Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Cara menggunakan Getting Things Done (GTD) sistem produktivitas

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Stay in Control of Your To-Do List in 2021
How to Create Your Own Productivity System in 2021

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhammad Hakim Almadani (you can also view the original English article)

Apakah Anda memiliki koleksi kabur "barang untuk melakukan" dalam pikiran Anda bahwa mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan Anda seharusnya melakukan? Apakah Anda pernah lupa untuk menyelesaikan tugas-tugas penting? Atau apakah Anda merasa seperti Anda tenggelam dalam tanggung jawab? Jika demikian, Anda tidak sendirian. Membanjiri merupakan fenomena umum di dunia sekarang bahwa produktivitas ahli telah mengembangkan sistem untuk berurusan dengan itu. Salah satu yang paling populer adalah Getting Things Done (GTD). Mari kita lihat bagaimana bekerja dan bagaimana Anda dapat menerapkannya dalam kehidupan Anda sendiri.

Memecahkan loop terbuka, masalahnya GTD

Di tahun 1920-an, lahir Lituanian mahasiswa pascasarjana Bluma Zeigarnik duduk di sebuah restoran — melakukan banyak mahasiswa pascasarjana — merenungkan apa yang harus menulis tentang nya tesis doktor. Ia melihat bahwa para pelayan memiliki bakat untuk mengingat kompleks pesanan. Hal ini memungkinkan mereka untuk memberikan makanan yang tepat untuk tabel yang tepat dan untuk mengirimkan cek setelah pelanggan telah selesai makanan mereka.

Zeigarnik juga mengamati bahwa setelah pesanan telah selesai dan dibayar, tampaknya untuk menjatuhkan dari pelayan pikiran. Jika pelanggan kembali dengan pertanyaan tentang makanan mereka di Restoran, para pelayan berjuang untuk mengunjunginya.

Dari pengamatan ini, Zeigarnik mengembangkan teori: energi mental kita yang diambil untuk tugas-tugas yang tidak lengkap. Setelah tugas dibincangkan, kami turun dari pikiran kita. Penelitian laboratorium dikonfirmasi Zeigarnik's tesis. Gagasan bahwa perhatian kita terganggu oleh lengkap tugas menjadi tahu sebagai efek Zeigarnik.

David Allen, pencipta sistem GTD, panggilan tugas-tugas ini yang mengalihkan perhatian kita "loop terbuka." Allen mendefinisikan loop terbuka sebagai:

sesuatu yang menarik perhatian kita yang tidak termasuk mana hal ini, seperti itu.

Loop terbuka, Allen mengatakan, dapat item daftar agenda sebagai besar sebagai "mengakhiri kelaparan dunia" atau kecil seperti "ganti electric pensil rautan." Intinya adalah ini:

Bahkan [orang] yang tidak sadar 'stres' akan selalu mengalami relaksasi yang lebih besar, lebih fokus dan peningkatan energi produktif ketika mereka belajar lebih efektif untuk mengontrol 'loop terbuka' kehidupan mereka.

Pada dasarnya, GTD adalah sebuah sistem untuk mengendalikan loop terbuka, sehingga Anda dapat lebih fokus pada tugas di tangan. Jelas, itu tidak memungkinkan Anda untuk menyelesaikan semua loop terbuka dalam hidup Anda-setelah semua, tidak seorang pun belum menemukan solusi yang bisa diterapkan untuk kelaparan dunia. Tetapi memberi Anda ketenangan pikiran bahwa Anda sedang berhadapan dengan semua loop terbuka dalam beberapa cara. Dan karena itu membuat Anda lebih produktif, Anda akan berakhir menutup lebih dari mereka.

Ketika Anda menggunakan GTD, setiap loop terbuka dalam hidup Anda akan memiliki tempat. Pada dasarnya, ini adalah lemari untuk semua loop terbuka Anda. Beberapa file Anda — atau loop terbuka — akan tersimpan pergi selama Anda untuk kembali ke kemudian, pada waktu yang tepat. Orang lain akan ditempatkan di laci atas, siap untuk Anda untuk mengakses dan mengatasi secepat Anda bisa.

Di atas itu, GTD juga menyediakan sebuah sistem untuk memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Jadi, bukannya dari merasa terganggu oleh pemikiran, "Apa yang harus saya lakukan selanjutnya?", Anda selalu tahu tindakan berikutnya untuk mengambil.

Sistem GTD penuh dieksplorasi dalam buku David Allen Getting Things Done. Artikel seperti ini dapat menguraikan struktur dasar, tapi itu lebih dari cukup untuk Anda mulai.

