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Colaborar Como un Equipo en Presentaciones de PowerPoint (PPT)

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use PowerPoint (Ultimate Tutorial Guide).
How to Make a Great "Any Questions" Final PowerPoint Slide (PPT)
How to Share Your PowerPoint Presentation Online (For Free)

Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

Imaginate esto: estás trabajando para terminar una presentación para un proyecto de una clase o trabajo en equipo. Estás pasando y recibiendo el archivo una y otra vez usando correo o en la nube y es difícil permanecer en sincronía en el proyecto. Tan pronto, tienes muchas copias del mismo archivo flotando alrededor con cambios inconsistentes.

La solución es usar colaboración en PowerPoint para permanecer en sincronía y trabajar juntos. Microsoft ha añadido estas características a PowerPoint para ayudar a resolver este problema. Usuarios múltiples pueden trabajar en la misma presentación al mismo tiempo.

Microsoft PowerPoint Office Online collaborative editing
Microsoft Office en línea te permite editar y colaborar en presentaciones de PowerPoint justo dentro de un buscador web; esta es solo una manera de colaborar juntos en la misma presentación.

Microsoft PowerPoint ha añadido muchas características de colaboración en línea en sus versiones recientes. Colaboración significa que puedes invitar y trabajar con otros dentro de la aplicación en vez de pasar el archivo a todos. En este tutorial, te enseñaré a cómo usar PowerPoint para que todos trabajen un solo archivo PPT.

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Ahora, vamos a aprender todo acerca de la colaboración en equipo con Microsoft PowerPoint:

Cómo Colaborar Rápidamente en las Presentaciones de PowerPoint (Mira y Aprende)

En este video, te mostraré cómo comenzar a guardar un archivo en la nube, así como trabajar con otros en la edición de la misma presentación. Aprenderás a invitar a otros usuarios para colaborar y qué se espera cuando trabajan juntos en PowerPoint.

Mantente leyendo para encontrar más acerca de cómo comenzar con la colaboración en PowerPoint, incluyendo una opción totalmente gratuita para usar en Microsoft Office Online.

Microsoft Office, Explicado

Te puedes estar preguntando lo que es posible cuando se trata de colaboración. Para entender eso, vamos hablar un poco de las muchas versiones de Microsoft Office.

Tiempo atrás, Microsoft Office era fácil de entender. Cada cierta cantidad de años, Microsoft lanzaría una nueva versión de Office etiquetada de acuerdo al año del lanzamiento, tal como "Excel 2013" o "PowerPoint 2010".

Los tiempos son diferentes ahora. Las aplicaciones son actualizadas frecuentemente, y Microsoft está esencialmente respondiendo a los competidores como Google Drive y Dropbox Paper. Aquí hay varias versiones actuales de Office que estás disponibles para usar:

  • Microsoft Office Online - Estas son versiones de Microsoft Office basadas en la web, incluyendo PowerPoint. Son gratuitas, y puedes considerarlas como una respuesta de Microsoft a Google Drive.
  • Microsoft Office 365 - Así como Creative Cloud de Adobe, Microsoft ahora ofrece un modelo de suscripción para usar la suite de Office. Paga un monto mensual, y obtendrás acceso a todas las aplicaciones de Office y actualizaciones consistentes.
  • Microsoft Office Home & Student - Este es como un modelo tradicional, donde pagas solo una vez por la aplicación y la puedes usar.

Todas son capaces de trabajar con colaboración de Office, pero ayuda a considerar que tus colaboradores pueden usar una versión diferente.

La mejor noticia es que Microsoft Office Online está disponible para todos, gratis. Esto significa que cualquiera puede crear una cuenta de Microsoft y usarla para colaborar con otros usuarios de Office.

Además, puedes haber escuchado de Microsoft OneDrive. Este es un servicio de almacenamiento en la nube (como Dropbox). Necesitarás OneDrive para guardar tu archivo de PowePoint para colaboración. Puedes obtener 5 gigabytes de almacenamiento gratis con una cuenta de Microsoft.

Preparado para Compartir

Vamos a lo que es colaborar en PowerPoint. La primera cosa que querrás hacer es guardar tu presentación de PowerPoint a OneDrive para que esté almacenada en la nube para colaborar.

Para guardar tu archivo a OneDrive para compartir, ve a la opción Guardar Como y escoge la opción de OneDrive. Esto guardará tu presentación en la nube para que otros puedan colaborar contigo.

Save As to OneDrive
Guarda tu presentación de PowerPoint a OneDrive para comenzar a colaborar.

Entonces, necesitarás invitar algunos usuarios para colaborar contigo en la presentación. Encuentra el botón de Colaborar cerca de la esquina derecha y da clic en él para invitar a otros a tu presentación.

Share PowerPoint presentation
Da clic en compartir para comenzar a invitar a otros a tu presentación.

Ahora verás una nueva ventana donde puedes añadir a otros a tu presentación de PowerPoint. Pon tu dirección de correo para invitar a cualquiera para colaborar en tu presentación.

