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Guía del Autónomo para Recibir el Pago a Tiempo

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Freelance Financial Bootcamp.
A Freelancer’s Guide to Basic Bookkeeping
A Freelancer's Guide to Planning for Retirement

Spanish (Español) translation by David Castrillón (you can also view the original English article)

Como autónomos, por supuesto, nos encanta nuestro trabajo, pero también nos encanta que nos paguen por ello.

Sin embargo, recibir el pago a tiempo puede ser un problema. En una encuesta realizada en Estados Unidos por el Sindicato de Trabajadores Independientes, el 77% de los miembros dijo que habían tenido problemas con el pago por su trabajo.

Así que en este tutorial te voy a dar algunas estrategias que puedes utilizar para que te paguen más rápidamente. Para comenzar miraremos acerca de seleccionar a los clientes correctos, establecer reglas de pago claras, facturar efectivamente y resolver problemas.

No hay tutorial, por supuesto, que pueda protegerte al 100% de malos clientes. Puedes seguir todos estos pasos y aún tener la mala suerte de encontrar a un estafador, un cliente deshonesto o a un cliente que simplemente no puede pagar. Pero la puesta en marcha de estas estrategias te dará una mejor oportunidad de evitar el destino del 77% y en cambio unirse al 23% de los autónomos que felizmente obtienen su pago a tiempo y sin complicaciones.

1. Selecciona tus clientes

Este puede parecer un lugar extraño para empezar, pero en mi experiencia es el paso más importante de todos. Como freelancers, tendemos a estar al acecho por trabajo todo el tiempo y no queremos desestimar un nuevo cliente potencial. Pero a veces, basta con decir "No".

Hay no hay reglas duras y rápidas para determinar qué clientes te pagarán a tiempo y cuáles no. Pero con un poco de investigación puedes tomar un largo camino.

Revisa los antecedentes y la reputación de la empresa. ¿Ha existido desde hace un buen tiempo? ¿Es grande o pequeña? ¿Tiene una oficina real, de ladrillos y concreto, o sólo existe en los cables de la World Wide Web?

Si trabajas para una persona, trata de investigar sus antecedentes de una manera similar. ¿Para qué empresas ha trabajado, y ha contratado trabajadores autónomos antes? ¿Además, tiene una fuerte presencia en línea? Puedes recoger mucha información de alguien en su perfil de LinkedIn o en su sitio web, y las personas que son activas en línea también tienden a ser más sensibles a sus reputaciones en línea, haciéndolas menos propensas a negarse a pagar y al riesgo de ser atacado en las redes sociales.

También puedes buscar en los foros, preguntarle a otros autónomos que conozcas, o hacer algo tan simple como escribir el nombre del cliente en Google acompañado de palabras como "estafa", "poco fiable", "mal cliente" o cualquier otra cosa que se puede pensar. A veces las reclamaciones de otro autónomo o advertencias en un foro o artículo de blog se abrirán.

En última instancia, nunca puedes determinar con exactitud si un cliente será confiable o no. Pero hacer cierta investigación cuidadosa como primera medida mejorará sin duda tus posibilidades. Nunca tengas miedo de decirle "No" a una oferta que no se sienta bien.

2. Establece Reglas Claras

Una vez hayas seleccionado a tus clientes, necesitas establecer algunas reglas.

Elige los Términos de Pago

¿Cómo y cuándo esperas que te paguen? Esta es la primera cosa que necesitas establecer.

Probablemente tendrás algunas condiciones de pago general y luego algunas que son específicas para proyectos o clientes particulares. Por ejemplo, generalmente puedes esperar el pago dentro de los 30 días de la entrega, pero para un proyecto muy grande esperarías recibir la tercera parte al inicio, otro tercio en la entrega de un hito particular y el resto al finalizar el proyecto.

Elige lo que es correcto para cada proyecto y cada cliente. Entiendo que algunos clientes tienen sus propios procesos estándar y términos, pero también sé firme sobre lo que te funciona a ti.

El método de pago que elijas dependerá del sistema bancario y las normas de tu país, pero el objetivo general es encontrar un método que sea ampliamente utilizado, que sea fácil de usar (tanto para ti y el cliente), y que minimice costos.

