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Wie Sie Ihre Computerdateien, Ordner und Dokumente am effektivsten organisieren

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German (Deutsch) translation by Elisabeth Prott (you can also view the original English article)

Wenn Sie diesen Artikel lesen, herrscht wahrscheinlich ein gewisses Chaos auf Ihrem Computer. Sie haben überall auf Ihrem Desktop Dateien, einen Download- Ordner voller Anwendungs-Installationsprogramme von vor zwei Jahren und wer weiß, wo die Datei ist, die Jason von der Buchhaltung gestern brauchte. Sehen wir uns an, wie man das beheben kann.

Bevor wir jetzt loslegen, müssen wir uns mit dem größten Problem bei jedem Datei-Organisationssystem befassen: mit Ihnen. Es macht keinen Sinn, ein kompliziertes System einzurichten, bei dem jeder Ordner farblich markiert, gekennzeichnet und mit jedem anderen Ordner verknüpft wird. Das würde nicht lange funktionieren.

Ihre oberste Priorität ist es also, ein System zu implementieren, an das Sie sich tatsächlich halten können. Ich möchte, dass Sie sich Ihren Kleiderschrank ansehen. Wenn alles ordentlich organisiert ist, prima, dann können Sie komplexere Ordnungsysteme einführen. Wenn Sie andererseits nicht einmal Ihre Hemden und Socken getrennt einsortiert haben, dann müssen Sie mit einem wirklich einfachen Ordnungssystem beginnen, an die Sie sich auch halten können. Denken Sie daran, dass wie bei jedem Ziel - und wir haben einen ausführlichen Leitfaden zur Zielsetzung, den Sie ausprobieren sollten - Konsistenz das Wichtigste ist. Sie können später noch mehr Komplexität hinzufügen.

Sind Sie bereit, sich mit der Organisation von Ordnern auseinanderzusetzen? Dann lassen Sie uns anfangen.

Wie man Computerdateien organisiert: Entscheiden Sie sich für eine Struktur

Es gibt drei wesentliche Methoden, wie Sie Ihr Dateisystem strukturieren können: projekt- oder kundenbasiert, nach Datum oder nach Dateityp. Jede Methode zur Organisation von Ordnern hat Vor- und Nachteile, und Sie können eine Kombination verwenden, z.B. alles nach Projekten sortieren und innerhalb jedes Projekts nach Dateityp, oder alles nach Jahr ordnen und innerhalb jedes Jahres nach Kunden gruppieren.

Sehen wir uns jede der drei Methoden zur Organisation von Ihren Dateien an. Sie sollten die Methode wählen, die am besten zu Ihrem Arbeitsablauf passt, und diese beibehalten.

1. Projekt- oder Kundenbasiertes System zur Organisation Ihrer Dateien

a project based file structurea project based file structurea project based file structure

Eine projekt- oder kundenorientierte Struktur ist vielleicht die einfachste, an die man sich gut halten kann. Jedes Projekt oder jeder Kunde bekommt seinen eigenen Ordner - wie Sie die Aufteilung vornehmen hängt in erster Linie von der Art Ihrer Arbeit ab. In jedem Projekt- oder Kundenordner speichern Sie alle relevanten Dateien und Dokumente.

Der Grund, dass ein projekt- oder kundenorientiertes System so gut funktioniert ist, dass man dabei nicht nachdenken muss. Wenn Datei A mit dem Kunden X zu tun hat, wird sie in Ordner X gespeichert. Und wenn Datei B mit dem Kunden Y zu tun hat, wird sie in Ordner Y gespeichert.

Wenn Sie mehrere Projekte für dieselben Kunden durchführen, können Sie entweder jedem Projekt einen eigenen Ordner der übergeordneten Ebene zuweisen oder einzelne Projektordner innerhalb jedes Kundenordners anlegen.

