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Cómo colaborar rápidamente con ediciones en Google Sheets (en línea)

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use Google Sheets (Essential Tutorial Guide).
How to Link Spreadsheets & Share Data in Google Sheets
How to Print Areas, Ranges or Full Google Spreadsheets

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Siempre he usado hojas de cálculo para mantener mi vida organizada y funcionando sin problemas. Desde mis primeros días usando Excel en las computadoras de la biblioteca, siempre me gustó la estructura y la simplicidad de registrar mis datos en filas y columnas.

Así que, cuando Google lanzó una versión para navegador de una aplicación de hojas de cálculo llamada Sheets, comencé a usarla inmediatamente. Fue fácil comenzar con la herramienta para invitar a colaboradores a la hoja de cálculo y trabajar en proyectos juntos, y es muy sencilla de usar.

Tener una hoja de cálculo conectada a la nube proporciona muchos beneficios, pero uno de mis favoritos es el aspecto de la colaboración. Cualquier persona que tenga una cuenta de Google puede unirse a ti para editar tu hoja de cálculo en tiempo real.

Este tutorial te enseñará cómo colaborar en Google Sheets. Aprenderás a invitar a colaboradores y trabajar con ellos sin problemas para facilitar la gestión de datos.

Collaborate on Google Sheets

Cuándo debes usar la colaboración

Antes de adentrarnos en los detalles técnicos de la configuración de herramientas para la colaboración, hagamos una lluvia de ideas para usar estas herramientas de Sheets con todo su potencial.

¿Algunas vez has trabajado en un proyecto de grupo en el que varias personas hayan intentado editar el mismo archivo? en mi experiencia, a menudo esto ocasiona que múltiples personas editen múltiples versiones del archivo que pronto dejan de estar sincronizadas. Al final terminas pasando tiempo con todos estos archivos abiertos, reconciliando las diferencias y armando una versión final.

Hay una mejor manera. Todas las aplicaciones de Google basadas en la nube como Docs, Sheets y Slides facilitan la colaboración con otros. Estas son algunas ideas de ocasiones en las que el uso de una hoja de cálculo colaborativa verdaderamente puede lograr que tu trabajo sea más fácil:

  • Sheets funciona muy bien para proyectos escolares, en los que puedes invitar a todos tus compañeros de clase para editar la misma hoja de cálculo y mantener un proyecto organizado.
  • Otra idea es crear una hoja de Sheets compartida cuando estés preparando un pronóstico o un presupuesto, para permitir que cualquier persona ofrezca información y así lograr un pronóstico más preciso.
  • Usa una hoja de Sheets compartida para solicitar retroalimentación de tus colegas

Cualquiera de estas es una excelente razón para probar la colaboración en Sheets. Ahora vamos a aprender lo fácil que es configurar esta función. Estas son algunas instrucciones para colaborar en Google Docs que posiblemente también encuentres útiles:

Cómo compartir hojas de cálculo en Google Drive

Para comenzar, vamos a invitar a colaboradores a que trabajen con nosotros en la hoja. Google facilita el trabajo de personalizar no solamente los usuarios que tienen acceso, sino también el nivel de acceso que tienen para ver o editar la hoja de cálculo.

Vale la pena mencionar que, de forma predeterminada, tu documento de Google Sheets es visible y está abierto para ser editado solamente por ti. Puedes añadir a otros usuarios para que trabajen con la hoja de cálculo usando la función Share (Compartir).

Veamos como compartir la hoja haciendo clic en el botón azul grande que dice Share (Compartir) de la esquina superior derecha de la aplicación Sheets. Esto abre una ventana que facilita el proceso de invitar a colaboradores a la hoja.

Share Button Google Sheets
Coloca el puntero sobre el botón Share (Compartir) en Google Sheets para ver el estado de compartición actual y haz clic en él para añadir colaboradores al archivo.

La manera más simple de comenzar es escribir direcciones de correo en el cuadro. Agrega tantos usuarios como quieras para colaborar con ellos usando este cuadro de diálogo.

