Wie man das Produktivitätssystem "Getting Things Done" (GTD) verwenden kann

Haben Sie eine verschwommene Sammlung von "Sachen zu erledigen" in Ihrem Kopf, die Sie von der Arbeit ablenken, die Sie tun sollten? Vergessen Sie jemals wichtige Aufgaben zu erledigen? Oder haben Sie das Gefühl, in Verantwortungsbereichen zu ertrinken? Wenn ja, sind Sie nicht alleine. Überwältigend ist ein derart weit verbreitetes Phänomen in der heutigen Welt, dass Produktivitätsexperten Systeme entwickelt haben, um damit umzugehen. Eines der beliebtesten ist Getting Things Done (GTD). Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie es funktioniert - und wie Sie es in Ihrem eigenen Leben umsetzen können.

Offene Schleifen, das Problem GTD löst

In den 1920er Jahren saß die in Litauen geborene Doktorandin Bluma Zeigarnik in einem Restaurant - wie viele Doktoranden - und überlegte, worüber sie in ihrer Doktorarbeit schreiben sollte. Sie bemerkte, dass die Kellner die Fähigkeit hatten, sich an komplexe Bestellungen zu erinnern. Das ermöglichte ihnen, die richtigen Speisen an die richtigen Tische zu liefern und nach dem Essen der Kunden Schecks einzureichen.

Zeigarnik bemerkte auch, dass ein Auftrag, nachdem er abgeschlossen und bezahlt wurde, aus dem Gedächtnis des Kellners geraten schien. Wenn ein Kunde mit der Frage nach einer Mahlzeit im Restaurant zurückkehrte, hatten die Kellner Schwierigkeiten, sich an sie zu erinnern.

Aus dieser Beobachtung entwickelte Zeigarnik eine Theorie: Unsere mentale Energie wird von unvollständigen Aufgaben angezogen. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, vergessen wir sie nicht mehr. Laborstudien bestätigten die These von Zeigarnik. Die Vorstellung, dass unsere Aufmerksamkeit durch unvollständige Aufgaben abgelenkt wird, wurde als Zeigarnik-Effekt bekannt.

David Allen, der Schöpfer des GTD-Systems, nennt diese Aufgaben, die uns ablenken, "offene Schleifen". Allen definiert offene Schleifen als:

etwas, das unsere Aufmerksamkeit auf sich zieht und nicht dorthin gehört, wie es ist.

Offene Schleifen, sagt Allen, können To-Do-Listenelemente sein, die so groß wie "End World Hunger" sind oder so klein wie "Elektrischen Bleistiftspitzer ersetzen". Der Punkt ist folgender:

Selbst [Menschen], die nicht bewusst "gestresst" sind, werden immer mehr Entspannung, bessere Konzentration und gesteigerte produktive Energie erfahren, wenn sie lernen, die 'offenen Schleifen' ihres Lebens besser zu kontrollieren.

Im Wesentlichen ist GTD ein System zur Steuerung offener Schleifen, sodass Sie sich besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können. Natürlich können Sie damit nicht alle offenen Schleifen Ihres Lebens abschließen - schließlich hat noch niemand eine praktikable Lösung für den Welthunger gefunden. Aber es gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie sich irgendwie mit allen offenen Schleifen beschäftigen. Und weil Sie dadurch produktiver werden, schließen Sie mehr davon.

Wenn Sie GTD verwenden, hat jede offene Schleife in Ihrem Leben einen Platz. In der Tat ist es ein Aktenschrank für all Ihre offenen Schleifen. Einige Ihrer Dateien (oder offene Loops) werden zu einem geeigneten Zeitpunkt für Sie zurückgestellt. Andere werden in die oberste Schublade gestellt, damit Sie so schnell wie möglich darauf zugreifen können.

Darüber hinaus bietet GTD ein System für die Entscheidung, was als Nächstes zu tun ist. Statt sich von dem Gedanken "Was soll ich als Nächstes tun?" Ablenken zu lassen, wissen Sie immer, was als nächstes zu tun ist.

Das vollständige GTD-System wird in David Allens Buch "Getting Things Done" untersucht. Ein Artikel wie dieser kann die Grundstruktur beschreiben, aber das ist mehr als genug, um den Einstieg zu erleichtern.

Bereit, die Grundlagen zu lernen? Dann lassen Sie uns reinziehen.

