Die 7 besten Zeiterfassungs-Apps um Ihre Produktivität zu steigern

Wie wir in unserer Serie über passives Einkommen erläutert haben, ist Zeit die wertvollste Ressource, die Ihnen zur Verfügung steht. Sie können mehr Geld verdienen, aber Sie können nicht mehr Sekunden zum Leben erhalten. Trotz unseres unvermeidlichen langsamen Voranschreitens auf den Tod zu, scheint die Gesamtheit der Menschen sehr geneigt zu sein, Zeit zu verschwenden, indem sie sie mit Nichtstun oder völlig belanglosen und irrelevanten Aufgaben vergeudet. Dies ist nie zutreffender, als wenn man eine Deadline vor sich hat; als Schriftsteller kenne ich das.

Apps zur Zeiterfassung sind eine gute Möglichkeit, mit dem sehr menschlichen Drang zum Hinausschieben zurecht zu kommen. Wenn jemand eine Stunde damit verbringt, die Fotos seines Ex auf Facebook anzusehen, sollte man sich wohl eher dem Problem stellen. Vielleicht sollte man auch mal mit dieser Person sprechen.

Apps zur Zeiterfassung dienen jedoch anderen, professionelleren Zwecken. Für Freiberufler sind sie eine gute Möglichkeit, zu erfassen, wie viel Zeit verschiedene Abschnitte eines Projekts in Anspruch nehmen und wie viel Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen müssen. Für Einzelunternehmer und Selbständige kann es hilfreich sein sich einen Überblick darüber zu verschaffen wie viel Zeit sie für die verschiedene Aufgaben benötigen, und so herausfinden, was Sie verdienen müssen, um Gewinn zu erzielen. Für kleine Unternehmen und Teams hilft eine Zeiterfassungs-App allen, zu erkennen, wohin das Personal geleitet werden muss.

Sehen wir uns das etwas genauer an.

Die Vorteile einer Software zur Zeiterfassung

Zu erfassen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, sowohl beruflich als auch privat, hat eine Reihe von Vorteilen. Lassen Sie uns auf einige der wichtigsten eingehen.

Zeiterfassungs-Apps tragen dazu bei, Rechenschaft darüber abzulegen, wie Sie oder Ihr Team Ihre Zeit verbringen. Es ist zwar an sich nichts falsch daran auf Reddit zu surfen, aber man kann leicht die Zeit dabei vergessen und ein paar Stunden damit verbringen seltsame Subreddits zu lesen. Wenn Sie eine Zeiterfassungs-App nutzen, wird Ihnen zumindest klar, wie viel Zeit Sie schon damit verbracht haben. In ähnlicher Weise wird einem klar, wie viel Zeit man tatsächlich mit der Arbeit an verschiedenen Aufgaben verbringt. Für manche Leute wird diese Zahl eher niedrig sein: "Habe ich tatsächlich nur drei Stunden gearbeitet? Ich war doch ewig im Büro!" Für andere wird sie sehr hoch sein: "Oh mein Gott, habe ich meinen Schreibtisch wirklich zwölf Stunden lang nicht verlassen?" Zu welcher Gruppe Sie auch immer gehören, es bringt Sie dazu, zumindest darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

Indem Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Zeit nutzen, können Zeiterfassungs-Anwendungen Ihre Produktivität verbessern. Nachdem ich selbst eine benutzt habe, habe ich festgestellt, dass ich die Produktivitätswerte des Vortags immer übertreffen wollte. Das ist mir nicht immer gelungen, aber da ich wusste, dass im Hintergrund eine kleine App lief, die aufzeichnete, was ich tat, habe ich es wenigstens versucht. Jedes Mal, wenn ich auf Facebook ging, hielt ich inne und dachte darüber nach, wie sich das auf meine tägliche Arbeitsleistung auswirken würde.

