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Wie man OneNote mit Ihrem Outlook-Kalender verwendet

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This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
MS Outlook: How to Secure Your Account & Encrypt Emails
How Protect Outlook Emails With Strong Passwords & Security Settings

German (Deutsch) translation by Nikol Angelowa (you can also view the original English article)

Wenn Sie wie die meisten von uns sind, kommen viele Ihrer wichtigen Aufgaben und Notizen per E-Mail an. Sie haben Ihren Microsoft Kalender und Ihre Aufgabenliste verwendet, um Ihre Aufgaben zu verfolgen, möchten aber noch mehr tun.

Den meisten Menschen ist nicht klar, dass Sie MS OneNote als Outlook-Task-Manager mit den Tolook-Aufgabenlisten-Tools von Outlook verwenden können. Durch Hinzufügen von OneNote zu MS Outlook können Sie nicht nur Ihre Aufgaben verfolgen, sondern auch andere Informationen, die per E-Mail eingehen, in praktischen Notizbüchern mit Registerkarten verfolgen. Es gibt sogar OneNote-Funktionen für die Zusammenarbeit, mit denen Sie Ihre Informationen mit anderen teilen können.

In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie die OneNote-Funktion in MS Outlook aktivieren. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie mit OneNote Ihre Aufgaben und Notizen effektiv verwalten können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit MS Outlook Ihre eingehenden E-Mail-Nachrichten speichern und organisieren können. Schließlich werden wir einen coolen Hack für die Verwendung von MS OneNote zusammen mit dem Outlook-Kalender teilen, um Besprechungsprotokolle zu erstellen und sie an Besprechungsteilnehmer zu verteilen.

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Fahren wir nun mit unserem Tutorial zur Verwendung von Microsoft Outlook mit OneNote fort.

Was ist Microsoft OneNote?

MS OneNote ist ein Notetaking- / To-Do-List-Tool, das Teil der MS Office Suite ist. Sie können damit Informationen organisieren und speichern sowie Besprechungen und Aufgaben verfolgen. Als Sie in der Schule waren, haben Sie möglicherweise ein Notizbuch mit Registerkarten verwendet, um Ihre Papiere zu organisieren. OneNote funktioniert ähnlich, außer dass Ihr Notizbuch jetzt virtuell ist und Ihre Registerkarten als Abschnitte bezeichnet werden.

OneNote ist in MS Outlook integriert und kann zusammen mit Ihrem MS Outlook-Kalender und Ihrer Aufgabenliste verwendet werden. Es kann auch in andere Software-Produktivitäts-Apps integriert werden. OneNote enthält auch Tools für die Zusammenarbeit mit Kollegen.

Um noch mehr über die Grundlagen von Microsoft OneNote zu erfahren, finden Sie hier einige Tutorials:

Wie man MS OneNote aktiviert

Nachdem Sie erfahren haben, was MS OneNote ist, können Sie es jetzt verwenden. Bevor Sie das MS OneNote-Add-In verwenden können, müssen Sie sicherstellen, dass es aktiviert ist. Wenn OneNote aktiviert ist, wird auf der Multifunktionsleiste ein OneNote-Symbol angezeigt, wenn die Registerkarte Startseite ausgewählt ist:

OneNote iconOneNote iconOneNote icon
Wenn OneNote mit Outlook aktiv ist, wird im Menüband ein OneNote-Symbol angezeigt.

Wenn OneNote in Ihrer Outlook-Version nicht aktiv ist, müssen Sie es aktivieren. Hier erfahren Sie, was zu tun ist

Schritt 1. Rufen Sie das Outlook-Optionsfenster auf

Beginnen Sie mit geöffnetem Outlook-E-Mail-Posteingang. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Das Fenster Kontoinformationen wird angezeigt:

Account information windowAccount information windowAccount information window
Wählen Sie im Fenster Kontoinformationen die Option Optionen, um auf das Fenster Outlook-Optionen zuzugreifen.

Klicken Sie links auf Optionen. Das Fenster Outlook-Optionen wird angezeigt:

Outlook Options windowOutlook Options windowOutlook Options window
Wählen Sie die Option Add-Ins, um OneNote zu aktivieren.

Schritt 2. Ändern Sie OneNote in den aktiven Status

Klicken Sie links auf die Option Add-Ins. Im Fenster Anzeigen und Verwalten von Microsoft Office-Add-Ins werden Listen mit aktiven, inaktiven und deaktivierten Anwendungs-Add-Ins angezeigt:

View and manage Microsoft Office Add-ins windowView and manage Microsoft Office Add-ins windowView and manage Microsoft Office Add-ins window
Sie sehen Listen mit aktiven, inaktiven und deaktivierten Add-Ins.

