Cách sử dụng OneNote với lịch Outlook của bạn

() translation by (you can also view the original English article)

Nếu bạn giống như hầu hết chúng tôi, có rất nhiều tác vụ và ghi chú quan trọng của bạn đến từ email. Bạn đã sử dụng Lịch Microsoft và To-Do-List để theo dõi công việc của mình, nhưng bạn muốn làm nhiều hơn thế.

Hầu hết mọi người không nhận ra rằng họ có thể sử dụng MS OneNote làm trình quản lý tác vụ Outlook với các công cụ To-Do-List của Lịch Outlook. Bằng cách thêm OneNote vào MS Outlook, bạn không chỉ có thể theo dõi các tác vụ của mình, mà bạn còn có thể theo dõi các thông tin khác đến bằng email trong các sổ tay tiện dụng với các tab. Thậm chí còn có các tính năng cộng tác OneNote mà bạn có thể sử dụng để chia sẻ thông tin của mình với những người khác.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách kích hoạt tính năng OneNote trong MS Outlook. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng OneNote để quản lý hiệu quả các tác vụ và ghi chú của bạn. Chúng tôi sẽ chia sẻ cách MS Outlook có thể giúp bạn lưu trữ và sắp xếp các thư email đến của bạn. Cuối cùng, chúng tôi sẽ chia sẻ một tip tuyệt vời để sử dụng MS OneNote cùng với lịch Outlook để ghi biên bản cuộc họp và phân phối chúng cho những người tham gia cuộc họp đó.

Guide to Inbox Zero Mastery (Tải xuống ebook miễn phí)

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ được tìm hiểu cách sử dụng OneNote và Outlook cho các tác vụ quản lý dự án. Bạn có thể quản lý tốt hơn các dự án của bạn bằng cách tìm hiểu cách quản lý hộp thư đến email của bạn, vì vậy hãy chắc chắn tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó đi kèm với các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật tuyệt vời để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Bây giờ hãy chuyển sang hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng Microsoft Outlook với OneNote.

Microsoft OneNote là gì?

MS OneNote là công cụ ghi chú / to-do-list, là một phần của bộ ứng dụng MS Office. Nó cho phép bạn tổ chức và lưu trữ thông tin cũng như theo dõi các cuộc họp và tác vụ. Khi bạn ở trường, bạn có thể đã sử dụng sổ ghi chép có các tab để giữ cho các giấy tờ của bạn có tổ chức. OneNote hoạt động theo cách tương tự, ngoại trừ việc sổ ghi chép của bạn hiện tại là ảo và các tab của bạn được gọi là các section.

OneNote được tích hợp vào MS Outlook và bạn có thể sử dụng nó cùng với MS Outlook Calendar và To Do List. Nó cũng có thể được tích hợp vào các ứng dụng phần mềm năng suất khác. OneNote cũng bao gồm các công cụ cộng tác tương đương.

Để tìm hiểu thêm về các vấn đề cơ bản của Microsoft OneNote, dưới đây là một số hướng dẫn:

Cách kích hoạt MS OneNote

Bây giờ bạn đã biết MS OneNote là gì, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu sử dụng nó. Trước khi bạn có thể bắt đầu sử dụng MS OneNote Add-in, bạn cần phải chắc chắn rằng nó được kích hoạt. Nếu OneNote được bật, bạn sẽ thấy biểu tượng OneNote trên thanh ribbon khi tab Home được chọn:

OneNote icon — Nếu OneNote đang kích hoạt trong Outlook, bạn sẽ thấy biểu tượng OneNote trong thanh ribbon.

Nếu OneNote không kích hoạt trong phiên bản Outlook của bạn, bạn sẽ cần phải kích hoạt nó. Đây là những việc cần làm

Bước 1. Truy cập Cửa sổ Optión của Outlook

Bắt đầu với việc mở hộp thư đến email Outlook của bạn . Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information xuất hiện:

Account information window — Chọn Options từ cửa sổ Account Information để truy cập vào cửa sổ Outlook Options.