También, escoge cómo querrás dejarlos trabajar con la presentación escogiendo entre "Puede Editar" y "Puede Ver" para controlar los cambios que pueden hacer al archivo.

PowerPoint Share Settings
Pon una dirección de correo electrónico y la manera de compartir para invitarlos a compartir.

Recuerda: Office Online es gratuito. Puedes invitar a alguien que no está suscrito a Office 365; creando una cuenta de Microsoft, cualquiera puede unirse y colaborar en tu presentación PPT.

Una vez presiones Compartir, el destinatario recibirá un correo con un vínculo para colaborar en la presentación. Mantén añadiendo más usuarios para crear una presentación verdaderamente colaborativa. Estás listo para comenzar a colaborar con otros en el mismo archivo de presentación.

Opciones de Colaboración en Equipo de PowerPoint

La manera en que colaboras con tu equipo en PowerPoint está en tus manos. Esto podría ser tan simple como preguntar que alguien visite el vínculo y lo revise, pero hay muchas maneras de trabajar dentro del archivo al mismo tiempo.

Una vez alguien recibe el vínculo y da clic en él, se abrirá en Office Online, el buscador basado en la versión de PowerPoint. Puedes dar clic en Editar Presentación para Editar en PowerPoint (aplicación de escritorio) o Editar en Buscador para abrir la aplicación de Office Online.

Si tienes una versión de escritorio de PowerPoint, entonces es bueno editar tu presentación de PowerPoint usando la aplicación de escritorio. El grupo completo de características y herramientas estará disponible para trabajar con las presentaciones.

Edit in PowerPoint
Escoge entre Editar en PowerPoint y Editar en Buscador para comenzar a colaborar en el archivo.

Cuando se trata de colaboración en PowerPoint, las características que estarán disponibles a ti variarán por las versiones de Office que estés usando. Para mi ejemplo, estoy usando dos computadoras que tienen la versión de escritorio de Microsoft PowerPoint.

En Office 365, PowerPoint resaltará los cambios y los asignará al usuario que hizo los cambios. Puedes leer más acerca de esto en el artículo oficial de soporte de Microsoft. Básicamente, los cambios serán resaltados con el nombre del usuario que ha cambiado el contenido. Los cambios son hechos a través del archivo en tiempo real.

Office 365 example
Colaboración es lo mejor entre los usuarios de Office 365, donde los cambios son etiquetados al nombre del usuario que ha hecho el cambio.

Para usuarios de Office de escritorio, necesitarás estar atento a un mensaje en la parte inferior de la pantalla que dice "Actualizaciones Disponibles." Da clic en este mensaje para sincronizar tu documento con los cambios que otros han hecho al documento.

Updates available in PowerPoint
Si otros han hecho cambios al documento, verás un botón de Actualizaciones Disponibles en la parte inferior que puedes dar clic para sincronizar.

La experiencia es definitivamente más robusta para usuarios de Office 365, pero aun vale la pena colaborar sin importar la versión de Office que uses. Finalmente, todo se trata de evitar la confusión de pasar el archivo de vuelta a través de correo.

Ver Colaboradores de PowerPoint

Es útil saber quién está trabajando en una presentación y cuando esos cambios han sido hechos. Cuando abres un archivo de PowerPoint en el cual otros están trabajando, verás un mensaje en la esquina del documento para alentarte.

Alert on editing PowerPoint file
Cuando otros están trabajando en el mismo archivo de PowerPoint, verás un mensaje que te alerta.

Para usuarios de Office 365, hay opciones tradicionales tales como chatear con usuarios en una barra lateral. Puedes siempre dar clic en el botón de Compartir para administrar quién es capaz de trabajar en el archivo y cambiar los permisos de edición.

Sharing Panel in PowerPoint
El panel de compartir que vimos antes puede ser abierto de nuevo en cualquier tiempo para administrar los permisos de compartir y añadir otros usuarios al archivo.

Sin importar la versión de PowerPoint y las características disponibles, la colaboración funciona bien cuando tu archivo está guardado dentro de OneDrive. Invitar colaboradores dentro de la interfaz de PowerPoint hace más fácil compartir independientemente de la versión de PowerPoint que cada miembro del equipo esté usando.

Recapitulación y Aprende Más acerca de Crear Presentaciones de PowerPoint

¿Cómo colaboras cuando trabajas con otros? ¿Te gusta usar las características de PowerPoint para compartir y colaborar? ¿O prefieres usar aplicaciones como Dropbox para pasar los archivos una y otra vez?

Fuera de la colaboración, hay muchos tutoriales de PowerPoint útiles en Envato Tuts+ que pueden ayudarte a mejorar tus habilidades de presentación. Revisa estos tutoriales para aprender más:

O busca a través de nuestros mejores diseños de plantilla de PowerPoint en Envato Elements y GraphicRiver. Te darán muchos diseños de diapositiva creativos para hacer una gran presentación de manera rápida.

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También, déjame saber en los comentarios de abajo si tienes cualquier pregunta.

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