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Cómo usar OneNote con tu calendario de Outlook

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
MS Outlook: How to Secure Your Account & Encrypt Emails
How Protect Outlook Emails With Strong Passwords & Security Settings

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Si eres como la mayoría de nosotros, muchas de tus tareas y notas importantes llegan a través del correo electrónico. Has estado usando tu Calendario de Microsoft y tu lista de tareas para hacer un seguimiento de tus actividades, pero quieres hacer más.

La mayoría de las personas no se dan cuenta de que puedes usar MS OneNote como un administrador de tareas de Outlook con las herramientas de la lista de tareas del calendario de Outlook. Añadiendo OneNote a Ms Outlook, no solamente puedes hacer un seguimiento de tus tareas, sino que también puedes llevar un registro de otra información que llegue por correo en útiles cuadernos con pestañas. Incluso hay herramientas de colaboración en OneNote que puedes usar para compartir tu información con otros.

En este tutorial te mostraremos cómo activar la herramienta OneNote en MS Outlook. También te mostraremos cómo usar OneNote para administrar tus tareas y notas de manera efectiva. Compartiremos cómo es que MS Outlook puede ayudarte a almacenar y organizar tus mensaje de correo de entrada. Finalmente, compartiremos un genial truco para usar MS OneNote junto con el calendario de Outlook para tomar actas de reuniones y distribuirlas a los participantes.

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En este tutorial aprenderás cómo usar OneNote y Outlook para las tareas de administración de proyectos. Puedes tener incluso más control sobre tus proyectos aprendiendo cómo administrar tu bandeja de entrada de correo electrónico, así que asegúrate de conseguir nuestro libro electrónico gratuito: La guía definitiva para dominar una bandeja de entrada en cero. Está lleno de estrategias para la organización de una bandeja de entrada y excelentes consejos para administrar todos tus correos entrantes de manera más eficiente.

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Ahora continuemos con nuestro tutorial sobre cómo usar Microsoft Outlook con OneNote.

¿Qué es Microsoft OneNote?

MS OneNote es una herramienta para tomar notas/hacer listas de tareas que es parte de la suite de MS Office. Te permite organizar y almacenar información además de realizar el seguimiento de reuniones y tareas. Cuando ibas a la escuela quizá hayas usado un cuaderno con pestañas para mantener tus documentos organizados. OneNote funciona de la misma manera, excepto que tu cuaderno adora es virtual y tus pestañas se llaman secciones.

OneNote está integrado en MS Outlook y puedes usarlo junto con tu calendario de MS Outlook y tu lista de tareas. También puede integrarse en otras aplicaciones de productividad. Además, OneNote también incluye herramientas de colaboración entre compañeros.

Para aprender aún más acerca de los fundamentos de Microsoft OneNote, aquí hay algunos tutoriales:

Cómo activar MS OneNote

Ahora que ya sabes qué es MS OneNote, estás listo para comenzar a usarlo. Antes de que puedas iniciar, debes asegurarte de que esté habilitado el complemento de MS OneNote. Si OneNote está habilitado, verás un icono de OneNote en la cinta cuando la pestaña Home (Inicio) esté seleccionada:

OneNote icon
Si OneNote está activo con Outlook, verás un icono de OneNote en la cinta.

´Si OneNote no está activado en tu versión de Outlook, necesitarás activarlo. Esto es lo que tienes que hacer.

Paso 1. Accede a la ventana de opciones de Outlook

Comienza con tu bandeja de entrada de correo de Outlook abierta. Haz clic en la pestaña File (Archivo). Aparecerá la ventana Account Information (Información de cuenta):

Account information window
Selecciona Options (Opciones) desde la ventana Account Information (Información de cuenta) para acceder a la ventana Outlook Options (Opciones de Outlook).

Haz clic en Options (Opciones) a la izquierda. Aparecerá la ventana Outlook Options (Opciones de Outlook):

Outlook Options window
Selección la opción Add-ins (Complementos) para activar OneNote.

Paso 2. Cambia el estado de OneNote a activo

Haz clic en la opción Add-ins (Complementos) de la izquierda. En la ventana View and manage Microsoft Office Add-ins (Ver y gestionar complementos de Microsoft Office) verás listas de complementos para la aplicación activos, inactivos y deshabilitados:

View and manage Microsoft Office Add-ins window
Verás listas de complementos activos, inactivos y deshabilitados.

Si OneNote está en la lista Inactive Applications Add-In (Complemento para aplicación inactivo), selecciona COM Add-ins (Complementos COM) a un lado de Manage (Administrar) en la parte inferior de la pantalla. Luego haz clic en el botón Go (Ir). Aparecerá el cuadro de diálogo Com Add-Ins (Complementos COM):

Com Add-ins dialog box
Los complementos sin una casilla marcada están inactivos.

