Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Communication

 كيفية ترتيب الأولويات لرسائل البريد الإلكتروني التي ترد عليها

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
How to Email Important People

Arabic (العربية/عربي) translation by osamagaradh (you can also view the original English article)

 فوضى تسبب الاجهاد. كما يشرح عالم النفس شيرى بورغ كارتر ، فوضى:

  •  "قصف" حواسنا مع المنبهات ، التي تفرط في العقل.
  • يصرفنا من ما يجب أن نفعله بسحب اهتمامنا في أماكن أخرى.
  • يعمل بمثابة إشارة بأن عملنا لا ينجز ابدأ.
  •  يحظر الإبداع - الذي يحتاج إلى مساحة مفتوحة وواضحة ليعمل بشكل صحيح.
  •  يجعل من الصعب العثور على الأدوات أو المعلومات التي نحتاجها للقيام بعملنا.

دراسة نشرت في عام 2004 وافترض فيها أن الفوضى سبب رئيسي في "الإجهاد المكتبي."

الحكم واضح. الفوضى هي تشتيت وساحقة. انها سيئة للإنتاجية ولصحتنا. عندما نكون في حالة من الفوضى ، لا نعرف ما هي المهام التي يجب معالجتها أولاً.

 كما هو الحال مع المكاتب الفوضوية ، وذلك مع البريد الوارد الكامل للبريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني مرهق - خاصة إذا كان مسموحًا به لفوضى صندوق الوارد الخاص بك. . وجدت دراسة حديثة أجرتها جامعة لوبورو أن 83٪ من العمال لديهم مستويات إجهاد أعلى من المعتاد أثناء فحص البريد الإلكتروني. لحسن الحظ ، نظرت نفس الدراسة أيضًا إلى الحلول المحتملة للإجهاد عبر البريد الإلكتروني. على وجه الخصوص ، وجدوا أن وضع رسائل البريد اعلى القمة  من خلال تنظيمها في مجلدات الإجهاد. قلل من التوتر الدرس؟ يمكن لعلبة الوارد المُدارة جيدًا تحسين إنتاجيتك وتقليل مستويات التوتر لديك.

 تتمثل إحدى طرق البقاء على رأس البريد الإلكتروني في تحديد الرسائل الإلكترونية وايها الذي تحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنها والتي يمكن تجاهلها بأمان.

 كيف يمكنك تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي يجب الرد عليها أولاً؟ دعونا نلقي نظرة على كيفية تحديد الأولويات الصحيحة عند تفريغ صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك.

 قبل الغوص في هذا البرنامج التعليمي ، احصل على الكتاب الالكتروني  لاستراتيجيات البريد الإلكتروني الجديدة الخاصة بنا : المرشد النهائي للتمكن من تصفيرعلبة الوارد . (إنه متاح للتنزيل المجاني من خلال جريدة اخبار Tuts + Business.) تعرف على المزيد من تقنيات إنتاج البريد الإلكتروني الرائعة في هذا الكتاب الإلكتروني.

Download the inbox zero email tips ebook now

الآن دعنا نلقي نظرة على هذه الخطوات الهامة لتحديد الأولويات للبريد الإلكتروني على نحو افضل .

الخطوة 1: إعداد عوامل تصفية البريد الإلكتروني

يضع كل بريد إلكتروني في بريدك الوارد ضغطًا على انتباهك - حتى رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحتاج إلى انتباهك. وجدت دراسة جامعة Loughborough المشار إليها أعلاه أن الرسائل الإلكترونية غير ذات الصلة كانت مصدرًا رئيسيًا لضغوط البريد الإلكتروني.

 جميعنا نتلقى رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية التي يمكننا تجاهلها أو قراءتها بأمان في وقت مريح خلال يوم بطيء في المكتب. وتشمل هذه:

  • النشرات الإخبارية
  • التحديثات الاجتماعية لوسائل الإعلام
  • رسائل شخصية
  • إعلامات
  • تنبيهات جوجل

 لذا فبدلاً من السماح لهذه الرسائل بفوضى صندوق البريد الوارد وتسبب لك ضغوطًا لا لزوم لها ، فلماذا لا توجهها في مكان آخر؟ تسمح لك كل من Gmail و Google Apps و Microsoft Outlook بإعداد الفلاتر أو القواعد لإعادة توجيه رسائل معينة بعيدًا عن بريدك الوارد وفي مجلد بريد إلكتروني آخر.

 بمجرد إعداد الفلاتر ، ستنتهي برسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى رؤيتها في بريدك الوارد. ستذهب طاقتك العقلية واهتمامك إلى أقصى مكان تُحتاج فيه - للرسائل الإلكترونية المهمة.

