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Cómo hacer una copia de seguridad de todos tus correos electrónicos de Gmail (Guía completa)

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This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Retrieve Your Deleted (Or Archived) Emails in Gmail

Spanish (Español) translation by Rosario (you can also view the original English article)

Nunca ha sido más importante hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Gmail. Con los hackers buscando constantemente debilidades en las cuentas, es posible que tu cuenta de correo electrónico pueda verse comprometida. Los mensajes podrían perderse. Incluso podrías perder el acceso a tu cuenta de Gmail. Si eso sucede, querrás tener una buena copia de seguridad de Gmail.

Muchos de nosotros mantenemos información comercial en nuestras cuentas de correo electrónico. Perder esa información puede ser bastante costoso. Por eso es importante asegurarse de que los datos no se pierdan.

Hay varias formas de hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de Gmail, pero muchos usuarios no entienden qué hacer. En este tutorial, aprenderás cómo hacer una copia de seguridad de Gmail. Te explicaremos cómo usar la utilidad de copia de seguridad de Google (Google Takeout) para hacer una copia de seguridad de tu Gmail. También discutiremos algunas utilidades de copia de seguridad de Gmail de terceros.

Aprende consejos y estrategias útiles de correo electrónico

Antes de abordar las copias de seguridad de Gmail, no te olvides de suscribirte al boletín informativo de Tuts+ Negocios y obtener nuestro libro electrónico gratuito: La guía definitiva para dominar la bandeja de entrada. Está repleto de estrategias de organización de la bandeja de entrada y consejos infalibles para administrar todo tu correo electrónico entrante de manera más eficiente.

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1. ¿Por qué necesitas copias de seguridad de Gmail?

Tu Gmail contiene información comercial importante. Clientes y futuros clientes lo utilizan para contactarte. Incluso puede contener información delicada de un proyecto.

¿Pero qué pasa si tus mensajes de correo electrónico se perdieron o se pusieron en riesgo?

La verdad es que las cuentas de correo electrónico y otras cuentas en línea se piratean todo el tiempo. Las noticias están llenas de violaciones a cuentas, datos y otras fallas de seguridad. Si alguien más tuviera acceso a tu cuenta de correo electrónico, es posible que pierdas algunas de esas importantes comunicaciones comerciales.

Si bien la configuración de contraseñas seguras de Gmail puede ayudar a reducir las posibilidades de que un pirata informático acceda a tu correo electrónico, ningún sistema es infalible. En el peor de los casos, es posible que incluso debas eliminar tu cuenta de Gmail si está comprometida. Para obtener orientación sobre cómo hacerlo, sigue los pasos de este tutorial:

Y por supuesto, hay errores de usuario. A nadie le gusta pensar en ello, pero los datos a menudo se pierden cuando un usuario borra accidentalmente un mensaje de Gmail. Si actúas rápidamente, puedes restaurar un mensaje eliminado. Pero si ha pasado algún tiempo y no tienes instalado un sistema de respaldo de Gmail, es posible que hayas perdido ese mensaje para siempre. Para obtener instrucciones sobre cómo recuperar Gmails eliminados, consulta el tutorial, Cómo recuperar tus correos electrónicos eliminados (o archivados) en Gmail.

Tener copias de seguridad actualizadas de Gmail te permite restaurar tus correos electrónicos perdidos en caso de que algo le suceda a tu cuenta de Gmail. Hay varios métodos que puedes utilizar para hacer una copia de seguridad de tu cuenta de Gmail.

2. Cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos de Gmail con Google Takeout

Google Takeout crea una copia de toda tu cuenta de Google, incluidos los datos de Gmail. Para usarlo, aquí está lo que hay que hacer:

1. Comienza escribiendo https://takeout.google.com/settings/takeout en el campo Dirección de tu navegador. Si no has iniciado sesión en tu cuenta de Google, debes iniciar sesión antes de poder utilizar esta herramienta. Si has iniciado sesión, aparece la pantalla Google Takeout:

Google Takeout screen for Gmail email backup
Usa Google Takeout para copias de seguridad de correo electrónico de Gmail

2. Usa la barra de desplazamiento a la derecha de la pantalla para ver la lista de datos que puedes copiar con la utilidad:

Google data you can back up with Google Takeout
Para hacer una copia de seguridad de tu cuenta de Gmail, asegúrate de que el control deslizante esté a la derecha.

