La Guía de un Trabajador Freelance para Presupuestar Efectivamente

Los trabajos freelance pueden ser como los autobuses de Londres: usted espera uno por siglos y luego tres vienen a la vez. Los clientes también pagan en diferentes horarios, desde el mismo día hasta el mismo año si usted tiene suerte.

Junte esos dos factores, y usted conseguirá una gran cantidad de inestabilidad en el ingreso. Un mes podría tener los ingresos de un banquero corporativo y el próximo mes habrías ganado más dinero trabajando en McDonald's.

Así que en este tutorial, le mostraré cómo construir un presupuesto sólido que explique estos altibajos, asegurándose de ahorrar lo suficiente en los buenos tiempos para cubrir los meses cuando no hay trabajo o se cancela un gran proyecto.

Voy a explicar sobre mi propia experiencia como escritor independiente, así como algunos principios de presupuesto que he aprendido de escribir acerca de finanzas personales para The Wall Street Journal. Sin embargo, las técnicas funcionan sin importar en qué campo está usted. Así que fotógrafos independientes, diseñadores, desarrolladores y más- ¡sigan leyendo y aprendan a poner el "free" de nuevo en freelance!

1. Cree un Ingreso Regular

Lo primero que vamos a hacer es convertirlo en un empleado asalariado. De esa manera usted puede tener lo mejor de ambos mundos: un sueldo regular, previsible, y la capacidad de trabajar en piyama.

¿Suena demasiado bueno para ser verdad? Bueno, tal vez lo sea, hasta cierto punto. Como he mencionado, el ingreso irregular es una característica de la vida independiente. Pero podemos tratar esos ingresos irregulares de una manera de tal manera que se vuelvan regulares para sus propósitos de presupuesto.

He aquí un ejemplo para mostrarle cómo funciona.

Mire su Ingreso Promedio

Digamos que mis ingresos durante el año pasado se parecían a esto:

¡Que desastre! Sin patrón, sin progresión. Un mes estoy ganando más de $7,000, y el mes que viene estoy ganando $1,256.

Así que para que sea más regular, tomaré un promedio. Sumé todas esas cifras y llegan a $48.000 dólares para el año. Dividí por 12 e hice un ingreso mensual promedio de $4,000.

Me gusta ser conservador cuando estoy presupuestando, porque la vida no siempre funciona de la manera que usted quiere. Así que basándome en estas cifras, probablemente planificaría un ingreso mensual promedio de $ 3,500 para el próximo año. Siempre trato de aumentar mis ingresos, pero entiendo que algunas cosas están fuera de mi control, así que me siento más cómodo con una cifra ligeramente inferior para fines de presupuestación

Pero por desgracia, $3,500 no serán mi cheque de pago. No olvide que los empleados asalariados tienen impuestos deducidos automáticamente. Como trabajador freelance por lo general se llega a pagar más tarde, pero he dicho que estamos convirtiéndolo en un empleado asalariado, por lo que tenemos que tomar las duras con las maduras.

La cantidad a deducir dependerá de sus ingresos y de donde viva, así como una gran cantidad de variables como cuánto declarar por los gastos del negocio. Hay calculadoras para ayudarle, como ésta para los EEUU y ésta para el Reino Unido. Porque me gustan los números redondos, voy a reservar $ 1.000 al mes para impuestos, dejándome con un cheque mensual de $ 2.500.

Configure un Sistema

Hay algunas maneras diferentes en que podría entregarse a si mismo estos cheques de pago, así que utilice aquella con la que se sienta más cómodo.

La que refleja un empleo asalariado con más exactitud es la creación de dos cuentas bancarias diferentes. Dirija todos sus ingresos freelance a una cuenta bancaria (preferiblemente una cuenta de ahorros, si usted puede encontrar una que realmente pague una tasa de interés decente en estos días). Luego transfiera sus cheques de pago a su cuenta corriente personal, desde donde sacará efectivo, pagará sus facturas y hará todo lo demás.

