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Cómo Importar y Exportar Documentos en Google Drive

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Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)

Google Drive te permite accesar a tus documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos de Google desde cualquier parte, ¿Pero que tal tus viejos archivos, fotos, videos e incluso PDF's? ¿Cómo envías tus Documentos de Google a alguien que no usa Google Drive?

En este tutorial, te mostraré como importar archivos y carpetas a Google Drive, incluyendo tipos de archivo no soportados. También aprenderás cómo exportar archivos desde Google Drive y publicarlos en la web.

Beneficios de Trabajar con Google Drive

Google Drive
Google Drive

Como una persona de pequeño negocio, te preguntarás acerca de Google Drive. ¿Es la mejor herramienta para tus necesidades?

Primero necesitas entender qué es Google Drive. Básicamente, es un servicio de almacenamiento basado en la nube que también incluye la suite de herramientas de oficina de Google, G Suite.

Las aplicaciones de oficina G Suite incluyen Calendario, Documentos, Drive, Hojas de Cálculo y más. Como dueño de pequeño negocio, hay muchas ventajas reales para usar Google Drive. Aquí hay algunas cuantas:

  • Costo - A su nivel más básico, Google Drive es gratuito. Actualmente incluye 15 GB de almacenamiento total.
  • Colaboración - Ya que es basado en la nube, puedes fácilmene dar acceso a tus archivos a clientes y colegas.
  • Acceso - Puedes accesar a tus archivos desde cualquier máquina usando cualquier sistema operativo. Todo lo que necesitas es acceso a internet. Simplemente logueate en tu cuenta de Google.
  • Comparable - Las herramientas de oficina de Google Drive son comparables con otros paquetes populares de software.

Aprende más sobre como trabajar con productos G Suite en la sección de Recursos al final de este artíuclo.

Importa y Exporta Documentos en Google Drive (Video)

Aprendamos ahora como importar y exportar archivos en Google Drive comenzando con este rápido screencast.

O recorre los pasos detallados escritos abajo para instrucciones exhaustivas de como importar y exportar archivos en Google Drive, además de cómo publicar tus documentos en la web.

Importando Archivos en Google Drive

Hay varias sencillas maneras para importar archivos soportados a Google Drive, incluyendo arrastrar documentos desde el escritorio y subiéndolos directamente a Google Drive. Los tipos de archivo soportados incluyen:

  • Para Documentos: HTML, RTF, DOC, DOCX, ODT, PDF, TXT
  • Para Hojas de Cálculo: CSV, HTML, ODS, PDF, XLS, TXT (solo para una hoja)
  • Para Presentaciones: PDF, PPTX, TXT
  • Para Dibujos: PNG, JPEG, SVG, PDF

No todos los tipos de archivo son soportados. Subir archivos .notebook por ejemplo, funcionará diferente.

1. Método de Arrastrar y Soltar

Para importar un archivo soportado desde el escritorio, abre tu Google Drive. Si deseas subir el documento a una carpeta específica, abre esa carptea antes de comenzar a importar.

Paso 1

Redimensiona tu ventana de Google Drive para que la porción del escritorio que contiene a tu archivo sea visible. Después, da clic en el archivo y arrástralo desde el escritorio hasta tu Google Drive.

Drag and Drop File
Redimensiona tu ventana de Google Drive y arrastra tu archivo en la carpeta.

Finalmente, una barra de estado se abrirá en la parte inferior derecha de tu ventana, mostrándote el progreso de tu subida.

Paso 2

Cuando la subida esté completa, el archivo aparecerá en tu Google Drive.

File Upload Complete
Tu subida de archivo está completa.

Puedes ver que tu subida está completa en dos lugares: la caja de estado en la esquina inferior derecha y el archivo estará listado en tu carpeta.

Paso 3

Para elegir con qué formato de acrhivo abrir el archivo, da doble clic en el nombre de archivo en Google Drive. El archivo se abre. Da clic en la flecha junto a Abrir con Google Sheets en la parte central superior de la pantalla. Un menú desplegable se muestra dándote opciones de conversión de archivos.

File Conversion Options
Un menú desplegable aparece dándote opciones de conversión de archivo.

Da clic al nombre del formato de archivo para abrirlo con esa aplicación.

2. Subiendo Directamente a Google Drive

Si el archivo que quieres subir no está ubicado en tu escritorio, también puedes importar directamente desde la ventana de Google Drive.

Paso 1

Da clic en el botón Nuevo en tu Google Drive. Un menú desplegable aparece.

Upload Files
Para subir un solo archivo desde tu computadora, selecciona el botón Nuevo y después selecciona Subir archivos.