Siap untuk mempelajari dasar-dasar? Kemudian Mari kita menggali.

Langkah 1: Pengumpulan

Tahap pertama dari sistem GTD adalah untuk mengumpulkan loop terbuka Anda. Anda dapat melakukan ini dengan berbagai alat-alat, dikenal sebagai koleksi ember. Ember koleksi Anda dapat:

  • fisik dalam keranjang
  • kertas dan pena
  • Catatan-mengambil aplikasi
  • dictaphone
  • email

Banyak loop terbuka yang Anda kumpulkan akan datang dari pikiran Anda sendiri. Orang lain akan eksternal, seperti email atau panggilan telepon dari seorang klien.

Fungsi tahap koleksi menurut tiga prinsip dasar:

  1. Setiap loop terbuka harus dalam sistem koleksi Anda dan dari kepala Anda.
  2. Anda harus memiliki beberapa koleksi ember seperti yang dapat Anda dapatkan dengan.
  3. Anda harus kosong mereka secara teratur.

Menjaga setiap loop terbuka dalam sistem koleksi Anda penting. Tidak peduli bagaimana sepele atau luar biasa tugas yang tampaknya, jika itu yang ada di pikiran Anda, menuliskannya. Jika tidak, itu yang mengganggu Anda. Allen menulis:

Ketika Anda tahu berapa banyak Anda telah meninggalkan di kepala Anda untuk mengumpulkan? Hanya ketika tidak ada yang tersisa. Jika sebagian dari Anda bahkan samar-samar menyadari bahwa Anda tidak memiliki semua itu, Anda tidak bisa benar-benar tahu apa yang Anda telah mengumpulkan persentase.

Koleksi ember yang Anda pilih adalah terserah Anda dan berdasarkan keadaan pribadi Anda. Namun, it's worth mengingat bahwa email secara khusus ini multifungsi. Tidak ada yang menghentikan Anda mengirim email dengan tugas-tugas untuk diselesaikan tanpa aplikasi terpisah untuk catatan mereka sendiri.

Sekarang, mari kita beralih ke bagaimana Anda dapat mengosongkan ember koleksi Anda begitu Anda sudah melengkapi mereka.

Langkah 2: Mengosongkan ember

Seperti yang kita perhatikan dalam pendahuluan, mustahil untuk menyelesaikan semua loop terbuka Anda. Jadi jika Anda tidak dapat melakukan semua tugas-tugas Anda telah mencatat, bagaimana Anda menjaga Anda koleksi ember kosong? Menurut Allen, ini bagian dari proses GTD "adalah mungkin yang paling penting perbaikan saya telah membuat untuk hampir semua orang yang saya telah bekerja dengan." Ada beberapa sub-langkah proses ini.

Langkah 2a: mengidentifikasi Item

Ketika Anda mengambil item dari salah satu koleksi Anda ember untuk memproses, pertama bertanya, "Apa itu?"

Hal ini sangat berguna untuk item yang datang dari orang lain — seperti email dan surat. Hanya dengan mencari tahu apa yang mereka dapat Anda memutuskan apa tugas yang perlu Anda lakukan untuk menutup loop terbuka atau apakah Anda perlu melakukan sesuatu tentang hal itu sama sekali.

Langkah 2b: bertanya pada diri sendiri: "Apakah saya perlu untuk mengambil tindakan ini?"

Jika Anda menjawab pertanyaan ini "tidak", maka Anda dapat melakukan salah satu dari tiga hal untuk memproses item:

  1. Meletakkannya di tempat sampah.
  2. File itu sebagai "suatu hari nanti/mungkin." (Ini adalah untuk apa pun yang Anda mungkin ingin lakukan di masa depan, tetapi tidak dapat melakukan atau tidak ingin lakukan sekarang.)
  3. File itu sebagai "referensi." Anda tidak perlu mengambil tindakan di atasnya, tetapi Anda mungkin perlu informasi kemudian. Ini adalah ide yang baik untuk memiliki sistem yang sangat terorganisir untuk mengajukan referensi item.

Jika jawabannya "Ya, di masa depan," kemudian untuk memproses item Anda harus mengatur pengingat otomatis, seperti peringatan di kalender, untuk ketika tindakan yang perlu diambil.