Mientras agregas colaboradores a esta lista, puedes controlar con precisión lo que cada usuario puede hacer dentro de la hoja que estés compartiendo. Estas son las opciones clave que puedes configurar para cada usuario:

  • Can edit (Puede editar). Con esta configuración los colaboradores pueden hacer ajustes en la hoja de cálculo, modificar celdas y las fórmulas dentro de ellas.
  • Can comment (Puede comentar). Esto permite que un colaborador deje comentarios de texto en la hoja de cálculo para que tú los revises posteriormente.
  • Can view (Puede ver). Esta es la manera más segura de otorgar acceso, ya que solamente permite que el usuario abra y vea la hoja de cálculo (pero no podrá editarla).
Add Shares from this window
Hacer clic en Share (Compartir) abre una ventana en la que puedes añadir colaboradores y establecer los niveles de sus permisos fácilmente.

También puedes añadir un mensaje en esta ventana para notificar a los nuevos colaboradores que ahora tienen acceso a la hoja de cálculo.

No pierdas de vista la crítica sección Owner Settings (Configuraciones del propietario) también, en la parte inferior de la ventana Share (Compartir):

  • Con la opción de arriba, puedes prevenir que los editores cambien el acceso (Prevent editors from changing access), lo que significa que puedes controlar si otros editores pueden añadir o editar usuarios que tengan acceso a la hoja de cálculo.
  • La opción de abajo, "Deshabilitar opciones para descargar, imprimir, copiar..." ("Disable options to download, print, copy...") dificultará que los usuarios tomen la hoja de cálculo para trabajar con ella por su cuenta.
Owner Settings Google Sheets
El menú Owner Settings (Configuraciones del propietario) te permite activar o desactivar la capacidad de los editores para controlar los permisos de la hoja y ajustar las opciones de descarga e impresión.

¡Eso es todo! acabas de añadir a esos colaboradores a tu hoja de cálculo y pueden trabajar con tus datos en la hoja.

1. Compartir a través de un vínculo

¿Qué pasa si quieres compartir tu hoja con cualquier persona a la que le des el URL? puedes hacer eso fácilmente en Google Sheets.

Regresa a la misma ventana Share (Compartir) y haz clic en Get Shareable Link (Obtener vínculo compartible) en la esquina superior derecho.

Get Shareable Link
En la venta Share (Compartir), haz clic en Get shareable link (Obtener vínculo compartible) de la esquina superior derecha para configurar un URL al que cualquier persona pueda acceder con el vínculo.

Esta ventana tiene las mismas opciones para configurar la forma en la que los colaboradores pueden trabajar con la hoja de cálculo. Puedes elegir edit (editar), comment (comentar) o view (ver) para cualquier persona que tenga la dirección del vínculo.

URL for spreadsheet in the link
Puedes darle el URL de la captura de pantalla a cualquier persona para que tenga acceso a la hoja de cálculo.

También puedes añadir niveles más altos de seguridad para colaboradores específicos. Por ejemplo, cambia el estado de la hoja para que sea pública con la vista de seguridad, pero luego agrega colaboradores específicos que puedan editar la hoja de cálculo.

2. Modifica los colaboradores

Más adelante es posible que quieras ajustar quién tiene acceso a la hoja de cálculo. Cuando necesitas ajustar quién tiene acceso, asegúrate de hacer clic en Share (Compartir) de nuevo para volver a abrir las configuraciones y ajustar quién puede acceder a la hoja.

Haz clic en el texto "Shared with..." ("Compartido con...") para volver a abrir la lista de los que tienen acceso a la hoja. Desde ese menú, simplemente haz clic en los iconos para cambiar el nivel de seguridad de un colaborador existente o bórralos totalmente de la hoja.

Updating permissions dialogue
Siempre puedes regresar al menú Share (Compartir) posteriormente para ajustar los permisos o los usuarios que tienen acceso a tu hoja.

