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Wie Sie ein Backup von allen Ihren Gmail-E-Mails erstellen (vollständiger Leitfaden)

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This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Retrieve Your Deleted (Or Archived) Emails in Gmail

German (Deutsch) translation by Elisabeth Prott (you can also view the original English article)

Es war noch nie so wichtig wie heute Ihre Gmail-E-Mails zu sichern. Hacker suchen ständig nach Schwachstellen in E-Mail Konten und so könnte es passieren, dass Ihr Konto gehackt wird. Nachrichten könnten verloren gehen. Sie könnten sogar den Zugriff auf Ihr Gmail-Konto verlieren. Wenn das passiert, sollten Sie ein gutes Gmail-Backup haben.

Viele von uns speichern geschäftliche Informationen in unseren Gmail-Konten. Der Verlust dieser Informationen könnte ziemlich kostspielig werden. Deshalb ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass keine Daten verloren gehen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Gmail-E-Mails zu sichern, aber viele Gmail-Nutzer wissen nicht, wie sie vorgehen sollen. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie ein Backup von Ihren E-Mails erstellen können. Wir erklären Ihnen, wie Sie das Google Backup-Programm (Google Takeout) verwenden, um Ihre Gmail-E-Mails zu sichern. Wir werden auch einige Gmail-Backup-Programme von Drittanbietern vorstellen.

Hilfreiche E-Mail-Tipps und Strategien 

Bevor wir uns mit Gmail-Backups befassen, sollten Sie nicht vergessen, sich für den Tuts+ Business-Newsletter anzumelden und sich unser kostenloses eBook zu schnappen: Der ultimative Leitfaden zur Inbox Zero Mastery. Es ist vollgepackt mit Strategien zur Organisation des Posteingangs und tollen Tipps für eine effizientere Verwaltung all Ihrer eingehenden E-Mails.

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1. Warum Sie Gmail Backups benötigen

Ihr Gmail-Konto enthält wichtige geschäftliche Informationen. Kunden und zukünftige Kunden nutzen es, um mit Ihnen in Kontakt zu treten. Es kann sogar sein, dass Sie dort sensible Projektinformationen gespeichert haben.

Aber was wäre, wenn alle Ihre E-Mails verloren gingen oder gehackt würden?

Die Realität ist, dass E-Mail-Konten und andere Online-Konten ständig gehackt werden. Die Nachrichten sind voll von Berichten über Datenschutzverletzungen und anderen Sicherheitsmängeln.  Wenn jemand anderes Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto hätte, könnten Sie unter Umständen einige dieser wichtigen geschäftlichen E-Mails verlieren.

Das Verwenden von starken Passwörtern für Ihr Gmail-Konto kann zwar dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass ein Hacker in Ihre E-Mail eindringt, aber kein System ist idiotensicher. Im schlimmsten Fall müssen Sie Ihr Gmail-Konto sogar löschen, wenn es gehackt wurde. Eine Anleitung dazu finden Sie in diesem Tutorial:

Und natürlich kann es auch zu einem Anwenderfehler kommen. Niemand möchte gerne darüber nachdenken, aber oft gehen Daten verloren, wenn ein Nutzer versehentlich eine Gmail-Nachricht löscht. Wenn Sie schnell handeln, können Sie möglicherweise eine gelöschte Nachricht wiederherstellen. Aber wenn einige Zeit vergangen ist und Sie kein Gmail-Backup-System installiert haben, ist die Nachricht unter Umständen vollständig gelöscht. Eine Anleitung zum Wiederherstellen gelöschter E-Mails finden Sie in dem Tutorial: Wie Sie Ihre gelöschten (oder archivierten) E-Mails in Gmail wiederherstellen.

Mit aktuellen Gmail-Backups können Sie Ihre verlorenen E-Mails wiederherstellen, falls jemals etwas mit Ihrem Gmail-Konto passieren sollte. Es gibt mehrere Methoden, die Sie zur Sicherung Ihres Gmail-Kontos verwenden können.

