Cara Terbaik Mengelola File, Folder, dan Dokumen Di Komputer Anda

Jika Anda membaca ini, ada kemungkinan komputer Anda berantakan. Anda punya file di seluruh desktop Anda, folder Downloads dijejali aplikasi installer dari dua tahun lalu, dan siapa yang tahu di mana file yang dibutuhkan Jason dari Billing kemarin. Mari kita lihat cara memperbaikinya.

Sekarang, sebelum mendalami, kita perlu mengatasi masalah terbesar dengan sistem organisasi file apa pun: yaitu Anda. Tidak ada gunanya menyiapkan sistem file yang rumit di mana setiap folder diberi kode warna, tag, dan referensi silang dengan setiap folder lainnya. Itu akan berlangsung sekitar tiga menit.

Prioritas pertama Anda adalah mengimplementasikan sistem yang benar-benar dapat Anda ikuti. Saya ingin Anda pergi dan mencari di lemari Anda; jika semuanya tertata dengan rapi, bagus, Anda bisa mulai dengan barang-barang canggih lainnya. Di sisi lain, jika Anda bahkan tidak dapat memisahkan baju dan kaos kaki Anda, maka Anda harus mulai dengan pengaturan yang sangat sederhana yang bisa Anda ikuti. Ingat, seperti halnya tujuan apapun — dan kami memiliki panduan lengkap untuk menetapkan tujuan yang harus Anda periksa — konsistensi adalah hal yang paling penting. Anda dapat menambahkan lebih banyak kompleksitas nanti.

Dengan semua itu, apakah Anda siap untuk belajar tentang mengatur atau organizing folder? Mari kita mulai.

Cara Mengelola File Komputer: Tentukan Struktur

Ada tiga cara utama untuk Anda dapat menyusun sistem file Anda: berbasis proyek atau klien, berbasis tanggal, dan berbasis tipe file. Ada pro dan kontra untuk setiap metode pengorganisasian folder dan Anda dapat menggunakan sebuah kombinasi, misalnya mengelompokkan segala sesuatu berdasarkan proyek tetapi dalam setiap proyeknya mengelompokkan berbagai hal berdasarkan jenis file atau mengelompokkan segala sesuatu berdasarkan tahun tetapi dalam setiap tahunnya mengelompokkannya berdasarkan klien.

Mari kita lihat setiap cara untuk mengelola file-file komputer. Anda harus memilih metode yang paling sesuai dengan alur kerja Anda dan tetap menggunakannya.

1. Proyek atau Sistem Organisasi File Berbasis Klien

Suatu struktur berbasis proyek (project) atau klien (client) mungkin yang paling sederhana untuk dipertahankan. Setiap proyek atau klien — bagaimana Anda membagi sesuatu benar-benar tergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan — mendapatkan folder khusus sendiri. Di dalam setiap folder proyek atau klien, Anda menyimpan semua file dan dokumen yang relevan.

Apa yang membuat pengaturan proyek atau klien bekerja dengan sangat baik adalah bahwa metode ini tidak tertalu memusingkan. Jika file A ada hubungannya dengan klien X, ia masuk ke folder X. Jika file B ada hubungannya dengan klien Y, maka, yang mengejutkan, ia masuk ke folder Y.

Jika Anda memiliki banyak proyek untuk klien yang sama, Anda dapat memberikan masing-masing proyek folder tingkat atas sendiri atau memiliki folder proyek tersendiri di dalam setiap folder klien.

Di mana sistem file berbasis proyek atau klien mulai berantakan adalah ketika Anda berurusan dengan banyak file umum yang ada hubungannya dengan beberapa proyek atau organisasi secara keseluruhan. Anda dapat menyiasati folder file proyek "General", tetapi itu dapat dengan cepat membuat lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya. Demikian pula, masalah file duplikat hampir tidak pernah ada jawabannya.

Suatu saat Anda mungkin mengalami kesulitan dengan pengaturan proyek atau klien adalah ketika ada banyak file yang berbeda sehingga setiap folder berantakan total. Solusinya adalah menggunakan salah satu dari dua pengaturan ini dalam folder proyek atau klien Anda.

Secara umum, saya akan merekomendasikan ke pengaturan proyek atau klien yang diatur secara default. Sangat mudah untuk diikuti dan itu akan memberi komputer Anda sedikit organisasi yang sangat dibutuhkan. Bahkan jika setiap proyek atau folder klien sedikit berantakan, segalanya akan jauh lebih baik daripada sebelumnya.

2. Sistem Organisasi File Berbasis Tanggal

Dengan struktur berbasis tanggal (date), Anda biasanya memiliki folder untuk setiap tahun dengan subfolder untuk setiap bulan. Bergantung pada berapa banyak file yang Anda gunakan, Anda juga dapat memiliki subfolder lebih lanjut untuk setiap minggu meskipun mungkin terlalu banyak berlebihan.

