استراتيجيات فعالة لإدارة المخاطر

قمنا حتى الآن في سلسلتنا هذه عن إدارة المخاطر بالإطلاع على الأنواع الأساسية من المخاطر التي يمكن أن يواجهها عملٌ ما، وكيفية قياس مقدار الخطر في عملك.

بدون شك فإن الخطوة المنطقية التالية ستكون وضع خطة للتعامل مع كل الأخطار التي قمت بتحديدها، بحيث يمكنك أن تدير مخاطرك بشكل مستمر. ستتعلم بالضبط كيف تقوم بذلك في هذا الدرس.

سنبدأ برؤية كيف تبدو خطة إدارة المخاطر، وكيف يمكنك وضع واحدة للعمل الخاص بك. ثم سنطلع على الخيارات التي تمتلكها عند التعامل مع كل خطر من الأخطار، وكيف يمكنك أن تقرر الاستراتيجية التي يجب توظيفها. وآخيراً سنرى كيف يمكنك مراقبة الخطر في عملك بشكل مستمر، وتحديث خطتك عند الضرورة.

إن وضع خطة إدارة مخاطر مستقرة هو واحد من أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها من أجل عملك. الشركات تفشل في كل الأوقات، وأحياناً تلقي اللوم على الحظ السيء، "الاقتصاد"، أو أي ظروف أخرى غير متوقعة. إدارة المخاطر تتمحور حول التحضير لأكبر عدد ممكن من الأحداث السلبية، بحيث يكون بإمكانك ركوب العواصف التي تسبب الانهيار لمنافسيك.

ما يزال بإمكان الكوارث أن تدمر أفضل الخطط الموضوع، بدون شك، لكن أخذ إدارة المخاطر على محمل الجد سيزيد وبدون شك فرصك في النجاح على المدى الطويل. لذا دعنا نبدأ.

1. حضر خطةً

كل عمل يجب أن يمتلك خطة إدارة مخاطر قوية. إليك دليل لوضع واحدة.

يمكن للصيغة أن تختلف بشكل كبير، اعتماداً على احتياجات شركتك. خطة إدارة المخاطر للأعمال المعقدة والكبيرة يمكن بسهولة أن تستهلك مئات الصفحات، بينما العمل الصغير قد لا يمتلك سوى جدولٍ بياني يركز على العناصر الأساسية.

لكن هناك بعض العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في خطة إدارة المخاطر. وإليك ما هي:

• قائمة بالمخاطر الفردية
• تقييم لكل خطر بناءً على احتمالية وقوعه وأثره
• تقييم لقدرتك الحالية على التحكم به
• خطة عمل

لنلقي نظرةً على كلٍ منها بدورها. اذا كنت معنا منذ أول السلسلة، فستلاحظ أننا غطينا أول عنصرين في الدرس الماضي. لذا فإننا جصلنا على افضلية في خطتنا منذ الآن. هذا هو الجدول البسيط الذي وضعناه في آخر مرة:

إن خطتك الكاملة ستحتوي بدون شك على عناصر أكثر بكثير، لكن هذا المثال هو لتوضيح الصيغة فقط. يمكنك العودة للدرس الآخر لمعرفة المزيد من التفاصيل عن معنى كل علامة من العلامات السابقة.

لذا كي تكمل خطة إدارة المخاطر الخاصة بك، فإننا بحاجة لأن نضيف عامودين إضافيين آخرين لجدولنا.

العمود الأول الجديد هو تقييم للقدرة الحالية على التحكم بالأمور. لكل خطر من المخاطر التي حددتها، ما الأمور التي تقوم بها حالياً للتحكم بهذا الخطر، وما مدى فعاليتها؟

على سبيل المثال، لنلقي نظرة على العنصر الأول من جدولنا: "العميل الرئيسي للمؤسسة (أ ب ج) يدفع فاتورته بشكل متأخر". ربما تتحكم حالياً بهذا الخطر عن طريق إرسال تذكيرات مؤتمتة عندما تقترب الفاتورة من موعد الاستحقاق، وعن طريق تكليف شخص من طاقم العمل لديك بمتابعة الأمر عن طريق الاتصالات الهاتفية ورسائل البريد الألكتروني. يمكنك أن تذكر وسائل التحكم الحالية هذه في خطة إدارتك للمخاطر.