Verás todos los diversos tipos de datos a los que puedes acceder con tu cuenta de Google.

3. Desplazate con el control deslizante de Gmail (a la derecha de la pantalla) hacia la derecha para hacer una copia de seguridad de tu cuenta de Gmail. Si haces clic en la flecha hacia abajo a la izquierda del control deslizante, la pantalla se expande y puedes refinar aún más las partes de tu Gmail de las que desees hacer una copia de seguridad:

Choose which Gmail labels to back up
Copia de seguridad de etiquetas específicas de Gmail.

Escoge una de las siguientes opciones:

  • Haz clic en el botón de alternar al lado de Incluir todo tu correo para hacer una copia de seguridad de todo su Gmail.
  • Haz clic en el botón de alternar junto a Seleccionar etiquetas para abrir una pantalla que te permite elegir de qué etiquetas (carpetas) deseas hacer una copia de seguridad.

4. Cuando hayas terminado de seleccionar los tipos de datos para hacer una copia de seguridad, haz clic en el botón Siguiente en la parte inferior izquierda de la pantalla. La pantalla Personalizar formato de archivo muestra:

Define your Gmail backup archive format
Elige los formatos de archivo de copia de seguridad de Gmail.

Utiliza esta pantalla para definir las siguientes características de tu archivo:

  • Tipo de archivo. El tipo de archivo predeterminado para tu archivo de almacenamiento es .zip. Haz clic en la flecha hacia abajo para elegir el tipo de archivo .tgz. (Este tipo de archivo puede ser difícil de abrir para la mayoría de los usuarios).
  • Tamaño del archivo. El tamaño máximo de archivo comprimido es de 50 GB. Haz clic en la flecha hacia abajo para elegir uno de los siguientes tamaños de archivo: 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB, 50 GB.
  • Método de entrega. Así es como obtendrás tus datos archivados. Haz clic en la flecha hacia abajo para elegir entre recibir un enlace de descarga de correo electrónico, un archivo en Google Drive, un archivo en Dropbox o un archivo en OneDrive.

Precaución: los archivos almacenados en Google Drive cuentan dentro de la cuota de almacenamiento de Google. Si tu archivo es particularmente grande, puedes elegir otro medio para recibirlo.

5. Cuando hayas terminado de seleccionar las opciones de formato de archivo, haz clic en el botón Crear archivo en la esquina inferior izquierda.

Verás un aviso en la siguiente pantalla de que se está preparando tu archivo. (El proceso de archivo no es instantáneo). Cuando tu archivo esté listo, se te notificará la ubicación del archivo por correo electrónico. Aquí está cómo se vería el correo electrónico:

Gmail backup archive email
Un correo electrónico te notifica que tu copia de seguridad de Gmail está lista para su revisión.

Nota: tu correo electrónico puede variar, dependiendo de la opción de método de envío que elijas.

6. Sigue las instrucciones en el correo electrónico para acceder a tu archivo de Gmail. (En el ejemplo anterior, haría clic en el botón Descargar archivo).

3. Otros métodos para crear una copia de seguridad de Gmail

Si bien la función de copia de seguridad de Google es bastante sencilla, debes recordar crear el archivo de Gmail. Una forma más automatizada de hacer una copia de seguridad de tu correo electrónico de Gmail es usar un cliente de escritorio como Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) o Apple Mail.

Nota: Para este ejemplo, usaré Outlook. Si tu cliente de escritorio es diferente, los pasos que sigues pueden ser ligeramente diferentes.

Configura tu cliente de escritorio para que recupere los mensajes de Gmail en tu computadora a través del protocolo IMAP. Esto es lo que hay que hacer:

Paso 1. Activa el acceso IMAP

1. Ve a Configuración> Configuración> Reenvío y POP / IMAP en Gmail para asegurarte de que IMAP esté activado. Tu pantalla debería verse así:

Enable IMAP access
Ve a la configuración de Gmail para habilitar el acceso IMAP.