Nhấp vào Options ở bên trái. Cửa sổ Outlook Options xuất hiện:

Outlook Options window — Chọn tùy chọn Add-ins để kích hoạt OneNote.

Bước 2. Thay đổi OneNote sang trạng thái hoạt động Active

Nhấp vào tùy chọn Add-ins ở bên trái. Trên cửa sổ View and manage Microsoft Office Add-ins, bạn sẽ thấy danh sách các Add-ins ứng dụng đang hoạt động, không hoạt động và bị vô hiệu hóa:

View and manage Microsoft Office Add-ins window — Bạn sẽ thấy danh sách các Add-ins đang hoạt động, không hoạt động và bị vô hiệu hóa.

Nếu OneNote nằm trong danh sách Inactive Applications Add-In, hãy chọn COM Add-ins bên cạnh Manage ở dưới cùng của màn hình. Sau đó, nhấp vào nút Go. Hộp thoại Com Add-Ins xuất hiện:

Com Add-ins dialog box — Các Add-ins không có dấu kiểm là không hoạt động.

Chọn hộp kiểm bên cạnh OneNote Notes about Outlook items để kích hoạt nó, sau đó bấm OK. Hệ thống trở lại hộp thư đến của bạn. Bây giờ bạn sẽ thấy biểu tượng OneNote trên thanh ribbon khi tab Home được chọn.

Cách tạo các tác vụ Outlook trong OneNote

Khi bạn đã kích hoạt OneNote, bạn có thể sử dụng OneNote làm trình quản lý tác vụ Outlook bằng cách tạo các tác vụ trong Outlook và lưu chúng vào OneNote hoặc tạo các tác vụ trong OneNote và lưu chúng vào Outlook. Bắt đầu nào!

Việc đầu tiên bạn cần làm là mở OneNote trên màn hình của mình:

MS OneNote — Lưu ý rằng OneNote được sắp xếp trong **Notebooks**. Mỗi sổ ghi chép có chứa **Sections** và mỗi section chứa **Pages**.

Như bạn có thể thấy, tôi đã thêm một Notebook có tên Project XYZ vào OneNote để chúng ta thao tác. Tôi cũng đã thêm một số Sections (đôi khi được gọi là thư mục) vào sổ ghi chép này. Các section mà tôi đã thêm có tên là Meetings, Minutes, Correspondence, và Tasks. Ở bên phải, bạn sẽ thấy một phạm vi cho danh sách các Pages trong section hiện đang mở — đó là section màu xanh lục. (Chưa có trang nào trong danh sách vì chúng tôi chưa tạo chúng.)

Tạo và đặt tên cho sổ tay và các section của riêng bạn theo nhu cầu tổ chức của bạn.

1. Sử dụng OneNote để thêm một tác vụ vào Danh sách các tác vụ Outlook của bạn

Bạn có thể thêm một tác vụ vào Outlook To-Do-List từ OneNote. Dưới đây là cách thực hiện:

Bước 1. Mở section Notebook của bạn và thêm một tác vụ

Bắt đầu bằng cách mở section thích hợp trong sổ ghi chép phù hợp. Trong trường hợp này, tôi sẽ bắt đầu với section Tasks đang mở trong thư mục Project XYZ. (Tôi đã thêm một tác vụ có sẵn từ trước có tên là File the XYZ Project Paperwork vào section này. Bạn có thể thấy nó trong danh sách trang bên phải.)

Add a new task — Khi bạn đã thêm tác vụ mới, hãy nhập tên của tác vụ đó bên cạnh hộp kiểm.

Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh biểu tượng To Do Tag trong thanh ribbon. Một hộp kiểm, đại diện cho một tác vụ mới, xuất hiện trên một trang trống trong section mà bạn đã mở.

Bước 2. Gõ mô tả tác vụ

Nhập mô tả tác vụ vào khoảng trống bên cạnh hộp kiểm.

Naming a task — Tên tác vụ nên mô tả tác vụ để bạn có thể tìm thấy nó sau này.

