Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Cara Mencadangkan Semua Email Gmail Anda (Panduan Lengkap)

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Retrieve Your Deleted (Or Archived) Emails in Gmail

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Febri Ardian Sanjoyo (you can also view the original English article)

Tidak pernah lebih penting untuk mencadangkan email Gmail. Dengan hacker terus-menerus mencari kelemahan akun, ada kemungkinan akun email Anda bisa terganggu. Pesan bisa hilang. Anda bahkan mungkin kehilangan akses ke akun Gmail Anda. Jika itu terjadi, Anda pasti ingin memiliki cadangan Gmail yang bagus.

Banyak dari kita menyimpan informasi bisnis di akun email Gmail kita. Kehilangan informasi itu bisa sangat mahal. Itu sebabnya penting untuk memastikan data tidak hilang.

Ada beberapa cara untuk membuat cadangan email Gmail, namun banyak pengguna Gmail tidak mengerti apa yang harus dilakukan. Dalam tutorial ini, Anda akan belajar cara membuat cadangan Gmail. Kami akan menjelaskan cara menggunakan utilitas cadangan Google (Google Takeout) untuk mencadangkan Gmail Anda. Kami juga akan membahas beberapa utilitas cadangan Gmail pihak ketiga.

Pelajari Tip dan Strategi Email Bermanfaat

Sebelum kita menangani backup Gmail, jangan lupa untuk sign up ke newsletter Tuts + Business dan dapatkan e-book gratis kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan tip pembunuh untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.

 Free eBook PDF Inbox Zero

1. Mengapa Anda Perlu Backup Gmail

Gmail Anda berisi informasi bisnis penting. Pelanggan dan pelanggan masa depan menggunakannya untuk menghubungi Anda. Bahkan mungkin berisi informasi proyek yang sensitif.

Tapi bagaimana jika pesan email Anda hilang atau dikompromikan?

Yang benar adalah akun email dan akun online lainnya selalu dirayapi. Berita tersebut dipenuhi dengan laporan pelanggaran data dan kegagalan keamanan lainnya. Jika ada orang lain yang memiliki akses ke akun email Anda, mungkin Anda bisa kehilangan beberapa komunikasi bisnis penting tersebut.

Sementara menyiapkan password Gmail yang kuat dapat membantu mengurangi kemungkinan hacker masuk ke email Anda, tidak ada sistem yang sangat mudah dilakukan. Dalam skenario terburuk, Anda mungkin perlu menghapus akun Gmail Anda jika disusupi. Untuk panduan bagaimana melakukannya, ikuti langkah-langkah dalam tutorial ini:

Dan tentu saja, ada kesalahan pengguna. Tidak ada yang suka memikirkannya, namun data sering hilang saat pengguna secara tidak sengaja menghapus pesan Gmail. Jika Anda bertindak cepat, Anda mungkin bisa mengembalikan pesan yang dihapus. Tetapi jika beberapa waktu telah berlalu dan Anda tidak memiliki sistem backup Gmail, Anda mungkin telah kehilangan pesan itu selamanya. Untuk petunjuk tentang cara mengambil Gmails yang dihapus, tinjau tutorialnya, Cara Mengambil Email yang Dihapus (Atau Diarsipkan) di Gmail.

Memiliki backup Gmail yang up-to-date memungkinkan Anda mengembalikan email yang hilang seandainya terjadi sesuatu pada akun Gmail Anda. Ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk mencadangkan akun Gmail Anda.

2. Cara Backup Email Gmail Dengan Google Takeout

Google Takeout membuat salinan seluruh Akun Google Anda, termasuk data Gmail Anda. Untuk menggunakannya, inilah yang harus dilakukan:

1. Mulailah dengan mengetik https://takeout.google.com/settings/takeout di bidang Alamat browser Anda. Jika Anda tidak masuk ke akun Google Anda, Anda harus masuk sebelum dapat menggunakan utilitas ini. Jika masuk, layar Google Takeout akan muncul:

Google Takeout screen for Gmail email backup
Gunakan backup email Google Takeout untuk Gmail

2. Gunakan scroll bar di sebelah kanan layar untuk melihat daftar data yang dapat Anda backup dengan utilitas:

Google data you can back up with Google Takeout
Untuk mencadangkan akun Gmail Anda pastikan slider ada di kanan.