Wenn man nach Stunden abrechnet, erleichtert eine Zeiterfassungssoftware die Abrechnung erheblich. Anstatt zu versuchen, im Voraus eine grobe Schätzung zusammenzustellen wie lange die einzelnen Aufgaben dauern oder auf Ihre Notizen zurückzugreifen und nach Abschluss des Auftrags abzurechnen, wissen Sie mit einer Zeiterfassungs-App genau, wie lange jede Aufgabe gedauert hat. Das bedeutet, dass Sie Ihren Kunden schnell und unkompliziert eine Rechnung über die erbrachten Leistungen erstellen können. Viele Zeiterfassungs-Apps bieten aus diesem Grund eine Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen.

Eine Zeiterfassungssoftware bietet Ihnen auch einen gewissen Schutz vor Kunden, die Ihre Rechnung anzweifeln. Wenn ein Kunde mit dem, was Sie ihm in Rechnung stellen, nicht einverstanden ist, haben Sie die Möglichkeit, genau nachzuweisen, wie viel Zeit für sein Projekt aufgewendet wurde. Es ist zwar kein magischer Schutzschild, aber es wird Sie im Streitfall weitaus besser schützen.

Was macht eine gute Zeiterfassungs-App aus?

In erster Linie muss eine Zeiterfassungssoftware eine Möglichkeit bieten, die Zeit zu erfassen. Wie sie das macht, ist nicht so wichtig. Manche Zeiterfassungssysteme sind Apps, die im Hintergrund laufen und jede App, die auf Ihrem Bildschirm erscheint, protokollieren, und bei anderen müssen Sie einen Timer manuell starten, wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen, und ihn stoppen, wenn Sie fertig sind. Hauptsache, die Art und Weise, wie die Anwendung die Zeit erfasst, funktioniert für Sie, dann es ist eine gute Zeiterfassungs-App.

Zeiterfassungssoftware benötigt auch einige zusätzliche Funktionen, je nachdem, an wen sie sich richtet. Ein Produktivitäts-Tracker muss aufschlüsseln, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und Ihnen eine einfache Möglichkeit bieten, zu sehen, ob Sie sie gut nutzen oder verschwenden. Eine gute Zeiterfassungs-App für Freiberufler sollte eine Möglichkeit bieten, die Arbeitsergebnisse in eine Rechnung umzuwandeln. Noch einmal: die spezifischen Extras, die jede App hat, spielen nicht so sehr eine Rolle. Wichtig ist, dass die von Ihnen gewählte App die richtigen Extras für Sie hat.

Schließlich muss eine gute Zeiterfassungs-App schnell und einfach zu bedienen sein. Sie werden keine App verwenden, bei der Sie sich durch fünf Untermenüs klicken und einen Geheimcode eingeben müssen, um mit der Zeiterfassung zu beginnen. Sie muss sich nahtlos in Ihren Arbeitsablauf einfügen.

Die besten Zeiterfassungs-Apps

1. RescueTime

RescueTime ist eine der bekanntesten Apps für die Zeiterfassung. Obwohl es auch eine Version für Unternehmen gibt, ist RescueTime am besten für die Erfassung der persönlichen Produktivität geeignet. Die App zeichnet alles auf, was Sie an Ihrem Computer tun, und kategorisiert es automatisch in produktiv oder unproduktiv.

Wenn Sie auf unkomplizierte Weise erfassen möchten, wie Sie Ihre Zeit verbringen, probieren Sie die kostenlose Version aus. Die Premium-Version für $9 im Monat bietet Ihnen einige zusätzliche Funktionen und eine längere Berichtshistorie.

2. Toggl

Toggl ist eine Zeiterfassungssoftware für Einzelpersonen und Teams, die auf fast jeder Plattform verfügbar ist. Es gibt Web-, MacOS-, Windows-, Linux-, iOS- und Android-Anwendungen sowie Chrome- und Firefox-Plugins.

Die kostenlose Version ist gut, wenn Sie einfach nur die Zeit erfassen möchten. Die Bezahlversionen starten bei $9 pro Monat und bieten Ihnen den Zugang zu Berichten, Analysen, Integration und anderen Sonderfunktionen. Es ist eine großartige Möglichkeit, entweder Ihre Produktivität oder die Ihrer Teams zu erfassen.

