Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Management
Business

Знайомство з методом прийняття рішень по типу «так-ні»

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Fundamentals of Go/No-Go Project Decisions.
What If? Tools for Analyzing Possible Management Outcomes

Ukrainian (українська мова) translation by Григорий В (you can also view the original English article)

Ваша команда дослідження і розробки створила класний прототип віджета, в якому більше наворотів, ніж в iPhone: він ще може закуповувати для вас продукти і забирати дітей зі школи. Чи захочуть все такий? Звісно так! Але розробка віджета буде коштувати величезних грошей, маркетинг і розповсюдження будуть не з легких, і, само собою, у вас є досить жорстка конкуренція. Це чудовий віджет, але чи варто рухатися далі до повномасштабної розробки та виробництва?

Ви тільки що почули від одного з торгових представників, що у вашій компанії з'явилася приголомшлива можливість відповісти на запит пропозиції від одного з головних клієнтів. Це величезний проект з таким же вражаючим бюджетом, і робота ідеально відповідає вашому профілю. Звичайно, вам доведеться провести ряд важливих досліджень, щоб представити пропозицію, яка заслуговує довіри, а якщо вас оберуть, вам потрібно буде наростити штат і ресурси. Само собою, ви хочете відповісти на цей запит, і скоріше! Чи ні?

Подібні ситуації - це те, що робить менеджмент цікавим, і причина, по якій ви заробляєте непогані гроші. Поки ваші творчі співробітники, команда продажів і торгові представники зосереджені на конкретних цілях, вам потрібно бачити ситуацію в цілому. Звичайно, команда дослідження і розробки хоче рухатися вперед з проектом, над яким працює, і, природно, командам маркетингу і продажів хочеться дістати крупного клієнта. Але вам потрібно визначитися з їх допомогою, чи дійсно цей конкретний проект виявиться в кращих короткострокових і довгострокових інтересах бізнесу.

Іншими словами, ви можете покластися на своє шосте відчуття (багато менеджерів так і роблять!), Але вам потрібно переглянути свої ресурси, покорпеть над деякими цифрами, обміркувати весь процес і прийняти рішення: так чи ні.

Якщо ви скажете "так" просто тому, що проект звучить заманливо, чи щоб зробити приємне колезі, або тому що ця можливість дуже хороша, щоб від неї відмовитися, це може привести до катастрофи. Замість цього дотримуйтесь продуманим планом дій.

Коли необхідний аналіз рішень по типу «так-ні»?

Чи не кожне питання потрібно аналізувати на «так-ні». Чи варто найняти кого-небудь для заміни ключового офіс-менеджера, який переїжджає через всю країну, щоб бути ближче до сім'ї? Очевидно, що відповідь - так. Вам потрібен хтось на цю посаду якомога швидше. Чи правильно буде продовжувати проект, на який не вистачає коштів і вашого досвіду в бізнесі? Звичайно, ні! Не потрібно проводити повномасштабний аналіз, щоб знати, коли на щось треба очевидно відповісти «так» або «ні».

Так коли ж необхідний аналіз рішень по типу «так-ні»? Ось кілька критеріїв, що вказують, що варто провести аналіз: 

  • У вас немає всієї необхідної інформації, щоб прийняти розумне рішення, і аналіз допоможе знайти і зібрати цю інформацію.
  • Проект зачіпає відразу кілька відділів і / або вимагає співпраці із зовнішніми організаціями, і вам потрібно обдумати те, як цей проект може відбитися на відносинах, ресурсах та інших факторах.
  • Існує відразу кілька різних підходів до цього проекту, і складно вирішити, чи потрібно продовжувати, поки ви не обміркували деякі варіанти.
  • Цей проект викликає у вас сильні почуття (за, проти або і те, і інше), і вам хочеться переконатися, що ви уважно (і прозоро) проаналізували цю можливість до прийняття рішення.
  • З цим проектом пов'язані значні ризики і можливості (наприклад, ви можете придбати або втратити величезну суму грошей або важливі відносини), і ви хочете бути впевнені, що провели вдумливий аналіз, до того як станете рухатися далі або вирішите залишитися на місці.

Іншими словами, як ви вже, ймовірно, зрозуміли, аналіз рішень по типу «так-ні» допоможе вам приймати розумні рішення, але це ще не все. Формальний, повний аналіз на «так-ні» допоможе зробити так, щоб інші члени команди і бізнесу підтримали ваше рішення, а ви будете впевнені, що приймаєте рішення на основі даних всіх зацікавлених сторін.

 остаточному підсумку, ваша мета як менеджера - не тільки приймати зважені рішення, а й підтримувати сильну, згуртовану команду. Якщо ви оцінюєте проект, який відстоював хтось (або якась група) з вашої організації, вам знадобиться підтримка цієї групи, щоб підтримувати моральний дух, якщо ваша оцінка виявить серйозні проблеми.