Anda akan melihat semua jenis data yang dapat Anda akses dengan akun Google Anda.

3. Geser slider Gmail (di sebelah kanan layar) ke kanan untuk mencadangkan akun Gmail Anda. Jika Anda mengklik tanda panah ke bawah di sebelah kiri slider, layar akan mengembang dan Anda dapat memperhalus bagian Gmail Anda yang ingin Anda cadangan lagi:

Choose which Gmail labels to back up
Cadangkan label Gmail tertentu.

Pilih salah satu dari pilihan berikut:

  • Klik tombol toggle di samping Sertakan semua email Anda untuk membuat cadangan semua Gmail Anda.
  • Klik tombol toggle di samping Select label untuk menampilkan layar yang memungkinkan Anda memilih label (folder) yang ingin Anda cadangkan.

4. Setelah selesai memilih tipe data untuk dicadangkan, klik tombol Next di kiri bawah layar. Layar Customize archive format menampilkan:

Define your Gmail backup archive format
Pilih format arsip cadangan Gmail.

Gunakan layar ini untuk menentukan karakteristik arsip Anda berikut ini:

  • Jenis file Jenis file default untuk file arsip Anda adalah .zip. Klik panah bawah untuk memilih jenis file .tgz. (Jenis file ini mungkin sulit bagi sebagian besar pengguna untuk membuka.)
  • Ukuran arsip. Ukuran arsip file maksimal adalah 50GB. Klik panah bawah untuk memilih salah satu dari ukuran file berikut: 1GB, 2GB, 4GB, 10GB, 50GB.
  • Metode Delivery. Ini adalah bagaimana Anda akan mendapatkan data arsip Anda. Klik ke bawah pada panahuntuk memilih antara menerima link download email, file di Google Drive, file di Dropbox, atau file di OneDrive.

Perhatian: Arsip yang tersimpan di Google Drive dihitung terhadap kuota penyimpanan Google. Jika arsip Anda sangat besar, Anda mungkin ingin memilih cara lain untuk menerimanya.

5. Setelah selesai memilih opsi format arsip Anda, klik tombol Create Archive di pojok kiri bawah.

Anda akan melihat pemberitahuan di layar berikutnya bahwa arsip Anda sedang dipersiapkan. (Proses arsip tidak seketika.) Bila arsip Anda sudah siap, Anda akan diberi tahu tentang lokasi arsip melalui email. Inilah emailnya:

Gmail backup archive email
Email memberi tahu Anda bahwa cadangan Gmail Anda siap untuk ditinjau.

Catatan: Email Anda mungkin berbeda, tergantung pilihan metode pengiriman yang Anda pilih.

6. Ikuti petunjuk di email untuk mengakses arsip Gmail Anda. (Pada contoh di atas, saya akan mengklik tombol Download archive.)

3. Metode Lain untuk Membuat Backup Gmail

Sementara Google Backup Utility cukup lurus ke depan, Anda harus ingat untuk membuat arsip Gmail. Cara yang lebih otomatis untuk membuat cadangan email Gmail Anda adalah dengan menggunakan klien desktop seperti Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS), atau Apple Mail.

Catatan: Untuk contoh ini, saya akan menggunakan Outlook. Jika klien desktop Anda berbeda, langkah yang Anda ikuti mungkin sedikit berbeda.

Tetapkan klien desktop Anda agar bisa mengambil pesan dari Gmail ke komputer Anda melalui protokol IMAP. Inilah yang harus dilakukan:

Langkah 1. Aktifkan Akses IMAP Anda

1. Buka Settings > Settings > Forwarding and POP/IMAP di Gmail untuk memastikan IMAP diaktifkan. Layar Anda akan terlihat seperti ini:

Enable IMAP access
Buka Gmail Setting untuk mengaktifkan IMAP access.