Si IMAP no está habilitado, haz clic en la opción Habilitar IMAP.

2. Google considera que la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico de escritorio son menos seguras. Por lo tanto, tendrás que cambiar la configuración de seguridad en tu cuenta de Google para que le permita a su cliente de correo electrónico de escritorio acceder a tu cuenta de Gmail. Para comenzar, ve a https://myaccount.google.com/. Verás la pantalla Mi cuenta:

Google My Account screen
Usa la pantalla Mi cuenta para darle acceso a tu correo electrónico de escritorio a tus correos electrónicos de Gmail.

3. Selecciona Aplicaciones con acceso a la cuenta. Aparecera la pantalla de inicio de sesión y seguridad. Desplázate hacia abajo en la pantalla Iniciar sesión y seguridad para la opción Permitir aplicaciones menos seguras:

Allow less secure apps Google access
Google considera que la mayoría de los otros sistemas de correo electrónico son menos seguros. Tendrás que mover el control deslizante hacia la derecha.

Mueve la palanca hacia la derecha para que su cliente de correo electrónico de escritorio pueda acceder a su cuenta de Gmail.

Paso 2. Agrega tu cuenta de Gmail a tu cliente de correo electrónico de escritorio

El siguiente paso es agregar tu cuenta de Gmail a tu cliente de correo electrónico de escritorio. El proceso exacto que utilizarás para hacer esto varía según el cliente de correo electrónico de tu escritorio.

1. Para MS-Outlook, haz clic en Archivo. Cuando aparezca la pantalla Información de la cuenta, haz clic en el botón Agregar cuenta:

MS Outlook Add Account button
Haz clic en el botón Agregar cuenta para dar acceso a Outlook a tus mensajes de Gmail.

2. Se te solicitará que ingreses la cuenta de Gmail y la contraseña que desea agregar a Outlook. Escribe la información y haz clic en el botón Conectar. Aparece el siguiente mensaje:

Account setup complete
Has dado acceso a Outlook a tus mensajes de Gmail.

3. Haz clic en Aceptar para terminar de conectar tu cuenta de Gmail a su cuenta de escritorio. Sus cuentas están conectadas.

Recibirás un mensaje de correo electrónico con el asunto: Mensaje de prueba de Microsoft Outlook en tu bandeja de entrada de Outlook. En tu bandeja de entrada de Gmail, recibirás el mismo mensaje.

A partir de este momento, los mensajes enviados a tu dirección de Gmail también se enviarán a MS Outlook. Incluso si pierdes el acceso a tu cuenta de Gmail, puedes acceder a tus mensajes de Gmail a través de Outlook. No obstante, recuerda que si eliminas un mensaje de su cuenta de Gmail, también se eliminará de tu bandeja de entrada de Outlook.

Precaución: es posible que los filtros y otras herramientas de organización que hayas aplicado en tu bandeja de entrada de Gmail no se transfieran a tu sistema de correo electrónico de escritorio.

4. Utilidades de copia de seguridad de Gmail de terceros

Otro método para hacer una copia de seguridad de tus mensajes de Gmail es utilizar una utilidad de copia de seguridad de terceros. Aquí hay cuatro opciones populares:

UpSafe Gmail Backup Utility
La utilidad de copia de seguridad de UpSafe Gmail es gratuita y fácil de usar.

UpSafe es una copia de seguridad de Windows Gmail gratuita y fácil de usar que te permite realizar copias de seguridad rápidamente de tus archivos de Gmail en tu disco duro. Una buena característica de seguridad de esta utilidad es que la aplicación nunca tiene acceso a tus credenciales de inicio de sesión de Google. Las copias de seguridad, sin embargo, no son automáticas. Por lo tanto, debes recordar hacer una copia de seguridad de tu cuenta de Gmail con regularidad.

2. Gmvault Backup

Gmvault Gmail Backup utility
La herramienta de copia de seguridad Gmvault funciona en un gran número de plataformas.

Usa GMvault en equipos Windows, Mac, OSX o Linux. Esta popular aplicación de código abierto te permite programar copias de seguridad para que se ejecuten automáticamente, lo cual es bueno ya que no tienes que preocuparte por olvidar realizar una copia de seguridad de tu Gmail. También es una buena herramienta para mover correos electrónicos de una cuenta a otra. Se basa en la línea de comandos, lo que significa que no hay interfaz gráfica. Pero puedes lograr mucho al aprender algunos comandos simples.

