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Estrategias para Manejo Efectivo del Riesgo

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This post is part of a series called Managing Risk in Your Business.
How to Measure Risk in Your Business
How to Protect Your Business With the Right Insurance

Spanish (Español) translation by Jorge Montoya (you can also view the original English article)

Hasta ahora, en esta serie sobre gestión del riesgo, hemos visto los principales tipos de riesgo que puede enfrentar una empresa y cómo medir el riesgo en su empresa.

El siguiente paso lógico, por supuesto, es elaborar un plan para hacer frente a cada riesgo que usted ha identificado, para que usted pueda administrar sus riesgos de manera continua. Usted aprenderá exactamente cómo hacerlo en este tutorial.

Comenzaremos por ver cómo podría ser un plan de gestión de riesgos y cómo puede crear uno para su negocio. A continuación examinaremos las opciones que usted tiene para hacer frente a cada riesgo individual y cómo puede decidir qué estrategia emplear. Y finalmente veremos cómo puede monitorear el riesgo en su empresa de manera regular y actualizar su plan según sea necesario.

Completando un plan de gestión de riesgos  sólido es una de las cosas más importantes que puede hacer por su empresa. Las empresas fallan todo el tiempo, a veces culpando a la mala suerte, "la economía" u otras circunstancias imprevistas. La gestión del riesgo consiste en estar preparado para el mayor número de estos eventos adversos como sea posible, de modo que usted puede sobrellevar las tormentas que hacen que sus competidores caigan.

El desastre todavía puede arruinar los planes mejor elaborados por supuesto, pero tomar el manejo del riesgo seriamente aumentará ciertamente sus posibilidades de éxito a largo plazo. Así que empecemos.

1. Haga un Plan

Cada empresa debería tener un plan de gestión de riesgos sólido. Aquí hay una guía para construir uno.

El formato puede variar ampliamente, dependiendo de las necesidades de su empresa. Un plan de gestión de riesgos para una empresa grande y compleja podría fácilmente llegar a cientos de páginas, mientras que una pequeña empresa podría tener sólo una pequeña hoja de cálculo centrada en los elementos principales.

Sin embargo, hay algunos elementos esenciales que deben incluirse en un plan de gestión de riesgos. Aquí están:

  • una lista de los riesgos individuales
  • una calificación de cada riesgo basada en la probabilidad y el impacto
  • una evaluación de los controles actuales
  • un plan de acción

Veamos cada uno de ellos a su vez. Si usted ha estado siguiendo la serie hasta ahora, notará que ya cubrimos los dos primeros elementos en el último tutorial. Así que ya tenemos un buen comienzo para nuestro plan. Esta es la tabla de muestra que preparamos la última vez:

Riesgo Probabilidad Impacto Puntaje de Riesgo
El cliente clave XYZ Corp está atrasado en el pago de su factura. 5 2 10
Pérdida de energía por más de 24 horas. 1 3 3
Nuesta Directora de Operaciones Janet deja la compañía. 4 4 16
Un nuevo competidor baja el precio de nuestro producto principal. 2 5 10
Revisión desfavorable de un producto por parte de una revista/sitio web influyente. 3 2 6

Su plan completo tendrá por supuesto muchos más elementos, pero este ejemplo por lo menos ilustra el formato. Usted puede consultar el otro tutorial para obtener más detalles acerca de lo que significa cada puntuación.

Así que para completar nuestro plan de gestión de riesgos, sólo necesitamos agregar dos columnas más a nuestra tabla.

La primera nueva columna es una evaluación de los controles actuales. Para cada uno de los riesgos que usted ha identificado, ¿qué está haciendo actualmente para controlar ese riesgo y qué tan efectivo es?

Por ejemplo, echemos un vistazo al primer elemento de nuestra tabla: "El cliente clave XYZ Corp está atrasado en el pago de su factura". Tal vez ya está controlando ese riesgo al tener recordatorios automáticos enviados cuando la factura está cerca de su fecha de vencimiento y teniendo a uno de loss miembros de su personal en la responsabilidad de hacer el seguimiento personal con llamadas telefónicas y correos electrónicos. Usted listaría estos como controles existentes en su plan de gestión de riesgos.

Así que el siguiente paso es considerar la efectividad de esas acciones. ¿Qué tan bien están las cosas trabajando ahora mismo? Si su cliente casi siempre paga a tiempo, por ejemplo, entonces sus controles son efectivos. Pero si XYZ Corp se ha retrasado con sus pagos dos o tres veces este año, los controles son inadecuados. Una vez más, podría utilizar una escala simple de cinco puntos aquí:

  1. muy inadecuado o inexistente
  2. inadecuado
  3. satisfactorio
  4. fuerte
  5. muy fuerte

Luego, el elemento final de su plan detalla la acción que planea tomar para gestionar el riesgo de manera más eficaz. ¿Qué podría usted hacer, ya sea para reducir la probabilidad de que ocurra ese evento, o para minimizar su impacto cuando suceda?

Este último elemento es un poco más complejo, por lo que lo veremos con más detalle en la siguiente sección de este tutorial.