Cómo colaborar en Google Sheets

Ahora que hemos invitado colaboradores a nuestra hoja de cálculo, echemos un vistazo a lo que es posible cuando estamos trabajando en conjunto.

En base a los permisos que configuraste en tu hoja, los usuarios a quienes invitaste pueden comenzar a trabajar en el documento inmediatamente. Ya sea que les hayas otorgado las opciones para editar, leer o ver, pueden comenzar a trabajar dentro de la hoja.

Pero existe mucho más potencial para colaborar dentro de la hoja de cálculo. Veamos algunas de las herramientas de colaboración en Sheets:

1. Ve quién está trabajando

Una de mis herramientas favoritas de colaboración es simple. Puedes ver fácilmente cuando otros están trabajando dentro de la hoja de cálculo usando Sheets. En las esquina superior derecha verás iconos circulares para el avatar de cualquier persona que esté trabajando dentro de la hoja de cálculo.

Share Indicator Example
En la esquina superior derecha de la hoja activa, puedes ver el avatar del usuario activo que esté trabajando dentro de la hoja de cálculo en un momento dado.

Más allá de ver a los colaboradores que estén trabajando activamente dentro de la hoja de cálculo, también puedes abrir rápidamente una ventana de chat ad-hoc para comunicarte rápidamente con los colaboradores. Esta es una excelente manera de dejar una nota rápida en vez de agarrar el teléfono o terminar con un correo separado, y la mejor parte es que se encuentra dentro de Sheets.

Chat Windows Sheet Example
La ventana de chat se abre del lado derecho y puede ser usada para hacer intercambios rápidos con los colaboradores.

Para abrir un chat, haz clic en el icono de chat a la izquierda de Share (Compartir), como puedes ver en la captura de pantalla siguiente. Aparecerá un panel de mensajes, y cualquier mensaje que dejes será visto por cualquier persona que esté trabajando dentro de la hoja de cálculo en ese momento.

Una de mis herramientas favoritas de colaboración es la posibilidad de ver lo que están haciendo las personas dentro de una hoja de cálculo en un momento determinado. En la siguiente captura de pantalla puedes ver que hay cuadros de colores alrededor de las celdas que han sido seleccionadas activamente por los colaboradores. Todo lo que agreguen, cambien o actualicen puede ser visto en tiempo real.

Editor Boxes
Las celdas se iluminan con acentuados bordes de colores cuando los colaboradores están trabajando en ellas.

2. Examina los comentarios

Si estás usando Sheets para colaborar, puede ser que encuentres comentarios en tu hoja de cálculo con retroalimentación útil de tus colegas. Esta es una gran manera de dejar útiles comentarios para otras personas, incluso si no están trabajando dentro de la hoja de cálculo al mismo tiempo.

Me gusta usar los comentarios en Sheets como una forma de comunicación de dos vías. Si bien el chat puede ser usado para discusiones generales, los comentarios son perfectos para discutir celdas específicas con los colaboradores.

El ejemplo siguiente es un caso de uso ideal de un comentario. He dejado una observación para un colaborador con el propósito de confirmar una entrada clave, luego he respondido con un comentario separado.

Sheets Comments example
Usa comentarios en las hojas para intercambiar pensamientos específicos sobre las celdas y los datos de una hoja de cálculo.

Resumen y sigue aprendiendo

En este tutorial cubrimos la mejor manera de colaborar en Google Sheets. En realidad es muy sencillo incluir a otros usuarios en tu hoja de cálculo y trabajar juntos en los datos. Simplemente invita un par de usuarios ¡y comienza a trabajar en hojas de cálculo en conjunto!.

Sheets tiene mucho poder para gestionar datos, a pesar de que reside en tu navegador web. Estos son otros tutoriales que pueden fomentar tu creatividad con ideas para aprovechar Google Sheets al máximo:

¿Cómo usas las herramientas de colaboración en Sheets para trabajar con otros en tiempo real? cuéntame en los comentarios debajo de este artículo y comparte alguna característica favorita de Sheets con tus compañeros lectores de Tuts+.

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