Jika IMAP tidak diaktifkan, klik tombol Enable IMAP.

2. Google menganggap sebagian besar aplikasi email desktop kurang aman. Jadi, Anda harus mengubah setelan keamanan di akun Google sehingga memberi Anda akses klien email desktop ke akun Gmail Anda. Untuk memulai, buka https://myaccount.google.com/. Anda akan melihat layar My Account:

Google My Account screen
Gunakan layar My Account untuk memberi akses email desktop Anda ke email Gmail Anda.

3. Pilih Apps with account access. Layar Sign-in & security muncul. Scroll ke bawah layar Sign-in & security ke opsi Allow less secure apps:

Allow less secure apps Google access
Google menganggap kebanyakan sistem email lainnya kurang aman. Anda perlu menggeser slider ke kanan.

Geser toggle ke kanan sehingga klien email desktop Anda dapat mengakses akun Gmail Anda.

Langkah 2. Tambahkan Account Gmail Anda ke Desktop Email Client Anda

Langkah selanjutnya adalah menambahkan akun Gmail ke klien email desktop Anda. Proses yang tepat yang akan Anda gunakan untuk melakukan hal ini bervariasi tergantung pada klien email desktop Anda.

1. Untuk MS-Outlook, klik File. Saat layar Account Information muncul, klik tombol Add Account:

MS Outlook Add Account button
Klik tombol Add Account untuk memberi akses Outlook ke pesan Gmail Anda.

2. Anda akan diminta memasukkan akun Gmail dan kata sandi yang ingin Anda tambahkan ke Outlook. Ketik informasi dan klik tombol Connect. Prompt berikut ini akan ditampilkan:

Account setup complete
Anda telah memberi akses Outlook ke pesan Gmail Anda.

3. Klik OK untuk menyelesaikan penghubung akun Gmail Anda ke akun desktop Anda. Akun Anda terhubung

Anda akan menerima pesan email dengan baris subjek: Microsoft Outlook Test Message di kotak masuk Outlook Anda. Di kotak masuk Gmail Anda, Anda akan mendapatkan pesan yang sama.

Dari sini, pesan yang dikirim ke alamat Gmail Anda juga akan dikirim ke MS Outlook. Bahkan jika Anda kehilangan akses ke akun Gmail Anda, Anda tetap dapat mengakses pesan Gmail Anda melalui Outlook. Ingat, jika Anda menghapus pesan dari akun Gmail Anda, itu akan dihapus dari kotak masuk Outlook Anda juga.

Perhatian: Filter dan orgsnization tool lainnya yang Anda terapkan di inbox Gmail Anda mungkin tidak meneruskan ke sistem email desktop Anda.

4. Utilitas Cadangan Gmail Pihak Ketiga

Namun metode lain untuk memback up pesan Gmail Anda adalah dengan menggunakan utilitas cadangan pihak ketiga. Berikut adalah empat pilihan populer:

UpSafe Gmail Backup Utility
Utilitas cadangan Gmail UpSafe gratis dan mudah digunakan.

UpSafe adalah backup Windows Gmail gratis dan mudah digunakan yang memungkinkan Anda dengan cepat membuat cadangan file Gmail Anda di hard drive Anda. Fitur keamanan yang bagus dari utilitas ini adalah aplikasi tidak pernah memiliki akses ke kredensial masuk Google Anda. Backup, bagaimanapun, tidak otomatis. Jadi, Anda harus ingat untuk mencadangkan akun Gmail Anda secara teratur.

2. Gmvault Backup

Gmvault Gmail Backup utility
Utilitas cadangan Gmvault bekerja pada sejumlah besar platform.

Gunakan mesin GMvault di Windows, Mac, OSX, atau Linux. Aplikasi open source yang populer ini memungkinkan Anda menjadwalkan backup agar berjalan secara otomatis, yang bagus karena Anda tidak perlu khawatir lupa untuk mencadangkan Gmail Anda. Ini juga alat yang bagus untuk memindahkan email dari satu akun ke akun lainnya. Ini berbasis command line, artinya tidak ada antarmuka grafis. Tapi Anda bisa menyelesaikan banyak dengan mempelajari beberapa perintah sederhana.

