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Cómo organizar mejor los archivos, carpetas y documentos de tu computadora

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Si estás leyendo esto, es muy probable que tu computadora sea un desastre. Tienes archivos en todo tu escritorio, una carpeta Descargas repleta de instaladores de aplicaciones de hace dos años, y quién sabe en dónde esté el archivo que Jason de facturación necesitaba ayer. Veamos cómo solucionarlo.

Ahora, antes de adentrarnos en el tema, necesitamos resolver el problema más grande de cualquier sistema de organización de archivos: tú. No tiene sentido configurar un complejo sistema de archivos en donde cada carpeta está codificada por color, etiquetada y con referencias cruzadas a otras carpetas. Eso durará unos tres minutos.

Por lo tanto, tu primera prioridad es implementar un sistema al que verdaderamente puedas apegarte. Quiero que vayas y revises tu armario; si todo está bien organizado, perfecto, puedes comenzar con los temas avanzados. Por otro lado, si ni siquiera puedes mantener tus camisas y tus calcetines separados, entonces necesitas comenzar con una configuración verdaderamente sencilla a la que puedas adherirte. Recuerda, al igual que con cualquier objetivo — y tenemos una guía completa para establecer objetivos que debes consultar — la consistencia es lo más importante. Puedes añadir más complejidad posteriormente.

Con eso fuera del camino ¿estás listo para aprender a organizar carpetas? vamos a comenzar.

Cómo organizar archivos en una computadora: elige una estructura

Existen tres maneras principales en las que puedes estructurar tu sistema de archivos: en base a proyectos o clientes, en base a la fecha o en base al tipo de archivo. Existen ventajas y desventajas para cada método de organización de carpetas y puedes usar una combinación, por ejemplo, agrupando todo por proyecto, pero dentro de cada proyecto agrupando las cosas por tipo de archivo, o agrupando todo por año, pero dentro de cada año agrupando por cliente.

Echemos un vistazo a cada manera de organizar los archivos de una computadora. Debes elegir el método que parezca ajustarse mejor a tu flujo de trabajo y apegarte a él.

1. Sistema de organización de archivos en base a proyectos o clientes

a project based file structure

Una estructura basada en proyectos o clientes es tal vez la más sencilla de mantener. Cada proyecto o cliente — la manera en la que divides las cosas realmente depende del tipo de trabajo que llevas a cabo — tiene su propia carpeta dedicada. Debes guardar todos los archivos y documentos relevantes dentro de cada carpeta de proyectos o clientes.

Lo que hace que una configuración de proyecto o cliente funcione tan bien es que no es necesario pensar mucho. Si el archivo A está relacionado con el cliente X, éste va a la carpeta X. Si el archivo B tiene que ver con el cliente Y, entonces, increíblemente, va a la carpeta Y.

Si tienes múltiples proyectos para los mismos clientes, puedes darle a cada proyecto su propia carpeta de nivel superior o tener carpetas de proyectos individuales dentro de cada carpeta de cliente.

Cuando un sistema de archivos basado en proyectos o clientes comienza a desmoronarse es cuando estás trabajando con muchos archivos generales que están relacionados con múltiples proyectos o con la organización en general. Puedes tener una carpeta de archivos de proyecto "General", pero eso puede crear rápidamente más problemas de los que resuelve. De manera similar, tener archivos duplicados casi nunca es la respuesta.

Otro escenario en el que puedes encontrarte en dificultades con una configuración por proyectos o clientes es cuando hay muchos archivos diferentes, de manera que cada carpeta es un desastre total. La solución en ese caso es usar una de las dos configuraciones siguientes dentro de tus carpetas de proyectos o clientes.

En general, yo recomendaría elegir una configuración por proyecto o cliente de manera predeterminada. Es muy fácil adherirse a ella y le dará a tu computadora un poco de la organización que tanto necesita. Incluso si cada carpeta de proyecto o cliente está un poco desordenada, las cosas se verán mucho mejor de lo que estaban.

2. Sistema de organización de archivos en base a fechas

a date based structure

Con una estructura basada en fechas, normalmente tienes una carpeta para cada año con una subcarpeta para cada mes. Dependiendo de la cantidad de archivos con la que estés trabajando, también puedes tener más subcarpetas para cada semana, aunque esto es probablemente demasiado.