2. Wie man ein Backup der Gmail-E-Mails mit Google Takeout erstellt

Google Takeout erstellt eine Kopie Ihres gesamten Google-Kontos, einschließlich Ihrer Gmail-Daten. Um es zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Beginnen Sie, indem Sie https://takeout.google.com/settings/takeout in das Adressfeld Ihres Browsers eingeben. Wenn Sie nicht in Ihrem Google-Konto angemeldet sind, müssen Sie sich anmelden, bevor Sie das Programm verwenden können. Wenn Sie angemeldet sind, wird der Google Takeout-Bildschirm angezeigt:

Google Takeout screen for Gmail email backupGoogle Takeout screen for Gmail email backupGoogle Takeout screen for Gmail email backup
Verwenden Sie Google Takeout für Gmail-E-Mail Backups

2. Verwenden Sie die Bildlaufleiste auf der rechten Seite des Bildschirms, um die Liste der Daten anzuzeigen, die Sie mit dem Programm sichern können:

Google data you can back up with Google TakeoutGoogle data you can back up with Google TakeoutGoogle data you can back up with Google Takeout
Um Ihr Gmail-Konto zu sichern, vergewissern Sie sich, dass der Schieberegler rechts ist.

Sie sehen die verschiedenen Arten von Daten, auf die Sie mit Ihrem Google-Konto zugreifen können.

3. Schieben Sie den Gmail-Schieberegler (auf der rechten Seite des Bildschirms) nach rechts, um Ihr Google Mail-Konto zu sichern. Wenn Sie auf den Abwärtspfeil links neben dem Schieberegler klicken, wird der Bildschirm erweitert, und Sie können die Teile Ihres Gmail-Kontos, die Sie sichern möchten, präzisieren:

Choose which Gmail labels to back upChoose which Gmail labels to back upChoose which Gmail labels to back up
Spezielle Gmail Backup Label.

Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Klicken Sie das Feld alle E-Mails berücksichtigen an, um alle Ihre Gmail-E-Mails zu sichern.
  • Klicken Sie das Feld Label auswählen an, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie auswählen können, welche Label (Ordner) Sie sichern möchten.

4. Wenn Sie die Auswahl der zu sichernden Datentypen abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter unten links auf dem Bildschirm. Der Bildschirm Archivformat anpassen wird angezeigt:

Define your Gmail backup archive formatDefine your Gmail backup archive formatDefine your Gmail backup archive format
Wählen Sie Gmail Backup-Archivformate.

In diesem Bild können Sie die folgenden Merkmale Ihres Archivs definieren:

  • Dateityp. Der Standarddateityp für Ihre Archivdatei ist .zip. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um den Dateityp .tgz auszuwählen. (Die meister Nutzer können diesen Dateityp schwer öffnen.)
  • Archiv-Größe. Die maximale Dateigröße des Archivs beträgt 50 GB. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um eine der folgenden Dateigrößen zu wählen: 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB, 50 GB.
  • Übermittlungsmethode. So erhalten Sie Ihre archivierten Daten. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um zwischen dem Empfang eines E-Mail-Download-Links, einer Datei auf Google Drive, einer Datei in Dropbox oder einer Datei auf OneDrive zu wählen.

Achtung: Auf Google Drive gespeicherte Archive werden auf die Google-Speicherkontingente angerechnet. Wenn Ihr Archiv besonders groß ist, sollten Sie eine andere Option wählen.

5. Wenn Sie mit der Auswahl Ihrer Archivformat-Optionen fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Archiv erstellen in der unteren linken Ecke.

Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie einen Hinweis, dass Ihr Archiv vorbereitet wird. (Der Archivierungsprozess erfolgt nicht sofort.) Wenn Ihr Archiv fertig ist, werden Sie per E-Mail über den Speicherort des Archivs benachrichtigt. So könnte die E-Mail aussehen:

Gmail backup archive emailGmail backup archive emailGmail backup archive email
Sie erhalten eine E-Mail, dass Ihre Gmail-Sicherung zur Überprüfung bereit ist.

