Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Word

Cách chuyển đổi & chỉnh sửa tài liệu PDF trong Microsoft Word

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Going Paperless.
Effortless Paperless Nirvana With Mail, Hazel and Evernote
How to OCR Documents for Free in Google Drive

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Nguyễn Thành Phúc (you can also view the original English article)

Có những tài liệu Word bạn có thể muốn chỉnh sửa, và trong đó có các file PDF.

File PDF là định dạng tuyệt vời như khi in ra giấy, chúng hiển thị chính xác như nhau, ở mọi nơi, bất kể bạn xem trên ứng dụng nào với phông chữ gì bạn đã cài đặt. Khi bạn muốn chia sẻ tập tin và đảm bảo rằng nó luôn luôn hiển thị chính xác như nhau, PDF là một cách hay để thực hiện.

Tuy nhiên, tập tin PDF có một vài khó khăn nhất để chỉnh sửa. Mọi người đều có một ứng dụng để xem trước các file PDF, như người xem được xây dựng vào hệ điều hành hiện đại nhất, nhưng việc chỉnh sửa chúng thường yêu cầu Adobe Acrobat. Nó là một công cụ tuyệt vời nếu bạn sở hữu nhưng chi phí của nó xa tầm tay đối với nhiều người.

Không sao, bởi vì bản sao của Word có thể chỉnh sửa tài liệu PDF! Trong hướng dẫn này, tìm hiểu cách để nhập và chuyển đổi file PDF sang định dạng Word, vì vậy bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa chúng.

Có một số vấn đề định dạng để xem khi mở tập tin PDF trong Word, mà chúng ta sẽ xem xét. Ngoài ra, nếu bạn có một phiên bản Word cũ, có một số công cụ miễn phí và tính phí để nhận được file PDF của bạn vào một định dạng mà bạn có thể làm việc.

Hãy cùng đi sâu và xem cách làm việc này.

Cách nhập, chuyển đổi, & chỉnh sửa file PDF trong Word

Một trong những tính năng trong các phiên bản mới của Word - bản sao Word mà bạn nhận Office 365 trên PC — được xây dựng sẵn để hỗ trợ cho nhập các file PDF và chỉnh sửa chúng trong Word. Bạn sẽ không thể chỉnh sửa tài liệu PDF gốc. Thay vào đó, Word chuyển đổi PDF sang định dạng gốc của Word, quay lại lựa chọn header tới Word styles và nhiều hơn nữa, vì vậy bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và tái sử dụng các tài liệu.

Để nhập tệp PDF vào Word, chỉ cần mở nó trong Word hoặc nhấp chuột phải vào một tập tin PDF trong Explorer và chọn mở nó trong Word. Bạn sẽ thấy một cảnh báo đã được chuyển đổi sẽ không giống chính xác như bản gốc. Nhấp vào OK, và sau khi tạm dừng tệp PDF của bạn sẽ mở trong Word.

Word PDF Import
Nhập tài liệu PDF hiển thị trong Word, với TOC không thẳng hàng.

Word thực hiện khá tốt việc nhập các tài liệu PDF theo một vài cách nhưng cũng có  một chút lộn xộn theo một vài trường hợp khác nhau. Nếu bạn chuyển đổi tập tin PDF sử dụng phông chữ tiêu chuẩn trên PC, chuyển đổi tài liệu Word thực sự có thể khá tương tự như file PDF gốc; Nếu không, bạn sẽ có khả năng gặp header quá khổ, hoặc đoạn văn cách khoảng kỳ cục, và nhiều hơn nữa.

Cách sửa kiểu văn bản Word trong tập tin PDF đã chuyển đổi

Điều đó có thể chỉnh sửa tương đối dễ dàng, vì Word nhập các đoạn văn bản PDF bằng cách sử dụng Word Styles. Chọn một phần văn bản lộn xộn để hiển thị style văn bản nó sử dụng, sau đó chỉnh sửa style trong Word và tất cả các phần tương tự sẽ tự động cập nhật.

Tương tự, Word sẽ nhập headers và footers một cách chính xác-thậm chí có thể nhận biết khi tài liệu sử dụng các footer khác nhau cho các trang-vì vậy bạn có thể chỉnh sửa chúng một lần và những thay đổi sẽ hiển thị trên toàn bộ tài liệu.

Word Document sections in an imported PDF
Chỉnh sửa footers và headers của tài liệu PDF giống như bất kỳ tập tin Word khác.

Khi Word chuyển sang tập tin PDF không đúng

Trong khi Word thực hiện khá tốt công việc nhập các file PDF với văn bản và định dạng đơn giản, nó có xu hướng làm rối lên khi bạn nhập các dạng PDF.

Nó không bao gồm bất kỳ dữ liệu nào bạn đã lưu trong form trường văn bản, và sẽ lộn xộn khoảng cách, đường thẳng, hộp văn bản, và nhiều văn bản nhập vào. Đối với hầu hết các mục đích, bạn muốn tái tạo form tốt hơn là nhập dữ liệu thông qua Word.

A PDF form imported into Word with poor formatting
Các dạng PDF cho kết quả không tốt khi nhập sang Word.

Chuyển đổi PDF sang định dạng Word bằng cách sử dụng các ứng dụng phổ biến khác

Word cho Mac, iPad Word Online, cùng với các phiên bản cũ của Word trên máy tính, không thể mở và chỉnh sửa file PDF. Nếu bạn muốn chỉnh sửa file PDF trong bất kỳ phiên bản, trước tiên bạn sẽ cần để chuyển đổi chúng sang định dạng Word, và sau đó mở các tập tin đã được chuyển đổi trong Word.