Як зауважує автор Берні Сібен в статті з аналізу рішень типу «так-ні» в журналі «Civil and Instructional Engineer»: «Належна оцінка за типом «так-ні », особливо якщо на ній наполягає і її вимагає основне керівництво фірми, допоможе тому , хто приймає рішення, сказати «ні», коли це необхідно. Цей процес також допоможе переконатися, що ви не пропустіть жодну життєздатну можливість через низку неправильних припущень або нестачі уваги.»

Основи методу прийняття рішень по типу «так-ні» 

Базовий процес проведення оцінки за принципом «так-ні» включає в себе наступні основні кроки: 

Крок 1: Зіставте інформацію 

Які параметри проекту або пропозиції, яке ви розглядаєте? Чим більше у вас інформації, тим краще рішення ви приймете. Як мінімум вам потрібно розуміти передбачувані витрати, тимчасові терміни проекту, необхідні ресурси та очікувані результати.

Крок 2: Зберіть зацікавлені сторони 

У ситуації «так-ні» важливо зібрати не тільки тих, хто має необхідні знання для аналізу можливих ризиків і вигод, а й тих, хто може щось придбати або втратити через вашого рішення. Іншими словами, ви, звичайно, повинні залучити кого-то, хто володіє кмітливістю і досвідом в фінансах і може оцінити потенційні фінансові ризики і можливості, але вам також варто залучити того (або тих), у кого спочатку виникла ця ідея, навіть якщо він НЕ клацає цифри, як горіхи. 

Крок 3: Визначте, які фактори потрібно взяти до уваги 

Кожен проект унікальний, і фактори, які ви приймаєте до уваги, повинні відповідати даного проекту. Завжди мають значення основні фінансові ризики і вигоди, але може бути також важливо прийняти до уваги нематеріальні наслідки, такі як посилення або ослаблення відносин з іншими представниками вашої сфери, нові можливості, які можуть виникнути під час завершення проекту, і так далі. 

Крок 4: Мозковий штурм 

За допомогою таких інструментів, як матриця прийняття рішень і дерево прийняття рішень, ваша група зможе обміркувати ризики і можливості, пов'язані з проектом. 

Крок 5: Аналіз 

Після закінчення мозкового штурму вам, ймовірно, буде неважко проаналізувати результат. Найчастіше стає ясно, що проект дійсно буде (або не буде) оптимальним зараз. 

Крок 6: Ухвалення рішення

Хоча грошове питання, найімовірніше, торкнеться тільки вас, менеджера, має сенс постаратися прийняти одностайне рішення: так чи ні. Часто негативне рішення можна сформулювати як «поки немає», «не в цей раз» чи «не при даних обставинах», що дозволить зацікавленим сторонам покинути стіл переговорів з почуттям, що їх ідеї були почуті і до них поставилися з повагою.

Мозковий штурм з матрицею прийняття рішень 

Існує безліч інструментів для мозкового штурму і обмірковування проблем, але для рішень по типу «так-ні» ідеально підходить матриця прийняття рішень. Ця матриця - приголомшливий інструмент, який допоможе побачити позитивні, нейтральні та негативні сторони факторів, обраних для розгляду; дерево прийняття рішень допоможе поміркувати над наслідками рішень типу «так-ні».

Матриця - це таблиця, в якій зверху вниз перераховані ваші критерії, а нагорі є місце для позитивного, нейтрального і негативного аналізу. Ви групою заповнюєте порожні місця настільки, наскільки можете, при необхідності, до заповнення матриці може знадобитися додатково вивчити питання.

Наприклад, уявіть, що вашій команді випала можливість відповісти на запит пропозиції по великому проекту в сфері консалтингу. Це дуже хвилююче пропозицію, але це також велике підприємство, і ви хочете переконатися, що ваші зусилля відповідають цій можливості. Ви зібрали команду зацікавлених сторін і вирішили взяти до уваги такі чинники: 

  • Чи є у нас ресурси і час для складання пропозиції?
  • Чи знаходиться цей проект в нашій сфері компетенції?
  • Чи принесе нам цей проект досить прибутку, виходячи з його бюджету і витрат? 
  • Чи надасть цей проект можливість розширити наш досвід або ринок? 
  • Розумні чи витрати по складанню пропозиції в порівнянні з нашими шансами отримати цей проект? 
  • Як добре ми знаємо потреби і переваги клієнта? 
  • Чи можна сказати, що наші конкуренти краще підготовлені або мають більше зв'язків, ніж ми, щодо цього проекту та / або клієнта?
  • Чи є у нас внутрішні або зовнішні ресурси, щоб практично здійснити цей проект? 
  • Чи справді цей проект відповідає нашій корпоративної стратегії і цілям?
  • Як відреагують наші поточні клієнти, якщо ми візьмемося за цей проект? 
  • Які наші шанси отримати цей проект? 
  • Чи відомий точний розмір фінансування проекту? 