Schritt 1: Sammeln

Die erste Stufe des GTD-Systems besteht darin, Ihre offenen Schleifen zu sammeln. Sie können das mit einer Reihe der Werkzeuge tun, die als Auffangbehälter bezeichnet werden. Ihre Sammelbehälter könnten sein:

• ein physischer Korb
• Papier und Stift
• Notizen-Apps
• ein Diktiergerät
• Email

Viele offene Schleifen, die Sie sammeln, werden aus Ihren eigenen Gedanken kommen. Andere werden extern sein, z. B. eine Email oder einen Anruf von einem Kunden.

Die Sammelphase arbeitet nach drei Grundprinzipien:

1. Jede offene Schleife muss sich in Ihrem Sammelsystem befinden und nicht in Ihrem Kopf sein.
2. Sie müssen so wenig Sammelbehälter haben, wie Sie damit auskommen können.
3. Sie müssen sie regelmäßig leeren.

Es ist äußerst wichtig, jede offene Schleife in Ihrem Sammelsystem aufrechtzuerhalten. Egal wie trivial oder überwältigend eine Aufgabe erscheint, notieren Sie es, wenn es Ihnen in den Sinn kommt. Sonst lenkt es dich ab. Allen schreibt:

Wann werden Sie wissen, wie viel Sie noch in Ihrem Kopf gesammelt haben? Nur wenn nichts mehr da ist. Wenn ein Teil von Ihnen sich sogar nur vage bewusst ist, dass Sie nicht alles haben, können Sie nicht wirklich wissen, wie viel Prozent Sie gesammelt haben.

Die von Ihnen ausgewählten Sammelbehälter hängen von Ihnen und Ihren persönlichen Umständen ab. Es ist jedoch zu beachten, dass insbesondere Email multifunktional ist. Es gibt nichts, was Sie daran hindert, sich selbst Emails mit Aufgaben zu schicken, die Sie erledigen müssen.

Wenden wir uns nun der Frage zu, wie Sie Ihre Auffangbehälter leeren können, sobald Sie sie gefüllt haben.

Schritt 2: Leeren Sie die Eimer

Wie bereits in der Einleitung erwähnt, ist es nicht möglich, alle Ihre offenen Schleifen abzuschließen. Wenn Sie also nicht alle Aufgaben erledigen können, die Sie notiert haben, wie können Sie Ihre Sammelbehälter leer lassen? Allen zufolge ist dieser Teil des GTD-Prozesses "möglicherweise die kritischste Verbesserung, die ich für praktisch alle Menschen vorgenommen habe, mit denen ich gearbeitet habe." Dieser Prozess umfasst mehrere Teilschritte.

Schritt 2a: Identifizieren Sie den Artikel

Wenn Sie einen Artikel aus einem Ihrer Sammelbehälter entnehmen, um ihn zu verarbeiten, fragen Sie zuerst: "Was ist das?"

Das ist besonders hilfreich für Elemente, die von anderen Personen stammen, z. B. Emails und Briefe. Nur wenn Sie herausfinden, was sie sind, können Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie ausführen müssen, um die offene Schleife zu schließen, oder ob Sie überhaupt etwas dagegen unternehmen müssen.

Schritt 2b: Fragen Sie sich: "Muss ich hier etwas unternehmen?

Wenn Sie diese Frage mit "Nein" beantworten, können Sie den Artikel auf drei Arten bearbeiten:

1. Legen Sie es in den Müll.
2. Feilen Sie es als "irgendwann/vielleicht." (Das ist für alles, was Sie in der Zukunft vielleicht tun möchten, aber jetzt nicht tun können oder wollen.)
3. Legen Sie es als "Referenz" ab. Sie müssen nicht darauf reagieren, aber Sie benötigen die Informationen möglicherweise später. Es ist eine gute Idee, ein organisiertes System für die Ablage von Referenzelementen zu haben.

Wenn die Antwort "Ja, in der Zukunft" lautet, müssen Sie zur Verarbeitung des Elements eine automatische Erinnerung (z. B. eine Warnung in Ihrem Kalender) einrichten, wenn Maßnahmen ergriffen werden müssen.

Für eines der oben genannten Ergebnisse haben Sie sich mit dem Objekt befasst, und es kann aus Ihrem Sammelsystem entfernt werden.

Hinweis: Die meisten Elemente in Ihren Sammlungsbuckets werden wahrscheinlich nicht weiter als bis zu diesem Schritt. Das ist der wichtigste Schritt des GTD-Prozesses, da Sie damit die Möglichkeit haben, offene Schleifen zu "parken", anstatt dass Sie Ihre Aufmerksamkeit blockieren.