Hinweis: Ihre E-Mail kann je nach der von Ihnen gewählten Übermittlungsmethode variieren.

6. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail, um auf Ihr Gmail Archiv zuzugreifen. (Im obigen Beispiel würde man auf die Schaltfläche Archiv herunterladen klicken).

3. Andere Methoden zur Erstellung eines Gmail Backups

Obwohl das Google Backup Dienstprogramm ziemlich einfach ist, müssen Sie selbst daran denken, das Gmail-Archiv zu erstellen. Eine automatisierte Methode, Ihre Gmail-E-Mails zu sichern, ist die Verwendung eines Desktop-Clients wie Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) oder Apple Mail.

Hinweis: Für dieses Beispiel werde ich Outlook verwenden. Wenn Sie einen anderen Desktop-Client verwenden, können die Schritte, möglicherweise geringfügig abweichen.

Richten Sie Ihren Desktop-Client so ein, dass er Nachrichten aus Gmail über das IMAP-Protokoll auf Ihren Computer abruft. Gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1. Aktivieren Sie Ihren IMAP-Zugriff

1. Gehen Sie auf Einstellungen > Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP in Gmail, um sicherzustellen, dass IMAP aktiviert ist. Ihr Bildschirm sollte wie folgt aussehen:

Enable IMAP accessEnable IMAP accessEnable IMAP access
Rufen Sie die Gmail Einstellungen auf, um den IMAP-Zugriff zu aktivieren.

Wenn IMAP nicht aktiviert ist, klicken Sie auf IMAP aktivieren.

2. Google betrachtet die meisten Desktop-E-Mail-Anwendungen als weniger sicher. Daher müssen Sie die Sicherheitseinstellungen in Ihrem Google-Konto so ändern, dass Ihr Desktop-E-Mail-Client Zugriff auf Ihr Gmail-Konto hat. Um zu beginnen, gehen Sie auf https://myaccount.google.com/. Dort sehen Sie den Bildschirm Mein Konto:

Google My Account screenGoogle My Account screenGoogle My Account screen
Verwenden Sie den Bildschirm Mein Konto, um Ihrem Desktop-E-Mail-Zugriff auf Ihre Gmail-E-Mails zu geben.

3. Wählen Sie Apps mit Kontozugriff. Der Bildschirm Anmeldung & Sicherheit erscheint. Scrollen Sie auf dem Bildschirm Anmeldung & Sicherheit nach unten bis zur Option Weniger sichere Anwendungen zulassen:

Allow less secure apps Google accessAllow less secure apps Google accessAllow less secure apps Google access
Google betrachtet die meisten anderen E-Mail-Systeme als weniger sicher. Sie müssen den Schalter nach rechts schieben.

Schieben Sie den Schalter nach rechts, damit Ihr Desktop-E-Mail-Client auf Ihr Gmail-Konto zugreifen kann.

Schritt 2. Fügen Sie Ihr Gmail-Konto zu Ihrem Desktop-E-Mail-Client hinzu

Der nächste Schritt besteht darin, Ihr Gmail-Konto zu Ihrem Desktop-E-Mail-Client hinzuzufügen. Das genaue Vorgehen hängt von Ihrem Desktop-E-Mail-Client ab.

1. Klicken Sie für MS-Outlook auf Datei. Wenn der Bildschirm mit den Kontoinformationen erscheint, klicken Sie auf die Schaltfläche Konto hinzufügen:

MS Outlook Add Account buttonMS Outlook Add Account buttonMS Outlook Add Account button
Klicken Sie auf die Schaltfläche Konto hinzufügen, um Outlook Zugriff auf Ihre Gmail-Nachrichten zu gewähren.

