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Respuestas Pre-diseñadas: Más de 10 Plantillas de Correo Electrónico Útiles que Ahorran Tiempo

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Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

¿Cuanto tiempo dedicas cada día en escribir correos electrónicos? ¿Una hora? ¿Dos horas? ¿Más? Independientemente de cuando dedicas a escribirlo, es mucho si creas un nuevo correo cada vez.

Muchos de los correos que escribes caen en muchos tipo comunes. Puedes ahorrar horas de tu tiempo escribiendo correos que has escrito en plantillas para personalizarlas para la situación.

Con herramientas como Respuestas Pre-Diseñadas de Gmail, o otras como TextExpander, es fácil de crear y guardar plantillas de correo electrónico que pueden ser usadas una y otra vez.

En este artículo, te explicaré el porqué las plantillas de correo electrónico son importantes y cómo usarlos efectivamente. Hemos detallado cómo las respuestas pre-diseñadas son herramientas útiles que hacen que facilitan el envío de correos. También hemos provisto cerca de diez ejemplos de respuestas pre-diseñadas que puedes modificar y hacerlas propias.

Nota: Los ejemplo aquí son ficticios. No se debería considerar como consejo legal o algún consejo para una situación específica que puedes estar enfrentando. Úsalos como punto de comienzo para hacer tus propias respuestas personalizadas.

¿Porqué Vale la Pena Crear Plantillas de Correo Pre-Diseñadas?

Las plantillas de correo electrónico son una manera grande de ahorrar tiempo e incrementar tu productividad. Si son usadas correctamente, las plantillas pueden:

  • Ahorrar horas de tiempo
  • Asegurarte de no olvidar mencionar algo importante
  • ayudarte a crear correos más profesionales

Con una plantilla, un correo que puede tomarte horas para crear puede tomarte unos minutos.

Los sistemas de correo de hoy en día apoyan el uso de plantillas. Las respuestas pre-diseñadas de Gmail es solo un ejemplo de una buena herramienta para usar. Para aprender más acerca de cómo usar las respuestas pre-diseñadas, lee este tutorial:

¿Cómo Usar una Plantilla de Correo Electrónico?

Hay una manera correcta e incorrecta de usar una plantilla de correo electrónico.

La manera incorrecta de usar una plantilla es enviar una respuesta pre-diseñada, u otro tipo de plantilla, exactamente como está escrita. Correos pre-diseñados te hacen ver mal.

La manera de usar una plantilla es personalizarla para tu situación específica. Inserta el nombre del destinatario y el nombre de su compañía en el correo. Pero más allá de eso, quieres revisar la plantilla cuidadosamente para asegurarte de que cada párrafo aplica y que nada falta.

Si encuentras un párrafo en la plantilla que no se adecua en la situación, borralo. Si hay algo que falte en la plantilla, entonces añádelo. Cuando termines, el destinatario no debería ser capaz de decir que usas una plantilla.

Las Mejores Prácticas para Plantillas de Correo Pre-Diseñadas

Debes cuidadosamente revisar tu plantilla antes de guardarlas. Quieres comenzar con una plantilla que esté bien organizada.

Incluso si comienzas con una plantilla organizada, los errores pueden estar presentes. Revisa cuidadosamente por:

  • errores o palabras mal deletreadas en el nombre del cliente o de la compañía
  • números incorrectos, como dirección o número de teléfono
  • errores en las cantidades de dinero (un punto decimal en un lugar equivocado puede hacer una gran diferencia)
  • errores en fechas o tiempos (si tu contacto está en una zona horaria diferente, no te olvides de considerarlos)

También, no te olvides de cada correo debe tener un asunto. (Correo sin asunto pueden ser borrados o ir directamente a correo no deseado.)

Si necesitas más ayuda para crear tu plantilla de correo profesional, usa este tutorial como guía:

Una Galería de Muestras de Respuestas Pre-Diseñadas (Con Correos de Plantilla)

Para comenzar, he incluido algunas plantillas en este artículo. Para sacarle provecho a estas plantillas, personalizalas para tu propia situación. Una vez que estén personalizadas, guárdalas como una plantilla en las Respuestas Pre-Diseñadas de Gmail o usa otra herramienta para guardarlas.

Nota: La información que debe ser personalizada en cada plantilla está marcada en corchetes, [ ]. Puedes añadir, sustraer oraciones o párrafos como sea necesario. La información que las muestras contienen son usadas como ejemplos.

1. Solicita tu Status o Información

Situación: Estás trabajando para un equipo de proyecto. Necesitas información o actualización de algún miembro del equipo.