Paso 2

Una vez que selecciones Subir archivos, una ventana del navegador se abrirá. Ubica el archivo que quieres subir a Google Drive y selecciona Abrir.

Select Open
Ubica el archivo que quieres subir a Google Drive y selecciona Abrir.

Una barra de estado se abrirá en la parte inferior derecha de tu ventana, mostrándote el progreso de tu subida. Cuando la subida esté completa, el archivo aparecerá en tu Google Drive.

3. Subiendo un Archivo no Soportado

Google Drive no soporta todos los tipos de archivo. Si tu tipo de archivo no es soportado, significa que el archivo no puede ser convertido a Google Docs y no puede ser visualizado en un visor de Google Docs. Sin embargo, los archivos no soportados pueden ser almacenados en Google Drive en su formato original y ser abiertos utilizando una extesión de terceros o aplicaicón local. Como ejemplo, te mostraré cómo puedes abrir un archivo .epub, el cuál es un archivo de libro.

Paso 1

Usa cualquiera de los métodos de arriba para importar tu archivo en Google Drive, ya sea el método de arrastrar y soltar o subir directamente a Google Drive.

Después de que la descarga esté completa, el archivo estará en tu Google Drive. Aparecerá con ícono de Google Drive, sin embargo, no podrás visualizarlo. Recibirás un mensaje de error de Vista previa no disponible.

Unsupported File Error Message
Si intentas abrir un archivo no soportado, verás este mensaje de error.

Paso 2

Si estás en una computadora que soporta tu tipo de archivo, en la pantalla de arriba da clic en Descargar para descargar el archivo localmente y el archivo se abrirá con la aplicación apropiada.

Impotando Carpetas en Google Drive

Si tienes varios archivos para subir de manera simultánea a Google Drive, puedes importar una carpeta completa tan fácil como importar un archivo individual. Justo como archivos individuales, puedes impotrar carpetas con el método de arrastrar y soltar o importándolas a través de Google Drive directamente. Sin embargo, importar carpetas no es soportado si estás usando Firefox como tu navegador.

1- Método Arrastrar y Soltar

Paso 1

Para importar una carpeta desde el escritorio, abre tu Google Drive. Redimensiona tu ventana de Google Drive para que la parte del escritorio que contiene el archivo sea visible. Entonces, da clic derecho sobre el archivo y arrástralo desde el escritorio hasta tu Google Drive.

Import a Folder From your Desktop
Suelta un archivo o carpeta pars subirlo de manera instantánea a tu Google Drive.

Paso 2

Una barra de estado se abrirá en la parte inferior derecha de tu ventana, mostrándote el progreso de tu subida. Cuando la subida esté completa, la carpeta aparecerá en tu Google Drive.

Folder Upload Complete
La carpeta aparece en tu Google Drive.

Cuando la subida esté completa la carpeta aparecerá en tu Google Drive.

2. Importando una Carpeta Directamente en Google Drive

Paso 1

Da clic al botón Nuevo en tu Google Drive. Se te pedirá seleccionar si estás subiendo un archivo o una carpeta.

Select Folder Upload
Para subir una carpeta, selecciona Subir carpeta.

Selecciona Subir carpeta. Se mostrará una ventana del navegador.

Select a Folder to upload
Se mostrará una ventana del navegador mostrando las carpetas en tu disco duro. Selecciona la carpeta que deseas subir.

Paso 2

Da clic en la carpeta que quieres descargar. Haz clic en Seleccionar Carpeta. Una ventana de estado aparece en la esquina inferior derecha.

Folder Status Window
La ventana de estado indica cuando la subida de carpeta está completa.

Finalmente, una barra de estado se abrirá en la parte inferior derecha de tu ventana, mostrándote el progreso de tu subida. Cuando la subida esté completa, la carpeta aparecerá en tu Google Drive.

Exportando Archivos Desde Google Drive

Algunas veces es necesario cambiar Documentos de Google a un formato diferente, ya sea para mandar un archivo a alguien que no usa Google Drive o para publicar un documento en la web.

Si quieres enviar un Documento de Google a alguien que no usa Google Drive, necesitarás exportar el archivo, o guardarlo usando una extensión de archivo diferente para que puedan abrirlo.

1. Exportando como una Extensión de Archivo Diferente

Paso 1

Abre el archivo que deseas exportar como una extensión de archivo diferente. Selecciona Archivo, después selecciona Descargar como. Un menú se abrirá a la derecha y te permitirá seleccionar en qué tipo de extensión de archivo te gustaría descargar tu documento para enviarlo a alguien más.