Wenn sich OneNote in der Liste Add-In für inaktive Anwendungen befindet, wählen Sie am unteren Bildschirmrand neben Verwalten die Option COM-Add-Ins aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Los. Das Dialogfeld Com Add-Ins wird angezeigt:

Com Add-ins dialog boxCom Add-ins dialog boxCom Add-ins dialog box
Add-Ins ohne Häkchen sind inaktiv.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben OneNote Notes zu Outlook-Elementen, um es zu aktivieren, und klicken Sie dann auf OK. Das System kehrt in Ihren Posteingang zurück. Sie sollten jetzt das OneNote-Symbol in der Multifunktionsleiste sehen, wenn die Registerkarte Startseite ausgewählt ist.

Wie man Outlook-Aufgaben in OneNote erstellt

Sobald Sie OneNote aktiviert haben, können Sie es als Outlook-Aufgabenmanager verwenden, indem Sie Aufgaben in Outlook erstellen und in OneNote speichern oder Aufgaben in OneNote erstellen und in Outlook speichern. Lassen Sie uns anfangen!

Zuerst möchten Sie OneNote auf Ihrem Desktop öffnen:

MS OneNoteMS OneNoteMS OneNote
Beachten Sie, dass OneNote in Notizbüchern organisiert ist. Jedes Notizbuch enthält Abschnitte und jeder Abschnitt enthält Seiten.

Wie Sie sehen, habe ich OneNote bereits ein Notizbuch mit dem Namen Projekt XYZ hinzugefügt, mit dem wir arbeiten können. Ich habe dem Notizbuch auch einige Abschnitte (manchmal auch Ordner genannt) hinzugefügt. Die Abschnitte, die ich hinzugefügt habe, heißen Besprechungen, Protokolle, Korrespondenz und Aufgaben. Auf der rechten Seite sehen Sie einen Platz für eine Liste von Seiten in dem Abschnitt, der gerade geöffnet ist - es ist der grüne Abschnitt. (Die Liste enthält noch keine Seiten, da wir sie noch nicht erstellt haben.)

Erstellen und benennen Sie Ihre eigenen Notizbücher und Abschnitte entsprechend Ihren organisatorischen Anforderungen.

1. Verwenden Sie OneNote, um Ihrer Outlook-Aufgabenliste eine neue Aufgabe hinzuzufügen

Sie können Ihrer Outlook-Aufgabenliste über OneNote eine Aufgabe hinzufügen. Hier ist wie:

Schritt 1. Öffnen Sie Ihren Notizbuchbereich und fügen Sie eine Aufgabe hinzu

Öffnen Sie zunächst den entsprechenden Abschnitt im richtigen Notizbuch. In diesem Fall beginne ich mit dem Abschnitt Aufgaben, der im Ordner Projekt XYZ geöffnet ist. (Ich habe diesem Abschnitt bereits eine bereits vorhandene Aufgabe namens XYZ-Projektdokumentation ablegen hinzugefügt. Sie können sie in der Seitenliste rechts sehen.)

Add a new taskAdd a new taskAdd a new task
Wenn Sie eine neue Aufgabe hinzugefügt haben, geben Sie den Namen der Aufgabe neben dem Kontrollkästchen ein.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Symbol Aufgaben-Tag in der Multifunktionsleiste. Ein Kontrollkästchen, das eine neue Aufgabe darstellt, wird auf einer leeren Seite in dem Abschnitt angezeigt, den Sie geöffnet haben.

Schritt 2. Geben Sie die Aufgabenbeschreibung ein

Geben Sie eine Beschreibung der Aufgabe in das leere Feld neben dem Kontrollkästchen ein.

Naming a taskNaming a taskNaming a task
Der Aufgabenname sollte die Aufgabe beschreiben, damit Sie sie später finden können.

Schritt 3. Planen Sie die Aufgabe und fügen Sie Details hinzu

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Symbol Outlook-Aufgaben. Wählen Sie im Dropdown-Menü einen Zeitraum aus, in dem Sie die Aufgabe zur Outlook-Aufgabenliste hinzufügen möchten. Um ein bestimmtes Datum zu planen, wählen Sie die Option Benutzerdefiniert. Das Fenster Outlook New Task wird angezeigt:

Outlook task window openOutlook task window openOutlook task window open
Füllen Sie die Details im Fenster Outlook New Task aus.