PayPal y servicios de pagos en línea similares son ampliamente utilizados, especialmente para los pagos internacionales. Las transferencias bancarias y los cheques también pueden funcionar para ti, especialmente para las transacciones internas.

Revisa la situación en tu país. Averigua qué solución ofrece las tarifas más bajas, la mayor facilidad de uso y la aceptación entre los clientes. No hay ningún punto en la exigencia del pago a través del servicio de menor costo si ninguno de tus clientes lo utiliza.

Comunicarse Desde el Principio

Hay un momento para tener una conversación con el cliente acerca de tus condiciones de pago, y no es cuando tienes que enviar tu factura.

Cuando estaba recién comenzando como autónomo, terminé algún trabajo para un cliente en el extranjero y felizmente envié mi factura proporcionando mi información de cuenta de PayPal. Gran error.

"No utilizamos PayPal", me dijeron.

Ofrecí proporcionar mis datos bancarios en su lugar, pero tampoco hacían transferencias bancarias. Lo único que podían hacer era enviarme por correo un cheque. Depositar ese cheque de Estados Unidos en mi cuenta bancaria del Reino Unido me costó mucho tiempo, un montón de gastos y un dolor de muñeca de todas las formas que tenía que completar.

¿La moraleja de la historia? Siempre hablar de condiciones de pago, antes de empezar a trabajar en el proyecto. Es bueno ofrecer una gama de opciones, pero es importante, especialmente con clientes internacionales, asegurarse de que el cliente puede pagarte de una manera que puedas aceptar.

También debes mencionar tus otras condiciones de pago, tales como el plazo dentro del cual esperas que te paguen y los pagos que debe ser realizados antes o durante el proyecto. Es mejor que se solidifique todo esto en un contrato escrito (véase mi tutorial anterior para obtener más ayuda sobre los contratos).

La mayoría de las veces, acordar los detalles de pago no planteará ningún problema real, pero si hay un conflicto, es mejor enderezarlo desde el principio. De esa manera la responsabilidad recae en el cliente de averiguar cómo satisfacer tus términos si quiere el trabajo realizado; déjalo hasta el final, y la dinámica se invierte: ahora vas a ser tú quien debe aceptar las condiciones del cliente si deseas que te pague.

3. Factura Claramente

Si quieres que te paguen puntualmente, necesitas facturar puntualmente. Tan pronto como has terminado el trabajo, o alcanzado cualquier hito acordado, envía la factura inmediatamente.

Más importante aún, asegúrate de que la factura contenga todos los ingredientes necesarios:

  • Tu nombre, nombre comercial si es diferente y completa la información de contacto
  • nombre y dirección del cliente
  • un número de factura de referencia
  • la fecha de la factura
  • la fecha en la que esperar recibir el pago
  • una breve descripción de la labor realizada
  • la cantidad adeudada
  • cualquier detalle de impuestos según corresponda
  • instrucciones sobre cómo pagar

En cuanto incluyas todos estos detalles y otros que puedan ser específicos para tu negocio en particular, no importa que formato o plantilla utilices.

Personalmente, utilizo una plantilla sencilla que viene incluida con Microsoft Excel para Mac. (Ve a Archivo > Nuevo desde Plantilla..., elije Finanzas para Negocios y haz clic en Factura). Es básica y probablemente no gane cualquier premio de diseño, pero hace el trabajo por mí. Hay plantillas similares disponibles en Word y otros programas similares, tanto para Mac como Windows.

Si tu negocio es más complicado y tiene un mayor volumen de trabajo, puede que desees utilizar un software especializado o aplicaciones, que a menudo ofrecen ventajas adicionales como seguimiento de tu tiempo o realizar otras funciones financieras. Hay un montón de apps para ello: algunos ejemplos incluyen Zoho, Harvest y Invoiceable. También puedes enviar facturas con PayPal, que puede ser útil si es cómo estás recibiendo pagos y deseas hacer todo en un solo lugar.