الخطوة التالية هي في تقدير فعالية هذه الأفعال. إلى أي مدى تجري الأمور بشكل جيد؟ إذا كان عميلك يدفع في معظم الأحيان في الموعد المحدد، على سبيل المثال، فمن ثم وسائل التحكم لديك فعالة. لكن إذا تأخرت المؤسسة (أ ب ج) في الدفع مرتين أو ثلاث مرات حتى الآن خلال هذه السنة، فإن ما تقوم به ليس كافياً. مجدداً، يمكنك استعمال مقياس بسيط من خمسة نقاط هنا:

1. غير كافٍ لدرجة كبيرة، أو لا يوجد
2. غير كافٍ
3. مرضي
4. قوي
5. قوي جداً

من ثم يفصِّل العنصر الآخير في خطتك الإجراءات التي تخطط للقيام بها من أجل إدارة الخطر بشكل فعالٍ أكثر. ما الذي يمكنك القيام به، سواءً لتقليل احتمالية حدوث هذا الأمر، أو للتقليل من أثره عندما يحدث.

العنصر الآخير معقدٌ أكثر بقليل، لذا سنطلع عليه بشكل مفصلٍ أكثر في القسم التالي من هذا الدرس.

2. قرر كيف ستتعامل مع كل خطرٍ من المخاطر

بالوصول الى هذه المرحلة من سلسلتنا، فإننا نكون قد حددنا الأخطار الرئيسية لعملنا، حددنا اولويتهم وفقاً لاحتمال وقوعهم وأثرهم، وقيمنا فعالية وسائل التحكم الحالية.

الخطوة التالية هي تقرير ما يجب القيام به تجاه كل خطر، بحيث يمكننا إدارتهم بأفضل شكل. في عالم إدارة المخاطر، هنالك أربع استراتيجيات أساسية:

1. تجنبه.
2. خفف منه.
3. انقله.
4. تقبله.

كل استراتيجية من هذه الاستراتيجيات تمتلك محاسنها ومساوئها الخاصة، وعلى الأغلب سينتهي بك الأمر وأنت تستعمل كلا منها. أحياناً من الضروري تجنب الخطر، وأحياناً آخر سترغب بالتخفيف من هذا الخطر، نقله، أو تقبله ببساطة. لنلقي نظرة على ما تعنيه كل عبارة من العبارات السابقة، وكيف تقرر التصنيف الصحيح لكل خطر من مخاطر عملك.

تجنب الخطر

أحياناً، الخطر سيكون خطيراً جداً بحيث أنك ترغب بالتخلص منه تماماً بكل بساطة، على سبيل المثال عن طريق تجنب النشاط بشكل كلي، أو عن طريق استعمال منهجٍ مختلفٍ تماماً. إذا كان هنالك نوع محدد من التجارة خطر جداً، فقد تقرر أن ما ستكسبه منه لا يستحق المخاطر التي ستواجهها، ومن ثم تتخلى عنه.

إن ميزة هذه الاستراتيجية هي أنها أكثر الاستراتيجيات فعاليةً عند التعامل مع خطر ما. عن طريق التوقف عن النشاط الذي قد يسبب مشاكل محتملة، فإنك تلغي احتمال أن تتكبد أي خسائر. لكن الأمر السيء فيها هو أنك ستخسر أيضاً أياً من الفوائد التي يمكن اكتسابها. النشاطات الخطرة يمكن أن تكون مربحة جداً، أو ربما يكون لها منافع أخرى على شركتك. لذا من الأفضل أن تستعمل هذه الاستراتيجية كحل آخير، عندما تكون قد جربت كل الاستراتيجيات الأخرى ووجدت أن مستوى الخطر ما يزال مرتفعاً جداً.

