Làm thế nào để tìm thấy thiếu email trong MS Outlook (đó là Email của tôi?)

() translation by (you can also view the original English article)

Bạn đã bao giờ tự hỏi: email của tôi ở đâu?

Một lần nữa, một email quan trọng mà bạn đang mong đã biến mất. Hoặc có lẽ đó là một email mà bạn nhận được vào ngày hôm nay, nhưng không thể tìm thấy ngày hôm nay. Dù bằng cách nào, thiếu email có thể được gây phiền nhiễu.

Nhưng thiếu email là nhiều hơn chỉ gây phiền nhiễu. Họ có thể chi phí tiền doanh nghiệp của bạn. Nếu email thiếu đó là một khách hàng đặt hàng? Hoặc nếu nó đã từ một khách hàng người đã có một câu hỏi quan trọng? Nếu bạn không nhận được trở lại để khách hàng của bạn một cách kịp thời, họ có thể mất kinh doanh của họ ở nơi khác.

Nếu email của bạn đã biến mất từ Outlook, bạn cần phải tìm hiểu lý do tại sao. Quan trọng hơn, bạn cần phải tìm hiểu làm thế nào để có được những người thiếu email trở lại.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học bốn địa điểm nơi mà hầu hết thiếu Emails in Outlook email kết thúc. Bạn cũng sẽ khám phá làm thế nào để lấy các email bị mất của Outlook. Chúng tôi sẽ nói về nơi email được đánh dấu là thư rác đi. Thêm vào đó, chúng tôi sẽ bao gồm làm thế nào để tìm thấy lưu trữ email trong Outlook.

Hướng dẫn đến hộp thư đến không làm chủ (eBook miễn phí tải về)

Trước khi đi xa hơn trong việc học làm thế nào để sử dụng Microsoft Outlook, hãy chắc chắn để lấy eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Hướng dẫn đến hộp thư đến số không làm chủ. Đó là chiến lược tổ chức bữa wth hộp thư đến và killer Mẹo để quản lý tất cả các email đến của bạn hiệu quả hơn.

Bây giờ chúng ta hãy đào vào vật liệu trên làm thế nào để tìm thấy thiếu email trong Outlook.

Làm thế nào để tìm thấy thiếu email (Video)

Tìm hiểu làm thế nào để sử dụng chức năng tìm kiếm của MS Outlook để tìm thiếu Outlook tin nhắn trong đoạn video ngắn này.

Email Outlook của bạn ở đâu?

Nó không phải là không phổ biến cho các email bị mất trong bất kỳ hệ thống email đi. Thông thường, email bị mất đi khi một email vô tình xóa. Nó cũng có thể xảy ra nếu hệ thống email sai gắn cờ thư đến là thư rác, mà có nghĩa là tin nhắn không bao giờ tới hộp thư đến của bạn. Ít thường xuyên hơn, một email có thể bị mất đi nếu nó được lưu trữ và bạn không nhận ra nó. Hoặc, nếu bạn vô tình gửi nó trong thư mục email sai.

Để tìm thấy của bạn Outlook bị mất email, hãy kiểm tra các câu hỏi: nơi nào Outlook lưu trữ email? Trong MS Outlook, sau đây là các thư mục chính mà bạn nên tìm thiếu thư điện tử:

Thư mục lưu trữ. Outlook tạo ra cặp này lần đầu tiên mà bạn lưu trữ tin nhắn. Tin nhắn cũ được tự động gửi đến thư mục lưu trữ sau một thời gian xác định.
Thư mục mục đã xoá. Đây là một trong các thư mục mặc định MS Outlook. Đó là thông điệp đi đâu khi bạn xóa chúng.
Trong thư mục Email rác. Thư mục này cũng là một thư mục mặc định của Microsoft Outlook. Email mà dường như thư tạp đi vào thư mục này. (Cho dù thông báo đã kết thúc trong thư mục này phụ thuộc vào cách cài đặt email rác được xác định.)
Thư mục thư rác. Mặc định trong Outlook là cho tin nhắn rác để đi vào các thư mục Email rác. Tuy nhiên, nếu bạn đã có một bộ lọc thư rác của bên thứ ba add-in, bạn có thể cũng có một thư mục thư rác được tạo ra bởi add-in.

