Als Team an PowerPoint (PPT)-Präsentationen zusammenarbeiten

German (Deutsch) translation by Rebecca Priscilla (you can also view the original English article)

Stell mal vor: Sie arbeiten an der Fertigstellung einer Präsentation für ein Klassenprojekt oder eine Arbeitsgruppe. Sie reichen die Datei per E-Mail oder Dateifreigabe hin und her, und es ist schwierig, bei dem Projekt auf dem Laufenden zu bleiben. Schon bald haben Sie mehrere Kopien derselben Datei mit inkonsistenten Änderungen im Umlauf.

Die Lösung besteht darin, die Zusammenarbeit in PowerPoint zu nutzen, um synchron zu bleiben und zusammenzuarbeiten. Microsoft hat diese Funktionen in PowerPoint integriert, um genau dieses Problem zu lösen. Mehrere Benutzer können gleichzeitig an der gleichen PowerPoint-Präsentation arbeiten.

Microsoft PowerPoint Office Online collaborative editing — Microsoft Office Online erlaubt es PowerPoint-Präsentationen direkt in einem Webbrowser zu bearbeiten und zusammenarbeiten; dies ist nur eine Möglichkeit, gemeinsam an einer Präsentation zu arbeiten.

Microsoft PowerPoint hat in seinen jüngsten Versionen viele Online-Funktionen für die Zusammenarbeit hinzugefügt. Zusammenarbeit bedeutet, dass Sie andere Personen innerhalb der PowerPoint-Anwendung einladen und mit ihnen zusammenarbeiten können, anstatt Dateien weiterzugeben. In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie die PowerPoint-Funktionen für die Online-Zusammenarbeit an einer einzigen PPT-Datei nutzen können.

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Jetzt fahren wir fort über die Zusammenarbeit im Team mit Microsoft PowerPoint-Dateien:

Als Gruppe an PowerPoint-Präsentationen zusammenarbeiten (Sehen & Lernen)

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie eine Datei in der Cloud speichern und mit anderen an der gleichen Präsentation arbeiten können. Sie erfahren, wie Sie andere Benutzer zur Zusammenarbeit einladen können und was Sie bei der gemeinsamen Arbeit in PowerPoint erwartet.

Weiterlesen und erfahren Sie, wie Sie mit der Zusammenarbeit in PowerPoint beginnen können, einschließlich einer völlig kostenlosen Option zur Nutzung von Microsoft Office Online.

Microsoft Office, erklärt

Vielleicht fragen Sie sich, welche Möglichkeiten gibt es, wenn es um die Zusammenarbeit geht. Um das zu verstehen, sollten wir ein wenig über die verschiedenen Versionen von Microsoft Office sprechen.

In früheren Zeiten war Microsoft Office einfach zu verstehen. Alle paar Jahre brachte Microsoft eine neue Version von Office heraus und benannte sie nach dem Jahr der Veröffentlichung, wie "Excel 2013" oder "PowerPoint 2010".

Heute sind die Zeiten jedoch anders. Die Anwendungen werden häufig aktualisiert, und Microsoft reagiert hauptsächlich auf Konkurrenten wie Google Drive und Dropbox Paper. Hier sind die verschiedenen aktuellen Versionen von Office, die zur Nutzung zur Verfügung stehen:

Microsoft Office Online - Dies sind die Webbrowser-basierten Versionen der Microsoft Office-Anwendungen, einschließlich PowerPoint. Die Nutzung ist kostenlos, und man kann sie als Microsofts Antwort auf Google Drive betrachten.
Microsoft Office 365 - Ähnlich wie Adobes Creative Cloud bietet Microsoft jetzt ein abonnementbasiertes Modell für die Nutzung der Office-Suite an. Sie zahlen eine monatliche Gebühr und erhalten Zugriff auf alle Office-Applikationen und regelmäßige Updates.
Microsoft Office Home & Student - Dies entspricht am ehesten dem traditionellen Modell, bei dem Sie eine einmalige Gebühr für die App bezahlen und sie dann nutzen können.

Alle diese Programme sind für die Zusammenarbeit mit Office geeignet, aber es ist hilfreich zu berücksichtigen, dass Ihre Mitarbeiter möglicherweise eine andere Version verwenden.