Plantilla del Correo: Aquí es la manera de preguntarlo adecuadamente y obtener resultados.

Asunto : Respuesta requerida. Proyecto XYZ

Hi [Sally Sampleperson],

Gracias por tu trabajo en [la fase B] la semana pasada.

Estamos haciendo planes para terminar [la fase C] pronto, y necesitamos una actualización de [elemento en acción] para proceder. Si podrías hacerme saber el estado de [la fase c] para [mañana en la mañana], lo apreciaría.

Gracias de antemano por tu ayuda.

Sinceramente,

[Maria Perez][Gerente del Proyecto XYZ]

El asunto incluye la frase, Respuesta Requerida. El correo tiene más posibilidades de obtener una respuesta con esta frase en el asunto.

También nota, que el correo está dirigido a un individuo en específico. No siempre sabrás el nombre de la persona que estás tratando de contactar, pero si lo sabes, debes usarlo.

2. Petición Inicial a un Vendedor de Proveedor de Servicio

Situación: Estás buscando un producto o servicio, pero el sitio web de la compañía no provee suficiente información.

Plantilla del Correo: Este correo pre-diseñado te ayudará a obtener la información que necesitas.

Asunto: [Nombre del Producto]
Estimado [Servicio al Cliente],
Estoy planeando comprar un [tipo de producto] en los siguientes días. De su sitio web, [COMPAÑIA-ABC.COM], noté que su compañía ofrece un [tipo de producto].
Sin embargo, su sitio web no provee el [peso y altura] de [tipo de producto]. Podría por favor proveer información adicional, incluyendo [peso y altura]. Mi correo es [JohnDoe@cualquierciudad.com]
Gracias por su asistencia.
Sinceramente,
[John Doe] [Agente de Consulta de Cualquier Ciudad]

Poner el nombre del producto en el asunto es la mejor opción aquí. Eso ayuda a que el destinatario mueva tu correo al departamento correcto.

Escribir una salutación puede ser engañoso, ya que no tenemos el nombre del individuo. Adivinar el titulo de la persona que te ayudará puede tu única opción. Nota el tono del corre es un poco formal ya que no conoces el destinatario.

3. Preguntar por una Estimación de Costo

Situación: Dueños de empresas pequeñas a veces preguntas a proveedores de servicio por estimación de costos. Hay una manera equivocada y correcta de preguntar por una estimación de costos.

Ejemplo incorrecto: La manera incorrecta de escribir un correo para preguntar por una estimación de costos se mira algo así:

Asunto: Trabajo de Diseño Web
Hola,
Soy propietario de un negocio pequeño. Necesito un diseñador web. ¿Cuánto cuesta?
Sinceramente,
Joe Propietario de Negocio Pequeño

Tristemente, el correo de arriba es a veces lo que un proveedor de servicio recibe. Desafortunadamente, no provee la información suficiente para el proveedor de servicio para responder la pregunta. Además, hace que tu empresa pequeña parezca que no se sabe lo que se está haciendo.

Ejemplo de Plantilla de Correo: Un mejor enfoque es anticipar algunas de las preguntas de los proveedores en tu correo y proveer la respuesta a esas preguntas también. Aquí hay un ejemplo mejor para preguntar estimación de costos de un diseñador web:

Asunto: Trabajo de [Diseño Web]
Estimada [Jennifer],
Encontré algunos ejemplos de su trabajo en [Ejemplo de sitio (link)]. Me gusta específicamente [Nombre].
Nuestro negocio, [El Negocio Pequeño], planea [rediseñar nuestro sitio web] en [el mes siguiente]. Estamos buscando contratar u un [diseñador web] para ayudar a este proceso. Nos gustaría considerar para este posición.
Déjame decirte un poco más de el proyecto.
[Nuestro sitio web actual usa la plataforma de [WordPress] y nos gustaría continuar usando esta plataforma. Actualmente, nuestro sitio web consiste de[cinco páginas]. Nos gustaría expandir el sitio web para incorporar una lista de nuestros productos (actualmente [30] elementos). Nos gustaría que cada elemento tenga un link para la descripción del producto. Nos gustaría actualizar nuestro tema para que se mire contemporáneo. Es especialmente que el nuevo sitio sea amistoso con los teléfonos.]
Por favor déjame saber si está interesado en el proyecto. También, si es posible, ¿Podría proveer alguna estimación de costo?
Estoy feliz de responder alguna pregunta que puedas tener. Puedes contactarme a [Joe@elcorreodelacompañia.com] o por teléfono al [XXX-XXX-XXXX].
Espero obtener respuesta pronto.
Sinceramente ,

[Joe Propietario de la Compañía] [El Negocio Pequeño]

¿Ves una diferencia? Jennifer la diseñadora web es más probable que tome el segundo correo más seriamente. Cualquiera puede ver que has puesto algo de esfuerzo en el proyecto. Notas también el correo menciona un marco de tiempo para el proyecto. Esto es importante porque Jennifer puede no estar disponible cuando la necesites.