Untuk setiap hasil di atas, Anda sudah berurusan dengan item dan dapat dihilangkan dari sistem koleksi Anda.,

Catatan: Kemungkinan adalah bahwa sebagian besar item dalam ember koleksi Anda akan mendapatkan dari langkah ini. Ini adalah langkah yang paling penting dari proses GTD, seperti ini memungkinkan Anda untuk loop terbuka "park" daripada membiarkan mereka memblokir perhatian Anda.

Jika jawabannya "Ya, sesegera mungkin," maka Anda dapat pindah ke langkah 2c.

Langkah 2c: bertanya pada diri sendiri: "Apa itu tindakan berikutnya saya perlu mengambil ini?"

Anda telah memutuskan untuk mengambil tindakan yang Anda butuhkan. Sekarang Anda perlu untuk memutuskan apa yang akan tindakan itu.

Tindakan harus tindakan logis berikutnya menuju menutup loop terbuka. Jika hanya satu tindakan yang diperlukan, melanjutkan ke langkah 2d.

Jika menutup loop akan membutuhkan lebih dari satu tugas, maka Anda memerlukan dua hal:

  1. Menambahkan item ke daftar proyek.
  2. Memecah item ke dalam kelompok tugas-tugas yang lebih kecil, maka tugas ini dimasukkan ke dalam ember koleksi Anda.

Catatan: Daftar proyek adalah daftar setiap loop terbuka yang memerlukan lebih dari satu tugas selesai. Allen merekomendasikan menjaga daftar proyek sebagai cara untuk pelacakan loop terbuka yang Anda masih bekerja pada. Setelah semua sub tugas-tugas proyek yang telah selesai, ini dapat dihapus dari daftar proyek.

Langkah 2d: Mengambil tindakan pada tugas-tugas kecil

Tahap ini adalah untuk bertanya pada diri sendiri: "Saya bisa menyelesaikan tugas ini dalam satu tindakan, mengambil kurang dari dua menit?"

Tugas-tugas kecil seperti ini bisa menjadi:

  • Mengirimkan email satu-kalimat.
  • Menandatangani surat.
  • Percetakan dan mengajukan dokumen singkat.

Jika jawaban atas pertanyaan ini adalah "ya", kemudian pergi ke depan dan menyelesaikan tindakan. Jika tidak, lanjutkan ke langkah berikutnya.

Langkah 2e: mendelegasikan mana mungkin

Sekarang tanyakan pada diri sendiri: "Apakah saya perlu untuk melakukan ini, atau aku bisa mendelegasikan itu kepada orang lain?"

Jika Anda dapat mendelegasikan tugas, melakukannya. Jika itu adalah sesuatu yang perlu Anda lakukan sendiri, kemudian lanjutkan ke langkah berikutnya.

Langkah 2f: Tambahkan ke daftar tindakan berikutnya atau kalender

Tugas Anda sekarang akan ditambahkan ke salah satu dari dua tempat:

  1. Daftar tindakan berikutnya. Daftar tindakan berikutnya adalah pada dasarnya to-do daftar tugas.
  2. Kalender. Jika tugas mengharuskan Anda untuk melakukan sesuatu pada waktu tertentu atau pada hari tertentu, maka jadwal pada kalender Anda.

Sejauh ini dalam tutorial ini, Anda telah datang di daftar tindakan berikutnya dan daftar proyek. Apakah daftar ini, dalam praktik? Menurut Allen, daftar adalah:

semacam terbarukan set pengingat, yang bisa daftar di buku kertas atau di beberapa program komputer atau bahkan folder file yang memegang potongan yang terpisah dari kertas untuk setiap item.

Langkah 3: Mengatur daftar tindakan berikutnya Anda

Jika Anda memiliki di bawah 30 item pada daftar tindakan berikutnya, Anda bisa melompat lurus ke depan ke langkah 4.

Jika, namun, (seperti kebanyakan orang) Anda memiliki secara signifikan lebih dari 30 item pada daftar tindakan berikutnya, maka itu adalah ide yang baik untuk mengatur daftar Anda.

Anda dapat mengatur daftar Anda dalam dua cara: dengan konteks dan prioritas. Ini adalah ide yang baik untuk mengatur daftar Anda dengan konteks pertama, kemudian mengatur setiap daftar sub konteks yang Anda buat dengan prioritas.

Oleh konteks

Untuk mengatur daftar Anda dengan konteks, tanyakan pada diri sendiri, "mana saya perlu untuk melakukan tugas ini?" Konteks dapat menjadi lokasi fisik, seperti di kantor, di rumah, atau di supermarket. Mereka juga dapat lebah situasi tertentu, seperti "pengolahan email," "membuat panggilan telepon," atau "tim pertemuan mingguan."