2. Decida Cómo Manejar Cada Riesgo

Así que en este punto de la serie, hemos identificado todos los principales riesgos en nuestra empresa los hemos priorizado en función de la probabilidad y el impacto y hemos evaluado la efectividad de nuestros controles actuales.

El siguiente paso es decidir qué hacer con cada riesgo, para que podamos manejarlos mejor. En el mundo de la gestión de riesgos, existen cuatro estrategias principales:

  1. Evítelo.
  2. Redúzcalo.
  3. Transfiéralo.
  4. Acéptelo.

Cada estrategia tiene sus propias ventajas y desventajas, y probablemente terminará usando las cuatro. A veces puede ser necesario evitar un riesgo y otras veces usted querrá reducirlo, transferirlo o simplemente aceptarlo. Echemos un vistazo a lo que significan esos términos y cómo decidir sobre el uso de la clasificación correcta para cada uno de sus propios riesgos comerciales.

Evite el Riesgo

A veces, un riesgo será tan grave que usted simplemente desea eliminarlo, por ejemplo evitando la actividad por completo o utilizando un enfoque completamente diferente. Si un tipo particular de comercio es muy riesgoso, usted puede decidir que no vale la recompensa potencial y abandonarlo.

La ventaja de esta estrategia es que es la forma más efectiva de hacer frente a un riesgo. Al detener la actividad que está causando los problemas potenciales, se elimina la posibilidad de incurrir en pérdidas. Pero la desventaja es que usted también pierde cualquier beneficio. Las actividades arriesgadas pueden ser muy rentables o tal vez generar otros beneficios para su empresa. Así que esta estrategia se utiliza mejor como último recurso, cuando se han probado las otras estrategias y se ha encontrado que el nivel de riesgo es todavía demasiado alto.

Reduzca el Riesgo

Si usted no desea abandonar la actividad por completo, un enfoque común es reducir el riesgo asociado con ella. Tome medidas para hacer menos probable que el resultado negativo ocurra o para minimizar su impacto cuando ocurra.

Con nuestro caso anterior, "El cliente clave XYZ Corp está pagando tarde su factura", por ejemplo, podríamos reducir la probabilidad ofreciendo un incentivo al cliente para que pague sus cuentas a tiempo. Tal vez un 10% de descuento por el pago anticipado y una multa por retraso en el pago. Tratar con clientes que pagan tarde puede ser complicado y lo cubrimos más en nuestro tutorial sobre el manejo eficiente del flujo de caja, pero estas son un par de opciones.

En el mismo ejemplo, podríamos reducir el impacto al organizar el acceso a una línea de crédito a corto plazo. De esa manera, aunque el cliente pague tarde no nos quedaremos sin dinero. Para obtener más información sobre opciones de préstamos a corto plazo como factoring y líneas de crédito, consulte nuestro tutorial sobre préstamos de dinero para financiar un negocio.

Esta es probablemente la estrategia más común y es apropiada para una amplia gama de diferentes riesgos. Le permite continuar con la actividad, pero con medidas tomadas para hacerlo menos peligroso. Si se hace bien, usted tiene lo mejor de ambos mundos. Pero el peligro es que si sus controles son ineficaces, usted terminará sufriendo la pérdida que temía.

Transfiera el Riesgo

Todos estamos familiarizados con el concepto de seguro de nuestras vidas cotidianas y lo mismo aplica a los negocios. Un contrato de seguro es básicamente una transferencia de riesgo de una parte a otra con un pago a cambio.

Cuando usted es dueño de una casa, por ejemplo, existe un gran riesgo de pérdidas por incendio, robo y otros daños. Así que usted puede comprar una póliza de seguro de hogar y transferir ese riesgo a la compañía de seguros. Si algo sale mal, es la compañía de seguros la que soporta la pérdida y a cambio por esa tranquilidad, usted paga una prima.

Cuando es dueño de un negocio, usted tiene la opción de transferir muchos de sus riesgos a una compañía de seguros también. Usted puede asegurar sus propiedades y vehículos y también tomar varios tipos de seguro de responsabilidad civil para protegerse de demandas. Veremos el seguro con más detalle en el próximo tutorial de la serie, pero es una buena opción para lidiar con los riesgos que tienen un gran impacto potencial, siempre y cuando pueda encontrar una poliza asequible.

Acepte el Riesgo

Como hemos visto, la gestión de riesgos tiene un precio. Evitar un riesgo significa restringir las actividades de su empresa y perder beneficios potenciales. Reducir un riesgo puede implicar costosos sistemas nuevos o procesos y controles engorrosos. Y la transferencia de un riesgo también tiene un costo, por ejemplo, una prima de seguro.

Así que en el caso de riesgos menores, puede ser mejor simplemente aceptarlos. No tiene sentido invertir en una nueva suite de software caro sólo para mitigar un riesgo que no habría tenido un impacto muy grande de todos modos. Para los riesgos que recibieron una puntuación baja de impacto y probabilidad, busque una solución simple y de bajo costo y si no puede encontrar una, puede valer la pena simplemente aceptar el riesgo y continuar con los negocios como siempre.