3. Timely

Durch die Integration in Ihren Kalender zeigt Timely Ihre geplante Aktivität neben Ihrer tatsächlichen Aktivität an. Das ist das Beste aus beiden Welten und so können Sie ganz einfach kontrollieren, wie gut Sie oder Ihr Team bei der Einhaltung von Fristen vorankommen. Die Funktionen für Live-Updates und Berichte eignen sich auch hervorragend, um Kunden über den aktuellen Stand eines Projekts auf dem Laufenden zu halten.

Im Gegensatz zu den meisten Anwendungen dieser Liste gibt es bei Timely keine kostenlose Version. Stattdessen gibt es eine kostenlose Testversion. Die Bezahlversionen fangen an bei $7 pro Monat für eine Person und $14 im Monat pro Benutzer für Teams.

4. TopTracker

TopTracker ist die beste Option, wenn Sie nur eine einfache Möglichkeit benötigen, Ihren Kunden zu belegen, wie viel Zeit Sie an ihren Projekten arbeiten. Es wird zwar auch erfasst, wie Sie Ihre Zeit verbringen, aber die beste Funktion ist, dass man während der Arbeit Screenshots aufnehmen und anonymisieren kann. Das bedeutet, dass Sie Ihren Kunden beweisen können, dass Sie z. B. wirklich zehn Stunden an etwas gearbeitet haben. Und das Beste, die App ist kostenlos.

5. Harvest

Harvest ist eine ideale Option für Projektmanager, die einfach nur eine optisch ansprechende, einfache Möglichkeit suchen, um die Leistung Ihres Teams im Auge zu behalten. Die App macht nichts anderes oder Revolutionäres, es ist einfach eine gute Zeiterfassungssoftware für Teams zu einem vernünftigen Preis.

Einzelpersonen können bis zu zwei Projekte kostenlos erfassen; danach kostet es $12 im Monat pro Nutzer für eine unbegrenzte Anzahl an Projekten.

6. Paymo

Paymo ist eine App für das komplette Projektmanagement. Sie verfügt über Tools, die Sie bei der Planung, Terminierung, Rechnungsstellung und natürlich bei der Zeiterfassung unterstützen. Wenn Sie auf der Suche nach einer einzigen App sind, mit der Sie alle Aufgaben Ihres Teams verwalten können, ist Paymo auf jeden Fall einen Versuch wert. Mit einem einfachen Workflow, der es Ihnen ermöglicht, Aufgaben zu planen, zuzuweisen, zu verfolgen, was getan wurde, und dann die abrechenbaren Stunden in Rechnung zu stellen, ist die Nutzung der App sehr unkompliziert.

Es gibt eine kostenlose Testversion. Danach fangen die Tarife bei $4,45 im Monat pro Nutzer an und gehen bis zu $22,45 im Monat pro Nutzer, wenn Sie die professionelle Spitzenversion wünschen.

7. ClickTime

ClickTime ist eine Anwendung zur Zeiterfassung, die mehr auf das Projektmanagement ausgerichtet ist. Sie verfügt über Tools, mit denen Sie sehen können, ob Ihre Projekte das Budget überschreiten, wie viele Stunden Ihrer Mitarbeiter abrechenbar sind und ob Sie zusätzliche Hilfe benötigen. Im Grunde hilft sie dem gesamten Managementteam dabei, genau zu verstehen, was bei den jeweiligen Projekten vor sich geht.

Die Tarife beginnen bei $10 im Monat pro Nutzer, aber erst ab $12 im Monat pro Nutzer können Sie die wirklich leistungsstarken Funktionen nutzen.

Zusammenfassung

Der größte Nutzen jeder Zeiterfassungssoftware besteht darin, dass sie es Ihnen leicht macht, tatsächlich zu erfassen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wie Peter Drucker sagt: "Was gemessen wird, wird auch erledigt". Alle vorgestellten Zeiterfassungs-Anwendungen eignen sich hervorragend für unterschiedliche Bedürfnisse. Die beste Zeiterfassungs-App ist die, die Sie auch tatsächlich benutzen werden. Dehalb wählen Sie die App aus, die am besten zu Ihnen und dem bestehenden Workflow Ihres Teams passt.