Cualquiera que sea el método que utilices, asegúrate de configurar un recordatorio cuando la factura deba ser pagada. Así puedes comprobar si el pago ingresó y hacerle seguimiento si no lo hizo. Veremos cómo hacerlo en la siguiente sección.

4. Qué Hacer si no Pagan

Si has seguido los pasos hasta ahora, te has dado una buena oportunidad a ti mismo de que te paguen a tiempo. Pero a veces, a pesar de tus mejores esfuerzos en seleccionar cuidadosamente a tus clientes, elegir y comunicar tus términos de pago y enviar un mensaje, una factura clara, aún todavía no te harán el pago. En esta sección, veremos cómo manejar eso.

Paso 1: Coge el Teléfono

A veces, especialmente cuando se trabaja para las grandes empresas, el que no paguen puede ser simplemente debido a una supervisión o una confusión administrativa. Así que no hay necesidad de ponerse agresivo de inmediato. En su lugar, levanta el teléfono e inicia una conversación para saber lo que está sucediendo. Me parece que la mayoría de los conflictos pueden resolverse mucho más rápidamente en una llamada telefónica de cinco minutos que en una larga cadena de correos electrónicos.

Aunque estés manteniendo las cosas informales en esta etapa, sin embargo, deseas ser puntual. Si has seguido el consejo en el paso anterior y has establecido un recordatorio de cuando se vence el pago, asegúrate de hacerle seguimiento rápidamente, dentro de un día o dos a lo sumo. De esta manera no sólo iniciarás el proceso cuanto antes, sino que también le dejarás claro al cliente de que te tomas seriamente tus condiciones de pago.

Paso 2: Seguimiento por escrito

Después de que has hecho la llamada, envía un correo rápido con lo que has acordado. Puedes aún mantener las cosas agradables, pero es importante tener un registro de la conversación, en caso de problemas más adelante. Por ejemplo, podrías decir:

Genial hablar contigo hoy y gracias por explicarme que la persona de contabilidad estaba de vacaciones. Es bueno saber que va a estar nuevamente desde hoy y yo debería recibir el pago al final de la semana. Le enviaré un e-mail otra vez el próximo lunes para hacerle saber si lo he recibido.

La redacción depende de ti, por supuesto, pero la idea es simplemente confirmar cómo están las cosas con base en la conversación y dejarle saber a la persona cuándo esperas recibir el pago (y que le vas a hacer ser seguimiento otra vez tan pronto como pase ese plazo).

Paso 3: Trata con la Persona Adecuada

No hay nada garantizado para frenar un proceso como tener demasiadas personas involucradas. Particularmente cuando se trata de grandes empresas, esto puede ser un gran problema.

Por ejemplo, podrías enviarle un mensaje por correo electrónico con una consulta sobre la facturación a tu contacto regular Bill, quien se lo envía a su jefe Janet, quien reenvía la consulta a Sanjay, el jefe de cuentas, quien se lo pasa a Jared, el secretario responsable de hacer el pago.

Entonces Jared le responde a Sanjay, quien pasa el correo electrónico a Janet, luego a Bill, y entonces finalmente regresa a ti, una semana o más adelante, con tu pregunta original sin respuesta, y tienes que empezar el proceso nuevamente.

Esto puede sonar absurdo, pero me he encontrado en casi exactamente esta situación en el pasado (sólo los nombres han sido cambiados para proteger a los no tan inocentes).

Claramente, sería mejor hablar directamente con Jared y averiguar lo que está sucediendo. Resolverás el problema más rápidamente y también evitará dañar tu relación con el contacto regular con el que trabajas.

Así que tan pronto como sientas que hay un problema destilándose, tal vez incluso en la primera llamada telefónica en el paso 1, pregunta quién es el responsable de procesar el pago y obtén los datos de contacto de esa persona. Pónte en contacto con él o ella directamente, sólo involucrando tu contacto de trabajo regular otra vez si no puedes avanzar.

Paso 4: Sé Firme y Persistente

Mantén el seguimiento regularmente, por teléfono y correo electrónico, documenta todo y trata con diferentes personas dentro de la organización, si procede. Configura un recordatorio después de cada conversación o promesa y sigue puntualmente a medida que cada nuevo plazo expira.

