Cách nhập và xuất tài liệu trong Google Drive

Google Drive cho phép bạn truy xuất các tài liệu Google, bản tính, bản trình bày và bảng vẽ từ bất kỳ nơi đâu. Nhưng các tập tin cũ của bạn, hình ảnh, video và ngay cả các tập tin PDF thì sao? Làm thế nào để gởi tài liệu Google Docs tới một ai đó mà không sử dụng Google Drive?

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách nhập các tập tin và thư mục vào trong Google Drive, bao gồm cả các tập tin không hỗ trợ. Bạn cũng sẽ học cách xuất các tập tin từ Google Drive và xuất bản chúng lên web.

Các lợi ích khi Làm việc với Google Drive

Là một người kinh doanh nhỏ, bạn có thể ngạc nhiên về Google Drive. Nó có phải là công cụ tốt nhất cho nhu cầu của bạn không?

Đầu tiên bạn cần hiểu Google Drive là gì. Về cơ bản, nó là một dịch vụ lưu trữ đám mây mà có thêm bộ công cụ văn phòng của Google, G Suite.

Các ứng dụng văn phòng G Suite bao gồm Calendar, Docs, Drive, Sheets, Slides, và nhiều hơn nữa. Là một người chủ kinh doanh nhỏ, có một số lợi ích rất thực tế để sử dụng Google Drive. Dưới đây là một số cái:

• Giá thành - Ở cấp độ cơ bản nhất, thì Google Drive là miễn phí. Hiện tại nó bao gồm 15 GB lưu trữ.
• Công tác - Bởi vì nó là dựa trên điện toán đám mây, bạn có thể dễ dàng cho khách hàng và đồng nghiệp truy xuất tới các tập tin.
• Truy cập - Bạn có thể truy cập các tập tin của bạn từ bất kỳ máy nào sử dụng bất kỳ hệ điều hành nào. Tất cả những gì bạn cần là truy cập Internet. Đơn giản là đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
  
• So sánh được - Các công cụ văn phòng Google Drive có thể so sánh được với các bộ phần mềm văn phòng phổ biến khác.
  

Học thêm về cách làm việc với các sản phẩm G Suite trong phần Tài nguyên ở cuối của bài viết này.

Nhập và Xuất các Tài liệu trong Google Drive (Video)

Bây giờ hãy học cách nhập và xuất các tập tin trong Google Drive bắt đầu với video hướng dẫn nhanh này:

How to Import and Export Documents in Google Drive

Hoặc theo dõi các bước được viết chi tiết ở dưới cho các bước nhập và xuất các tập tin Google Drive một cách toàn diện, cũng như cách để xuất bản các tài liệu của bạn lên web.

Nhập các tập tin từ Google Drive

Có một số cách để nhập các tập tin được hỗ trợ vào Google Drive, bao gồm kéo các tài liệu từ màn hình desktop và tải trực tiếp lên Google Drive. Các tập tin được hỗ trợ bao gồm:

• Đối với tài liệu: HTML, RTF, DOC, DOCX, ODT, PDF, TXT
• Đối với bảng tính: CSV, HTML, ODS, PDF, XLS, TXT (chỉ cho một sheet đơn)
• Đối với bảng trình diễn: PDF, PPTX, TXT
• Đối với bản vẽ: PNG, JPEG, SVG, PDF

Không phải tất cả các loại tập tin đều được hỗ trợ. Tải lên tập tin .notebook, ví dụ vậy, thì sẽ làm việc một cách khác biệt.

1. Phương pháp kéo thả

Để nhập một tập tin được hỗ trợ từ desktop, mở Google Drive của bạn. Nếu bạn muốn tải tài liệu lên một thư mục cụ thể, mở thư mục đó trước khi bắt đầu nhập.

Bước 1

Thay đổi kích thước cửa sổ Google Drive của bạn vì thế một phần của desktop mà chứa các tập tin có thể nhìn thấy được. Sau đó, nhấp vào tập tin và kéo nó từ desktop vào trong Google Drive của bạn.