Die beste Nachricht ist, dass Microsoft Office Online für jedermann kostenlos verfügbar ist. Das bedeutet, dass jeder ein Microsoft-Konto erstellen und es für die Zusammenarbeit mit anderen Office-Benutzern verwenden kann.

Zusätzlich haben Sie vielleicht schon von Microsoft OneDrive gehört. Dabei handelt es sich um den Cloud-Speicherdienst von Microsoft (wie Dropbox). Sie benötigen OneDrive, um Ihre PowerPoint-Datei für die Zusammenarbeit zu speichern. Mit einem Microsoft-Konto können Sie 5 Gigabyte OneDrive-Speicherplatz kostenlos nutzen. Mit einem Microsoft-Konto können Sie 5 Gigabyte OneDrive-Speicherplatz kostenlos nutzen.

Vorbereitung für die Freigabe

Beginnen wir mit der Zusammenarbeit in PowerPoint. Als Erstes sollten Sie Ihre PowerPoint-Präsentation in OneDrive speichern, damit sie für die Zusammenarbeit in der Cloud gespeichert ist.

Um Ihre Datei in OneDrive zu speichern und freizugeben, gehen Sie zur Option Speichern unter und wählen Sie die Option OneDrive. Dadurch wird Ihre Präsentation in der Cloud gespeichert, so dass andere mit Ihnen zusammenarbeiten können.

Save As to OneDrive — Speichern Sie Ihre PowerPoint-Präsentation in OneDrive, um mit der Zusammenarbeit zu beginnen.

Anschließend müssen Sie einige andere Benutzer einladen, mit Ihnen an der Präsentation zusammenzuarbeiten. Suchen Sie die Schaltfläche Freigeben in der oberen rechten Ecke und klicken Sie darauf, um andere zu Ihrer Präsentation einzuladen.

Share PowerPoint presentation — Klicken Sie auf Freigeben, um andere zu Ihrer Präsentation einzuladen.

Nun wird ein neues Fenster angezeigt, in dem Sie andere Personen zu Ihrer PowerPoint-Präsentation hinzufügen können. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, um andere Personen einzuladen, an Ihrer Präsentation mitzuarbeiten.

Sie sollten die Freigabeoptionen vorher festlegen, wie die Teilnehmer mit der Präsentation arbeiten sollen, indem Sie zwischen "Bearbeitung zulassen" und "Ansehen können" wählen, um die Rechte zu steuern, die sie an der Datei vornehmen können.

PowerPoint Share Settings — Geben Sie eine E-Mail-Adresse und die Freigabeeinstellungen ein, um die Teilnehmer zur Freigabe einzuladen.

Zur Erinnerung: Die Nutzung von Office Online ist kostenlos. Sie können auch Personen einladen, die kein Office 365-Abonnement haben. Wenn Sie ein Microsoft-Konto erstellen, kann jeder mitmachen und gemeinsam mit Ihnen an Ihrer PPT-Präsentation arbeiten.

Sobald Sie auf Freigeben klicken, erhält der Empfänger eine E-Mail mit einem Link, über den er an der Präsentation mitarbeiten kann. Fügen Sie weitere Benutzer hinzu, um eine wirklich kollaborative Präsentation zu erstellen. Jetzt können Sie mit anderen an derselben Präsentationsdatei zusammenarbeiten.

PowerPoint-Optionen für die Teamzusammenarbeit

Wie Sie mit Ihrem Team in PowerPoint zusammenarbeiten, bleibt Ihnen überlassen. Sie können einfach jemanden bitten, den Link zu besuchen und die Präsentation zu überprüfen, aber es gibt auch viele andere Möglichkeiten, gleichzeitig in der Datei zu arbeiten.

Sobald jemand den Link erhält und darauf klickt, wird er in Office Online, der browserbasierten Version von PowerPoint, geöffnet. Sie können auf das Dropdown-Menü Präsentation bearbeiten klicken und In PowerPoint bearbeiten (Desktop-App) oder Im Browser bearbeiten wählen, um das Office Online-App zu öffnen.

Wenn Sie eine Desktop-Installation von PowerPoint haben, können Sie Ihre PowerPoint-Präsentationen am besten mit der Desktop-App bearbeiten. Dann stehen Ihnen alle Funktionen und Werkzeuge für die Arbeit mit Präsentationen zur Verfügung.