Ein projekt- oder kundenbasiertes Dateisystem funktioniert allerdings nicht gut, wenn Sie viele allgemeine Dateien bearbeiten, die mit mehreren Projekten oder mit der Organisation als Ganzes zu tun haben. Sie können einen "Allgemeinen" Projektdateiordner anlegen, aber das kann schnell mehr Probleme schaffen als es löst. Ebenso sind doppelte Dateien fast nie die Lösung.

Außerdem könnten Sie Probleme bei der Erstellung eines projekt- oder kundenbezogenen Systems bekommen, wenn es viele verschiedene Dateien gibt, so dass jeder Ordner ein totales Durcheinander wird. Die Lösung besteht darin, eine der beiden folgenden Variante innerhalb Ihrer Projekt- oder Kundenordner zu verwenden.

Im Allgemeinen würde ich empfehlen, sich für eine projekt- oder kundenorientierte Lösung zu entscheiden, die standardmäßig eingerichtet ist. Es ist einfach sich daran zu halten, und ihr Computer ist zumindest grob organisiert. Selbst wenn jeder Projekt- oder Kundenordner ein wenig durcheinander ist, haben Sie zumindest eine bessere Ordnung als vorher.

2. Auf Datum basierendes Datei-Organisationssystem

a date based structurea date based structurea date based structure

Bei einer datumsbasierten Struktur haben Sie normalerweise einen Ordner für jedes Jahr mit einem Unterordner für jeden Monat. Je nachdem, mit wie vielen Dateien Sie arbeiten, können Sie auch weitere Unterordner für jede Woche anlegen, wobei das eventuell zu unübersichtlich wird.

Das Gute an einer datumsbasierten Struktur ist, dass sie es sehr einfach macht, Dateien aus einem bestimmten Zeitraum zu finden, z.B. um sich die Finanzen vom Januar des letzten Jahres anzusehen.

Eine datumsbasierte Struktur funktioniert am besten, wenn Sie immer die gleichen Aufgaben erledigen oder regelmäßig mit ähnlichen Dateien arbeiten. Wenn Sie wöchentliche Finanz- oder Marketingberichte erhalten, bei denen es sich um das gleiche Dokumentenformat handelt, nur mit unterschiedlichen Nummern, dann ist es ideal. Sie können diese Art von Dateien nicht nach Projekten sortieren, da Sie schnell 200 Berichte in jedem Ordner haben werden - und alle gehören sowieso zum selben Projekt - und dann stehen Sie wieder am Anfang.

Die Probleme einer datumsbasierten Struktur ergeben sich aus deren Stärken. Wenn Sie nicht eine große Anzahl ähnlicher Dateien haben, dann ist es ein Overkill und Sie werden nicht weiter daran festzuhalten. Außerdem funktioniert das System nicht gut, wenn Sie über einen längeren Zeitraum an derselben Datei arbeiten. Soll die Marketing-Präsentation in dem Monat abgespeichert werden, in dem sie erstellt wurde? Oder in dem Monat, in dem Sie sie fertiggestellt haben? Oder in dem Monat, in dem Sie sie zuletzt verwendet haben?

Überlegen Sie sich, welche Art von Arbeit Sie erledigen. Es wird wahrscheinlich sehr offensichtlich sein, ob ein datumsbasiertes System das Richtige für Sie ist oder nicht.

3. Dateityp-basiertes Organisationssystem

Bei einem Dateityp-basierten System wird alles je nach der Art der Dateien in Ordner sortiert. Dies muss nicht unbedingt nach dem Dateityp des Computers erfolgen, sondern Sie können z. B. auch Ordner mit folgenden Namen verwenden:

  • Marketing
  • Präsentationen
  • Finanzen
  • und so weiter.

In jedem Ordner legen Sie alle Dateien dieser Kategorie ab.

Dateityp-basierte Strukturen funktionieren normalerweise nicht so gut wie Ihre Top-Level-Struktur, es sei denn, Sie arbeiten nur für eine Firma - oder für sich selbst - und Sie müssen nicht zu viele Dateien verwalten. Ich selber verwende dieses System, da meine Arbeit weitgehend in Schreiben, Fotografieren und Rechnungsstellung unterteilt werden kann.