Mientras no puedas haber anticipado cada pregunta que el proveedor pueda tener, le has dado la oportunidad de hacer preguntas adicionales proveyendo tu correo y el número de teléfono.

Nota: Mientras que este ejemplo de respuesta pre-diseñada es específico para el proyecto de web, podrías modificarlo para otros tipos de proyectos. El cuarto párrafo es completamente personalizable y debería contener los detalles del proyecto.

4. Cancelar el Servicio a Través de Correo Electrónico

Situación: Cancelar un servicio puede ser complicado. Incluso si no estás satisfecho con el servicio, aun quieres pasar por profesional.

Si tienes una cuenta en linea para el servicio, cancelar tu cuenta puede ser tan simple como acceder a tu cuenta y dar click en un vínculo de Cancelar Servicio. Usualmente, encontrarás este vínculo debajo de Mi Cuenta o la opción de Factura.

Plantilla de Correo: A veces, la opción de cancelación automática no está disponible. Para estas instancias, crea una Respuesta Pre-Diseñada que puedas usar una y otra vez. Aquí un ejemplo:

Asunto: [Entrega de Periódico], [Cuenta 007XYZ]
Estimado Representante de Cuenta,
Me gustaría discontinuar mi [suscripción de periódico y entrega de servicio], efectivo el [31 de Abril de 2017]. My número de cuenta es [007XYZ].
La razón por la cual estoy discontinuando el servicio es porque [me estoy moviendo a una nueva area el 1 de mayo y no necesito del periódico local].
A su conveniencia, confirme lo más temprano posible que ha recibido este correo.
Sinceramente,
[Jennifer Cho]

Como puedes ver, el correo es corto y al punto. El segundo párrafo, que provee una razón del porqué el servicio se ha discontinuado es opcional. Sin embargo, incluye una razón que prevenga que traten de hablar contigo para mantener el servicio. Podría también ayudarles a mejorar el servicio para otros clientes.

Generalmente, es lo mejor mantener un tono profesional incluso si estás discontinuando el servicio porque estás molesto.

5. Respuesta de Indagación Inicial

Situación: Eres un trabajador independiente o un propietario de negocio pequeño. Alguien ha preguntado por información a través de correo electrónico. ¿Cómo respondes?

Es mejor tener un proceso en mente para responder indagaciones. Muchos trabajadores independientes comienzan investigando la compañía del indagador para encontrar si el comprador es legítimo. Puedes hacer esto en linea mirando en su sitio web, revisiones de su servicio, y otra información pública disponible.

El siguiente paso varía. Algunos negocios pequeños solicitan una conferencia en teléfono como su primer paso. Otros envían un cuestionario calificador. Decide qué enfoque es mejor para tu negocio y escribe tu correo basado en tu decisión.

Plantilla de Correo: Aquí hay un ejemplo de respuesta para la muestra 3 arriba. Usa el enfoque de enviar un cuestionario:

Asunto: Re: Trabajo de [Diseño Web]
Hi [Joe],

Gracias por tu interés en [mis servicios de diseño web]. Me gustaría saber más acerca de tu proyecto.

He visto el sitio web [de la Compañía Pequeña] y creo que puedo ayudar.

[Mis precios comienzan desde $XXXX.00 por un sitio simple con cuatro páginas. Cargos adicionales pueden aplicar si diseño, revisiones, o reuniones son requeridas. Para nuevos clientes, requiero un pago del 50% por adelantado.]

Mi proceso típico es enviar un cuestionario corto [adjunto] para determinar la amplitud del trabajo. Creo una propuesta personalizada basado en tus respuestas. Una vez que la propuesta se firme y reciba el pago inicial, puedo comenzar el proyecto.

Espero que esta información sea útil. Por favor, hazme saber si tienes preguntas adicionales. Espero recibir respuesta pronto.

[Jennifer Cho] Propietaria y Directora La Compañía de Diseño Web

Naturalmente, personalizaría esta plantilla de correo para tus necesidades de negocios. Si has preguntado una pregunta específica, como ¿Dónde puedo ver ejemplos de tu trabajo?. modifica el correo para incluir una respuesta a esa pregunta.