Lo bueno de una estructura basada en fechas es que hace que sea muy sencillo encontrar archivos de un período determinado, por ejemplo, para ver el estado financiero de enero del año pasado.

Una estructura basada en fechas es óptima cuando realizas las mismas tareas o trabajas con archivos similares de forma regular. Si recibes reportes financieros o de mercadotecnia que son los mismos documentos pero con números diferentes, entonces este sistema es ideal. No puedes agrupar ese tipo de archivos por proyecto, ya que rápidamente tendrás 200 reportes almacenados en cada carpeta, y todo es del mismo proyecto de todas formas, así que estarás de vuelta en el punto de partida.

Los problemas de una estructura basada en fechas están relacionados con sus fortalezas. A menos que tengas una gran cantidad de archivos similares, entonces es demasiado trabajo y no te molestarás en adherirte a él. Además, no funciona muy bien si estás trabajando en el mismo archivo durante un período de tiempo prolongado. ¿Vas a guardar la presentación de mercadotecnia en la carpeta del mes en la que fue creada? ¿en la del mes en la que la terminaste? ¿en la del mes en el que la usaste por última vez?.

Piensa sobre el tipo de trabajo que llevas a cabo. Probablemente será muy obvio si un sistema basado en fechas es adecuado para ti o no.

3. Sistema de organización de archivos basado en el tipo de archivo

Un sistema basado en el tipo de archivo agrupa todo en carpetas basadas en el tipo de archivo del que se trate. Esto no tiene que estar estrictamente relacionado con el tipo de archivo computacional, sino que puedes usar carpetas con nombres como:

  • mercadotecnia
  • presentaciones
  • finanzas
  • y similares

Debes colocar todos los archivos de ese tipo dentro de cada carpeta.

Las estructuras basadas en el tipo de archivo normalmente no funcionan muy bien como estructuras de nivel superior, a menos que solamente trabajes para una compañía, o para ti mismo, y que no tengas demasiados archivos para gestionar. En realidad yo uso una de estas, ya que mi trabajo está agrupado en gran medida en escritura, fotografía y facturación.

Para la mayoría de las personas, una estructura basada en el tipo de archivo funciona mejor cuando está contenida en una estructura basada en clientes, proyectos o fechas. Si tu carpeta de clientes se está volviendo desordenada, añadir subcarpetas basadas en tipos de archivo es una gran manera de ordenar las cosas.

Una vez más, piensa en el tipo de trabajo que llevas a cabo. Si solamente se trata de hacer un par de cosas una y otra vez, entonces un método de tipo de archivo para organizar carpetas quizá sea el adecuado para ti. De lo contrario solamente úsalo para las subcarpetas.

Uno no es nada y dos es uno: Respaldos

Ahora que has decidido la manera en la que vas a organizar tus archivos y carpetas, necesitamos hablar sobre algo muy importante: respaldos. Los discos duros pueden fallar, y en ocasiones lo hacen. Puedes entrar a tu oficina una mañana, escuchar un extraño crujido proveniente de tu computadora, y no volver a tener acceso a los archivos de nuevo. O puede ser que te arrebaten tu computadora portátil de las manos en una plataforma de tren mientras tomas un poco de tu café matutino. El solo hecho de tener tus archivos bien organizados no es suficiente, necesitas mantenerlos seguros.

Tenemos una guía completa sobre cómo crear un plan de respaldo infalible, además de artículos específicos sobre cómo respaldar tu PC o Mac, usando Time Machine, así que consulta esos artículos para obtener instrucciones específicas. Aquí yo solamente voy a a dar una descripción general.

Cuando se trata de buenos respaldos, necesitas múltiples capas de seguridad. Esta muy bien hacer una copia de seguridad de tu computadora en un disco duro externo, pero ¿qué pasa si tu casa se quema con tu computadora y tu unidad de respaldo en su interior?. Todos tus datos desaparecerán. Aquí es donde entran las copias de seguridad externas y en la nube.

Mi sistema preferido es mantener todos mis archivos importantes en mi Dropbox — aunque también puedes usar Google Drive o Microsoft OneDrive — de manera que, tan pronto como los haya guardado, estos se encuentren almacenados en la nube. Esto no es un respaldo verdadero, ya que no hay un sistema de versiones y las opciones de recuperación son limitadas, pero es una muy buena primera capa. Si tienes una conexión a Internet rápida, tienes permisos según las políticas corporativas y no trabajas con terabytes de datos, entonces simplemente mantener todos los archivos en los que trabajas en un servicio en la nube es una gran manera de mantenerlos seguros. Esto también tiene el beneficio de permitir que tus archivos sean accesibles desde cualquier lugar.