Für die meisten Anwender funktioniert eine Dateityp-basierte Struktur am besten innerhalb einer kunden-, projekt- oder datumsbasierten Struktur. Wenn Ihre Kundenordner unübersichtlich werden, ist das Anlegen von Unterordnern auf Dateitypbasis eine gute Möglichkeit, das Problem zu lösen.

Denken Sie noch einmal darüber nach, welche Art von Arbeit Sie machen. Wenn es immer wieder die gleichen Aufgaben sind, dann könnte eine dateibasierte Methode zur Organisation von Ordnern die richtige für Sie sein. Andernfalls sollten Sie diese Methode für die Unterordner verwenden.

Eins ist keins und zwei ist eins: Backups

Jetzt, wo Sie sich entschieden haben, wie Sie Ihre Dateien und Ordner organisieren wollen, müssen wir über etwas sehr Wichtiges sprechen: Backups. Festplatten können kaputt gehen. Es kann passieren, dass Sie eines Morgens in Ihr Büro kommen und Ihr PC ein seltsames Geräusch macht und Sie nie wieder auf die Dateien darauf zugreifen können. Oder Ihnen wird auf dem Bahnsteig das Notebook gestohlen während Sie gerade einen Schluck Kaffee trinken. Es reicht nicht aus, dass Sie Ihre Dateien gut organisiert haben, Sie müssen sie auch sicher abspeichern.

Wir haben einen vollständigen Leitfaden zur Erstellung eines absolut sicheren Backup Plans sowie einzelne Artikel über die Sicherung Ihres PCs oder Macs mit Time Machine. Lesen Sie diese Artikel für konkrete Anweisungen. Ich werde hier nur einen allgemeinen Überblick geben.

Wenn es um ein gutes Backup geht, benötigen Sie mehrere Sicherheitsebenen. Es ist schön und gut, Ihren Computer auf einer externen Festplatte zu sichern, aber was passiert, wenn Ihr Haus abbrennt mitsamt Ihrem Computer und dem Backup-Laufwerk? Alle Ihre Daten sind weg. Hier kommen externe Backups und Cloud-Backups ins Spiel.

Mein bevorzugtes System ist alle meine wichtigen Dateien in meiner Dropbox zu speichern - obwohl Sie auch Google Drive oder Microsoft OneDrive verwenden können -, so dass sie, sobald ich sie speichere, in der Cloud gespeichert werden. Dies ist zwar kein echtes Backup, da nicht verschiedene Versionen gespeichert werden und es nur eingeschränkte Wiederherstellungsoptionen gibt, aber es ist eine gute erste Sicherungsebene. Wenn Sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen, es die Unternehmensrichtlinien erlauben und Sie nicht mit Terabytes an Daten arbeiten, dann ist es eine gute Möglichkeit, alle Dateien, an denen Sie arbeiten, in einem Cloud-Service zu speichern. Es hat auch den Vorteil, dass Ihre Dateien von überall her zugänglich sind.

Ich verwende nicht nur Dropbox, um meine Daten zu sichern, sondern auch einen speziellen Cloud-Backup-Service. Ich würde Ihnen empfehlen, sich Backblaze anzusehen. Das bedeutet nicht nur, dass ich zwei externe Kopien aller meiner Dateien habe, sondern ich habe auch die Möglichkeit, frühere Versionen wiederherzustellen und bei Bedarf alles wiederherzustellen.

Außerdem erstelle ich ein lokales Backup, wenn ich etwas vorhabe, bei dem die Möglichkeit besteht, dass ich eine Menge Daten verlieren könnte, wie z.B. bei einem Update für meinen Computer. So kann ich die Daten schnell wiederherstellen, ohne darauf warten zu müssen, dass sie aus dem Internet heruntergeladen werden.

Sie müssen meinen Datensicherungsplan nicht exakt übernehmen, aber Sie sollten auf jeden Fall eine externe, automatische Sicherung all Ihrer wichtigen Dateien einrichten. Wenn Sie das nicht tun, riskieren Sie den Verlust all Ihrer Daten.