Jetzt ist es Zeit, die Aufgabendetails auszufüllen:

  • Verwenden Sie die Felder Startdatum und Fälligkeitsdatum, um die Aufgabe zu planen.
  • Beschreiben Sie die Wichtigkeit der Aufgabe im Feld Priorität (wählen Sie zwischen Niedrig, Normal und Hoch).
  • Verwenden Sie das Kontrollkästchen Erinnerung, damit Outlook Sie an die Aufgabe erinnert.
  • Definieren Sie die Wichtigkeit der Aufgabe im Feld Priorität.

Wenn Sie mit dem Ausfüllen des Fensters Neue Aufgabe fertig sind, schließen Sie es, indem Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Fensters klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen speichern, wenn Sie von Outlook dazu aufgefordert werden.

Schritt 4. Zeigen Sie die Aufgabe in Outlook an

Öffnen Sie Ihre MS Outlook-Aufgabenliste, um die gerade in OneNote erstellte Aufgabe anzuzeigen. Die gerade erstellte Aufgabe wird in der Aufgabenliste angezeigt. Die Details werden im Bereich rechts angezeigt:

Task created in OneNoteTask created in OneNoteTask created in OneNote
Beachten Sie, dass die Aufgabenbeschreibung einen Hyperlink zu der OneNote-Seite enthält, mit der wir die Aufgabe erstellt haben.

Sie können jetzt mit der Aufgabe in Outlook genauso arbeiten wie mit jeder Aufgabe, die Sie mit den Aufgabentools von Outlook erstellt haben, wenn Sie möchten. Weitere Informationen zum Arbeiten mit dem Fenster Neue Aufgabe finden Sie in diesem Lernprogramm:

2. Fügen Sie OneNote eine Outlook-Aufgabe hinzu

Verwenden Sie OneNote als Outlook-Task-Manager, indem Sie in Outlook erstellte Aufgaben in OneNote speichern. Folgendes ist zu tun:

Schritt 1. Öffnen Sie Ihre Outlook-Aufgabenliste und wählen Sie eine Aufgabe aus

Beginnen Sie mit geöffnetem E-Mail-Posteingang und öffnen Sie Ihre To-Do-Liste. (Klicken Sie unten im Navigationsbereich auf das Symbol Mehr und wählen Sie im Popup-Menü die Option Aufgaben.)

Wählen Sie aus der Liste eine Aufgabe aus, die Sie in Outlook erstellt haben. In unserem Beispiel habe ich eine Aufgabe namens An Schulungsseminar teilnehmen in MS Outlook erstellt:

New Outlook TaskNew Outlook TaskNew Outlook Task
Sie können OneNote eine in Outlook erstellte Aufgabe hinzufügen.

Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, die Sie in Outlook erstellt haben, um sie zu öffnen.

Outlook task is openOutlook task is openOutlook task is open
Outlook-Aufgaben enthalten ein OneNote-Symbol, mit dem Sie sie in OneNote speichern können.

Schritt 2. Senden Sie die Aufgabe an OneNote

Klicken Sie im Menüband auf das OneNote-Symbol, um die Aufgabe an OneNote zu senden. Das Dialogfeld Speicherort in OneNote auswählen wird angezeigt:

Select location in OneNoteSelect location in OneNoteSelect location in OneNote
Verwenden Sie das Dialogfeld Standort in OneNote auswählen, um einen Standort für Ihre Aufgabe auszuwählen.

Klicken Sie auf ein Notizbuch, um einen der darin enthaltenen Abschnitte auszuwählen, oder treffen Sie eine Auswahl aus der Liste Zuletzt verwendete Auswahl. Wenn Sie einen Ort ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK und schließen Sie die geöffnete Aufgabe.

Schritt 3. Zeigen Sie die Outlook-Aufgabe in OneNote an

Öffnen Sie das Notizbuch und den Abschnitt, in dem Sie diese Aufgabe gespeichert haben, um Ihre Aufgabe in OneNote anzuzeigen. Klicken Sie in der Seitenliste rechts auf den Aufgabennamen, um die Seite mit der gerade erstellten Aufgabe zu öffnen:

New task in OneNoteNew task in OneNoteNew task in OneNote
Ihre Aufgabe wurde zu OneNote hinzugefügt.

So speichern Sie eine Outlook-E-Mail in OneNote

Sie können eine E-Mail in OneNote speichern, wo Sie Notizen dazu, darauf basierende geplante Aufgaben und mehr machen können.