Además de usar Dropbox para mantener mis datos seguros, también uso un servicio de respaldo dedicado en la nube. Te recomiendo que eches un vistazo a Backblaze. Esto no solamente significa que tengo dos copias externas de todos mis archivos, sino que también tengo la opción de restaurar versiones anteriores y restaurar todo si es necesario.

Finalmente, cuando estoy haciendo algo en donde existe la posibilidad de perder muchos datos, como actualizar mi computadora, genero un respaldo local para poder restaurar rápidamente todo sin tener que esperar a que los archivos se descarguen de Internet.

No tienes que copiar mi plan exacto de respaldo, pero realmente debes tener configurado un respaldo externo automático de todos tus archivos importantes. Si no es así, corres el riesgo de perder toda tu información.

Mejores prácticas para organizar archivos en la computadora

Como he acentuado al inicio de este artículo, lo más importante de la creación de una estructura de archivos organizada es adherirte a ella. Estas son algunas mejores prácticas para hacer precisamente eso y también para usar tu nueva y organizada configuración.

  • Omite el escritorio. Nunca almacenes archivos en tu escritorio. Solamente se ve desordenado y saturado. Está bien si arrastras un archivo desde un dispositivo USB a tu escritorio, pero luego debes archivarlo inmediatamente.
  • Omite las descargas. No dejes que los archivos se queden en tu carpeta de descargas. Archívalos en su lugar o elimínalos.
  • Archiva elementos inmediatamente. Si esperas antes de archivar cosas, estas se te irán de las manos. Tan pronto como generes o recibas un archivo, colócalo en su lugar adecuado.
  • Ordena todo una vez a la semana. Dicho esto, ya sea cada lunes por la mañana o viernes en la noche, revisa los archivos en los que hayas trabajado esa semana y asegúrate de que estén en el lugar adecuado. Acomoda las cosas, elimina archivos innecesarios, y en general evita que los archivos se desordenen antes de que todo se ponga muy mal. Si usas una Mac, existen aplicaciones como Hazel que pueden automatizar este proceso por ti.
  • Usa nombres descriptivos. Cuando estés asignando nombres a tus archivos, dales nombres descriptivos. "Plan de mercadotecnia" es un mal nombre. "Plan de mercadotecnia - Cliente X - Enero" es mucho mejor.
  • La búsqueda es poderosa. La herramienta de búsqueda de los sistemas operativos modernos es realmente poderosa. Si no puedes encontrar un archivo a simple vista, intenta buscándolo. Si has nombrado tus archivos y carpetas correctamente, éste será fácil de encontrar.
  • No uses demasiadas carpetas. Tener demasiadas carpetas anidadas se vuelve molesto. Cada carpeta debe tener un mínimo de aproximadamente 10 archivos en ella. Si solamente tienes dos o tres archivos en cada carpeta, debes reconsiderar tu estructura.
  • Apégate a ella. No te rindas simplemente después de un par de días. Siempre se necesita un poco de tiempo para adaptarse a algo nuevo. Comprométete a usar tu estructura de archivos durante un par de semanas antes de deshacerte de ella.
  • Sigue haciendo ajustes. Los sistemas de arriba a abajo son una idea tonta y rara vez funcionan. Comienza con una de las estructuras que he recomendado y luego ajústala a medida que avanzas. Adáptala a tu flujo de trabajo en vez de intentar forzar tu flujo de trabajo para que se adapte a una rígida estructura de archivos.

Concluyendo

Es mucho más agradable usar una computadora organizada. Si sabes en dónde está almacenado cada archivo, entonces ya no será una pesadilla si alguien viene y te pregunta por tal y cual archivo de hace dos años; se encuentra en una carpeta y en una subcarpeta llamadas 2016 > Materiales de mercadotecnia o algo similar.

Y una vez que hayas implementado un sistema de organización de archivos, realmente no es tan difícil apegarte a él. Solamente tómate unas horas durante alguna tarde para configurarlo y estarás listo.

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