3. Spinbackup

Spinbackup Gmail backup utility
Utilitas Spinbackup Gmail menawarkan fitur backup berbasis cloud.

Spinbackup menggabungkan fitur backup berbasis cloud dan fitur cybersecurity dalam satu paket. Jika bisnis Anda membutuhkan kedua pilihan, alat tunggal ini mungkin pilihan yang tepat. Ini memungkinkan Anda untuk menyiapkan pencadangan otomatis tidak hanya pesan Gmail Anda, namun juga data di Google Drive Anda, termasuk kontak dan kalender Anda. Harga bervariasi tergantung kebutuhan dan jumlah pengguna.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools Gmail Backup
SysTools mengkhususkan diri pada utilitas backup dan pemulihan data.

SysTools menawarkan beragam utilitas cadangan dan layanan pemulihan data, termasuk cloud utilitas backup untuk Gmail dan Google Apps. Baik versi Windows dan Mac dari utilitas Backup Gmail tersedia. Bergantung pada sistem operasi yang Anda gunakan, pesan Anda dapat disimpan dalam berbagai format. Anda juga dapat menerapkan filter untuk memilih pesan yang didukung.

5. Buat Backup Gmail sebagai Bagian dari Workflow Anda

Kehilangan pesan Gmail bisa jadi mahal. Pencadangan Gmail Anda harus menjadi bagian rutin alur kerja Anda. Berikut adalah beberapa praktik terbaik Backup Terbaik Gmail untuk membantu memandu Anda:

  1. Terus ikuti praktik keamanan Gmail yang baik. Meskipun memiliki sistem cadangan Gmail di tempat dapat memastikan bahwa Anda tidak kehilangan pesan email penting, namun sasarannya tetap menjaga keamanan akun Anda. Pastikan bahwa password Gmail yang Anda gunakan aman dan manfaatkan tindakan keamanan online Gmail lainnya juga.
  2. Backup otomatis vs backup manual. Sementara beberapa utilitas cadangan Gmail memungkinkan Anda menjadwalkan cadangan otomatis reguler, yang lainnya tidak. Bergantung pada volume email yang Anda terima, frekuensi cadangan Anda mungkin berbeda - semakin banyak pesan yang Anda terima, semakin sering Anda perlu membuat cadangan Gmail. Pahami sistem cadangan yang Anda gunakan. Jika utilitas Anda tidak memungkinkan Anda menjadwalkan backup rutin, sisihkan waktu reguler untuk mencadangkan pesan Gmail Anda secara manual.
  3. Periksa file backup secara teratur. Bahkan jika utilitas cadangan Anda berjalan secara otomatis, Anda masih harus meninjau file cadangan Anda dari waktu ke waktu untuk memastikan utilitas berjalan dengan benar. Jika Anda melihat file cadangan tidak ada atau file cadangan berukuran 0 byte, baca kembali dokumentasi utilitas cadangan Anda atau hubungi tim dukungan perangkat lunak cadangan untuk mengatasi masalah ini.
  4. Pantau ruang penyimpanan cadangan Anda. Sadarilah berapa banyak penyimpanan yang Anda dapatkan untuk folder cadangan Anda. Jika Anda mendekati batas penyimpanan Anda, pertimbangkan untuk menyimpan file cadangan lama di lokasi lain atau menghapusnya. (Perhatian: Jika Anda menghapus file cadangan lama, Anda mungkin tidak dapat memulihkannya jika Anda membutuhkannya nanti.)

Kesimpulan

Jika Anda tidak mencadangkan email Gmail secara teratur, Anda berisiko kehilangan informasi. Sekarang setelah Anda tahu cara membuat cadangan Gmail, Anda dapat mengurangi kemungkinan kehilangan data dengan mendukung Gmail Anda.

Gunakan langkah-langkah yang baru saja kami tunjukkan untuk membuat backup Gmail biasa.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.