خفف من الخطر

إذا لم تكن ترغب بالتخلي عن النشاط كلياً، فإن تقليل الخطر المرتبط به هو منهجٌ شائع. اتخذ الخطوات لجعل احتمال حدوث النتيجة السلبية أقل، أو للتقليل من أثرها عند وقوعها.

في حالتنا السابقة، "العميل الرئيسي للمؤسسة (أ ب ج) يدفع فاتورته بشكل متأخر"، على سبيل المثال، بإمكاننا التقليل من احتمالية حدوث ذلك عن طريق توفير حوافز لجعل العميل يدفع فاتورته في الوقت المحدد. ربما حسم 10% عند الدفع المبكر، و غرامة عند الدفع المتأخر. التعامل مع الزبائن الذين يدفعون بشكل متأخر يمكن أن يكون أمراً صعباً، ولقد غطينا هذا الموضوع أكثر في درسنا حول إدارة التدفق المالي بفعالية أكبر، وهذان كانا زوجين من الخيارات فقط.

في المثال نفسه، يمكننا تقليل أثر الخطر عن طريق تجهيز وصول الى تسهيل ائتماني قصير الأمد. بهذه الطريقة، حتى لو دفع العميل في وقت متأخر، فلن ينفذ المال لدينا. للمزيد من المعلومات عن خيارات القروض قصيرة الأمد مثل التخصيم (بالإنجليزية Factoring) وحد التسهيلات الائتمانية (بالإنجليزية Lines of Credit)، اطلع على درسنا حول اقتراض المال لتمويل عمل.

هذه الاستراتيجية هي الأكثر شيوعاً على الأغلب، وهي مناسبة لمدىً واسع من الأخطار المختلفة. وتسمح لك بالاستمرار في النشاط، لكن مع أخذ الاحتياطات لجعله أقل خطراً. اذا تمت بشكل جيد، فإنك ستحصل على الأفضل من كلا الأمرين. لكن الخطر فيها هو أن تكون وسائل سيطرتك على الخطر غير فعالة، وينتهي بك الأمر وأنت تعاني من الخسارة التي كنت خائفاً منها.

انقل الخطر

جميعنا نعرف مفهوم التأمين من حياتنا اليومية، والأمر نفسه ينطبق على العمل. إن عقد التأمين هو ببساطة عملية نقل الخطر من طرف إلى طرف آخر، مع الدفع مقابل ذلك.

عندما تمتلك منزلاً، على سبيل المثال، فإن هنالك مخاطر كبيرة عن طريق فقدانه في حريق، السرقة، أو أي نوع آخر من الأضرار. ولهذا يمكن شراء بوليصة تأمين على المنزل، ونقل هذا الخطر إلى شركة التأمين. إذا جرت الأمور بشكل خاطئ، فإن شركة التأمين هي من سيتحمل الخسائر، وفي مقابل راحة البال التي تكسبها فإنك تدفع قسط تأمين.

عندما تمتلك عملاً، فإن لديك خيار نقل العديد من الأخطار إلى شركة التأمين أيضاً. يمكنك التأمين على عقاراتك ومركباتك، ويمكنك أيضاً أخذ العديد من أنواع التأمين على المسؤولية لحماية نفسك من الدعاوى القضائية. سنطلع على التأمين بشكل مفصل أكثر في درسنا القادم من هذه السلسلة، لكنه خيار جيد للتعامل مع المخاطر التي يكون لها أثر كبير محتمل، طالما كان بإمكانك إيجاد بوليصة بسعر معقول.

