliknete na Disable (vypnúť)

Kliknite na Disable tlačidlo. Potom, kliknite na uložiť Save Changes tlačidlo dole na obrazovke. Canned responses možnosť tu už nie je dostupná.

Poznámka: Správy s predpripravenými odpoveďami, ktoré ste vytvorili zostávajú v Drafts (koncepty) kým ich nevymažete.

Záver

Prestante prepisovať stále rovnaké správy. Použite Gmail šablóny, ktore vytvoríte raz a použijete kedykolvek ich potrebujete s predpripravenými odpoveďami Gmail lab. Ušetríte čas a budete viac produktívny. Gmail predpripravené odpovede to je funkcia, ktorá je jednoduchá na použitie, keď viete ako ju použiť.

Pozrite si aj naš články : Konečný sprievodca pre začiatočníkov k práci s Gmail, aby ste sa dozvedeli ešte viac o Gmail filtroch, Gmail shortcuts spôsoby práce a viac v Killer Gmail Features.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.