2. Sie werden aufgefordert, das Gmail-Konto und das Passwort einzugeben, das Sie zu Outlook hinzufügen möchten. Geben Sie die Informationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden. Die folgende Eingabeaufforderung wird angezeigt:

Account setup completeAccount setup completeAccount setup complete
Sie haben Outlook Zugriff auf Ihre Gmail-Nachrichten gewährt.

3. Klicken Sie auf OK, um das Gmail-Konto mit Ihrem Desktop-Konto zu verbinden. Ihre Konten sind verbunden.

Sie erhalten eine E-Mail-Nachricht mit der Betreffzeile: Microsoft Outlook Testnachricht in Ihrem Outlook-Posteingang. In Ihrem Gmail Posteingang erhalten Sie die gleiche Nachricht.

Ab diesem Zeitpunkt werden an Ihre Gmail-Adresse gesendete Nachrichten auch an MS Outlook gesendet. Selbst wenn Sie den Zugriff auf Ihr Gmail-Konto verlieren sollten, können Sie immer noch über Outlook auf Ihre Gmail-Nachrichten zugreifen. Denken Sie jedoch daran: Wenn Sie eine Nachricht aus Ihrem Gmail-Konto löschen, wird sie auch aus Ihrem Gmail-Posteingang entfernt.

Vorsicht: Filter und andere Organisationstools, die Sie in Ihrem Gmail Posteingang angewendet haben, werden möglicherweise nicht auf Ihr Desktop-E-Mail-System übertragen.

4. Gmail Backup-Dienstprogramme von Drittanbietern

Eine weitere Methode zur Sicherung Ihrer Gmail-Nachrichten ist die Verwendung eines Sicherungsprogramms eines Drittanbieters. Hier sind vier beliebte Optionen:

UpSafe Gmail Backup UtilityUpSafe Gmail Backup UtilityUpSafe Gmail Backup Utility
Das Sicherungsprogramm UpSafe Gmail ist kostenlos und einfach zu benutzen.

UpSafe ist ein kostenloses und benutzerfreundliches Backup für Windows Gmail, mit dem Sie Ihre Gmail-Dateien auf Ihrer Festplatte schnell sichern können. Eine gute Sicherheitsfunktion dieses Dienstprogramms besteht darin, dass die App niemals Zugriff auf Ihre Google-Anmeldedaten hat. Backups werden jedoch nicht automatisch erstellt. Sie müssen also daran denken, Ihr Gmail-Konto regelmäßig zu sichern.

2. Gmvault Backup

Gmvault Gmail Backup utilityGmvault Gmail Backup utilityGmvault Gmail Backup utility
Das Sicherungsprogramm Gmvault funktioniert auf einer großen Anzahl von Plattformen.

Sie können GMvault auf Windows-, Mac-, OSX- oder Linux-Rechnern verwenden. Mit dieser beliebten Open-Source-Anwendung können Sie Backups so planen, dass sie automatisch ausgeführt werden, was sehr praktisch ist, da Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Sie vergessen haben, Ihre Gmail-E-Mails zu sichern. Es ist auch ein gutes Tool zum Verschieben von E-Mails von einem Konto zu einem anderen. Es ist kommandozeilenbasiert, d.h. es gibt keine grafische Benutzeroberfläche. Aber Sie können eine Menge erreichen, wenn Sie ein paar einfache Befehle lernen.

3. Spinbackup

Spinbackup Gmail backup utilitySpinbackup Gmail backup utilitySpinbackup Gmail backup utility
Das Spinbackup-Dienstprogramm Gmail bietet Cloud-basierte Sicherungsfunktionen.

Spinbackup kombiniert Cloud-basierte Backup-Funktionen und Cyber-Sicherheitsfunktionen in einem einzigen Paket. Wenn Ihr Unternehmen beide Optionen benötigt, könnte dieses einzelne Tool eine gute Wahl sein. Es ermöglicht Ihnen die Einrichtung automatisierter Backups nicht nur Ihrer Gmail-Nachrichten, sondern aller Daten auf Ihrem Google Drive, einschließlich Ihrer Kontakte und Ihres Kalenders. Die Preise variieren je nach Ihren Bedürfnissen und der Anzahl der Nutzer.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools Gmail BackupSysTools Gmail BackupSysTools Gmail Backup
SysTools hat sich auf Backup-Dienstprogramme und Datenwiederherstellung spezialisiert.