Si usted no quiere molestarse con cuentas separadas, simplemente podría usar una sola cuenta, y realizar un seguimiento de sus cheques de pago en una hoja de cálculo o su software financiero de elección.

Algunas personas encuentran que el efectivo es la mejor manera de cumplir con un presupuesto - usted tiene una cierta cantidad de dinero en efectivo para el mes y cuando se terminó, se terminó. Así que otra opción sería retirar su cheque de pago del cajero automático (probablemente en cuotas pequeñas, para reducir las posibilidades de ser asaltado).

Sea cual sea el método que utilice, lo importante es tener un sistema que le haga sentir como si tuviera un ingreso regular. De esa manera usted no gastará de más en los buenos meses, y no morirá de hambre en los malos meses. Y al deducir el impuesto de su cheque de pago, usted está dejando dinero automáticamente a un lado para aquellos temidos momentos en que su factura de impuestos o pagos estimados se venzan.

Por supuesto, hay un problema obvio con este paso. ¿Qué pasa si el salario que usted se paga a sí mismo no cubre sus costos? Nos ocuparemos de eso a continuación.

2. Calcule sus Costos

Hemos examinado los ingresos, por lo que el siguiente paso es obtener un control sobre sus costos.

Este paso es muy simple, pero muy tedioso. Simplemente implica enumerar todos sus gastos, tanto regulares como únicos. Debido a que es tedioso, mucha gente lo omite o no lo hace de manera exhaustiva. Pero es muy importante tener una visión exacta de todos sus gastos mensuales. Incluso las pequeñas cantidades pueden sumar, así que incluya todo.

Afortunadamente es mucho más fácil de lo que solía ser. El consejo tradicional era llevar alrededor de una pluma y un cuaderno, y anotar todos sus gastos. Hoy en día, hay tantas aplicaciones y paquetes de software que pueden ayudarle, por lo que es más fácil registrar los gastos y clasificarlos en categorías. Personalmente yo uso Toshl Finance pero hay infinidad de aplicaciones que harían el trabajo. ¡O siéntase libre de usar esa pluma y bloc de notas si lo prefiere!

Cuanto más tiempo pueda hacer esto, más precisos serán sus resultados. Lo importante es ir con su gasto real en la vida real, no sus estimaciones de lo que usted piensa que su gasto podría o debería parecer. Nuestras estimaciones tienden a ser demasiado optimistas y el seguimiento de su gasto real a menudo revela sorpresas.

El objetivo aquí es terminar con una lista simple de sus gastos en diferentes categorías, con un total. He aquí un ejemplo simplificado:

Houston, tenemos un problema. Mi gasto mensual es $3,000, pero mi cheque de pago es sólo $2,500.

Esto ilustra perfectamente por qué es importante tener un presupuesto. Si no estuviera haciendo un seguimiento de las cosas, podría sobrevivir por un tiempo con este nivel de gasto, pensando que todo estaba bien (recuerde, mi ingreso promedio eran saludables $4,000). Pero no dejaría de lado suficiente para los días de lluvia, o para pagar mi factura de impuestos.

Es obvio que tengo que tomar medidas. O salgo y busco más trabajo, o corto mis gastos. Algo tiene que ocurrir.

En este caso, miro mis gastos y decido que podría recortar $500 cortando parte de mis gastos en vida social y entretenimiento. Así que voy a mantener mi cheque de pago igual, y recortar mis gastos a $2.500.

Claramente, sin embargo, apenas cubrir mis costos mensuales regulares no es suficiente. También quiero pagar créditos, ahorrar para la jubilación, planear para emergencias y tener dinero disponible para eventos importantes como vacaciones y bodas de amigos. Vamos a echar un vistazo a eso en la siguiente sección.

3. Haga Proyecciones de Peor-Caso

Hemos examinado tanto los ingresos como los gastos ahora, pero sólo en el pasado. Un presupuesto es un documento prospectivo, haciendo proyecciones a futuro y ayudándole a estimar cuánto va a hacer el próximo mes o en tres meses a partir de ahora.

