Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Backups

كيفية تنظيم أفضل ملفات الكمبيوتر والمجلدات والمستندات

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Arabic (العربية/عربي) translation by Maiszad (you can also view the original English article)

إذا كنت تقرأ هذا ، فهناك احتمال كبير أن يكون جهاز الكمبيوتر الخاص بك في حالة من الفوضى. لديك ملفات على سطح مكتبك ، وهو عبارة عن مجلد تحميلات مكتظ بمثبتي التطبيق منذ عامين ، ومن يدري أين كان الملف الذي يحتاج إليه جايسون من بيلينغز بالأمس. دعونا ننظر في كيفية اصلاحها.

الآن ، قبل الغوص في نحن بحاجة لمعالجة أكبر مشكلة مع أي نظام تنظيم الملفات: أنت. الآن ، قبل الغوص في نحن بحاجة لمعالجة أكبر مشكلة مع أي نظام تنظيم الملفات: أنت.

أولويتك الأولى ، إذن ، هي تنفيذ نظام يمكنك الالتزام به فعليًا. اريدك ان تذهب وانظر في خزانتك إذا تم تنظيم كل شيء بشكل رائع ، فبإمكانك البدء بالأشياء المتقدمة. من ناحية أخرى ، إذا كنت لا تستطيع حتى الاحتفاظ بقمصانك وجواربك منفصلة ، فإنك تحتاج إلى البدء في إعداد بسيط بالفعل بحيث يمكنك الالتزام به. تذكر ، كما هو الحال مع أي هدف - ولدينا دليل كامل لتحديد الأهداف يجب عليك التحقق منه - الاتساق هو أهم شيء. يمكنك إضافة المزيد من التعقيد لاحقًا.

مع هذا الخروج من الطريق ، هل أنت مستعد لتعلم حول تنظيم المجلدات؟ هيا بنا نبدأ.

كيفية تنظيم ملفات الكمبيوتر: تقرر على هيكل

هناك ثلاث طرق رئيسية يمكنك من خلالها بناء نظام الملفات الخاص بك: المشروع أو المستند إلى العميل ، والتاريخ ، والقائمة على نوع الملف. هناك مزايا وعيوب لكل طريقة لتنظيم المجلدات ويمكنك استخدام مجموعة ، على سبيل المثال تجميع كل شيء حسب المشروع ولكن ضمن كل مشروع تجميع الأشياء حسب نوع الملف أو تجميع كل شيء حسب السنة ولكن ضمن كل سنة تجميعه من قبل العميل.

دعونا ننظر في كل طريقة لتنظيم ملفات الكمبيوتر. يجب عليك اختيار الطريقة التي تناسب سير عملك بشكل أفضل والتشبث بها.

1. مشروع أو نظام تنظيم الملفات المستندة إلى العميل

a project based file structure

ربما يكون الهيكل أو الهيكل القائم على العميل هو الأبسط في التمسك به. يعتمد كل مشروع أو عميل - كيف تقسم الأشياء إلى حد كبير على نوع العمل الذي تقوم به - على مجلد مخصص خاص به. داخل كل مشروع أو مجلد عميل ، تحتفظ بجميع الملفات والمستندات ذات الصلة.

ما يجعل المشروع أو العميل يعمل بشكل جيد هو أنه بلا عقل. إذا كان الملف A يتعامل مع العميل X ، فإنه ينتقل إلى المجلد X. إذا كان الملف B يتعلق بالعملاء Y ، فإنه ، بشكل مثير للصدمة ، ينتقل في المجلد Y.

إذا كان لديك العديد من المشاريع لنفس العملاء ، فيمكنك إما منح كل مشروع مجلد المستوى الأعلى الخاص به أو أن يكون لديك مجلدات مشروعات فردية داخل كل مجلد عميل.

عندما يبدأ مشروع أو نظام ملفات مستندة إلى العميل بالانهيار عند التعامل مع الكثير من الملفات العامة التي لها علاقة بمشاريع متعددة أو المنظمة ككل. يمكنك حلق مجلد ملف "عام" للمشروع ، ولكن ذلك يمكن أن يخلق مشاكل أكثر بسرعة مما يحلها. وبالمثل ، فإن الملفات المكررة لا تكاد تكون هي الحل.