Lưu ý: Tùy thuộc vào cài đặt của bạn, gửi email trong thư mục mục đã xoá và thư mục Email rác có thể được tự động xóa sau một thời gian quy định. Nếu điều này xảy ra, bạn có thể không thể truy lục email. Nếu bạn đang sử dụng Outlook từ bên trong một doanh nghiệp hoặc trường học, yêu cầu quản trị của bạn những gì đang có chính sách lưu giữ thư điện tử.

Nó không phải là khó khăn để tìm thư mục mục đã xoá hoặc thư mục Email rác. Tất cả bạn cần làm là tìm trong danh mục chính Pane:

Deleted Itmes and Junk Email Folders — Thiếu Emails in Outlook email thường được tìm thấy trong thư mục mục đã xoá hoặc thư rác Email.

Thư mục lưu trữ có thể thêm một chút khó khăn để tìm thấy kể từ khi nó có thể được ẩn, hoặc nó có thể không được gọi là lưu trữ. Nó cũng có thể không được thiết lập.

1. thiết lập thư mục lưu trữ của bạn

Để thiết lập thư mục lưu trữ của bạn, nhấp vào biểu tượng lưu trữ trên ribbon. Thiết lập lưu trữ One-Click popup sẽ xuất hiện:

Nhấp vào nút tạo cặp lưu trữ để tạo ra một thư mục mới có tên lưu trữ. (Bạn cũng có thể chọn để sử dụng một thư mục sẵn có cho các tin nhắn lưu trữ của bạn.) Thư mục lưu trữ mới được thêm vào ngăn dẫn hướng của bạn:

New archive folder — Thư mục lưu trữ mới xuất hiện bên dưới thư mục mục đã xoá.

Làm thế nào để tìm thấy thiếu email trong Outlook

Nếu bạn đang tìm kiếm mất email trong Outlook, bạn có thể hoặc là vào thư mục nơi bạn nghi ngờ mục. Hoặc, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook tìm kiếm tiện ích. Dưới đây là làm thế nào để tìm thấy tin nhắn của bạn bị mất trong một số tình huống phổ biến:

1. tìm một Email trong thư mục mục đã xóa

Dưới đây là cách để tìm kiếm email đã bị xóa trong Outlook. Không có vấn đề thư mục email bị mất là vào, bắt đầu bằng cách xác định vị trí thư mục trong ngăn dẫn hướng. Nhấp vào thư mục để mở nó và xem các thư của bạn. Trong trường hợp này, tôi đã mở thư mục mục đã xoá:

Deleted Items Folder — Thư mục mục đã xoá là một nơi tốt để tìm thiếu email.

Nếu bạn không thấy thông báo mất tích trong thư mục, sử dụng thanh cuộn bên phải để di chuyển lên và xuống thông qua các thư cho đến khi bạn tìm thấy nó. Bạn cũng có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng của thư.

Phương pháp này của việc tìm kiếm tin nhắn bị mất email hoạt động tốt khi bạn không có nhiều thư trong một thư mục. Nếu bạn đã có rất nhiều tin nhắn, bạn có thể cần để sử dụng Microsoft Outlook tìm kiếm.

2. Tìm mất các tin nhắn trong thư mục thư rác

Đôi khi hệ thống sai lầm các thư mới cho thư rác. Khi điều đó xảy ra, các thư được gửi đến thư mục Email rác. Nếu bạn đang mong một email, nhưng nó không bao giờ đến, kiểm tra các thư mục Email rác. Dưới đây là làm thế nào để làm điều đó:

Xác định vị trí thư mục Email rác trong ngăn dẫn hướng:

Spam folder — Các thư mục Email rác (hoặc thư rác) là một nơi để tìm thiếu Outlook tin nhắn.

Bấm vào các thư mục Email rác để mở nó:

Khi tìm kiếm Outlook bị mất email, đừng quên để kiểm tra thư mục thư rác Email (thư rác).

Trong ví dụ này, tôi đang tìm kiếm một email về logo mới của công ty:

Missing email message — Nếu bạn không có nhiều tin nhắn trong thư mục thư rác Email của bạn, bạn có thể dễ dàng tìm thấy thiếu email trong Outlook.