تقبل الخطر

كما رأيت، فإن إدارة المخاطر تأتي بثمن. إن تجنب الخطر يعني تقييد انشطة الشركة الخاصة بك وتضييع فوائد محتملة. تقليل الخطر قد يتضمن أنظة جديدة مكلفة أو إجراءات وضمانات يصعب التعامل معها. ولنقل الخطر تكلفة أيضاً، على سبيل المثال قسط التأمين.

لذا في حالة الأخطار البسيطة، فقد يكون أفضل خيار هو تقبلها ببساطة. لا يوجد أي منطق في الاستثمار وشراء حزمة كاملة من البرمجيات مرتفعة الثمن فقط لمجرد التخفيف من خطر لا يملك اصلاً هذا الأثر الكبير السيء في حال وقوعه. من أجل المخاطر التي أخذت علامةً منخفضة في الأثر واحتمالية الحدوث، قم بالبحث عن حل بسيط منخفض التكلفة، وإذا لم تجد واحداً، فقد يستحق الأمر ببساطة أن تتقبل الخطر وتستمر في عملك كالمعتاد.

إن فائدة قبول الخطر واضحة جداً: لا يوجد أي تكاليف، كما أنها لا تحجز أي موارد كي تركز على الأخطار الأكثر أهمية. الجانب السلبي لها واضح جداً أيضاً: لا يوجد أي وسائل للتحكم بالخطر. إذا كان الأثر واحتمال الحدوث قليلين لدرجة كبيرة، فإن هذا قد يكون جيداً. لكن تأكد أنك قيمت الأمور بشكل صحيح، كي لا تحصل على مفاجئة بغيضة لاحقاً.

3. راقب

اتخاذ التدابير أمرٌ غير كافي؛ عليك أن تتحقق أيضاً من انها تعمل، وأن تراقب عملك على نحو مستمر لتحديد والتعامل مع أي أخطار جديدة.

نقطة البداية هي الخطة التي كنت تحضرها. يجب عليك الأن أن تمتلك قائمة بكل الأخطار في عملك، تقييم لأثر وإمكانية حدوث كلٍ منها، تقدير لوسائل التحكم الحالية بها، وخطة عمل للتعامل معها. هذا مثال يبين كيف يمكن أن يكون شكلها عندما تجمع كل الأمور مع بعضها (اضغط على زر خطة إدارة المخاطر والتسجيل في أسفل الصفحة).

المشكلة في وثيقة مثل هذه هو أنك ستقضي الكثير من الوقت على تحضيرها مبدئياً، ومن ثم لا تعود لها او تقوم بتحديثها ابداً. خطة إدارة المخاطر الجيدة يجب أن تكون وثيقة حية، يتم الإشارة لها باستمرار وتحديثها لكي تعكس التغيرات الجديدة، المخاطر الجديدة، ومدى فعالية الأفعال التي اتخذتها.

قبل كل شيء، كل فعل تقوم بتحديده يجب أن يمتلك تاريخاً محدداً لإتمامه، وشخصاً رئيسياً مسؤولاً عنه. على سبيل المثال، مع عميلنا الذي يتأخر في الدفع، يمكنك أن تقرر أن مندوب المبيعات الخاص بنا، تينا، ستكون مسؤولة عن التفاوض على شروط الدفع مع المؤسسة (أ ب ج) لكي تصمم حوافزاً تجعلهم يدفعون دون تأخير، وأن هذا الإجراء سيتم الإنتهاء منه بحلول الأول من مارس (آذار).

عندما تنتهي تينا من القيام بذلك، فيمكنك أن تنقل ذلك من عامود "الإجراءات" الى عمود "وسائل التحكم الحالية". ومن ثم في الشهور اللاحقة، تقوم بالتحقق من مدى فعالية شروط الدفع الجديدة في تقليل هذا الخطر. إذا كان كل ذلك غير فعالٍ بعد، فإن بإمكانك التفكير بخيار التمويل قصير المدى للتقليل من أثر عمليات الدفع المتأخرة.