في المرة الأخرى التي قد تواجه صعوبات مع مشروع أو إعداد عميل هو عندما يكون هناك الكثير من الملفات المختلفة بحيث يكون كل مجلد فوضى كاملة. الحل هو استخدام أحد الإعدادين التاليين داخل مجلدات المشروع أو العميل.

بشكل عام ، أوصيك بالشروع في إعداد مشروع أو عميل بشكل افتراضي. من السهل التمسك بها وستمنح جهاز الكمبيوتر الخاص بك بعض التنظيم المطلوب. حتى لو كان كل مجلد مشروع أو عميل فوضوي قليلاً ، فإن الأمور ستكون أفضل بكثير مما كانت عليه.

2. نظام تنظيم الملفات على أساس التاريخ

a date based structure

مع بنية تستند إلى التاريخ ، عادة ما يكون لديك مجلد لكل سنة مع مجلد فرعي لكل شهر. اعتمادًا على عدد الملفات التي تعمل بها ، يمكنك أيضًا الحصول على مجلدات فرعية أخرى لكل أسبوع على الرغم من أنه من المحتمل أن يكون هناك قتل.

الشيء الجميل في الهيكل القائم على التاريخ هو أنه يجعل من السهل العثور على الملفات من فترة معينة ، على سبيل المثال ، للنظر في البيانات المالية للعام الماضي لشهر يناير.

البنية المستندة إلى التاريخ هي في أفضل حالاتها عندما تقوم بنفس المهام القليلة أو تعمل مع ملفات مشابهة على نحو منتظم. إذا حصلت على تقارير مالية أو تسويقية أسبوعية والتي هي نفس المستند فقط بأرقام مختلفة ، فهذا أمر مثالي. لا يمكنك فعلاً تجميع هذا النوع من الملفات حسب المشروع حيث سيكون لديك 200 تقريرًا في كل مجلد بسرعة - وكل شيء هو نفس المشروع على أي حال - لذا فأنت تعود إلى المربع الأول.

ترتبط مشاكل البنية القائمة على التاريخ بنقاط قوتها. ما لم يكن لديك عدد كبير من الملفات المشابهة ، فهذا يعني أن المبالغة في الأمر لن تزعج نفسك. أيضا ، لا يعمل بشكل جيد إذا كنت تعمل على نفس الملف لفترة ممتدة من الوقت. هل تترك العرض التقديمي التسويقي في المجلد الخاص بالشهر الذي تم إنشاؤه فيه؟ الشهر الذي انتهيت فيه؟ الشهر الذي استخدمته فيه مؤخرًا؟

فكر في نوع العمل الذي تقوم به. قد يكون من الواضح جدا إذا كان النظام القائم على التاريخ مناسب لك أم لا.

3. نظام الملفات على أساس نوع الملف

يقوم نظام يستند إلى نوع الملف بتجميع كل شيء في مجلدات استنادًا إلى نوع الملف. لا يجب أن يكون هذا صعبًا من خلال نوع ملف الكمبيوتر ، ولكن بدلاً من ذلك ، يمكنه استخدام المجلدات التي تحتوي على أسماء مثل:

  • تسويق
  • العروض
  • المالية
  • وما شابه ذلك

داخل كل مجلد ، يمكنك وضع جميع الملفات من هذا النوع.

لا تعمل البنى القائمة على نوع الملف بشكل مثالي كبنية المستوى الأعلى إلا إذا كنت تعمل فقط مع شركة واحدة أو بنفسك وليس لديك الكثير من الملفات التي يمكنك التعامل معها. أنا بالفعل استخدم واحدة حيث يتم تجميع عملي إلى حد كبير في الكتابة ، والتصوير الفوتوغرافي ، والفواتير.

بالنسبة لمعظم الناس ، يعمل الهيكل القائم على نوع الملف بشكل أفضل عندما يكون ضمن بنية العميل أو البنية القائمة على المشروع أو التاريخ. إذا كانت مجلدات العميل لديك في حالة فوضى ، فإن إضافة مجلدات فرعية تستند إلى نوع الملف تعد طريقة رائعة لفرز الأشياء.