Schritt 1. Wählen Sie eine E-Mail aus, die an OneNote gesendet werden soll

Beginnen Sie mit geöffnetem E-Mail-Posteingang. Wählen Sie die Nachricht oder Nachrichten aus, die Sie in OneNote speichern möchten:

Select an email messageSelect an email messageSelect an email message
Wählen Sie die Outlook-E-Mail-Nachricht aus, die Sie in OneNote speichern möchten.

Schritt 2. Senden Sie die E-Mail an OneNote

Klicken Sie im Menüband auf das OneNote-Symbol, um die ausgewählte Nachricht an OneNote zu senden. Das Dialogfeld Speicherort in OneNote auswählen wird angezeigt:

Select location dialog boxSelect location dialog boxSelect location dialog box
Wählen Sie den Speicherort, an dem Sie die ausgewählte E-Mail-Nachricht speichern möchten.

Klicken Sie auf den Speicherort, an dem Sie die E-Mail speichern möchten, und klicken Sie dann auf OK. OneNote öffnet eine neue Seite mit Ihrer E-Mail-Adresse in dem von Ihnen ausgewählten Notizbuch und Abschnitt:

Outlook email stored in OneNoteOutlook email stored in OneNoteOutlook email stored in OneNote
Mit OneNote können Sie wichtige Outlook-E-Mail-Nachrichten speichern und organisieren.

Wie man OneNote verwendet, um eine Aufgabe oder Nachricht zu finden

Sobald Sie sich angewöhnt haben, OneNote zum Speichern von Informationen zu verwenden, werden Ihre Notizbücher möglicherweise voll. Sie könnten befürchten, dass Sie nicht finden, wonach Sie suchen. Aber OneNote hat ein ziemlich hilfreiches Suchwerkzeug. Lass uns genauer hinschauen.

Schritt 1. Öffnen Sie OneNote und suchen Sie das Suchwerkzeug

Öffnen Sie zunächst OneNote:

Search tool in OneNoteSearch tool in OneNoteSearch tool in OneNote
Wenn Sie vergessen, wo Sie Informationen in OneNote gespeichert haben, kann Ihnen das Suchwerkzeug helfen, diese zu finden.

Schritt 2. Geben Sie die Suchphrase ein

Ich möchte die E-Mail finden, die ich gerade in OneNote gespeichert habe, kann mich aber nicht erinnern, wo ich sie abgelegt habe. Ich weiß, dass es die Wörter "Danke/Thank-you" enthält, also tippe ich diese Wörter in das Suchwerkzeug ein und drücke die Eingabetaste, wenn ich fertig bin. Das Suchwerkzeug führt mich direkt zur OneNote-Seite, auf der ich die E-Mail gespeichert habe:

Using the search tool in OneNoteUsing the search tool in OneNoteUsing the search tool in OneNote
Das Suchwerkzeug hat eine Nachricht gefunden, nach der ich gesucht habe.

Wie man OneNote mit Besprechungen verwendet

Sie können Zeit bei Ihren Projektmanagementaufgaben sparen, indem Sie den Besprechungsprotokollprozess automatisieren. Sie können eine Besprechung in Ihrem Outlook-Kalender verbinden, Notizen zu dieser Besprechung machen und diese Notizen per E-Mail an die anderen Personen senden, die an der Besprechung teilgenommen haben, wenn die Besprechung beendet ist.

Lassen Sie uns lernen, wie:

Schritt 1. Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender

Öffnen Sie zunächst Ihren MS Outlook-Kalender:

MS Outlook CalendarMS Outlook CalendarMS Outlook Calendar
Sie können OneNote Besprechungen aus Ihrem MS-Kalender hinzufügen.

Weitere Informationen zur Verwendung des Microsoft Outlook-Kalendertools finden Sie in diesem Lernprogramm:

Schritt 2. Fügen Sie OneNote eine Besprechung hinzu

Suchen Sie das Meeting, das Sie zu OneNote hinzufügen möchten, und doppelklicken Sie darauf, um das Fenster Eingeladenes Ereignis zu öffnen. In diesem Fall eröffnen wir das von mir als Beispiel eingerichtete Meeting Computertraining für neue Software:

Open calendar meetingOpen calendar meetingOpen calendar meeting
Diese Besprechung wird im Fenster Eingeladenes Ereignis in Outlook geöffnet.

Sobald das Fenster Eingeladenes Ereignis geöffnet ist, verbinden Sie es mit OneNote, indem Sie auf das OneNote-Symbol in der Multifunktionsleiste klicken. Beachten Sie, dass dort Meeting Notes Meeting steht. In einem Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie Notizen für die Besprechung freigeben oder selbst Notizen machen möchten:

Meeting notes dialog boxMeeting notes dialog boxMeeting notes dialog box
Im Dialogfeld Besprechungsnotizen können Sie wählen, ob Sie Besprechungsnotizen in einem freigegebenen OneNote-Notizbuch oder in einem privaten Notizbuch erstellen möchten.