 ماذا لو لم يكن برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يحتوي على نظام تصفية؟ ثم قم بإعداد عنوان بريد إلكتروني آخر تستخدمه للاشتراك في الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني ومواقع الشبكات الاجتماعية.

 مع اتخاذ هذه الخطوة الواحدة ، ستقلل من مقدار فوضى البريد الإلكتروني في حياتك. سوف تخفض مستويات التوتر لديك وتزيد من الطاقة الذهنية والوضوح لتكريسها لعملك.

الخطوة 2: جدول أوقات محددة للتحقق من البريد الإلكتروني

لا يقتصر تعيين الأولويات حول البريد الإلكتروني على اختيار الرسائل الإلكترونية التي تتعامل معها أولاً. كما أنها تتعلق بالأولوية الشاملة للبريد الإلكتروني في حياتك. 

تظهر الأبحاث أن معظمنا يطلق علب البريد الإلكتروني لدينا لحظة وصولنا إلى المكتب أو حتى في الصباح الباكر قبل أن نبدأ العمل.

هل حقاً البريد الإلكتروني بتلك الاهمية؟

يشير كاتب مجلة فوربس ، أنتوني وينج كوسنر ، إلى أن الكثير منا بحاجة إلى إعادة التدريب حتى نتمكن من "عدم افتراض أن أولويات [صناديق البريد الوارد خاصتنا] تتوافق مع أهدافنا ومسؤولياتنا الشخصية".

نحن لا نتحقق فقط من رسائل البريد الإلكتروني لدينا اول شيء، ولكننا نواصل التحقق منها طوال اليوم. هذا ليس جيدًا لمستويات الإجهاد لدينا - نظرًا لأن كل رسالة بريد إلكتروني جديدة نقرأها تزيد من الإجهاد الإضافي. ما هو الأكثر من ذلك ، أنه يعوق الإنتاجية. تعدد المهام هو أسلوب غير منتج للعمل لأنه ينطوي على انقطاع مستمر — البريد الإلكتروني الجديد هو أحد هذه الانقطاعات.

هذه الانقطاعات تبعدنا عن ما يجب أن نفعله. تشير الدراسات إلى أنه في أعقاب انقطاع ، يستغرق 64 ثانية لاستعادة قطارك الفكري ومعدل 25 دقيقة للرجوع إلى مهمة ركزت عليها قبل الانقطاع.

 مرة أخرى ، هل البريد الإلكتروني مهم للغاية لدرجة أننا نسمح له بالتسبب في الكثير من الإزعاج؟ ربما تكون الحقيقة أغمق. لقد توصلت الأبحاث إلى أن البريد الإلكتروني يسبب إدمانًا كبيرًا - حتى أن البعض يقول إنه يسبب الإدمان مثل ماكينات القمار.

 نعم ، نحتاج جميعًا إلى البريد الإلكتروني للتواصل. لكن يجب أن تكون أداة نسيطر عليها ، وليست هي المسيطرة علينا.

لقد استحوذ البريد الإلكتروني على حياتنا العملية. لقد حان الوقت للرد مرة أخرى والفوز بالسيطرة.

الحل هو جدولة الوقت للتحقق من البريد الإلكتروني. بالنسبة لمعظم الناس ، مرتين في اليوم هو كثير.

عدد قليل جدا من رسائل البريد الإلكتروني تتطلب استجابة فورية. بمجرد أن يعلم زملاؤك أو زبائنك أنك تتحقق من البريد الإلكتروني مرة أو مرتين في اليوم ، فسيستخدمون أداة اتصال أخرى للاتصال بك في حالات الطوارئ.

 لذلك متى يجب تحديد موعد فحص بريدك الإلكتروني؟

كريج جارو من نينجا إدارة الوقت يعتقد أن الصباح هو أفضل خيار. ويشير إلى أن فحص بريدك الإلكتروني أول شيء يضعك في مقدمة الآخرين بخطوة في مكتبك ويسمح لك بتفويض العمل أولاً. يضيف جارو:

 الحصول على مسح صندوق الوارد الخاص بك قبل بدء يومك هو تمكين. تحصل على البدء بربيع في خطوتك.

ومع ذلك ، رأي جارو ليس سائدًا. يعتقد معظم خبراء الإنتاجية أن التحقق من بريدك الإلكتروني أول شيء هو أسوأ نهج ممكن. "لا تحقق مطلقًا من بريدك الإلكتروني في الصباح" بل هو عنوان كتاب انتاجية. كتابات أنتوني وينج كوسنر:

الخبراء يشيروا بأغلبية ساحقة إلى أنك تبدأ بأصعب أعمالك في هذا اليوم وقم بتأجيل انحرافات البريد الإلكتروني في وقت لاحق.