مرة أخرى ، فكر في نوع العمل الذي تقوم به. إذا كان الأمر يتعلق بعدد قليل من الأشياء مرارًا وتكرارًا ، فقد تكون طريقة كتابة الملفات لتنظيم المجلدات مناسبة لك. خلاف ذلك ، التزم باستخدامها للمجلدات الفرعية.

واحد لا شيء واثنان واحد: النسخ الاحتياطي

الآن بعد أن قررت كيف ستقوم بتنظيم ملفاتك ومجلداتك ، يجب أن نتحدث عن شيء مهم جدًا: النسخ الاحتياطي. يمكن لمحركات الأقراص الثابتة أن تفشل. يمكنك المشي إلى مكتبك في صباح أحد الأيام ، وسماع صوت طقطق غريب من جهاز الكمبيوتر ، ولن تتمكن مطلقًا من الوصول إلى الملفات عليه مرة أخرى. أو يمكنك الحصول على حاسوبك المحمول من يدك على منصة قطار بينما تأخذ رشفة من قهوة الصباح. مجرد وجود ملفاتك منظمة بشكل جيد لا يكفي ، تحتاج إلى الحفاظ على سلامتهم.

لدينا دليل كامل حول كيفية إنشاء خطة نسخ احتياطي مضمونة بالإضافة إلى مقالات محددة حول النسخ الاحتياطي لجهاز الكمبيوتر أو جهاز Mac ، باستخدام آلة الزمن ، لذا تحقق من تلك المقالات للحصول على تعليمات محددة. سأقوم فقط بإلقاء نظرة عامة هنا.

عندما يتعلق الأمر بنسخ احتياطية جيدة ، فإنك تحتاج إلى طبقات أمان متعددة. كل شيء جيد وجيد لدعم جهاز الكمبيوتر الخاص بك تصل إلى قرص صلب خارجي ، ولكن ماذا يحدث إذا كان منزلك يحترق مع كل من جهاز الكمبيوتر الخاص بك ومحرك النسخ الاحتياطي داخل؟ جميع بياناتك اختفت هذا هو المكان الذي يأتي في النسخ الاحتياطي خارج الموقع والنسخ الاحتياطي سحابة.

يفضّل نظامي المفضل الاحتفاظ بجميع الملفات المهمة في Dropbox الخاص بي - على الرغم من أنه يمكنك أيضًا استخدام Google Drive أو Microsoft OneDrive - فبمجرد حفظها ، يتم حفظها في السحاب. هذه ليست نسخة احتياطية حقيقية نظرًا لعدم وجود خيارات إصدار وتجديد محدود ، ولكنها طبقة أولى رائعة. إذا كنت تملك اتصالاً سريعًا بالإنترنت ، فيسمح لك باستخدام سياسة الشركة ، ولا تعمل مع تيرابايت من البيانات ، فإن الاحتفاظ بكافة الملفات التي تعمل عليها في خدمة السحابة يعد طريقة رائعة للمحافظة على أمانها. كما أن لديها فائدة من جعل الملفات الخاصة بك يمكن الوصول إليها من أي مكان.

بالإضافة إلى استخدام Dropbox للحفاظ على بياناتي آمنة ، أستخدم أيضًا خدمة النسخ الاحتياطي عبر السحاب. أنصحك بالاطلاع على Backblaze . هذا لا يعني فقط أنني حصلت على نسختين خارج الموقع من جميع الملفات الخاصة بي ، ولكن لدي خيار لاستعادة الإصدارات السابقة واستعادة كل شيء إذا كانت الاحتياجات.

أخيرًا ، عندما أفعل شيئًا قد تكون فيه فرصة ، قد أفقد الكثير من البيانات - مثل تحديث جهاز الكمبيوتر - أقوم بإنشاء نسخة احتياطية محلية حتى أتمكن من استعادة الأشياء بسرعة دون الحاجة إلى الانتظار حتى يتم تنزيلها من الإنترنت.