Wenn die Antwort "Ja, so bald wie möglich" lautet, können Sie mit Schritt 2c fortfahren.

Schritt 2c: Fragen Sie sich selbst: "Was ist die nächste Aktion, die ich ergreifen muss?"

Sie haben entschieden, dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen. Nun müssen Sie entscheiden, was diese Aktion sein wird.

Die Aktion muss die nächste logische Aktion sein, um die offene Schleife zu schließen. Wenn nur eine Aktion erforderlich ist, fahren Sie mit Schritt 2d fort.

Wenn das Schließen der Schleife mehr als eine Aufgabe erfordert, benötigen Sie zwei Dinge:

1. Fügen Sie den Artikel Ihrer Projektliste hinzu.
2. Unterteilen Sie das Element in eine Gruppe kleinerer Aufgaben, und fügen Sie diese Aufgaben dann in Ihre Sammelleimer ein.

Hinweis: Eine Projektliste ist eine Liste aller offenen Schleifen, für die mehr als eine Aufgabe abgeschlossen werden muss. Allen empfiehlt, eine Projektliste beizubehalten, um die offenen Schleifen zu verfolgen, an denen Sie gerade arbeiten. Wenn alle Unteraufgaben eines Projekts abgeschlossen sind, kann es aus der Projektliste entfernt werden.

Schritt 2d: Nehmen Sie Maßnahmen für kleine Aufgaben vor

In dieser Phase müssen Sie sich fragen: "Kann ich diese Aufgabe in einer Aktion erledigen, die weniger als zwei Minuten dauert?"

Kleine Aufgaben wie diese könnten sein:

• Senden einer Email-Nachricht.
• Einen Brief unterschreiben.
• Ein kurzes Dokument drucken und ablegen.

Wenn die Antwort auf diese Frage "Ja" ist, fahren Sie mit der Aktion fort. Wenn nicht, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 2e: Delegieren Sie wo möglich

Fragen Sie sich jetzt: "Muss ich das tun, oder könnte ich es an jemand anderen delegieren?"

Wenn Sie die Aufgabe delegieren können, tun Sie dies. Wenn Sie dies selbst tun müssen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 2f: Fügen Sie es Ihrer nächsten Aktionsliste oder Ihrem Kalender hinzu

Ihre Aufgabe wird jetzt an zwei Stellen hinzugefügt:

1. Ihre Liste der nächsten Aktionen. Eine nächste Aktionsliste ist im Wesentlichen eine Aufgabenliste.
2. Ihr Kalender. Wenn Sie für die Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt oder an einem bestimmten Tag etwas tun müssen, planen Sie es in Ihrem Kalender ein.

Bisher haben Sie in diesem Lernprogramm eine Liste mit den nächsten Aktionen und eine Projektliste gefunden. Was sind diese Listen in praktischer Hinsicht? Allen zufolge lauten die Listen:

eine Art erneuerbarer Erinnerungssatz, bei dem es sich um Listen auf Notizbuchpapier oder in einem Computerprogramm oder sogar um Ordner handeln könnte, die für jedes Element separate Blätter enthalten.

Schritt 3: Organisieren Sie Ihre nächste Aktionsliste

Wenn Ihre nächste Aktionsliste weniger als 30 Elemente enthält, können Sie direkt mit Schritt 4 fortfahren.

Wenn jedoch (wie bei den meisten Personen) deutlich mehr als 30 Elemente in Ihrer nächsten Aktionsliste enthalten sind, empfiehlt es sich, Ihre Liste zu organisieren.

Sie können Ihre Liste auf zwei Arten organisieren: nach Kontext und nach Priorität. Es ist eine gute Idee, Ihre Liste zuerst nach Kontext zu organisieren und dann jede von Ihnen erstellte Kontext-Unterliste nach Priorität zu organisieren.

Nach Kontext

Um Ihre Liste nach Kontext zu organisieren, fragen Sie sich: "Wo muss ich sein, um diese Aufgabe zu erledigen?" Kontexte können physische Standorte sein, z. B. in Ihrem Büro, zu Hause oder im Supermarkt. Es kann sich auch um bestimmte Situationen handeln, z. B. "Email-Verarbeitung", "Telefonieren" oder "Bei der wöchentlichen Teambesprechung".

Für jeden potenziellen Kontext erstellen Sie eine Unterliste der nächsten Aktionen.

Organisieren nach Kontext bedeutet, dass Sie bei Ihrer nächsten Aktionsliste nachschauen können, was Sie tun müssen.