Bước 3. Lên lịch cho tác vụ và thêm các chi tiết

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào biểu tượng Outlook Tasks trong thanh ribbon. Từ trình đơn thả xuống, chọn một khung thời gian cho thời điểm mà bạn muốn thêm tác vụ vào danh sách tác vụ Outlook. Để lên lịch một ngày cụ thể, hãy chọn tùy chọn Custom. Cửa sổ Outlook New Task hiển thị:

Outlook task window open — Điền vào các chi tiết trong cửa sổ Outlook New Task.

Bây giờ là lúc để điền vào các chi tiết tác vụ:

Sử dụng các trường Start date và Due date để lên lịch công việc.
Mô tả tầm quan trọng của tác vụ đó bằng cách sử dụng trường Priority (chọn giữa Low, Normal, và High).
Sử dụng hộp kiểm Reminder để Outlook nhắc bạn về tác vụ đó.
Xác định tầm quan trọng của tác vụ bằng cách sử dụng trường Priority.

Khi bạn đã điền xong cửa sổ New Task, hãy đóng cửa sổ bằng cách nhấp vào dấu X ở góc trên bên phải của cửa sổ. Hãy chắc chắn lưu các thay đổi của bạn khi Outlook nhắc bạn làm như vậy.

Bước 4. Xem tác vụ trong Outlook

Để xem tác vụ bạn vừa tạo trong OneNote, hãy mở danh sách tác vụ MS Outlook của bạn. Bạn sẽ thấy tác vụ bạn vừa tạo trên danh sách tác vụ. Chi tiết xuất hiện trong ngăn bên phải:

Task created in OneNote — Lưu ý rằng mô tả tác vụ chứa một siêu liên kết đến trang OneNote mà chúng ta đã sử dụng để tạo tác vụ.

Bây giờ bạn có thể làm việc với tác vụ trong Outlook giống như bạn thực hiện bất kỳ tác vụ nào bạn đã tạo bằng cách sử dụng các công cụ tác vụ của Outlook nếu bạn muốn. Để biết thêm chi tiết về cách làm việc với cửa sổ New Task, hãy xem lại hướng dẫn này:

Microsoft Outlook

MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right

Laura Spencer

2. Thêm một tác vụ Outlook vào OneNote

Sử dụng OneNote làm trình quản lý tác vụ Outlook bằng cách lưu các tác vụ được tạo trong Outlook vào OneNote. Đây là những việc cần làm:

Bước 1. Mở To-Do-List trong Outlook của bạn và chọn một tác vụ

Bắt đầu với việc mở hộp thư email đến của bạn và mở To-Do-List. của bạn. (Nhấp vào biểu tượng More ở cuối bảng Navigation và chọn Tasks từ trình đơn bật lên.)

Chọn tác vụ bạn đã tạo trong Outlook từ danh sách này. Trong ví dụ của chúng tôi, tôi đã tạo một tác vụ có tên là Attend Training Seminar trong MS Outlook:

New Outlook Task — Bạn có thể thêm tác vụ đã tạo trong Outlook vào OneNote.

Bấm đúp vào tác vụ mà bạn đã tạo trong Outlook để mở nó.

Outlook task is open — Các tác vụ Outlook chứa biểu tượng OneNote cho phép bạn lưu chúng vào OneNote.

Bước 2. Gửi các tác vụ đến OneNote

Nhấp chuột vào biểu tượng OneNote trong thanh ribbon để gửi tác vụ đến OneNote. Hộp thoại Select Location in OneNote sẽ hiển thị:

Nhấp chuột vào sổ ghi chép để chọn một trong các section bên trong hoặc lựa chọn từ danh sách Recent Picks. Khi bạn đã chọn một vị trí, hãy nhấp vào nút OK và đóng tác vụ mở.

Bước 3. Xem tác vụ Outlook trong OneNote

Để xem tác vụ của bạn trong OneNote, hãy mở sổ ghi chép và section mà bạn đã lưu trữ tác vụ đó. Nhấp vào tên tác vụ trong danh sách trang ở bên phải để mở trang chứa tác vụ bạn vừa tạo:

New task in OneNote — Tác vụ của bạn đã được thêm vào OneNote.