لا يتعين عليك نسخ خطة النسخ الاحتياطي الخاصة بي ، ولكن يجب أن يكون لديك بالفعل موقعًا خارج الموقع ، نسخة احتياطية تلقائية لكل ملفاتك المهمة في مكانها. إذا لم تفعل ، فأنت تخاطر بفقدان جميع بياناتك.

أفضل الممارسات لتنظيم ملفات الكمبيوتر

كما أكدت في الجزء العلوي من هذه المقالة ، فإن أهم شيء في إنشاء بنية ملف منظمة هو التمسك بها. في ما يلي بعض أفضل الممارسات لفعل ذلك وكذلك باستخدام الإعداد الجديد الأنيق.

  • تخطي سطح المكتب . أبدا تخزين الملفات على سطح المكتب الخاص بك. يبدو فقط الفوضى وفوضى. لا بأس بسحب ملف من مفتاح USB إلى سطح المكتب ، ولكن يجب حفظه على الفور.
  • تخطي التنزيلات . لا تدع الملفات تجلس في مجلد التنزيلات الخاص بك. إما ملف لهم حيث ينتمون أو حذفها.
  • قم بملف الأشياء على الفور . إذا انتظرت أن تودع أشياء ستخرج عن السيطرة. بمجرد إنشاء أو استلام ملف ، ضعه في مكانه الصحيح.
  • فرز كل شيء مرة واحدة في الأسبوع . مع ذلك ، إما صباح كل يوم اثنين أو مساء الجمعة ، ابحث في الملفات التي عملت عليها في هذا الأسبوع وتأكد من أنها في المكان الصحيح. قم بتنظيم الأمور ، واحذف أي ملفات غير ضرورية ، وعمومًا توقف الأمور عن الفوضى قبل أن تصبح سيئة للغاية. إذا كنت تستخدم جهاز Mac ، فهناك تطبيقات مثل Hazel يمكنها تشغيلها تلقائيًا من أجلك .
  • استخدم أسماء وصفية . عندما تقوم بتسمية ملفاتك ، اعطها أسماء وصفية. "خطة التسويق" سيئة. "خطة التسويق - العميل X - يناير" أفضل بكثير.
  • البحث قوي . ميزة البحث في أنظمة التشغيل الحديثة قوية للغاية. إذا لم تتمكن من العثور على ملف عن طريق النظر ، فحاول البحث عنه. إذا قمت بتسمية ملفاتك ومجلداتك بشكل صحيح ، فسيكون من السهل العثور عليها.
  • لا تستخدم الكثير من المجلدات . وجود الكثير من المجلدات المتداخلة يصبح مزعجًا. يجب أن يحتوي كل مجلد على 10 ملفات بحد أدنى. إذا كان لديك ملفين أو ثلاثة فقط في كل مجلد ، فستحتاج إلى إعادة النظر في البنية الخاصة بك.
  • التزم به . لا تستسلم بعد بضعة أيام. يستغرق الأمر دائمًا بعض الوقت للتكيف مع شيء جديد. الالتزام باستخدام بنية ملفك لبضعة أسابيع قبل إلغاءها.
  • الحفاظ على التغيير والتبديل . من أعلى لأسفل الأنظمة هي غبية. نادرا ما يعملون. ابدأ بأحد الهياكل التي أوصي بها ، ثم أعد إدخالها على الجهاز. تكييفها مع سير عملك بدلاً من محاولة فرض سير عملك على التكيف مع بنية ملف صلبة.

تغليف

جهاز كمبيوتر منظم أكثر متعة بكثير. إذا كنت تعرف مكان تخزين كل ملف ، فهذا يعني أنه لم يعد كابوسًا عندما يأتي شخص ما ويطلب ملفًا كهذا منذ عامين. يجلس في مجلد ومجلد يسمى 2016> مواد التسويق أو ما شابه.

وبمجرد حصولك على نظام تنظيم الملفات في مكان لا يصعب التمسك به. فقط خذ بضع ساعات بعد الظهر لإعدادها وستكون على ما يرام.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.