من خلال هذا الحساب ، من الأفضل استخدام طاقتك الصباحية المتفائلة للتعامل مع أعمال المشروع المهمة.  يؤدي ترك البريد الإلكتروني إلى وقت لاحق إلى إبعادك عن الانحرافات ، بحيث يمكنك التركيز بشكل كامل على العمل المطلوب بيدك. ثم عندما تشعر ببطيء أكثر في فترة بعد الظهر ، يمكنك التحقق من بريدك الإلكتروني.

إذن ماذا يجب أن تفعل؟ تحقق من بريدك الإلكتروني في الصباح ، أو احفظه حتى وقت لاحق؟ عليك أن تعمل ما يناسبك وسير عملك. الشيء المهم هو أن تحدّ من عدد المرات التي تتحقق فيها من بريدك الإلكتروني وأنك تلتزم بالأوقات التي التزمت بها. سيكون الأمر صعبًا — والبريد الإلكتروني يسبب الكثير من الإدمان. ولكن، يمكنك أن تفعلها!

إليك نصيحتان لمساعدتك في تحديد عدد مرات التحقق من بريدك الإلكتروني:

  •  البريد الإلكتروني الوضع الآمن. حتى عندما تركز على العمل في المشروع ، سيتعين عليك أحيانًا الخوض في رسائلك الإلكترونية. تجنب انحرافات علبة الوارد الخاصة بك عن طريق إنشاء مجلد "الوضع الآمن" في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك.  في هذا المجلد ، قم بتخزين رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمشاريع التي تعمل عليها حاليًا. مسموح لك بفحص هذا المجلد في أي وقت من اليوم ، ولكن تذكر أنه كمرجع فقط. لا الرد على رسائل البريد الإلكتروني خارج الأوقات المخصصة الخاصة بك!
  • الخيار النووي. إذا كنت لا تستطيع فعلاً الابتعاد عن صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك ، فكر في حظر الإنترنت تمامًا.

 الخطوة 3: السلطة من خلال سرعة الاستجابات

حتى الآن ، قمت بتنظيف صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك باستخدام الفلاتر ، وقمت بالحد من تسجيل الدخول إلى رسائلك الإلكترونية مرتين في اليوم.

ما ينبغي أن تفعله عند الوصول إلى علبة البريد الخاصة بك؟

 في كتابه المنهجي عن الإنتاجية ،انهاء الاشياء، يقدم David Allen تلميحًا مناسبًا لمستخدمي البريد الإلكتروني.  يقول ألين أنه عندما تأتي مهام جديدة في طريقك ، يجب عليك أن تسأل نفسك: "هل يمكنني إكمال هذا في أقل من دقيقتين؟" إذا كان الأمر كذلك ، فافعل ذلك على الفور. بغض النظر عن مدى أهميتها أو تافها ، فقط قم بإنجازها.

 استخدم هذا النهج نفسه لبريدك الإلكتروني. إذا كان البريد الإلكتروني يمكن معالجته في أقل من دقيقتين ، فافعله على الفور.

حتى عندما تذهب إلى بريدك الإلكتروني:

  •  اقرأ كل بريد إلكتروني جديد يدخل.
  • إذا كان يمكنك الرد على رسالة بريد إلكتروني في أقل من دقيقتين، قم بذلك قبل الانتقال إلى رسالة البريد الإلكتروني التالية.
  • أرشفة جميع الرسائل الإلكترونية التي قمت بالرد عليها أو التي لا تحتاج إلى رد.

إذا كنت تريد فعلًا تحقيق هذا الأمر بسرعة ، فجرّب تشغيل لعبة البريد الإلكتروني. يمنحك هذا خمس ثوانٍ لتحديد ما يجب فعله مع كل بريد إلكتروني. بالنسبة إلى الرسائل الإلكترونية التي تقرر الرد عليها ، يتم منحك ثلاث دقائق لكتابة رد.

كما هو الحال مع تصفية البريد الإلكتروني غير الضروري ، تعمل ردود السرعة على الكتابة على مسح الفوضى من البريد الوارد ، بحيث تبقى مع ما يهمك. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يشجع الأشخاص الذين تتواصل معهم لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التي يمكن الرد عليها بسرعة وسهولة.

الخطوة 4: تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني المتبقية

 لقد ألغيت رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك الرد عليها بسرعة. كل ما تبقى هو رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب استجابة متعمقة. بمعنى آخر ، إنها عنصر آخر في قائمة المهام الخاصة بك. ماذا يجب ان تفعل مع هذه؟

قم بمعالجة رسائل البريد الإلكتروني هذه كما تفعل مع أي بند مهام آخر. إحدى الطرق لتقرير كيفية التعامل مع كل بريد إلكتروني هو باستخدام Eisenhower Matrix. إليك كيف تقوم بذلك:

 للبدء بها ، قم بتقييم كل رسالة إلكترونية وفقًا لدرجة الإلحاح والأهمية.