3. Spinbackup

Spinbackup Gmail backup utility
La utilidad Spinbackup Gmail ofrece funciones de copia de seguridad basadas en la nube.

Spinbackup combina funciones de copia de seguridad basadas en la nube y funciones de ciberseguridad en un solo paquete. Si tu empresa necesita ambas opciones, esta única herramienta podría ser una buena opción. Te permite configurar copias de seguridad automatizadas no solo de tus mensajes de Gmail, sino también de cualquier información en tu Google Drive, incluidos tus contactos y tu calendario. El precio varía según sus necesidades y la cantidad de usuarios.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools Gmail Backup
SysTools se especializa en utilidades de copia de seguridad y recuperación de datos.

SysTools ofrece una amplia variedad de utilidades de copia de seguridad y servicios de recuperación de datos, incluidas las utilidades de copia de seguridad en la nube para Gmail y Google Apps. Tanto una versión para Windows como una Mac de la utilidad de copia de seguridad de Gmail están disponibles. Dependiendo del sistema operativo que utilices, tus mensajes se pueden guardar en una variedad de formatos. También puedes aplicar un filtro para elegir qué mensajes se respaldan.

5. Haz de las copias de seguridad de Gmail una parte de tu flujo de trabajo

Perder mensajes de Gmail podría ser costoso. Tus copias de seguridad de Gmail deben ser una parte regular de tu flujo de trabajo. Aquí hay algunas de las mejores prácticas de Gmail Backup para que te guies:

  1. Continua siguiendo buenas prácticas de seguridad de Gmail. Si bien tener un sistema de respaldo de Gmail en su lugar puede asegurar que no pierdas mensajes de correo electrónico importantes, el objetivo es mantener tu cuenta lo más segura posible. Asegúrate de que las contraseñas de Gmail que utilizas sean seguras y aprovecha otras medidas de seguridad en línea de Gmail.
  2. Copias de seguridad automáticas vs copias de seguridad manuales. Mientras que algunas utilidades de copia de seguridad de Gmail te permiten programar una copia de seguridad automática regular, otras no. Dependiendo del volumen de correo electrónico que recibas, tu frecuencia de copia de seguridad puede variar: cuantos más mensajes recibas, más a menudo necesitarás hacer una copia de seguridad de tu Gmail. Comprende el sistema de respaldo que estás usando. Si tu herramienta no te permite programar copias de seguridad de rutina, reserva un horario regular para hacer una copia de seguridad de tus mensajes de Gmail manualmente.
  3. Comprueba los archivos de copia de seguridad con regularidad. Incluso si tu herramienta de copia de seguridad se ejecuta automáticamente, todavía debes revisar tus archivos de copia de seguridad de vez en cuando para asegurarte de que la utilidad esté funcionando correctamente. Si notas que los archivos de copia de seguridad no están allí o que los archivos de copia de seguridad tienen un tamaño de 0 bytes, vuelve a leer la documentación de la herramienta de copia de seguridad o comunícate con el equipo de soporte del software de copia de seguridad para resolver el problema.
  4. Supervisa tu espacio de almacenamiento de copia de seguridad. Ten en cuenta la cantidad de almacenamiento que tienes para tus carpetas de copia de seguridad. Si estás cerca de superar el límite de almacenamiento, considera la posibilidad de almacenar archivos de copia de seguridad más antiguos en otra ubicación o eliminarlos. (Precaución: si eliminas los archivos de copia de seguridad anteriores, es posible que no puedas recuperarlos si los necesitas más adelante).

Conclusión

Si no realizas copias de seguridad de los correos electrónicos de Gmail con regularidad, corres el riesgo de perder tu información. Ahora que sabes cómo realizar una copia de seguridad de Gmail, puedes reducir la posibilidad de pérdida de datos si realizas una copia de seguridad de Gmail.

Utiliza los pasos que acabamos de mostrarte para realizar copias de seguridad regulares de Gmail.

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