La ventaja de aceptar un riesgo es bastante clara: no hay costo y libera recursos para concentrarse en riesgos más serios. La desventaja es también bastante clara: usted no tienes controles disponibles. Si el impacto y la probabilidad son mínimos, eso puede estar bien. Pero asegúrese de que ha evaluado esas cosas correctamente, para que usted no reciba una sorpresa desagradable.

3. Monitoree

Implementar las medidas no es suficiente; usted también necesita comprobar si están trabajando y supervisar su empresa periódicamente para identificar y hacer frente a nuevos riesgos.

El punto de partida es el plan que usted ha estado preparando. Ahora debe tener una lista de todos los riesgos en su negocio, una evaluación de su probabilidad e impacto, una evaluación de sus controles actuales y un plan de acción para tratar con ellos. Aquí se muestra un ejemplo de cómo podría verse cuando junte todo (haga clic en el botón Plan de gestión de riesgos y registro en la parte inferior de la página).

El peligro con un documento como este es que usted gasta gran cantidad de tiempo preparándolo inicialmente, pero nunca regresa y lo actualiza después. Un buen plan de gestión de riesgos debe ser un documento viviente, consultado y actualizado constantemente para reflejar nuevas situaciones, nuevos riesgos y la eficacia de sus acciones.

En primer lugar, cada acción que usted defina debe tener una fecha prevista para la finalización y una persona que es principalmente responsable de la misma. Por ejemplo, con nuestro cliente que paga con retraso, podríamos decidir que nuestra vendedora Tina será responsable de renegociar las condiciones de pago con XYZ Corp. para crear incentivos para el pago puntual y que esto estará terminado antes del 1 de marzo.

Cuando Tina terminó de hacer esto, usted movería eso de la columna "acciones" a la columna "controles actuales". Luego, durante los meses siguientes, evaluaría la efectividad de las nuevas condiciones de pago para reducir el riesgo. Si todavía no son efectivas, usted podría mirar la opción de financiamiento a corto plazo para reducir el impacto de los pagos atrasados.

Si ninguna de estas opciones funciona, entonces usted podría buscar otras alternativas. Si usted ya ha intentado todo y el cliente todavía paga tarde, entonces usted puede decidir aceptar el riesgo si el negocio con el cliente es realmente importante para usted o podría optar por la opción nuclear de eliminar el riesgo por completo evitando hacer negocios con ese cliente.

La situación evolucionará constantemente a lo largo del tiempo, a medida que los riesgos cambien y sus respuestas a ellos tengan su propio efecto. Algunos de los controles que usted implemente pueden reducir la probabilidad de que el cliente pague tarde, haciéndola menos importante de manejar. O usted puede adquirir tantos otros clientes que XYZ Corp. representa una proporción menor de sus ingresos, por lo que el impacto del pago tardío es menor. Todo esto tiene que ser tomado en cuenta.

No existe una regla firme y rápida sobre la frecuencia con la que debe actualizar su plan de gestión de riesgos. Las grandes empresas tienen departamentos enteros dedicados a la gestión de riesgos a tiempo completo, mientras que en una pequeña empresa los recursos que usted puede dedicar a ella probablemente serán más limitados. La clave es comprometerse a actualizar su plan con regularidad, ya sea con periodicidad mensual, trimestral o incluso anual.

Uno de los mejores enfoques es hacer pequeños cambios a los artículos individuales de manera continua, a medida que ocurren los cambios y luego llevar a cabo una revisión más completa del documento con una planeación menos frecuente, pero todavía de manera regular. La revisión integral incluiría volver a los pasos que cubrimos en las partes anteriores de esta serie, una lluvia de ideas sobre todos los riesgos a los que su empresa está sujeta, añadir nuevos elementos a la lista y clasificarlos por importancia. Luego haga lo mismo con sus riesgos existentes, anotando cualquier cambio.

Próximos Pasos

Si usted toma todos los pasos descritos en este tutorial y las partes anteriores de la serie, estará en una buena posición para proteger su empresa de muchas de las trampas que aparecerán en su camino.

Ahora tiene un plan integral de gestión de riesgos que describe todos los riesgos a los que se enfrenta su empresa y los clasifica de acuerdo a la probabilidad en que ocurrirán y la gravedad de su impacto.

Ha evaluado la efectividad de los controles que tiene actualmente y prepara un plan de acción para bien sea evitar, reducir, transferir o aceptar el riesgo.

Su plan de acción tiene una línea de tiempo clara y una persona responsable para su implementación y usted se ha comprometido a supervisar el éxito de sus acciones y actualizar el plan según sea necesario.

¡Felicitaciones! Usted estás en una mejor posición que muchos otros dueños de negocios. Eventos verdaderamente imprevisibles todavía pueden surgir y plantear desafíos, pero ha hecho todo lo posible para planificar riesgos probables y protegerse tanto como sea posible.

El tutorial final de esta serie verá con más detalle la opción de transferir el riesgo. Existen diferentes tipos de seguros para empresas y las categorías son diferentes de las que usted puede estar acostumbrado en su vida personal. Así que permanezca atento para dar una mirada a los principales tipos de seguros que su empresa necesita.

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