Marca la casilla a un lado de OneNote Notes about Outlook items (Notas de OneNote sobre elementos de Outlook) para activarla y luego haz clic en OK. El sistema te regresa a tu bandeja de entrada. Ahora deberás ver el icono de OneNote en la cinta cuando la pestaña Home (Inicio) esté seleccionada.

Cómo crear tareas de Outlook en OneNote

Una vez que hayas activado OneNote, puedes usarlo como un administrador de tareas de Outlook creando tareas en este último y guardándolas en OneNote, o bien creando tareas en OneNote y guardándolas en Outlook. ¡Vamos a comenzar!.

Lo primero que debes hacer es abrir OneNote en tu escritorio:

MS OneNote
Nota que OneNote está organizado en Notebooks (Cuadernos). Cada cuaderno contiene Sections (Secciones) y cada sección contiene Pages (Páginas).

Como puedes ver, ya he agregado un Notebook (Cuaderno) llamado Project XYZ (Proyecto XYZ) en OneNote con el que podremos trabajar. También agregué Sections (Secciones, algunas veces llamadas carpetas) al cuaderno. Las secciones que agregué se llaman Meetings (Reuniones), Minutes (Actas), Correspondence (Correspondencia) y Tasks (Tareas). A la derecha verás un lugar para una lista de Pages (Páginas) en la sección que esté abierta actualmente. Se trata de la sección verde (no hay páginas en la lista aún porque no las hemos creado).

Crea y asigna un nombre a tus propios cuadernos y secciones de acuerdo a tus necesidades de organización.

1. Usa OneNote para añadir una nueva tarea a tu lista de tareas de Outlook

Puedes añadir una tarea a tu lista de tareas de Outlook desde OneNote. Esta es la manera de hacerlo:

Paso 1. Abre la sección de tu cuaderno y agrega una tarea

Comienza abriendo la sección apropiada en el cuaderno correcto. En este caso comenzaré con la sección Tasks (Tareas) abierta en la carpeta Project XYZ (Proyecto XYZ, ya he añadido una tarea preexistente llamada File the XYZ Project Paperwork (Archivar los documentos del proyecto XYZ) en esta sección. Puedes verla en la lista de páginas a la derecha).

Add a new task
Una vez que hayas añadido una nueva tarea, escribe el nombre de la misma a un lado de la casilla de verificación.

Haz clic en la casilla de verificación a un lado del icono To Do Tag (Etiqueta de cosas por hacer) en la cinta. Una casilla de verificación, que representa una nueva tarea, aparecerá en una página en blanco en la sección que tienes abierta.

Paso 2. Escribe la descripción de la tarea

Escribe una descripción para la tarea en el espacio vacío a un lado de la casilla de verificación.

Naming a task
El nombre de la tarea debe describir la tarea, de manera que puedas encontrarla más adelante.

Paso 3. Programa la tarea y agrega detalles

Cuando hayas terminado, haz clic en el icono Outlook Tasks (Tareas de Outlook) en la cinta. Desde el menú desplegable selecciona un período de tiempo en el que quieras añadir la tarea a la lista de tareas de Outlook. Para programar una fecha específica selecciona la opción Custom (Personalizar). Aparecerá la ventana New Task (Nueva tarea) de Outlook.

Outlook task window open
Llena los detalles en la ventana New Task (Nueva tarea) de Outlook.

Ahora es momento de rellenar los detalles de la tarea:

  • Usa los campos Start date (Fecha de inicio) y Due date (Fecha de término) para programar la tarea.
  • Describe la importancia de la tarea usando el campo Priority (Prioridad, elige entre Low (Baja), Normal (Normal) y High (Alta)).
  • Usa la casilla de verificación Reminder (Recordatorio) para que Outlook te recuerde la tarea.
  • Define la importancia de la tarea usando el campo Priority (Prioridad).

Cuando hayas terminado de llenar la ventana New Task (Nueva tarea), ciérrala haciendo clic en la X de la esquina superior derecha. Asegúrate de guardar tus cambios cuando Outlook te pida que lo hagas.

Paso 4. Ve la tarea en Outlook

Para ver la tarea que acabas de crear en OneNote abre tu lista de tareas de MS Outlook. Verás la tarea que acabas de crear en dicha lista. Los detalles aparecen en el panel de la derecha:

Task created in OneNote
Nota que la descripción de la tarea contiene un hipervínculo a la página de OneNote que usamos para crear esa tarea.