Cuối cùng, một thanh trạng thái sẽ mở ở phía dưới bên phải của cửa sổ, chỉ ra tiến trình tải lên của bạn.

Bước 2

Khi tải lên hoàn tất, các tập tin sẽ xuất hiện trong Google Drive của bạn.

Bạn có thể thấy rằng việc tải lên của bạn được hoàn thành ở hai vị trí: hộp trạng thái ở góc dưới cùng bên phải và tập tin sẽ được liệt kê trong thư mục của bạn.

Bước 3

Để chọn định dạng tập tin gì để mở tập tin với nó, nhấp đúp vào tên tập tin trong Google Drive. Tập tin mở ra. Nhấp vào mũi tên cạnh Open with Google Sheets ở giữa của màn hình. Một trình đơn thả xuống hiển thị cho bạn các tùy chọn chuyển đổi tập tin.

Nhấp vào tên của định dạng tập tin để mở tập tin với ứng dụng đó.

2. Tải lên trực tiếp trong Google Drive

Nếu tập tin mà bạn muốn tải lên không được đặt trên desktop của bạn, bạn cũng có thể nhập trực tiếp từ cửa sổ Google Drive.

Bước 1

Nhấp vào nút New trong Google Drive của bạn. Một trình đơn thả xuống xuất hiện.

Bước 2

Một khi bạn chọn Upload files, một cửa sổ trình duyệt sẽ mở ra. Xác định vị trí tập tin mà bạn muốn tải lên Google Drive và chọn Open.

Một thanh trạng thái sẽ mở ở phía dưới cùng bên tay phải của cửa sổ, hiển thị tiến trình tải lên của bạn. Khi quá trình tải lên hoàn tất, các tập tin sẽ xuất hiện trong Google Drive của bạn.

3. Tải lên một tập tin không được hỗ trợ

Google Drive không hỗ trợ tất cả các loại tập tin. Nếu kiểu tập tin của bạn không được hỗ trợ, nó có nghĩa là các tập tin không thể được chuyển đổi sang Google Docs, và không thể được xem trong Google Doc viewer. Tuy nhiên, các tập tin không được hỗ trợ có thể được lưu trữ tại Google Drive trong định dạng ban đầu của chúng, và mở ra bằng cách sử dụng một gới mở rộng bên thứ ba hoặc ứng dụng trên máy. Ví dụ, tôi sẽ chỉ cho bạn cách để tải lên một tập tin .epub là một tập tin sách điện tử.

Bước 1

Sử dụng một trong các phương pháp trên để nhập các tập tin của bạn vào Google Drive, hoặc phương pháp kéo và thả hoặc tải lên trực tiếp trong Google Drive.

Sau khi quá trình tải lên hoàn tất, các tập tin sẽ ở trong Google Drive của bạn. Nó sẽ xuất hiện với một biểu tượng Google Docs; Tuy nhiên, bạn sẽ không thể xem nó. Bạn sẽ nhận được một thông báo lỗi No preview available.

Bước 2

Nếu bạn đang ở trên một máy tính hỗ trợ các loại tập tin của bạn, trên màn hình ở trên bấm vào Download để tải các tập tin về máy, và các tập tin sẽ mở trong các ứng dụng thích hợp.

Nhập các thư mục vào trong Google Drive

Nếu bạn có nhiều tập tin để tải lên Google Drive cùng một lúc, bạn có thể nhập toàn bộ một thư mục một cách dễ dàng như nhập một tập tin đơn lẻ. Cũng giống như từng tập tin riêng lẻ, bạn có thể nhập thư mục bằng phương pháp kéo và thả hoặc bằng cách nhập chúng trực tiếp thông qua Google Drive. Tuy nhiên, việc nhập thư mục không được hỗ trợ nếu bạn đang sử dụng trình duyệt web Firefox.