Untuk setiap konteks yang potensial, Anda membuat daftar sub tindakan berikutnya.

Pengorganisasian oleh konteks berarti bahwa apa pun yang Anda lakukan, Anda dapat melihat daftar tindakan berikutnya dan melihat apa yang perlu Anda lakukan.

Oleh prioritas

Allen menyediakan panduan terbatas pada bagaimana memprioritaskan tugas. Dia merekomendasikan mengajukan pertanyaan:

Mengingat konteks [my], waktu, dan energi yang tersedia, apa akan memberikan [me] hadiah tertinggi?

Nasihatnya lainnya adalah untuk mempertimbangkan tugas-tugas yang Anda lakukan dalam hal tujuan hidup Anda jangka panjang daripada terus-menerus mencari untuk memadamkan api. Hal ini mirip dengan pendekatan Eisenhower matriks, yang akan membantu Anda memprioritaskan tugas sesuai dengan urgensi dan pentingnya mereka.

Atau, Anda dapat memprioritaskan to-do list menggunakan makan bahwa metode Frog, yang menganjurkan melakukan tugas Anda paling tidak ingin melakukan pertama. Idenya adalah bahwa mendapatkan tugas terburuk keluar dari jalan memberi Anda ledakan tenaga produktif.

Atau Anda bisa mencoba versi akhir dari Mark Forster, di mana Anda memprioritaskan tugas oleh apa yang Anda paling merasa daftar, dan dengan demikian apa yang Anda memiliki energi untuk.

Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang Eat that Frog dan versi Akhir dalam langkah 3 dari tutorial Tuts bisnis ini.

Langkah 4: Dapatkan Things Done!

Sekarang bahwa Anda telah membuat daftar tindakan berikutnya, dan Anda telah mengatur daftar berdasarkan konteks dan prioritas, Anda siap untuk pergi bekerja.

Ingat, Anda juga akan memiliki tugas yang muncul di kalender Anda, sehingga memungkinkan waktu untuk ini, terlalu.

Jika apa pun yang mengalihkan perhatian Anda atau mengganggu fokus Anda, menulis, dan menambahkannya ke koleksi ember Anda. Dengan cara itu, Anda bisa memproses ini kemudian.

Langkah 5: Periksa daftar Anda

Tahap akhir dari GTD adalah meninjau daftar Anda. Tiga jenis review adalah kunci:

  1. Review konteks baru. Setiap kali Anda berada dalam konteks yang baru, periksa daftar tindakan berikutnya. Hal ini menciptakan kebiasaan kerja pada prioritas utama Anda konteks apa pun Anda berada di.
  2. Kalender harian Review. Setiap pagi memeriksa kalender dan melihat apa tugas terjadwal yang Anda perlukan untuk menyelesaikan di hari depan.
  3. Mingguan daftar dan Bucket Review. Allen mengatakan Tinjauan mingguan "penting" untuk keberhasilan sistem GTD.

Selama Anda meninjau mingguan, Anda harus melakukan hal berikut:

  • Mengosongkan koleksi Bucket Anda. Idealnya, Anda harus melakukan hal ini sesering mungkin. Tinjauan mingguan Anda memastikan mereka mendapatkan dikosongkan minimal sekali per minggu.
  • Meninjau sistem Anda. Ini melibatkan melihat mana GTD ini bekerja untuk Anda dan mana yang dapat ditingkatkan. Tersedia ember koleksi Anda ketika Anda membutuhkan mereka? Bisa Anda mengurangi jumlah koleksi Bucket? Apakah Anda perlu menambahkan lebih banyak konteks untuk sistem Anda? Seberapa baik terorganisir yang referensi file? Jika Anda perlu untuk men-tweak sesuatu berdasarkan tinjauan Anda, melakukannya.
  • Menghapus dan update daftar Anda. Mulai segar berikutnya tindakan daftar, mentransfer tugas-tugas yang masih perlu menyelesaikan dari minggu sebelumnya Anda daftar dan menambahkan item baru dari ember koleksi Anda. Selain itu, meninjau daftar proyek Anda, dan menghapus setiap proyek yang semua tugas selesai.

Itu adalah mendapatkan hal selesai

Itu adalah sistem GTD singkatnya. Mengapa tidak mencobanya dan melihat apakah parkir dan menutup loop terbuka Anda meningkatkan fokus Anda?

Sumber 

Grafis kredit: Loop dirancang oleh P.J. Onori dari proyek Noun.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.