Ahora puedes trabajar con la tarea en Outlook de la misma manera en la que lo harías con cualquier tarea que hubieras creado usando las herramientas de Outlook si lo desearas. Para obtener más detalles sobre cómo trabajar con la ventana New Task (Nueva tarea), consulta este tutorial:

2. Agrega una tarea de Outlook a OneNote

Usa OneNote como un administrador de tareas de Outlook guardando en OneNote las tareas que sean creadas en Outlook. Esto es lo que debes hacer:

Paso 1. Abre tu lista de tareas de Outlook y selecciona una tarea

Comienza con tu bandeja de correo abierta y abre To-Do-List (Lista de tareas, haz clic en el icono More (Más) de la parte inferior del panel Navigation (Navegación) y elige Tasks (Tareas) desde el menú desplegable).

En la lista selecciona una tarea que hayas creado en Outlook. Para nuestro ejemplo he creado una tarea llamada Attend Training Seminar (Asistir a seminario de capacitación) en MS Outlook:

New Outlook Task
Puedes añadir a OneNote una tarea creada en Outlook.

Haz doble clic en la tarea que creaste en Outlook para abrirla.

Outlook task is open
Las tareas de Outlook contienen un icono de OneNote que te permite guardarlas en este último programa.

Paso 2. Enviar la tarea a OneNote

Haz clic en el icono OneNote en la cinta para enviar la tarea a dicho programa. Aparecerá el cuadro de diálogo Select Location in OneNote (Seleccionar ubicación en OneNote):

Select location in OneNote
Usa el cuadro de diálogo Select Location in OneNote (Seleccionar ubicación en OneNote) para elegir una ubicación para tu tarea.

Haz clic en un cuaderno para elegir una de las secciones en su interior o elige desde la lista Recent Picks (Selecciones recientes). Cuando hayas elegido una ubicación, haz clic en el botón OK y cierra la tarea abierta.

Paso 3. Ver la tarea de Outlook en OneNote

Para ver tu tarea en OneNote, abre el cuaderno y la sección en donde hayas almacenado esa tarea. Haz clic en el nombre de la tarea en la lista de páginas a la derecha para abrir la página que contenga la tarea que acabas de crear:

New task in OneNote
Tu tarea ha sido añadida a OneNote.

Cómo guardar un correo de Outlook en OneNote

Puedes guardar un correo electrónico en OneNote, en donde puedes hacer anotaciones sobre él, programar tareas en base a él y más.

Paso 1. Selecciona un correo electrónico para enviarlo a OneNote

Comienza con tu bandeja de correo abierta. Selecciona el mensaje o mensajes que quieras guardar en OneNote:

Select an email message
Selecciona el mensaje de correo de Outlook que quieras almacenar en OneNote.

Paso 2. Envía el correo a OneNote

Haz clic en el icono OneNote de la cinta para enviar el mensaje seleccionado a dicho programa. Aparecerá el cuadro de diálogo Select Location in OneNote (Seleccionar ubicación en OneNote):

Select location dialog box
Elige la ubicación en la que quieras almacenar el mensaje de correo seleccionado.

Haz clic en la ubicación en la que quieras almacenar el correo y luego haz clic en OK. OneNote abre una nueva página con tu correo en ella en el cuaderno y la sección que hayas elegido:

Outlook email stored in OneNote
OneNote puede ayudarte a almacenar y organizar tus mensaje de correo de Outlook importantes.

Cómo usar OneNote para encontrar una tarea o un mensaje

Una vez que adquieras el hábito de usar OneNote para almacenar información, tus cuadernos quizá comiencen a llenarse. Es posible que te preocupes de no poder encontrar lo que estás buscando. Pero OneNote tiene una herramienta de búsqueda múy útil. Echemos un vistazo más de cerca.

Paso 1. Abre OneNote y localiza la herramienta de búsqueda

Comienza abriendo OneNote:

Search tool in OneNote
Si olvidas en dónde almacenaste información en OneNote, la herramienta Search (Búsqueda) puede ayudarte a encontrarla.

Paso 2. Escribe la frase de búsqueda

Quiero encontrar el correo que acabo de guardar en OneNote, pero no pude recordar en dónde lo puse. Sé que contiene las palabras "thank-you" ("gracias"), así que voy a escribir esas palabras en la herramienta Search (Búsqueda) y presionaré la tecla Enter cuando haya terminado. La herramienta Seach me lleva directamente a la página de OneNote en donde guardé el correo:

Using the search tool in OneNote
La herramienta Search (Búsqueda) encontró un mensaje que estaba buscando.

Cómo usar OneNote con reuniones

Puedes ahorrar tiempo en tus tareas de gestión de proyectos automatizando el proceso de actas de las reuniones. Puedes conectar una reunión que tengas en tu calendario de Outlook, tomar notas de esa reunión y enviar dichas notas por correo a las otras personas que asistieron a la reunión cuando ésta haya terminado.