Kể từ khi các thư mục Email rác trong ví dụ chỉ chứa hai tin nhắn, nó rất dễ dàng cho tôi để xác định vị trí thư tôi đang tìm kiếm. Nếu thư mục thư rác Email của bạn là đầy đủ, bạn có thể sử dụng thanh cuộn hoặc thanh tìm kiếm để xác định vị trí các tin nhắn email thiếu.

Lưu ý: Trong khi các tin nhắn trong thư mục, Hệ thống sẽ xem xét chúng để là thư rác. Bạn sẽ không thể để nhấp vào liên kết trong thư hoặc tải về tập tin đính kèm cho đến khi các email được di chuyển đến một thư mục khác.

3. Tìm mất tin nhắn bằng cách sử dụng Microsoft Outlook tìm kiếm

Nếu bạn đã mất một thông báo và không có ý tưởng nơi mà nó có thể, nhưng biết một chút về tin nhắn, bạn có thể sử dụng tiện ích tìm kiếm email của Microsoft để tìm thấy nó. Bạn có thể tìm thấy công cụ tìm kiếm Outlook trên các tin nhắn trên bên phải:

Outlook Search tool — Bạn cũng có thể sử dụng công cụ của MS Outlook tìm kiếm để tìm email bị mất.

Sử dụng tiện ích tìm kiếm, gõ một từ hoặc cụm từ các email bị mất tích trong hộp tìm kiếm. Mặc định là để tìm kiếm tất cả thư trong hộp thư mà bạn đang sử dụng. Sử dụng hộp ở bên trái để tinh chỉnh thêm tìm kiếm của bạn trong hộp thư hiện tại:

Refining an Outlook Search — Bạn có thể xác định cách kết quả tìm kiếm của bạn xuất hiện.

Bạn có thể chọn tất cả thư, số lượng thư chưa đọc, hoặc chỉ đề cập đến thư. Bạn cũng có thể chọn cách kết quả tìm kiếm được tổ chức và làm thế nào họ xuất hiện trên màn hình (Hiển thị như là cuộc hội thoại) hoặc hiển thị trong các nhóm.

Để xác định làm thế nào kết quả tìm kiếm được sắp xếp, bấm vào tùy chọn sắp xếp bởi. Dưới đây là một cái nhìn sâu hơn về các tùy chọn khác nhau, bạn đã có để sắp xếp kết quả tìm kiếm của bạn:

Arranging search results — Bạn thậm chí có thể xác định thứ tự mà kết quả của bạn xuất hiện trong.

Nếu bạn muốn tìm kiếm nhiều hộp thư hiện tại, sử dụng hộp bên phải của công cụ tìm kiếm để xác định hộp thư những gì sẽ được tìm kiếm:

Search parameters — Outlook mặc định để tìm kiếm các hộp thư hiện tại, nhưng bạn có thể thay đổi điều đó.

Nếu bạn đã có không có ý tưởng nơi là email Outlook của bạn bị thiếu, tùy chọn cuối cùng, tất cả các mục Outlook là lựa chọn tốt nhất của bạn để tìm email bị mất của bạn. Tuy nhiên, tất cả các mục Outlook sẽ không tìm thấy khoản mục trong thư mục mục đã xoá, cặp thư tạp hoặc thư mục lưu trữ. Để tìm thư email trong các thư mục này, bạn phải tìm kiếm từ trong thư mục.

Làm thế nào để có được Outlook của bạn mất email trở lại

Nếu bạn biết thư mục email sẽ bị mất của bạn là trong (hoặc nếu bạn có thể đoán), lấy nó là khá dễ dàng. Bạn có thể hoặc là bản sao các email bị mất trở lại vị trí nơi bạn muốn nó. Hoặc, bạn có thể kéo nó vào thư mục bạn muốn.

1. di chuyển các thư đã truy xuất vào thư mục gốc

Một khi bạn đã tìm thấy các tin nhắn mà bạn đang tìm kiếm, nhấn vào đó để chọn nó. Sau đó nhấp vào biểu tượng di chuyển trong Ribbon. Popup menu liệt kê các thư mục khác nhau mà bạn có thể di chuyển thư đã chọn cho:

Moving an email message — Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để nhận được tin nhắn email của tôi quay trở lại nơi nó thuộc về, sử dụng các tùy chọn di chuyển.