Haciendo esto, estarás dejándole claro al cliente que no vas a simplemente "desaparecerte" y que la forma más sencilla al final de la situación es pagarte. No hay que molestar a nadie; sólo tienes que seguir haciendo seguimiento regular y persistente.

Paso 5: Baja las Herramientas

Durante los conflictos laborales en el Reino Unido, los líderes sindicales le dirían a menudo a sus miembros, "¡bajen las herramientas!" Los trabajadores bajan sus herramientas y se niegan a hacer más trabajo hasta que sus quejas se resuelvan.

Como autónomo, esta opción está abierta para ti si no consigues que te paguen a tiempo. Si que funcione como una estrategia para lograr que te paguen depende de lo valioso que seas para tu cliente, y la facilidad de que pueden contratar a alguien para hacer el trabajo. Pero por lo menos, te protegerá de aún más pérdidas. Si el cliente no ha pagado por el trabajo que ya has completado, sería loco hacer más trabajo para el mismo cliente y el riesgo de perder aún más.

No quieres invocar esta opción inmediatamente, por supuesto. Permite un tiempo razonable para que el cliente trabaje en cualquier problema que haya causado el retraso. Pero si se están arrastrando las cosas y sientes que el cliente está siendo injusto, entonces "Bajar las Herramientas" es una respuesta perfectamente razonable.

Paso 6: Inicia (o Amenaza con Iniciar) Acciones Legales

Para ser honesto, la acción legal es un último recurso absoluto para los autónomos. Puedes demandar en la corte de reclamos menores, pero en muchos países, los procesos legales son lento, confusos, a veces costosos, y generalmente una enorme distracción del trabajo que deseas realizar.

La buena noticia es que tu cliente quiere evitar acciones legales también. Todas esas mismas preocupaciones se aplican, y para ellos existe la preocupación adicional acerca de su reputación. Ser demandado por un autónomo por la negativa a pagar no se ve bien.

Así que simplemente enviar una carta oficial para iniciar acciones legales puede ser suficiente para hacer a ese escurridizo recibo de sueldo aparecer por arte de magia. Si no, mantén el proceso en marcha, porque el cliente puede decidir resolver el conflicto en algún punto del camino. El proceso legal en sí mismo está más allá del alcance de este artículo, porque varía mucho en diferentes países, pero busca ayuda de asociaciones locales u organizaciones de autónomos y trata de encontrar el asesoramiento legal profesional que puedas permitirte.

En esta etapa, también puedes embarcarte en otras estrategias, como hacer el conflicto público o dañar la reputación del cliente. Esto también es un último recurso y no una acción para ser tomada ligeramente o sin consejo legal, pero si has llegado a esta etapa es porque no han funcionado los planteamientos más razonables. Utiliza herramientas a tu disposición, mientras te aseguras de no permitir que tu frustración te tiente a hacer cosas que pueden dañar tu propia reputación.

Pasos a Seguir

Aunque el tutorial ha terminado en la nota amarga de las amenazas y las acciones legales, es importante tener en cuenta que la mayoría de los conflictos nunca llegan hasta aquí.

Si seleccionas a tus clientes cuidadosamente, estableces reglas claras alrededor de cuándo y cómo esperas que te paguen, de facturar con claridad, y hacerle seguimiento persistentemente, deberías terminar recibiendo la mayoría o la totalidad de tus pagos a tiempo.

Hacer esto no sólo te ayudará a evitar perder el tiempo en conflictos innecesarios y desagradables, sino que también impulsará las finanzas de tu negocio como autónomo. Como escribí en un anterior tutorial dirigido a pequeñas empresas, un fuerte flujo de efectivo es un componente crucial del éxito del negocio. Recibir el pago temprano significa más dinero disponible para pagar tus cuentas sin tener que recurrir a la deuda, así que vale la pena tomarse el tiempo para obtener tu pago en términos directos y administrar tus facturas cuidadosamente.

¿Tienes otros consejos o estrategias para lograr que te paguen a tiempo? Compártelos con tus compañeros autónomos en los comentarios o en el foro de estudiantes de Tuts +.

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