Edit in PowerPoint — Wählen Sie zwischen **In PowerPoint bearbeiten** und **Im Browser bearbeiten**, um die gemeinsame Arbeit an einer Datei zu beginnen.

Die Funktionen, die Ihnen für die Zusammenarbeit in PowerPoint zur Verfügung stehen, variieren je nach der von Ihnen verwendeten Office-Version. In meinem Beispiel verwende ich zwei Computer, auf denen die Desktop-Version von Microsoft PowerPoint installiert ist.

In Office 365 markiert PowerPoint Änderungen und ordnet sie dem Benutzer zu, der die Änderungen vorgenommen hat. Weitere Informationen dazu finden Sie im offiziellen Microsoft-Dokumentation. Grundsätzlich werden die Änderungen mit dem Namen des Benutzers hervorgehoben, der den Inhalt geändert hat. Die Änderungen werden in Echtzeit in die Datei übertragen.

Office 365 example — Die Zusammenarbeit zwischen Office 365-Benutzern ist am besten, wenn die Änderungen mit dem Namen des Benutzers gekennzeichnet sind, der die Änderung vorgenommen hat.

Office-Desktop-Benutzer müssen auf eine Meldung am unteren Rand des Bildschirms achten, die besagt, dass Updates verfügbar sind. Klicken Sie auf diese Meldung, um Ihr Dokument wieder mit den Änderungen zu synchronisieren, die andere an dem Dokument vorgenommen haben.

Updates available in PowerPoint — Wenn andere Personen Änderungen an dem Dokument vorgenommen haben, wird unten eine Schaltfläche **Updates verfügbar** angezeigt, auf die Sie klicken können, um die Synchronisierung erneut durchzuführen.

Für Office 365-Benutzer ist das Erlebnis definitiv stabiler, aber es lohnt sich immer noch, unabhängig von der verwendeten Office-Version zusammenzuarbeiten. Letztendlich geht es darum, das Hin- und Herschieben von Dateien per E-Mail zu vermeiden.

PowerPoint Teammitglieder ansehen

Es ist hilfreich, zu wissen, wer an einer Präsentationsdatei arbeitet und wann er Änderungen vornimmt. Wenn Sie eine PowerPoint-Datei öffnen, in der sich andere befinden, wird in der Ecke des Dokuments eine Meldung angezeigt, die Sie darauf hinweist.

Alert on editing PowerPoint file — Wenn andere Personen in derselben PowerPoint-Datei arbeiten, wird eine Meldung angezeigt, die Sie umgehend informiert.

Für Office 365-Benutzer gibt es zusätzliche Optionen, wie das Chatten mit Benutzern in der Seitenleiste. Sie können jederzeit auf die Schaltfläche Freigeben klicken, um zu verwalten, wer an der Datei arbeiten darf, und das Recht zum Bearbeiten der PowerPoint ändern.

Sharing Panel in PowerPoint — Das Freigabe-Panel, das wir bereits gesehen haben, kann jederzeit wieder geöffnet werden, um die Freigaberechte zu verwalten und andere Benutzer zu der Datei hinzuzufügen.

Unabhängig davon, welche Version von PowerPoint Sie verwenden und welche Funktionen verfügbar sind, funktioniert die Zusammenarbeit gut, wenn Ihre Datei in OneDrive gespeichert ist. Das Eintragen von Empfänger oder Teammitglied innerhalb der PowerPoint-Benutzeroberfläche erleichtert die Freigabe unabhängig von der PowerPoint-Version, die jedes Teammitglied verwendet.

Zusammenfassung und mehr über die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen erfahren

Wie arbeiten Sie zusammen in einer Gruppe? Nutzen Sie die in PowerPoint integrierten Funktionen zur gemeinsamen Nutzung und Zusammenarbeit, oder bevorzugen Sie Anwendungen wie Dropbox, um Dateien hin und her zu schieben?

Abgesehen von der Zusammenarbeit gibt es viele andere großartige PowerPoint-Tutorials auf Envato Tuts+, die Ihnen helfen können, Ihre Präsentationsfähigkeiten zu verbessern. Schauen Sie sich diese PPT-Tutorials an, um mehr zu erfahren:

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Wenn Sie Fragen haben, lassen Sie es mich in den Kommentaren unten wissen.