Hal yang menyenangkan tentang struktur berbasis tanggal adalah membuatnya sangat mudah untuk menemukan file dari periode tertentu, misalnya, untuk melihat keuangan tahun lalu untuk Januari.

Struktur berbasis tanggal adalah yang terbaik ketika Anda melakukan beberapa tugas yang sama atau bekerja dengan file serupa secara teratur. Jika Anda mendapatkan laporan keuangan atau pemasaran mingguan yang merupakan dokumen yang sama hanya dengan nomor yang berbeda maka itu ideal. Anda tidak dapat benar-benar mengelompokkan file-filr semacam itu menurut proyek karena Anda akan dengan cepat memiliki 200 laporan di masing-masing folder — dan semuanya adalah proyek yang sama — jadi Anda kembali ke titik awal.

Masalah struktur berbasis tanggal terkait dengan kekuatannya. Kecuali jika Anda memiliki banyak file yang serupa, maka itu membutuhkan kerja keras dan Anda tidak akan repot untuk menggunakannya. Selain itu, cara ini tidak berfungsi dengan baik jika Anda bekerja pada file yang sama untuk periode waktu yang lama. Apakah Anda menyimpan presentasi pemasaran di folder bulan saat file itu dibuat? Bulan di mana Anda menyelesaikannya? Bulan terakhir Anda menggunakannya?

Pikirkan pekerjaan seperti apa yang Anda lakukan. Mungkin akan sangat jelas jika sistem berbasis tanggal cocok untuk Anda atau tidak.

3. Sistem Organisasi File Berbasis Tipe File

Sistem berbasis tipe (type) file mengelompokkan semuanya ke dalam folder berdasarkan jenis file apa itu. Metode ini tidak harus berdasarkan jenis file komputer, tetapi sebaliknya dapat menggunakan folder dengan nama seperti:

• marketing
• presentations
• financials
• dan sejenisnya

Dalam setiap folder, Anda meletakkan semua file seperti itu.

Struktur berbasis tipe file biasanya tidak berfungsi dengan baik sebagai struktur terbaik Anda kecuali jika Anda hanya bekerja untuk satu perusahaan — atau diri Anda sendiri — dan tidak memiliki terlalu banyak file untuk ditangani. Saya benar-benar menggunakan cara ini karena pekerjaan saya sebagian besar dikelompokkan menjadi writing, photographing, dan invoicing.

Bagi kebanyakan orang, struktur berbasis tipe file berfungsi paling baik ketika diterapkan dalam striktur berbasis klien atauproyek atau pun tanggal. Jika folder klien Anda menjadi berantakan, menambahkan subfolder berbasis tipe file adalah cara yang bagus untuk menyelesaikan masalah.

Sekali lagi, pikirkan pekerjaan apa yang Anda lakukan. Jika itu hanya beberapa hal berulang-ulang, maka metode pengorganisasian jenis file mungkin tepat untuk Anda. Jika tidak, tetap gunakan cara ini untuk subfolder.

Yang Terpenting dari Semua Hal: Backup

Sekarang setelah Anda memutuskan bagaimana Anda akan mengelola file dan folder Anda, kami perlu membicarakan sesuatu yang sangat penting: backup. Hard drive bisa — dan dapat — gagal. Saat Anda berjalan ke kantor Anda suatu pagi, mendengar suara berderak aneh dari PC Anda, dan Anda tidak pernah dapat mengakses file-file di dalamnya lagi. Atau laptop Anda bisa saja dirampas dari tangan Anda di peron  kereta api saat Anda menyeruput kopi pagi Anda. Mengelola file dengan baik saja tidak cukup, Anda harus membuatnya aman.

Kami memiliki panduan lengkap tentang cara membuat rencana back up yang sangat mudah serta artikel khusus tentang back up untuk PC atau Mac Anda, menggunakan Time Machine, jadi periksalah artikel-artikel itu untuk instruksi spesifiknya. Saya hanya akan memberikan gambaran umumnya di sini.

Ketika membahas backup yang baik, Anda membutuhkan beberapa lapisan keamanan. Semuanya baik dan bagus untuk mencadangkan komputer Anda ke hard drive eksternal, tetapi apa yang terjadi jika rumah Anda terbakar dengan komputer dan drive cadangan di dalam? Semua data Anda hilang. Di sinilah offsite backup dan cloud backup datang.

Sistem pilihan saya adalah menyimpan semua file penting saya di Dropbox saya — meskipun Anda juga dapat menggunakan Google Drive atau Microsoft OneDrive — sehingga segera setelah saya menyimpannya, mereka disimpan ke cloud. Ini bukan backup yang sebenarnya karena tidak ada versi dan opsi pemulihan terbatas, tetapi ini adalah lapisan pertama yang hebat. Jika Anda memiliki koneksi internet cepat, diizinkan oleh kebijakan perusahaan, dan tidak bekerja dengan terabyte data, maka menyimpan semua file yang Anda kerjakan di layanan cloud adalah cara terbaik untuk menjaga keamanannya. Cara ini juga memiliki manfaat untuk membuat file Anda dapat diakses dari mana saja.