Wähle eines der Folgenden:

  • Um die Besprechungsprotokolle in einem freigegebenen Notizbuch freizugeben, wählen Sie die Option Notizen mit der Besprechungsfreigabe freigeben. Hinweis: Sie müssen bereits ein freigegebenes OneNote-Notizbuch eingerichtet haben, um diese Option auswählen zu können.
  • Um Ihre eigenen Notizen privat zu machen, wählen Sie die Option Notizen auf eigene Faust machen. Diese Notizen sind nur in Ihrem privaten Notizbuch vorhanden, bis Sie sie per E-Mail freigeben. Dies ist die Option, die wir für dieses Beispiel verwenden werden.

Wählen Sie die Option Notizen auf eigene Faust machen. Das Dialogfeld Standort in OneNote auswählen wird angezeigt:

Select a OneNote locationSelect a OneNote locationSelect a OneNote location
Wählen Sie das entsprechende Notizbuch und den entsprechenden Abschnitt für Ihre Besprechungsnotizen aus.

Schritt 3. Machen Sie sich Notizen in OneNote

Klicken Sie auf ein Notizbuch, um einen der darin enthaltenen Abschnitte auszuwählen, oder treffen Sie eine Auswahl aus der Liste Zuletzt verwendete Auswahl. Wenn Sie einen Ort ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK und schließen Sie die geöffnete Besprechung. Eine neue Seite mit Ihren Besprechungsinformationen wird im OneNote-Bereich und im soeben ausgewählten Notizbuch geöffnet:

Meeting in OneNoteMeeting in OneNoteMeeting in OneNote
Die Besprechungsinformationen wurden zu OneNote hinzugefügt.

Machen Sie sich Notizen auf der geöffneten Seite in OneNote unter der Überschrift Notizen.

Schritt 4. Verteilen Sie die Besprechungsnotizen mit Outlook

Wenn die Besprechung beendet ist, können Sie Ihre Notizen für alle Teilnehmer der Besprechung freigeben, indem Sie im Menüband auf das Symbol E-Mail-Seite klicken:

Email your notes to attendeesEmail your notes to attendeesEmail your notes to attendees
Verwenden Sie das Symbol E-Mail-Seite, um Ihre Besprechungsnotizen an Besprechungsteilnehmer zu senden.

Eine Outlook-Nachricht mit den Besprechungsinformationen und Teilnehmern oben und Ihren Notizen unten wird geöffnet:

Meeting minutes emailMeeting minutes emailMeeting minutes email
Sie können die Besprechungsprotokoll-E-Mail hinzufügen oder unverändert senden.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie links auf die Schaltfläche Senden, um die Besprechungsnotizen an die Besprechungsteilnehmer zu senden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie E-Mails effektiv nutzen können

Unabhängig davon, ob Sie ein Geschäftsinhaber oder ein Geschäftsfachmann sind, ist E-Mail ein wichtiges Kommunikationsinstrument. Es ist wichtig, dass Ihre E-Mails so professionell wie möglich sind. Diese Tutorials können helfen:

Weitere hilfreiche E-Mail-Tipps und -Strategien

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Abschluss

Wie Sie sehen, können OneNote und Outlook zusammen viele Projektmanagementaufgaben erledigen. Wenn Sie diese Tools zusammen verwenden, können Sie effektiver arbeiten. Sie haben gerade gelernt, wie Sie MS OneNote aktivieren und in Kombination mit Microsoft Outlook verwenden, um Ihre Outlook-E-Mails, Outlook-Aufgaben, Besprechungen und andere Informationen zu organisieren.

Sie haben auch erfahren, wie Sie OneNote als Outlook-Task-Manager verwenden. Ich habe erklärt, wie Sie E-Mails in OneNote-Ordnern speichern. Außerdem haben wir einen coolen, zeitsparenden Tipp zum Speichern von Besprechungsinformationen in OneNote und zur Verwendung von OneNote durchgearbeitet, um Besprechungsprotokolle zu erstellen und diese Besprechungsprotokolle an Besprechungsteilnehmer zu verteilen.

Verwenden Sie OneNote und Outlook zusammen? Wenn ja, welche OneNote-Produktivitätstipps haben Sie im Zusammenhang mit der Verwendung der Tools für Projektmanagementaufgaben? Teilen Sie Ihre Antworten in den Kommentaren unten.

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