Для створення матриці почніть з перерахування цих питань зверху вниз на лівій стороні таблиці. Далі створіть заголовки колонок: так, ні, кількість очок за варіантами. Обговоріть з групою один за одним всі питання, по ходу заповнюючи таблицю висновками свого мозкового штурму.

Приклад частково заповненою матриці прийняття рішень. 

Наприклад, відповідаючи на питання «Чи є у нас внутрішні або зовнішні ресурси, щоб практично здійснити цей проект?», ваша група може відзначити як позитивну сторону то, що у вас є багато співробітників з необхідними навичками, але як негативну сторону то, що вам не вистачає співробітників зі знаннями в ключових областях. Тому у вас є варіант залучити в команду проекту персонал за додаткову плату. Ваш рахунок (часто представляється від 1 до 5) буде 3: у вас є половина знань і досвіду, необхідних для того, щоб успішно конкурувати за цей проект.

Як тільки ви разом з групою заповніть матрицю, порахуйте окуляри, щоб зрозуміти, ви схиляєтеся до «так» або «ні». Як тільки ви перевірите рахунок, може стати очевидно, потрібно рухатися вперед або залишатися на місці. Може також трапитися, що ви відкриєте для себе ряд варіантів, які дозволять більш повно підготуватися до цієї або подібної можливості в майбутньому.

Метод прийняття рішень по типу «так-ні» в життя

Які можливі наслідки проходження своєму шостому почуттю при прийнятті важливого рішення типу «так-ні»? Звичайно, є ймовірність, що, якщо у вас вистачає досвіду і знань (і удачі!), Ви приймете чудове інтуїтивне рішення і пожнете приголомшливі плоди. Але якщо вам не вистачає виняткового розуміння (або удачі), недоліки цього методу лякають. Серед них: 

  • Втрата дорогоцінного часу, грошей і ресурсів за пропозицією або проекту, у яких не було ні єдиного реального шансу на успіх.
  • Відмова від по-справжньому що стоїть можливості і, отже, програш в плані доходу і престижу, в також втрата підтримки і поваги колег.
  • Нездатність фірми слідувати потребам існуючих клієнтів, при цьому піддаються ризику поточні та цінні відносини.
  • Приречення компанії на публічний провал, таким чином ставлячи під сумнів ступінь довіри вашої компанії (не кажучи про вас самих).

Залежно від типу вашого бізнесу, існує навіть імовірність без необхідності поставити під загрозу життя людей, прийнявши неправильне рішення типу «так-ні». Наприклад, поспішаючи з проектом з перевезень, безпеки або здоров'ю, до якого ви не були повністю готові, ви можете зіткнутися з важкими наслідками.

Через те, кілька важливо прийняття рішень за принципом «так-ні», багато компаній (особливо в сфері проектування та здоров'я) впроваджують цей метод в різні щоденні аспекти бізнесу. Не дивно, що одна зі сфер діяльності, широко використовує цей метод, - гірська промисловість. У цій області велика кількість коштів витрачається на виявлення і оцінку потенційних покладів, і, само собою, присутні величезні капітальні витрати і турбота про безпеку і здоров'я безпосередньо при видобутку копалин. Чи повинна компанія продовжувати з проектом, з огляду на стільки потенційних ризиків?

У 2011р. австралійська гірничодобувна компанія «Rio Tinto» використовувала складну і детальну матрицю для аналізу відносних переваг відкриття нового залізного рудника. У їхньому випадку серед чинників були такі складності, як тип і кількість доступних руд, близькість пластів води в руднику, ризики при проведенні видобутку і так далі. Документ, який вони створили, називався «Ризик катастрофічних наслідків». Як ви можете уявити, гірничодобувні компанії досить консервативні в оцінці потенційного ризику, таким чином, загрози і ризик щодо здійснення нового проекту часто оцінюються як дуже високі. 

Що метод «так-ні» означає для вас 

Можливо, ваша ситуація не стосується життя і смерті, але прийняття рішення може сильно вплинути на добробут вашої фірми. В цьому випадку краще витратити час на аналіз всіх «за» і «проти» з приводу запуску складного і витратного проекту.

Вірно, що хтось може скаржитися на ваше небажання «просто зробити це», і тоді вам доведеться мати справу з критикою на свою адресу. Проте, в довгостроковій перспективі ви будете знати, що взяли найкраще рішення з можливих при наявною інформацією. Якщо щось піде не так, важливо знати, що ви зробили найголовніше: це рішення не було лише вашої примхою, і ви не брали його без своєї команди. 

Джерела 

Зображення: Дорожній стовп зроблений Simple Icons з «Noun Project».

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.