Die besten Methoden für die Organisation von Computerdateien

Wie ich bereits am Anfang dieses Artikels betont habe, ist das Wichtigste beim Erstellen einer organisierten Dateistruktur, dass man sich auch daran hält. Hier sind einige bewährte Methoden und Tipss wie sie Ihre neue Ordnung am besten nutzen.

  • Überspringen Sie den Desktop. Speichern Sie niemals Dateien auf Ihrem Desktop. Es sieht einfach unordentlich und voll aus. Es ist in Ordnung, eine Datei von einem USB-Stick auf Ihren Desktop zu ziehen, aber dann sollte sie sofort entsprechend gespeichert werden.
  • Leeren Sie Ihre Ordner mit Downloads. Lassen Sie keine Dateien in Ihrem Downloads-Ordner. Legen Sie sie entweder dort ab, wo sie hingehören, oder löschen Sie sie.
  • Speichern Sie die Dateien sofort ab. Wenn Sie damit warten, Ihre Dateien abzuspeichern, wird es unübersichtlich. Sobald Sie eine Datei erstellen oder erhalten, legen Sie sie an dem vorgesehenen Platz ab.
  • Sortieren Sie alles einmal pro Woche. Trotzdem sollten Sie jeden Montagmorgen oder Freitagabend die Dateien, an denen Sie in dieser Woche gearbeitet haben, durchsehen und sicherstellen, dass sie am richtigen Ort abgelegt sind. Bringen Sie Ordnung in die Dateien, löschen Sie alle unnötigen Dateien und verhindern Sie, dass es unübersichtlich wird, bevor es zu spät ist. Wenn Sie einen Mac verwenden, gibt es Anwendungen wie Hazel, die dies für Sie automatisch erledigen.
  • Verwenden Sie aussagekräftige Namen. Wenn Sie Ihre Dateien benennen, geben Sie ihnen beschreibende Namen. "Marketingplan" ist ungünstig. "Marketingplan - Kunde X - Januar" ist sinnvoller.
  • Die Suchfunktion ist sehr effektiv. Die Suchfunktion innerhalb moderner Betriebssysteme ist sehr leistungsstark. Wenn Sie eine Datei nicht finden können, nutzen Sie die Suchfunktion.
  • Verwenden Sie nicht zu viele Ordner. Zu viele verschachtelte Ordner sind unübersichtlich. Jeder Ordner sollte mindestens 10 Dateien enthalten. Wenn Sie nur zwei oder drei Dateien in jedem Ordner haben, sollten Sie Ihre Struktur überdenken.
  • Bleiben Sie bei Ihrer Struktur. Geben Sie nicht einfach nach ein paar Tagen auf. Es braucht immer ein wenig Zeit, um sich auf etwas Neues einzustellen. Nehmen Sie sich vor, Ihre Struktur einige Wochen lang zu testen, bevor Sie sie eventuell verwerfen.
  • Optimieren Sie weiter. Top-down-Systeme sind nicht sinnvoll; sie funktionieren selten. Beginnen Sie mit einer der empfohlenen Strukturen und passen Sie sie dann nach und nach an. Passen Sie die Struktur an Ihren Arbeitsablauf an, anstatt zu versuchen, Ihren Arbeitsablauf an eine starre Dateistruktur anzupassen.

Zusammenfassung

Ein gut organisierter Computer ist einfach viel komfortabler zu benutzen. Wenn Sie wissen, wo jede Datei abgespeichert ist, dann ist es kein Problem mehr, wenn jemand kommt und nach einer Datei von vor zwei Jahren fragt. Sie befindet sich in einem bestimmten Ordner mit einem Unterordner z.B. mit dem Namen 2016 > Marketingmaterialien.

Und wenn Sie erst einmal ein System zur Organisation Ihrer Dateien eingerichtet haben, ist es gar nicht so schwer, sich daran zu halten. Nehmen Sie sich ein paar Stunden an einem Nachmittag Zeit, um es einzurichten, und schon können Sie loslegen.

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