Cách lưu một email Outlook vào OneNote

Bạn có thể lưu email vào OneNote nơi bạn có thể ghi chú trên đó, các tác vụ theo lịch trình dựa trên nó và nhiều hơn nữa.

Bước 1. Chọn một Email để gửi đến OneNote

Bắt đầu với hộp thư email mở của bạn. Chọn tin nhắn hoặc tin nhắn mà bạn muốn lưu vào OneNote:

Select an email message — Chọn thư email Outlook bạn muốn lưu trữ trong OneNote.

Bước 2. Gửi email đến OneNote

Nhấp vào biểu tượng OneNote trong thanh ribbon để gửi tin nhắn đã chọn tới OneNote. Hộp thoại Select Location in OneNote sẽ hiển thị:

Select location dialog box — Chọn vị trí bạn muốn lưu trữ email đã chọn.

Nhấp vào vị trí bạn muốn lưu trữ email và sau đó nhấp vào OK. OneNote sẽ mở một trang mới có email của bạn trên sổ ghi chép và section mà bạn đã chọn:

Outlook email stored in OneNote — OneNote có thể giúp bạn lưu trữ và sắp xếp các thư email Outlook quan trọng của bạn.

Cách sử dụng OneNote để tìm một tác vụ hoặc tin nhắn

Khi bạn đã quen với việc sử dụng OneNote để lưu trữ thông tin, sổ ghi chép của bạn có thể bắt đầu đầy. Bạn có thể lo lắng rằng bạn sẽ không thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Nhưng OneNote có một công cụ tìm kiếm khá hữu ích. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn.

Bước 1. Mở OneNote và Tìm Công cụ Search

Bắt đầu bằng cách mở OneNote:

Search tool in OneNote — Nếu bạn quên nơi bạn đã lưu trữ thông tin trong OneNote, công cụ Search có thể giúp bạn tìm thấy nó.

Bước 2. Gõ cụm từ tìm kiếm

Tôi muốn tìm email tôi vừa lưu vào OneNote, nhưng tôi không thể nhớ mình đã đặt nó ở đâu. Tôi biết rằng nó có chứa các từ "thank-you", vì vậy tôi sẽ gõ những từ đó vào công cụ Search và nhấn phím Enter khi tôi hoàn thành. Công cụ Search đưa tôi trực tiếp đến trang OneNote nơi tôi đã lưu email:

Using the search tool in OneNote — Công cụ **Search** đã tìm thấy một thư tôi đang tìm kiếm.

Cách sử dụng OneNote cho các cuộc họp

Bạn có thể tiết kiệm thời gian cho các tác vụ quản lý dự án của mình bằng cách tự động hóa quy trình ghi biên bản họp. Bạn có thể kết nối một cuộc họp mà bạn đã có trên lịch Outlook, ghi chú vào cuộc họp đó và gửi email các ghi chú đó đến những người đã tham dự cuộc họp khi cuộc họp kết thúc.

Hãy học cách thực hiện:

Bước 1. Mở Lịch Outlook của bạn

Bắt đầu bằng cách mở lịch MS Outlook của bạn:

MS Outlook Calendar — Bạn có thể thêm các cuộc họp từ MS Calendar của bạn vào OneNote.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng công cụ MS Calendar của Outlook, hãy xem lại hướng dẫn này:

Microsoft Outlook

MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right

Laura Spencer

Bước 2. Thêm một cuộc họp vào OneNote

Tìm cuộc họp bạn muốn thêm vào OneNote và nhấp đúp vào cuộc họp đó để mở cửa sổ Invited Event. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ mở cuộc họp Computer Training on New Software mà tôi đã thiết lập để làm ví dụ:

Open calendar meeting — Cuộc họp này mở trong cửa sổ **Invited Event** trong Outlook.

Khi cửa sổ Invited Event mở, hãy kết nối nó với OneNote bằng cách nhấp vào biểu tượng OneNote trong thanh ribbon. Lưu ý rằng nó cho biết Meeting Notes Meeting. Một hộp thoại xuất hiện hỏi xem bạn có muốn Share notes with the meeting hay Take notes on your own:

Meeting notes dialog box — Hộp thoại Meeting Notes cho phép bạn chọn giữa ghi chú cuộc họp trong sổ ghi chép OneNote dùng chung hoặc đưa chúng vào sổ ghi chép riêng tư.