Những công cụ chuyển đổi PDF sang Word: Acrobat, Google Drive và PDFPen

Nếu bạn có một bản sao của Adobe Acrobat (bao gồm với hầu hết các mục đăng ký Creative Suite và Creative Cloud), bạn có thể sử dụng nó để chuyển đổi tài liệu PDF sang định dạng Word trên máy Mac hoặc PC của bạn. Chuyển đổi có chất lượng rất cao, và nếu tài liệu PDF của bạn bao gồm các hình ảnh cùng văn bản, nó sẽ được nhận dạng bằng ký tự quang học - OCR để chỉnh sửa khá tốt. Bạn cũng có thể chuyển đổi tài liệu PDF trong Google Drive:

Bạn cũng có thể sử dụng Acrobat Online  để chuyển đổi và OCR PDF, mặc dù nó không phải là miễn phí. Nếu bạn cần chuyển  PDF sang Word tốt nhất, chi phí bỏ ra là xứng đáng.  Nếu bạn đã scan một tài liệu và muốn chuyển đổi nó sang định dạng Word, nó là một trong vài công cụ sử dụng hiệu quả. 

Nếu bạn đang sử dụng một máy Mac và có một bản sao PDFPen, nó có thể xuất file PDF sang Word dễ dàng, hoàn toàn với OCR. Nó bao gồm nhiều chỉnh sửa tuyệt vời của Acrobat và các tính năng xuất tập tin, do đó, nó là một lựa chọn tốt nếu bạn cần phải thường xuyên xuất file PDF sang Word.

Công cụ chuyển đổi Nitro PDF sang định dạng Word

Một lựa chọn khác khá tốt là một ứng dụng web: Nitro. Nó là công cụ hoàn hảo cho bạn có nhu cầu chuyển đổi một lần hoặc thực hiện các chuyển đổi PDF sang Word thường xuyên hơn.

Nitro Cloud converts PDF files to Word text
Nitro: Một công cụ để chuyển đổi Word sang PDF.

Cách sử dụng Nitro để chuyển đổi file PDF sang định dạng Word

Chỉ cần tạo một tài khoản, sau đó tải  lên tập tin PDF bạn muốn chuyển đổi trực tiếp từ máy tính hoặc tài khoản Dropbox, Google Drive hay OneDrive. Sau đó, nhấp vào nút Convert to Word.

Sau khi một lúc để chuyển đổi tài liệu, bạn có thể tải về và mở nó trong Word trên PC hoặc Mac của bạn hoặc trong Word Online, hoặc trong một trang Word hoặc Google Documents.

A converted PDF document from Nitro
Chuyển đổi PDF của nitro là khá tốt.

Cách hữu ích nào Nitro chuyển đổi file PDF sang định dạng Word?

Công cụ chuyển đổi Nitro từ PDF sang word không phải là hoàn hảo như của Acrobat, nhưng nó là tốt hơn nhiều so với việc chuyển đổi được xây dựng sẵn trong Word. Bạn vẫn sẽ có định dạng footer và heading như trong Word, nhưng chúng gần với tài liệu gốc hơn. Có một vài phông chữ ngẫu nhiên và khoảng cách điều hơi kỳ dị, nhưng nhìn chung, các tài liệu đã được chuyển đổi khá tốt.

Các Form đặc biệt đáng ngạc nhiên, vì Nitro chuyển đổi chúng gần như hoàn hảo. Bạn có thể dễ dàng có được một tài liệu Word với hầu hết các form theo cách này, chỉ chỉnh sửa một ít, chúng sẽ trông tương tự như tài liệu gốc.

Cách chuyển ngược tài liệu sang định dạng PDF

Dù phiên bản Word bạn sử dụng chỉnh sửa tệp PDF của bạn, tài liệu hoàn tất của bạn sẽ là một file Word theo mặc định. Nếu bạn muốn lưu tài liệu đã chỉnh sửa dưới dạng PDF lần nữa, điều đó dễ dàng để thực hiện.

Trên PC, chỉ cần nhấp vào tab File và chọn tùy chọn Save As, sau đó chọn PDF và lưu tệp với tên tệp mà bạn muốn. Nhấp vào nút Save. (Luân phiên, bạn có thể sử dụng tùy chọn Print và chọn Microsoft print to PDF là máy in của bạn.)

Changing a converted PDF file back to PDF in Word
Bạn có thể chuyển đổi một tài liệu Word lại sang định dạng PDF.

Trong Word Online, bấm vào tùy chọn File, chọn Print, sau đó save PDF tạo ra trên máy tính của bạn thay vì in nó. Trên máy Mac, hãy nhấp vào File > Save As..., sau đó trình đơn thả xuống Format chọn Download as PDF, và thêm tên bạn muốn.

Kết luận: Bạn có thể thay đổi tài liệu PDF sang định dạng Word một cách nhanh chóng

Tài liệu PDF không sử dụng được khi nhìn thấy lần đầu tiên. Tài liệu PDF có sẵn nhập trong Word làm cho nó chỉnh sửa đơn giản như với bất kỳ tài liệu nào khác. Bạn sẽ không có được tài liệu PDF chính xác như mong muốn, nhưng bạn sẽ có thể chỉnh sửa chúng mà không cần phải mua một ứng dụng đắt tiền khác.

Để biết thêm chi tiết về chỉnh sửa file PDF, xem bài hướng dẫn:

Nếu bạn có bất kỳ rắc rối về chỉnh sửa tài liệu PDF trong Word hoặc có các công cụ ưa thích để xuất file PDF, hãy cho chúng tôi biết trong các bình luận dưới đây.

Lời biên tập: Bài đăng này đã được xuất bản vào năm 2014. Nó đã được sửa đổi phù hợp với  hiện tại, chính xác và cập Nhật bởi đội ngũ nhân viên của chúng tôi  — với sự hỗ trợ đặc biệt từ Laura Spencer.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.