El tercer párrafo es opcional. Muchos trabajadores independientes mencionan costos grandes desde antes en el proceso para desanimar indagadores que están buscando para servicios gratis o baratos. Otros prefieren esperar hasta más adelante del proceso.

Nota el tono amistoso. Este correo es actualmente una carta de venta porque estás vendiendo tus servicios, pero no usa un método duro de venta.

6. Carta de Introducción

Situación: En el ejemplo 10, abajo, mostramos cómo responder a una carta de introducción. Pero ¿Qué si eres tu escribiendo la carta de introducción?

Escribir una "carta" de introducción en un correo electrónico es importante para profesionales conectarse. Con las redes, que se han hecho más importantes que nunca, a mayor cantidad de personas que conozcas, es más probable que tengas éxito.

Pero a veces las personas no quieren estar conectadas. Así que siempre es una buena idea chequear ambas partes para asegurar que está abiertos a hacer una nueva conexión antes de escribir una carta de introducción.

Por ejemplo, un conocido quiere lo introduzcas al director de recursos humanos de una firma grande. Sin embargo, la firma está recortando puestos y no tiene vacantes. No quieren conectarse con nuevos aplicantes. En ese caso, enviar un correo de carta de introducción podría ser algo equivocado por hacer.

Plantilla: Supongamos que ambas partes están de acuerdo a estar conectadas. Podrías escribir algo como esto:

Asunto: Introduciendo [John Doe]
Hola [Susan],
He disfrutado nuestra conversación el mes pasado en [la reunión con los profesionales de Recursos Humanos].
Estoy escribiendo ahora para presentarte a [John Doe] (copiado en este correo). [John] trabajó para mi compañía, [XYZ CO.], el verano pasado como un [Pasante de Ciencias de la Computación]. Siento que [el] podría ser un excelente candidato para el departamento de [TIC].
[John] es un recién graduado de la [Universidad ABC] donde [el] se especializó en [Ciencias de la Computación].
[John]...[Susan] está a cargo [Servicios Técnicos de Reclutamiento] para [MNOP Corp.]. [Ella] puede responder cualquier pregunta que puedas tener acerca de una profesión en [MNOP Corp.]
Atentamente,
[Juan Perez] [Director de Recursos Humanos] [Consultante de Cualquier Lugar]

Como puedes ver, la introducción del correo es amistosa, corta y al punto. Concisión es importante porque las personas con las que conectas pueden estar muy ocupadas.

7. Correo para Negociación de Salario

Otro tipo de correo que necesites escribir es una negociación de salario. No obtendrás tu salario deseado a menos que lo preguntes.

Como profesional en los negocios, quieres que tu negociación de salario sea profesional, y efectiva. Aprende más acerca de cómo hacerlo en este tutorial:

8. Correo de Agradecimiento de la Entrevista

El agradecimiento por la entrevista puede ser uno de lo más olvidados, aunque muchos correos importantes, los enviarás. Descubre cómo dejar una buena impresión con un correo de agradecimiento por la entrevista en este tutorial:

9. Correo para Recordatorio

Nadie quiere ser visto como que son persistentes. Aun así las personas olvidan tareas importantes—y eso puede afectar tus negocios. Usa la plantilla de ejemplo en el siguiente tutorial para enviar un recordatorio amable:

10. Respuesta de Correo de Introducción

Tu contacto te ha presentado a una conexión importante. Lo que haces después determina lo que pensarán de ti. Deja una impresión apropiada siguiendo los consejos en este tutorial:

Ejemplos Extra—Ejemplos de Carta de Presentación

Tu carta de presentación puede ser tan importante como tu curriculum cuando se trata de obtener un trabajo. Sigue los consejos detallados y plantillas de ejemplo en este tutorial para asegurarte de tu carta de presentación sea profesional:

Ahora es el Tiempo de Comenzar a Usar Plantillas de Correo Pre-Diseñadas

No tiene que tomarte horas para escribir un correo. Puedes reducir la cantidad de tiempo drásticamente, personalizando plantillas pre-diseñadas. Una gran herramienta para guardar y usar plantillas de correo es Respuestas Pre-Diseñadas de Gmail.

He provisto plantillas para muchas situaciones y vínculos a otras respuestas de correo para ayudarte a crear tu propia plantilla pre-diseñada.

¿Tienes un correo que escribes una y otra vez? Comparte tu propia plantilla para escenarios comunes en los negocios, en los comentarios de abajo.

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