Bấm vào tên thư mục mà bạn muốn di chuyển thư. Thông báo email thiếu khỏi cặp hiện thời và được chuyển vào cặp đã chọn.

2. truy xuất Outlook tin nhắn bằng cách sử dụng kéo và thả

Bạn cũng có thể truy xuất thư mục Outlook bằng cách sử dụng kéo và thả. Kéo và thả một thư email, nhấp vào tin nhắn để chọn nó. Trong ví dụ dưới đây, tôi đã chọn một email từ thư mục mục đã xoá:

Select an Email to Move — Chọn email để di chuyển và sau đó kéo nó vào thư mục chính xác.

Tiếp tục giữ phím chuột và kéo được lựa chọn email vào Outlook thư mục nơi bạn muốn nó. Trong trường hợp này, tôi di chuyển thư từ thư mục mục đã xoá từ My New Boss thư mục:

Dragging a message to a new folder — Bạn có thể sử dụng kéo và thả để di chuyển một thư email trong MS Outlook.

Khi bạn thả nút chuột, thư đã chọn sẽ có trong thư mục mới bạn đã chọn.

Làm thế nào để lấy lại một Email từ một tập tin dữ liệu Outlook

Nếu email Outlook của bạn được thiết lập với một cửa sổ POP hoặc IMAP, các thư của bạn được lưu trữ như tập tin thư mục cá nhân (. PST các tập tin). Bạn có thể nhập các tập tin trở thành hệ thống email Outlook của bạn

Bắt đầu bằng cách nhấp vào tab File ở góc trên bên trái của hộp thư của bạn. Màn hình thông tin tài khoản sẽ hiển thị. Nhấp vào tùy chọn trình đơn mở & xuất khẩu trên bên trái:

Retrieve a message from a data file — Dưới đây là làm thế nào để tìm thấy lớn lưu trữ email trong Outlook.

Nhấp vào tùy chọn mở tập tin dữ liệu Outlook. Màn hình mở tập tin dữ liệu Outlook sẽ hiển thị. Điều hướng đến thư mục nơi lưu trữ tập tin Outlook của bạn:

Email data file — Đôi khi, bạn có thể cần để lấy một tin nhắn từ một file dữ liệu.

Bấm vào các tập tin lưu trữ để chọn nó. Sau đó bấm OK. Một thư mục mới xuất hiện trong ngăn dẫn hướng của bạn chứa các thư đã lưu trữ.

Di chuyển qua các tin nhắn để tìm thấy cái bạn cần. Hoặc, sử dụng thanh tìm kiếm. Sau đó, sao chép tin nhắn truy cập vào thư mục thích hợp.

Làm thế nào để ngăn chặn các email của bạn từ biến mất trong Outlook

Cách tốt nhất để giữ cho email vô tình biến mất từ Outlook là để tổ chức các hộp thư của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách thiết lập thư mục để giúp tổ chức các email của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng quy tắc để tự động sắp xếp một số email vào thư mục cụ thể hoặc thậm chí để chặn email từ người gửi được xác định trước.

Cho một hướng dẫn đầy đủ trên làm thế nào để tổ chức các hộp thư của bạn, đăng ký nhận bản tin Tuts + kinh doanh và lấy eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Hướng dẫn đến hộp thư đến số không làm chủ. Nó được đóng gói với các hộp thư đến tổ chức chiến lược và killer Mẹo để quản lý tất cả các email đến của bạn hiệu quả hơn.

Kết luận

Bây giờ bạn biết làm thế nào để tìm thư email thiếu MS Outlook của bạn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã giải quyết các vấn đề của email biến mất từ Outlook. Bạn đã học được làm thế nào để lấy lại email đã bị xóa từ Outlook. Bạn cũng đã học được làm thế nào để tìm và lấy các lưu trữ email trong Outlook. Chúng tôi thậm chí đã thảo luận làm thế nào để tìm và lấy mất tin nhắn từ các thư mục Email rác.

Tốt nhất của tất cả, bạn không còn phải hỏi: "ở đâu là email của tôi?" Và cũng không làm bạn phải lo lắng về việc mất hoặc bất mãn khách hàng do mất email trong Outlook.