إذا لم يعمل أيٌ من الخيارات السابقة، فعندها يمكن البحث عن بدائل أخرى. اذا جربت كل شيء وما زال العميل يتأخر في الدفع، فمن ثم قد تقرر أن تتقبل الخطر في حال كان العميل هاماً فعلاً لك، أو يمكنك الذهاب لخيار التخلص من الخطر بشكل كلي عن طريق تجنب القيام بأي عمل مع هذا العميل.

الحالة ستتطور بمرور الزمن، مع تغير المخاطر ومع قيام الردود التي اتخذتها بفعلها المرجو. بعض وسائل تحكمك قد تقلل من احتمالية دفع العميل بشكل متأخر، ويعطي هذا الخطر أولوية أقل للتعامل معه. أو يمكنك التعامل مع العديد من العملاء الآخرين بحيث تصبح مؤسسة (أ ب ج) تشكل قسماً أصغر من عائداتك، وبالتالي يقل الأثر السيء للدفع المتأخر. يجب أخذ كل هذا بعين الاعتبار.

لا يوجد قواعد واضحة وسريعة حول معدل تحديثك لخطة إدارة المخاطر. الشركات الكبيرة تمتلك أقساماً كاملة مخصصة لإدارة المخاطر وبدوام كامل، بينما في شركة صغيرة تكون الموارد التي يمكن تخصيصها محدودة أكثر غالباً. الأساس هو أن تلتزم بتحديث خطتك بشكل متكرر، سواء كان ذلك بشكل شهري، ربع سنوي، أو حتى سنوي.

واحدً من أفضل المناهج التي يمكن اتباعها هو القيام بتغييرات صغيرة على العناصر الفردية وبشكل مستمر، حال حدوث التغيرات، ومن ثم القيام بمراجعة أكثر شمولاً للوثيقة بشكل أقل تكراراً، ولكن مع ذلك بموعد ثابت. المراجعة الشاملة قد تتضمن العودة إلى الوراء حيث الخطوات التي غطيناها في الأجزاء الأولى من هذه السلسلة، القيام بعصف ذهني لتحديد كل المخاطر التي يتعرض لها عملك، إضافة عناصر جديدة للقائمة، وترتيبها وفقاً للأولوية. ومن ثم قم بالأمر نفسه مغ مخاطرك الحالية، ولاحظ أي تغيرات.

الخطوات التالية

إذا اتخذت كل الخطوات المذكورة في هذا الدرس والأجزاء الأولى من السلسلة، فإنك ستكون في موقع جيد لحماية عملك من الكثير من الصعوبات التي قد تظهر فجأةً في طريقك.

لديك الآن خطة إدارة مخاطر شاملة التي تجمل كل المخاطر التي يواجهها عملك، وتصنفها وفقاً لاحتمالية حدوثها ومدى عظم أثرها.

لقد قيمت فعالية وسائل التحكم المتواجدة لديك حالياً، واتيت بخطة عملٍ لتجنب، التخفيف من، نقل أو قبول الخطر.

إن خطة عملك تمتلك جدولاً زمنياً واضحاً وشخصاً مسؤولاً عن تطبيقها، وقمت بالالتزام بمراقبة نجاح افعالك التي اتخذتها وتحديث الخطة عند الضرورة.

تهانينا! أنت الأن في وضع أفضل من الكثير من مالكي الأعمال الآخرين. الأحداث التي لا يمكن التنبؤ بها فعلاً يمكن أن تستمر في الحدوث وأن تشكل تحدياً، لكنك قمت بأفضل ما تستطيع للتخطيط للمخاطر المحتملة ولحماية نفسك قدر ما يمكن.

الدرس الآخير في هذه السلسلة سيناقش بشكل مفصل أكثر خيار نقل الخطر. هناك عددٌ كبيرٌ من أنواع تأمينات العمل المختلفة، والأصناف تختلف عن تلك التي قد تستعملها في حياتك الشخصية. لذا ترقب نظرة على الأنواع الأساسية للتأمين التي يحتاج إليها عملك.