Aprendamos cómo hacerlo:

Paso 1. Abre tu calendario de Outlook

Comienza abriendo tu calendario de MS Outlook:

MS Outlook Calendar
Puedes añadir reuniones desde MS Calendar a OneNote.

Para obtener más información acerca de cómo usar la herramienta de calendario de Microsoft Outlook, consulta este tutorial:

Paso 2. Agrega una reunión a OneNote

Encuentra la reunión que quieras añadir a OneNote y haz doble clic en ella para abrir la ventana Invited Event (Evento invitiado). En este caso vamos a abrir la reunión Computer Training on New Software (Capacitación por computadora sobre programas nuevos) que configuré como ejemplo:

Open calendar meeting
Esta reunión está abierta en la ventana Invited Event (Evento invitado) en Outlook.

Una vez que se abra la ventana Invited Event (Evento invitado), conéctala a OneNote haciendo clic en el icono OneNote de la cinta. Nota que dice Meeting Notes Meeting (Notas de la reunión). Aparecerá un cuadro de diálogo preguntando Share notes with the meeting (Compartir notas con la reunión) o Take notes on your own (Tomar notas por tu cuenta):

Meeting notes dialog box
El cuadro de diálogo Meeting Notes (Nota de la reunión) te permite elegir entre tomar notas de la reunión en un cuaderno de OneNote compartido o tomarlas en un cuaderno privado.

Elige una opción de entre las siguientes:

  • Para compartir las actas de la reunión en cuadernos compartidos, selecciona la opción Share notes with the meeting (Compartir notas con la reunión). Nota: ya debes tener un cuaderno de OneNote compartido configurado para seleccionar esta opción.
  • Para tomar tus propias notas de forma privada, selecciona la opción Take notes on your own (Tomar notas por tu cuenta). Estas notas solamente existirán en tu cuaderno privado hasta que las compartas a través del correo. Esta es la opción que vamos usar para este ejemplo.

Selecciona la opción Take notes on your own (Tomar notas por tu cuenta). Aparecerá el cuadro de diálogo Select Location in OneNote (Seleccionar ubicación en OneNote):

Select a OneNote location
Elige el cuaderno y la sección adecuada para las notas de tu reunión.

Paso 3. Toma notas en OneNote

Haz clic en un cuaderno para elegir una de las secciones en su interior o elige desde la lista Recent Picks (Selecciones recientes). Cuando hayas elegido una ubicación, haz clic en el botón OK y cierra la reunión abierta. Aparecerá una nueva página que contendrá la información de tu reunión en la sección y el cuaderno de OneNote que acabas de seleccionar:

Meeting in OneNote
La información de la reunión ha sido añadida a OneNote.

Toma notas en la página abierta en OneNote debajo del encabezado Notes (Notas).

Paso 4. Distribuye las notas de la reunión con Outlook

Cuando la reunión haya terminado, puedes compartir tus notas con todos los asistentes de la misma haciendo clic en el icono Email Page (Enviar página por correo) de la cinta:

Email your notes to attendees
Usa el icono Email Page (Enviar página por correo) para enviar las notas de tu reunion a los asistentes.

Se abrirá un mensaje de Outlook con la información de la reunión y asistentes en la parte superior, así como tus notas en la parte inferior:

Meeting minutes email
Puedes agregar cosas al correo del acta de la reunión o enviarlo como está.

Cuando estés listo, haz clic en el botón Send (Enviar) de la izquierda para enviar las notas de la reunión a los asistentes.

Aprende más acerca de cómo usar el correo electrónico de manera efectiva

Ya sea que tengas un negocio o que seas un profesional de negocios, el correo electrónico es una herramienta de comunicación importante. Es importante asegurarte de que tus correos sean tan profesionales como te sea posible. Estos tutoriales pueden ayudarte:

Más consejos y estrategias útiles para el correo electrónico

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Conclusión

Como puedes ver, OneNote y Outlook juntos pueden con muchas tareas de gestión de proyectos. Usar estas herramientas juntas puede ayudarte a trabajar de manera más efectiva. Acabas de aprender cómo activar MS OneNote y cómo usarlo en combinación con Microsoft Outlook para organizar tu correo, tareas, reuniones y otra información.

También has descubierto cómo usar OneNote como un administrador de tareas de Outlook. He explicado cómo guardar correos electrónicos en carpetas de OneNote. Además, revisamos un excelente consejo ahorrador de tiempo para almacenar información de reuniones en OneNote y usar este programa para recibir actas de reuniones y distribuírlas entre los participantes de la reunión.

¿Usas OneNote y Outlook juntos? si as así, ¿qué consejos sobre productividad en OneNote tienes que estén relacionados con el uso de las herramientas para la administración de tareas de proyectos? comparte tus respuestas en los comentarios más adelante.

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