Download As Menu
Selecciona en qué tipo de extensión de archivo te gustaría descargar tu documento.

Los tipos de extensiones de archivo disponibles son:

  • Documentos Google: .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt, .html y .epub
  • Diapositivas Google: .pptx, .pdf, .svg, .jpg, .png y .txt
  • Hojas de Cálculo Google: .xslx, .ods, .csv, .tsv, .pdf y .html
  • Dibujos Google: pdf, .svg, .jpg, .png

Paso 2

Elige la extensión de archivo en la que quisieras guardar tu documento.

El documento se descargará en la extensión de archivo seleccionada. Ahora puedes enviar por email o guardar los nuevos archivos a una memoria USB para mandarlo a alguien más.

2. Exportando un Documento a la Web

Puedes exportar un Documento Google a la web guardándolo como un .pdf u otra extensión y subiendo el archivo a tu sitio web. Sin embargo, Documentos de Google tiene una poderosa característica que te muestra tu documento en vivo, lo que significa que cualquie cambio que relaices al documento después exportado a la web aparecerá en la versión del sitio web del documento.

Paso 1

Abre el archivo que deseas exportar a un sitio web. Selecciona Archivo, después selecciona Publicar en la Web.

Publish to the Web
Selecciona Publicar en la web.

Paso 2

La ventana emergente Publicar a web se muestra.

Publish to the Web
Da clic en Publicar si quieres publicar tu documento en la web.

Da clic en Publicar.

Paso 3

Una ventana emergente se muestra preguntándo si estás seguro.

Publish to Web Popup
Da clic en OK para publicar esta selección en la web.

Da clic en Ok

Paso 4

La ventana de Publicar en la web aparece, la cuál incluye un enlace al contenido publicado. También hay opciones para compartir el enlace a través de redes sociales.

Publish to Web with Embed Link
Tu documento está publicado en la web.

Tu contenido está publicado.

Paso 5

Puedes determinar si tu contenido publicado se actualiza automáticamente cuando lo modificas.

En la ventana Publicar a Web da clic a la flecha a la izquierda de Contenido Publicado y Ajustes. Se muestra lo siguiente.

Automatic Republish
Si quisieras que tu documento se modifique en el sitio al que lo exportaste cuando lo actualizas, selecciona "Re-publicar automáticamente cuando se realicen cambios".

Para volver a publicar automáticamente tu documento cuando lo actualizas, asegúrate de que la casilla esté marcada.

Para dejar de publicar tu documento en la web, da clic al botón Dejar de publicar. Si das clic al botón Dejar de publicar, la siguiente ventana emergente aparece.

Stop Publishing Document
Da clic en OK para dejar de publicar el documento.

Si quieres dejar de publicar el documento en la web, da clic en OK. Una caja de confirmación aparece informándote que el documento no está publicado en la web.

Conclusión

Importar tus archivos y carpetas desde tu disco duro a Google Drive te da la habilidad de accesar a tus documentos desde cualquier parte en donde tengas conexión a Internet.

Puedes elegir mantener tus archivos en su formato original y usar Google Drive como almacenamiento, o puedes convertir tus archivos a Documentos Google para que puedas editarlos desde cualquier parte. Los archivos no soportados pueden ser subidos a Google Drive, pero serán convertidos.

Si ya estás usando Google Drive, pero necesitas enviar un documento a alguien que no utiliza Google Drive, necesitarás descargar el documento y guardarlo usando una extensión de archivo diferente. También puedes exportar tu Documento Google a un sitio web, lo que actualizará el documento en tu sitio web mientras realices cambios a tu documento original.

Si tienes algunas preguntas o comentarios acerca de importar y exportar archivos a Google Drive, por favor déjalos al fondo de este artículo.

Recursos Adicionales

Aquí hay un consejo final, también. Sabías que puedes integrar Google Drive a tu blog o sitio de WordPress. El plugin Use-your-Drive te permite ver, descargar, borrar y renombrar archivos y carpetas directamente desde una página de WordPress. Puedes usar Use-your-Drive como un explorador de archivos, galería de imagenes o reproductor de audio o video.

The Use-your-Drive plugin on Envato Market
El plugin Use-your-drive en Envato Market

Para aprender más acerca de Google Drive, revisa estos Tutoriales de Envato Tuts+:

Nota Editorial: Este artículo fue publicado originalmente en 2014. Ha sido exhaustivamente revisado para hacerlo vigente, preciso y actualizado por nuestro staff--con asistencia especial de Laura Spencer.

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