1. Phương pháp kéo và thả

Bước 1

Để nhập một thư mục từ desktop, mở Google Drive của bạn. Thay đổi kích thước cửa sổ Google Drive của bạn vì vậy mà các phần của desktop có chứa các tập tin có thể nhìn thấy. Sau đó, nhấp chuột phải vào tập tin và kéo nó từ desktop vào Google Drive của bạn.

Bước 2

Một thanh trạng thái sẽ mở ở phía dưới cùng bên tay phải của cửa sổ của bạn, hiển thị tiến trình tải lên của bạn. Khi quá trình tải lên hoàn tất, thư mục sẽ xuất hiện trong Google Drive của bạn.

Khi quá trình tải lên hoàn tất thư mục sẽ xuất hiện trong Google Drive của bạn.

2. Nhập một thư mục trực tiếp trong Google Drive

Bước 1

Nhấp vào nút New trong Google Drive của bạn. Bạn sẽ được nhắc để lựa chọn tải lên một tập tin hoặc một thư mục.

Chọn Folder upload. Một cửa sổ trình duyệt sẽ xuất hiện.

Bước 2

Nhấp vào thư mục mà bạn muốn tải về. Nhấp Select Folder. Một cửa sổ trạng thái sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải.

Cuối cùng, thanh trạng thái sẽ mở ở phía dưới cùng bên tay phải của cửa sổ, hiển thị tiến trình tải lên của bạn. Khi quá trình tải lên được hoàn tất, thư mục sẽ xuất hiện trong Google Drive của bạn.

Xuất các tập tin từ Google Drive

Đôi khi cần thiết phải thay đổi Google Docs sang một định dạng khác, hoặc để gửi một tập tin cho những người không sử dụng Google Drive, hoặc để đăng một tài liệu lên web.

Nếu bạn muốn gửi một Google Doc cho những người không sử dụng Google Drive, bạn sẽ cần phải xuất tập tin, hoặc lưu nó bằng cách sử dụng một định dạng tập tin khác, do đó chúng sẽ có thể mở nó.

1. Xuất ra như là một phần mở rộng tập tin khác

Bước 1

Mở tập tin mà bạn muốn xuất thành một định dạng tập tin khác. Chọn File, sau đó chọn Download as. Một trình đơn sẽ mở ở bên phải mà sẽ cho phép bạn lựa chọn loại phần mở rộng tên tập tin bạn muốn tải tài liệu của bạn về để gửi cho người khác.

Các loại phần mở rộng tên tập tin sẵn có là:

• Google Docs: .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt, .html, và .epub
  
• Google Slides: .pptx, .pdf, .svg, .jpg, .png, và .txt
• Google Sheets: .xslx, .ods, .csv, .tsv, .pdf, và .html
• Google Drawings: pdf, .svg, .jpg, .png

Bước 2

Chọn định dạng tập tin mà bạn muốn tài liệu của bạn được lưu thành.

Tài liệu sẽ được tải xuống trong định dạng tập tin đã chọn. Bây giờ bạn có thể gởi email hoặc lưu các tập tin mới vào ổ USB để gửi cho người khác.

2. Xuất một tài liệu lên web

Bạn có thể xuất một tài liệu Google Doc lên web bằng cách lưu nó như một tập tin .pdf hoặc định dạng tập tin khác và tải tập tin lên trang web của bạn. Tuy nhiên, Google Docs có một tính năng mạnh mẽ cho phép hiển thị trực tiếp tài liệu của bạn, có nghĩa là bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trên tài liệu sau khi bạn xuất cho trang web cũng xuất hiện trên phiên bản web của tài liệu.

Bước 1

Mở tập tin mà bạn muốn xuất cho một trang web. Chọn File, sau đó chọn Publish to the Web.

Bước 2

Cửa sổ Publish to the web bật lên.

Nhấn Publish.

Bước 3

Một cửa sổ thông báo xuất hiện hỏi bạn có chắc không.

Nhấp Ok.