Así que en este paso, utilizaremos la información que hemos recopilado hasta ahora para hacer algunas proyecciones hacia el futuro.

Una vez más, hay gran cantidad de diferentes aplicaciones y paquetes de software que puede utilizar. Aquí hay una lista muy corta de opciones (hay muchas otras):

• Quicken Home & Business (o el más orientado a los negocios QuickBooks)
• FreeAgent
• FreshBooks
• Pulse
• Xero
• Mint
• WiseCash

Personalmente yo utilizo una simple hoja de cálculo Excel que creé y me he adaptado con el tiempo. La adjunto a este tutorial para que la utilice como plantilla si usted lo desea. Es el modelo exacto que uso, pero he sacado mis datos personales y los he reemplazado con los números ficticios de nuestro ejemplo.

Si la abre, verá que va mes a mes, enumerando ingresos y gastos en el pasado (gris sombreado), y los mismos elementos proyectados al futuro. Hay una columna separada donde rastreo mis ingresos y gastos reales para el mes actual. Cuando termine el mes, copiaré esos números en "May-15" y empezaré de nuevo en junio.

Proyecto mis ingresos para los próximos meses, escribirndo las fechas en las que creo que me pagarán y asumiendo lo peor. Por ejemplo, estoy completando una asignación de $1,000 para el cliente 3 en mayo y espero que me paguen un mes más tarde. Pero para estar seguro, lo voy a poner en el presupuesto para julio.

Al mirar las proyecciones, puedo ver que tengo mayo cubierto, pero tengo que apresurarme a traer más ingresos para junio y julio.

Planificación de Elementos Únicos

Usted también notará que mi categoría de "gastos" incluye un par de líneas adicionales para "Vacaciones" y "Artículos mayores únicos". Aquí es donde planeo cosas como vacaciones (obviamente) y otros gastos grandes que no caben en las categorías regulares.

Debido a que estos elementos están fuera del presupuesto normal, necesito ahorrar para ellos. Lo hago con un fondo de emergencia. En las finanzas personales, la gente suele hablar de un fondo de emergencia como para cosas como su techo desplomándose. Pero también lo uso para cosas divertidas como una invitación inesperada a una boda al otro lado del mundo.

Para que esto funcione, por supuesto, necesitaré ahorrar un poco más cada mes para agregarlo al fondo de emergencia. Basándome en mis gastos anteriores, voy a presupuestar $6.000 al año para agregar a mi fondo de emergencia, tanto para los principales gastos planeados y para cosas como el trecho desplomándose. Así que es un extra de $500 al mes.

También quiero dejar de lado otros $500 al mes para pagar mi crédito y ahorrar para el futuro (jubilación, estar demasiado enfermo para trabajar y otras perspectivas desagradables). Así que necesito apuntar a aumentar mi ingreso mensual promedio de $4,000 a $5,000.

De esa manera todavía puedo pagarme un cheque de $2,500, y aún puedo cubrir mi factura de impuestos pero también tendré suficiente para pagar mis deudas y crear un fondo de emergencia y ahorros a largo plazo.

4. Diversifique

Esto no es algo que se oye muy a menudo en el contexto de la presupuestación, pero he encontrado que es absolutamente esencial.

Conseguir trabajo regular de un cliente es fantástico, pero entiendo que cualquier trabajo freelance es inherentemente inestable. Cuando las empresas necesitan reducir los costos, los rabajadores freelance son a menudo los primeros en irse. A diferencia de los trabajos asalariados regulares, no hay seguridad en el empleo, no hay compensación, no hay período de notificación (a menos que sea un trabajo muy regular y se especifique en su contrato).

Así que considere la posibilidad de que usted despertará una mañana y recibirá un correo electrónico diciendo: "Nos encanta el trabajo que usted ha estado haciendo, pero ..."