  •  رسائل البريد الإلكتروني العاجلة هي تلك التي تحتاج إلى الرد بسرعة. وكلما كان الرد مطلوبًا ، زادت درجة الإلحاح.
  • رسائل البريد الإلكتروني المهمة هي تلك التي تتعلق بالمشاريع طويلة المدى ولكنها لا تتطلب بالضرورة استجابة سريعة.

إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني ملحة ، فقم بإضافتها إلى قائمة المهام الخاصة بك لليوم ، أو إذا كان ذلك ممكناً ، قم بتفويضها إلى زميل في العمل. كلما كان البريد الإلكتروني أكثر إلحاحًا ، كلما كان أعلى في قائمة المهام خاصتك.

لرسائل البريد الإلكتروني الهامة، قم بجدولة وقت في التقويم الخاص بك للتعامل معها.

تتضمن الطرق الأخرى لتحديد أولويات البريد الإلكتروني:

  • طريقة اكل ذلك الضفدع! . مع هذا ، يمكنك اختيار البريد الإلكتروني الذي تشعر به على الأقل. ثم تضعه في أعلى قائمة المهام الخاصة بك. عن طريق الحصول على المهام التي لا ترغب في القيام بها ، ستحصل على طاقة معززة للاستفادة من الطاقة خلال بقية اليوم.
  • طريقة الإصدار النهائي. هنا ، يمكنك اختيار رسائل البريد الإلكتروني للتعامل معها استنادًا إلى أكثر ما تشعر به. تبدأ بفوز سهل ، وبناء الزخم من هناك.

 لمزيد من التفاصيل حول تحديد الأولويات ، تحقق من مقالاتنا حول إنشاء نظام الإنتاجية الخاص بك وعلى نظام الانتهاء من الاشياء.

خطوة 5: تنظيف رسائل البريد الإلكتروني المتخلفة

الآن ، كنت قد قمت بالمرور خلال صندوق البريد الوارد الخاص بك. يتم التعامل مع كل بريد إلكتروني كموجود أو تمت جدولته في التقويم الخاص بك ليتم معالجته لاحقًا.

 ولكن ستظل هناك رسائل إلكترونية خلفها. ماذا يجب أن تفعل مع هؤلاء المتعجرفين؟ هناك احتمالات ، تقع في واحدة من فئتين:

  • أنت تنتظر حتى تكمل مهمة قبل الرد. إذا اتبعت الخطوة 4 بشكل صحيح ، فكان يجب عليك جدولة هذه المهمة في التقويم الخاص بك.
  •  أنت في انتظار رد من مراسلك. لا يمكنك أرشفة هذه الرسائل الإلكترونية لأنها جزء من مشروع أو مناقشة مستمرة. لا يمكنك أيضًا التصرف حيالها حتى تتلقى ردًا.

ماذا يجب ان تفعل مع هذه الرسائل؟ قم بإنشاء مجلد خاص لكل نوع من أنواع البريد الإلكتروني. لديك مجلد واحد يسمى الإجراء المطلوب وآخر يسمى في انتظار الرد. ثم ضع بملف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وفقا لذلك.

قم بتسجيل الدخول إلى هذه المجلدات من وقت لآخر ، حتى تتمكن من إرسال متابعات أو ملاحظة تذكير بالمهام التي تحتاج إلى القيام بها.

وبمجرد الانتهاء من هذه الخطوة، سيكون لديك "علبة الوارد" خالية تماما من الفوضى. عمل جيد!

اجلب الكتاب الالكتروني المجاني "التمكن من تصفير علبة الوارد"

 تحتاج الآن إلى التأكد من بقائك على رأس بريدك الوارد من الآن فصاعدًا. لا تدع الأمر يصير غير منظم أو بتحميل مفرط من جديد. تعرف على كيفية إدارة رسائلك الإلكترونية بشكل أفضل باستخدام أساليب تأخذ ما تعلمته في هذا البرنامج التعليمي بشكل أكبر.

 قم بالتسجيل في النشرة الإخبارية ل Tuts + Business واحصل على الكتاب الالكتروني المجاني "التمكن من تصفير علبة الوارد"  مجاناً. اكتشف نصائح إضافية حول كيفية قضاء وقت أقل في البريد الوارد ، أثناء معالجة رسائلك بشكل أكثر فاعلية على المدى الطويل.

Free Email Inbox Zero Mastery ebook download

الاعتماد البياني: قائمة صممها Matt Petrowsky من المشروع Noun.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.