Bước 4

Cửa sổ Publish to the web xuất hiện, thêm một liên kết đến nội dung được xuất bản. Ngoài ra còn có các tùy chọn chia sẻ liên kết thông qua mạng xã hội.

Nội dung của bạn được xuất bản.

Bước 5

Bạn có thể định rõ nội dung đã được xuất bản của bạn có được cập nhật một cách tự động khi bạn thay đổi nó hay không.

Trong cửa sổ Publish to Web nhấp vào mũi tên ở bên trái của Published Content and Settings. Những thứ sau đây xuất hiện.

Để tự động tái xuất bản tài liệu của bạn khi bạn cập nhật nó, thì hãy đảm bảo là bạn đã tích chọn hộp đánh dấu.

Để dừng xuất bản tài liệu của bạn đến trang web, nhấp vào nút Stop publishing. Nếu bạn nhấp vào nút Stop publishing, thông báo sau đây sẽ xuất hiện.

Nếu bạn muốn ngừng xuất bản tài liệu cho trang web, nhấp vào OK. Một hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện thông báo cho bạn rằng tài liệu không được xuất bản lên web.

Kết luận

Nhập các tập tin và thư mục từ ổ đĩa cứng của bạn vào Google Docs cung cấp cho bạn khả năng truy cập tài liệu của bạn từ bất cứ nơi nào mà bạn có kết nối Internet.

Bạn có thể chọn để giữ các tập tin của bạn ở định dạng ban đầu của chúng và sử dụng Google Drive như là nơi lưu trữ, hoặc bạn có thể chuyển đổi tập tin của bạn cho Google Docs do đó bạn có thể chỉnh sửa chúng từ bất cứ nơi nào. Các tập tin không được hỗ trợ có thể được tải lên Google Drive, nhưng sẽ không được chuyển đổi.

Nếu bạn đang sử dụng Google Drive, nhưng bạn cần phải gửi một tài liệu cho một số người không sử dụng Google Drive, bạn có thể cần phải tải về tài liệu và lưu nó sử dụng một định dạng tập tin khác. Bạn cũng có thể xuất tài liệu Google Docs của bạn lên một trang web, mà sẽ cập nhật các tài liệu trên trang web của bạn khi bạn thực hiện thay đổi cho tài liệu gốc của bạn.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến nào về nhập và xuất tập tin vào Google Drive, vui lòng để lại nó ở phần dưới cùng của bài viết.

Tài nguyên bổ sung

Dưới đây cũng là một chỉ dẫn cuối cùng. Bạn có biết không rằng bạn có thể tích hợp Google Drive vào trong trang web hay blog WordPress của bạn? Plugin Use-your-Drive cho phép bạn xem, tải về, xoá và đổi tên ác tập tin và thư mục trực tiếp từ một trang WordPress. Bạn có thể sử dụng Use-your-Drive như là một trình duyệt tập tin, trình trưng bày ảnh, hoặc âm thanh hoặc trình chơi video.

Để tìm hiểu thêm về Google Drive, hãy xem các hướng dẫn này trên Envato Tuts+:

• 
  Google Drive
  Biến các Phản hồi của Google Docs Form thành các hình ảnh đẹp
  Melissa Murphy
• 
  Google Drive
  Làm quen với Google Slides
  Rebecca Tarnopol
• 
  Google Docs
  Tất cả mọi thứ bạn cần biết về chia sẻ trong Google Docs
  Melissa Murphy
• 
  Google Docs
  Cách sử dụng Google Docs khi bạn đang offline
  Andy Betts
• 
  Đào tạo Ứng dụng
  Hướng dẫn hoàn chỉnh về Google Drive trên máy Mac
  Justin Stravarius

Lưu ý từ người biên tập: Bài viết này đã được xuất bản vào năm 2014. Nó đã được hoàn toàn sửa đổi để phù hợp cho hiện tại, chính xác và cập nhật bởi đội ngũ nhân viên — với sự hỗ trợ đặc biệt từ Laura Spencer.