¿Cómo respondería? Aquí es donde la diversificación entra en juego.

Si ese trabajo representa el 90% de sus ingresos, entonces es probable que entre en el modo de pánico a gran escala. Usted se enfrentará a la perspectiva de pagar todas las facturas que identificó anteriormente, pero con una fracción de los ingresos.

Por otro lado, si ese trabajo es sólo uno de los cinco o seis trabajos regulares que tiene, el correo "Dear John" será desagradable, pero no inducirá al vértigo. Aún podrá pagar el arriendo y otros gastos esenciales mientras busca más trabajo para reemplazar el contrato que perdió.

Es por eso que recomiendo tratar de diversificar su flujo de ingresos freelance entre al menos tres o cuatro clientes regulares (más un flujo constante de trabajos únicos si es posible). Trate de no permitir que ningún cliente individual represente más del 50% de sus ingresos.

(Tengo que admitir que estoy violando mi propia regla en este momento. Estoy haciendo gran cantidad de trabajo para Tuts+ y si las cosas van mal, voy a tener un gran agujero en mi presupuesto. Pero la promesa de tanto trabajo regular para una empresa que me gustaba era demasiada atractivo, así que hice una excepción.Yo todavía recomendaría la regla del 50% si es posible, pero siéntase libre de quebrarla si obtiene una gran oferta.)

5. Manténgase por Encima de las Cosas

En mi tutorial sobre la administración del flujo de efectivo para las empresas, mencioné la regla general de que "cuanto más precaria sea su posición de efectivo, más detalladas deberían ser sus previsiones".

Para trabajadores freelance individuales aplica exactamente la misma regla. Debido a que su posición es inherentemente más precaria, probablemente tendrá que pasar más tiempo en la presupuestación de lo que hacen sus amigos ligados a una oficina. Esto es sólo parte de la compensación.

Sin embargo, la frecuencia con la que necesita presupuestar depende de su posición individual. Si usted tiene un buen fondo jugoso de emergencia reservado y está percibiendo un ingreso regular que le permite cubrir sus gastos regulares y añadir a sus ahorros, entonces usted puede permitirse ser más libre. Pero si está dependiendo de conseguir un nuevo trabajo cada mes para cubrir su renta y pagar la deuda, es probable que se encuentre pegado a esa hoja de cálculo o aplicación más a menudo de lo que le gustaría.

No importa cuánto tiempo gaste, la clave es registrar cada elemento del ingreso (usted necesitará hacer eso para propósitos fiscales de todos modos) y tener una visión exacta de sus gastos previstos. Luego vigilarlos regularmente para asegurarse de que tiene suficiente para pagarse su cheque de sueldo y que el cheque de pago cubra todos sus gastos.

Próximos Pasos

En este tutorial le he mostrado cómo presupuestar un ingreso independiente fluctuante. Usted ha aprendido a pagarse un sueldo regular, cómo dejar de lado el dinero para impuestos, ahorros, emergencias y gastos importantes y cómo ajustar su presupuesto para asegurarse de que cumple todos tus objetivos.

Como he mencionado, las técnicas específicas que usted utiliza pueden variar. Hay una gran cantidad de aplicaciones y plantillas y paquetes de software que pueden ayudarle, mucho más de lo que tenía espacio para mencionar aquí.  Así que siéntase libre de usar los recursos que funcionen para usted y adaptar mi método de presupuesto para adaptarse a sus propias necesidades.

Sólo recuerde los principios más importantes:

• Páguese un sueldo regular.
• Tenga una comprensión realista de sus costos.
• Haga proyecciones y asuma lo peor.
• No olvide planificar impuestos, vacaciones y emergencias.
• Diversifique sus ingresos tanto como sea posible.
• Mantenga todo actualizado, para que sepa exactamente dónde se encuentra.

Recursos

Crédito gráfico: Icono de Finanzas diseñado por Creative Stall del Proyecto Noun.