Selain menggunakan Dropbox untuk mengamankan data saya, saya juga menggunakan layanan backup cloud khusus. Saya sarankan Anda memeriksa Backblaze. Ini tidak hanya berarti saya punya dua salinan di luar kantor dari semua file saya, tetapi saya punya opsi untuk memulihkan versi sebelumnya (previous version) dan mengembalikan semuanya jika perlu.

Akhirnya, ketika saya melakukan sesuatu di mana ada kesempatan saya yang mungkin kehilangan banyak data — seperti meng-update komputer saya — saya membuat cadangan lokal sehingga saya dapat dengan cepat memulihkan sesuatu tanpa harus menunggu mereka mengunduh dari internet.

Anda tidak perlu menyalin file-file di cloud, tetapi Anda benar-benar harus memiliki satu cadangan di luar kantor, otomatis semua file penting Anda ada di sana. Jika tidak, Anda berisiko kehilangan semua data Anda.

Praktik Terbaik Untuk Mengelola File Komputer

Seperti yang saya tekankan di bagian atas artikel ini, hal paling penting tentang membuat struktur file yang terorganisir adalah Anda tetap menerapkannya. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk melakukan hal itu dan juga menggunakan pengaturan Anda yang baru yang rapi tentunya.

• Lewatkan Desktop. Jangan pernah menyimpan file di Desktop Anda. Itu hanya akan terlihat kacau dan berantakan. Tidak apa-apa untuk menyeret file dari USB ke Desktop Anda, tetapi kemudian harus segera dikelola.
• Lewatkan Downloads. Jangan biarkan file duduk di folder Downloads Anda. Pilihannya adalah menyimpan mereka di suatu tempat atau menghapusnya.
• Segera kirim file. Jika Anda menunggu untuk segala halnya jadi lepas kendali. Segera setelah Anda membuat atau menerima file, letakkan di tempat yang seharusnya.
• Urutkan semuanya seminggu sekali. Dengan itu, setiap Senin pagi atau Jumat malam, lihatlah file-file yang telah Anda kerjakan pada minggu itu dan pastikan semuanya ada di tempat yang tepat. Rapikan semuanya, hapus semua file yang tidak perlu, dan biasanya kan berhenti menjadi berantakan sebelum terlalu buruk. Jika Anda menggunakan Mac, ada aplikasi seperti Hazel yang dapat mengotomatiskannya untuk Anda.
• Gunakan nama deskriptif. Saat Anda memberi nama file Anda, beri mereka nama deskriptif. "Rencana pemasaran" itu buruk. "Rencana Pemasaran - Klien X - Januari" jauh lebih baik.
• Pencarian itu sangat berguna. Fitur Pencarian dalam sistem operasi modern sangat berguna. Jika Anda tidak dapat menemukan file dengan melihatnya, coba mencarinya. Jika Anda memberi nama file dan folder Anda dengan benar, akan mudah untuk ditemukan.
• Jangan gunakan terlalu banyak folder. Memiliki terlalu banyak folder bersarang akan mengganggu. Setiap folder harus memiliki minimal sekitar 10 file di dalamnya. Jika Anda hanya memiliki dua atau tiga file di setiap folder, Anda perlu mempertimbangkan kembali struktur Anda.
• Tetap konsisten. Jangan menyerah setelah beberapa hari. Selalu butuh sedikit waktu untuk beradaptasi dengan sesuatu yang baru. Berkomitmen untuk menggunakan struktur file Anda selama beberapa minggu sebelum membatalkannya.
• Terus mengutak-atik. Sistem top down itu bodoh; mereka jarang bekerja dengan baik. Mulailah dengan salah satu struktur yang saya rekomendasikan dan kemudian atur sesuai keinginan Anda. Sesuaikan dengan alur kerja Anda daripada mencoba memaksa alur kerja Anda untuk beradaptasi dengan struktur file yang kaku.

Penutup

Komputer yang terorganisir jauh lebih menyenangkan untuk digunakan. Jika Anda tahu di mana setiap file disimpan maka itu bukan lagi mimpi buruk ketika seseorang datang dan meminta file ini-dan-itu dari dua tahun lalu; file ini ada di folder dan subfolder yang disebut 2016 > Materi Pemasaran atau sejenisnya.

Dan begitu Anda memiliki sistem organisasi file, hal tersebut benar-benar tidak sulit untuk bertahan. Hanya butuh beberapa jam di suatu sore untuk menyiapkannya dan Anda akan baik-baik saja.