SysTools bietet eine Vielzahl von Backup-Dienstprogrammen und Datenwiederherstellungsdiensten, einschließlich Cloud Backup-Dienstprogrammen für Gmail und Google Apps. Es ist sowohl eine Windows- als auch eine Mac-Version des Sicherungsprogramms für Gmail erhältlich. Je nachdem, welches Betriebssystem Sie verwenden, können Ihre Nachrichten in einer Vielzahl von Formaten gespeichert werden. Sie können auch einen Filter verwenden, um auszuwählen, welche Nachrichten gesichert werden sollen.

5. Machen Sie Gmail Backups zu einem Teil Ihres Arbeitsablaufs.

Der Verlust von Gmail-Nachrichten könnte kostspielig sein. Ihre Gmail Backups sollten ein regelmäßiger Bestandteil Ihres Arbeitsablaufs sein. Hier sind einige bewährte Verfahren für Gmail-Backups, die Ihnen als Leitfaden dienen sollen:

  1. Befolgen Sie weiterhin gute Gmail Sicherheitspraktiken. Obwohl ein Gmail-Backup-System sicherstellen kann, dass Sie keine wichtigen E-Mail-Nachrichten verlieren, ist es dennoch das Ziel, Ihr Gmail-Konto so sicher wie möglich zu machen. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendeten Gmail-Passwörter sicher sind und nutzen Sie auch andere Online-Sicherheitsmaßnahmen für Gmail.
  2. Automatisches Backup im Vergleich zu manuellem Backup.  Abhängig von der Menge der E-Mails, die Sie erhalten, variiert die Häufigkeit Ihrer Backups - je mehr Nachrichten Sie erhalten, desto häufiger müssen Sie Gmail sichern. Sie müssen das von Ihnen verwendete Backup-System verstehen. Wenn Ihr Dienstprogramm es Ihnen nicht erlaubt, routinemäßige Backups zu planen, legen Sie eine regelmäßige Zeit für die manuelle Sicherung Ihrer Gmail-Nachrichten fest.
  3. Überprüfen Sie die Backup-Dateien regelmäßig. Auch wenn Ihr Sicherungsprogramm automatisch ausgeführt wird, sollten Sie Ihre Sicherungsdateien von Zeit zu Zeit überprüfen, um sicherzustellen, dass das Programm korrekt arbeitet. Wenn Sie feststellen, dass die Backup-Dateien nicht vorhanden sind oder dass die Backup-Dateien 0 Bytes groß sind, lesen Sie die Dokumentation Ihres Backup-Programms erneut oder wenden Sie sich an das Support-Team der Backup-Software, um das Problem zu lösen.
  4. Überwachen Sie die Größe des Speicherplatzes für Ihr Backup. Achten Sie darauf, wie viel Speicherplatz Sie für Ihre Backup-Ordner zur Verfügung haben. Wenn Sie kurz davor sind, Ihr Speicherlimit zu überschreiten, ziehen Sie in Betracht, ältere Backup-Dateien an einem anderen Ort zu speichern oder zu entfernen. (Vorsicht: Wenn Sie ältere Sicherungsdateien löschen, können Sie diese möglicherweise nicht mehr wiederherstellen, falls Sie sie später benötigen).

Schlussfolgerung

Wenn Sie Ihre Gmail-E-Mails nicht regelmäßig sichern, laufen Sie Gefahr, Ihre Daten zu verlieren. Jetzt, da Sie wissen, wie Sie Gmail sichern, können Sie das Risiko eines Datenverlusts verringern, indem Sie Gmail sichern.

Führen Sie die soeben beschriebenen Schritte durch, um regelmäßige Gmail-Backups zu erstellen.

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