Nach Priorität

Allen bietet eine begrenzte Anleitung zur Priorisierung von Aufgaben. Er empfiehlt, die Frage zu stellen:x

Allen bietet eine begrenzte Anleitung zur Priorisierung von Aufgaben. Er empfiehlt, die Frage zu stellen:Was wird mir bei [meinem] Kontext, meiner Zeit und meiner Energie die höchste Auszahlung geben?

Sein anderer Rat ist, die Aufgaben zu berücksichtigen, die Sie in Bezug auf Ihre langfristigen Lebensziele tun, anstatt ständig nach Bränden zu suchen, die Sie löschen können. Das ähnelt dem Ansatz der Eisenhower-Matrix, mit dem Sie Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren können.

Alternativ können Sie Ihre To-Do-Liste mit der Methode Eat that Frog priorisieren, welche Befürworter die Aufgabe erledigen, die Sie am wenigsten zuerst erledigen möchten. Die Idee ist, dass Sie durch die Beseitigung der schlimmsten Aufgaben einen Schub an produktiver Energie erhalten.

Oder Sie können Mark Forsters finale Version ausprobieren, bei der Sie den Aufgaben die Priorität geben, für die Sie sich am meisten fühlen, und so, wofür Sie die meiste Energie haben.

Weitere Informationen zu Eat that Frog und Final Version finden Sie in Schritt 3 dieses Business Tuts-Tutorial.

Schritt 4: Holen Sie sich die Dinge!

Nachdem Sie Ihre nächste Aktionsliste erstellt und die Liste nach Kontext und Priorität geordnet haben, können Sie mit der Arbeit beginnen.

Denken Sie daran, dass Sie auch Aufgaben haben, die in Ihrem Kalender angezeigt werden. Nehmen Sie sich daher auch Zeit für diese Aufgaben.

Wenn Sie etwas ablenken oder Ihren Fokus stören, notieren Sie es und fügen Sie es Ihren Sammlungsbuckets hinzu. Auf diese Weise können Sie es später bearbeiten.

Schritt 5: Überprüfen Sie Ihre Listen

In der letzten Phase von GTD werden Ihre Listen überprüft. Drei Arten der Überprüfung sind der Schlüssel:

1. Die neue Kontextüberprüfung. Wenn Sie sich in einem neuen Kontext befinden, überprüfen Sie die Liste der nächsten Aktionen. Dadurch entsteht die Gewohnheit, in jedem Kontext, in dem Sie sich gerade befinden, an Ihren höchsten Prioritäten zu arbeiten.
2. Die tägliche Kalenderübersicht. Überprüfen Sie jeden Morgen Ihren Kalender und stellen Sie fest, welche geplanten Aufgaben Sie am nächsten Tag erledigen müssen.
3. Die Wochenlisten und Bucket Review. Allen zufolge ist die wöchentliche Überprüfung für den Erfolg des GTD-Systems "entscheidend".

Während Ihrer wöchentlichen Überprüfung sollten Sie Folgendes tun:

• Leeren Sie Ihre Sammelbehälter. Im Idealfall sollten Sie das so oft wie möglich tun. Ihre wöchentliche Überprüfung stellt sicher, dass sie mindestens einmal pro Woche geleert werden.
• Überprüfen Sie Ihr System. Dabei wird untersucht, wo GTD für Sie arbeitet und wo es verbessert werden kann. Sind Ihre Sammelbehälter verfügbar, wenn Sie sie benötigen? Könnten Sie die Anzahl der Sammelbehälter reduzieren? Müssen Sie Ihrem System weitere Kontexte hinzufügen? Wie gut sind Ihre Referenzdateien organisiert? Wenn Sie etwas an Ihrer Überprüfung anpassen müssen, tun Sie das.
• Löschen und aktualisieren Sie Ihre Listen. Starten Sie eine neue Liste mit den nächsten Aktionen. Übertragen Sie die Aufgaben, die noch erledigt werden müssen, aus der Liste der Vorwoche und fügen Sie neue Elemente aus Ihren Sammlungsbereichen hinzu. Überprüfen Sie außerdem Ihre Projektliste und entfernen Sie alle Projekte, für die alle Aufgaben abgeschlossen sind.

Damit werden die Dinge erledigt

Das ist das GTD-System in aller Kürze. Warum probieren Sie es nicht und sehen Sie, ob das Parken und Schließen Ihrer offenen Schleifen Ihren Fokus verbessert?

Ressourcen

Grafik-Gutschrift: Schleife, entworfen von P.J. Onori vom Noun-Projekt.