Chọn một trong các cách sau:

Để chia sẻ biên bản họp trong sổ ghi chép được chia sẻ, hãy chọn tùy chọn Share notes with the meeting. Lưu ý: bạn phải có sổ ghi chép OneNote dùng chung đã được thiết lập để chọn tùy chọn này.
Để ghi chú riêng của bạn một cách riêng tư, hãy chọn tùy chọn Take notes on your own. Những ghi chú này sẽ chỉ tồn tại trong sổ ghi chép riêng tư của bạn cho đến khi bạn chia sẻ chúng qua email. Đây là tùy chọn chúng ta sẽ sử dụng cho ví dụ này.

Chọn tùy chọn Take notes on your own. Hộp thoại Select Location in OneNote xuất hiện:

Select a OneNote location — Chọn sổ ghi chép và section thích hợp cho ghi chú cuộc họp của bạn.

Bước 3. Ghi chú trong OneNote

Nhấp chuột vào sổ ghi chép để chọn một trong các section bên trong hoặc lựa chọn từ danh sách Recent Picks. Khi bạn đã chọn một vị trí, hãy nhấp vào nút OK và đóng cuộc họp mở. Một trang mới chứa thông tin cuộc họp của bạn sẽ mở trong section OneNote và sổ ghi chép bạn vừa chọn:

Meeting in OneNote — Thông tin cuộc họp đã được thêm vào OneNote.

Ghi chú trên trang mở trong OneNote bên dưới tiêu đề Notes.

Bước 4. Phân phối các ghi chú cuộc họp với Outlook

Khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể chia sẻ ghi chú của mình với tất cả những người đã tham dự cuộc họp bằng cách nhấp vào biểu tượng Email Page trong thanh ribbon:

Email your notes to attendees — Sử dụng biểu tượng Email Page để gửi ghi chú cuộc họp của bạn cho những người tham dự cuộc họp.

Thông báo Outlook mở ra với thông tin cuộc họp và người tham dự ở trên cùng và ghi chú của bạn ở phía dưới:

Meeting minutes email — Bạn có thể thêm vào email ghi chú cuộc họp hoặc gửi đi như bình thường.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút Send ở bên trái để gửi ghi chú cuộc họp tới những người tham dự cuộc họp.

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng email hiệu quả

Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp hay chuyên gia kinh doanh, email là một công cụ truyền thông quan trọng. Điều quan trọng là phải đảm bảo các email của bạn chuyên nghiệp nhất có thể. Những hướng dẫn này có thể giúp:

Các mẹo và chiến lược email hữu ích khác

Đừng quên đăng ký nhận bản tin Tuts+ Business và tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó đi kèm với các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật tuyệt vời để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Kết luận

Như bạn có thể thấy, OneNote và Outlook cùng nhau có thể xử lý nhiều tác vụ quản lý dự án. Sử dụng các công cụ này cùng nhau có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bạn vừa học cách kích hoạt MS OneNote và sử dụng nó cùng với Microsoft Outlook để sắp xếp email Outlook, tác vụ, các cuộc họp và các thông tin khác trong Outlook.

Bạn cũng đã khám phá cách sử dụng OneNote làm trình quản lý tác vụ Outlook. Tôi đã giải thích cách lưu email vào thư mục OneNote. Thêm vào đó, chúng ta đã tìm hiểu một mẹo tiết kiệm thời gian để lưu trữ thông tin cuộc họp cho OneNote và sử dụng OneNote để ghi chú cuộc họp và phân phối những ghi chú đó cho những người tham gia.

Bạn có sử dụng OneNote và Outlook cùng nhau không? Nếu vậy, những mẹo về năng suất về OneNote nào mà bạn biết trong việc sử dụng các công cụ cho các tác vụ quản lý dự án? Chia sẻ câu trả lời của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé.