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Gracias a Microsoft Word, casi cualquier persona puede producir documentos de oficina con un aspecto profesional.
Incluso si nunca antes has usado MS Word, descubrirás que solo te llevará unos minutos familiarizarte y sentirte cómodo con su interfaz y funciones básicas.
Nota: Utilizamos la plantilla de Factura de Elements para crear esta carta. Encuentra más plantillas geniales de Word en Envato Elements.
En este tutorial, te mostraré cómo escribir una carta comercial en MS Word. En el proceso, aprenderás las respuestas a lo siguiente:
- ¿Cómo crear un documento de Word?
- ¿Cómo se guarda un archivo en Microsoft Word?
- ¿Cómo abrir un nuevo archivo en MS Word?
- ¿Cómo se usa una plantilla de Word?
- ¿Cómo se copia un documento de Word?
Al final del tutorial, podrás crear tu propio documento con Microsoft Word.
Iniciando Microsoft Word
Comienza por iniciar Microsoft Word. Para usar Microsoft Word en línea, debes tener una cuenta de Office 365 (pagada).
Inicia sesión en tu cuenta, luego haz clic en Word.
Cómo iniciar Microsoft Word en una Mac
Si estás en una Mac, tienes varias opciones para iniciar Microsoft Word.
Opción 1. Iniciar en Finder
Ve a Aplicaciones, luego haz doble clic en Microsoft Word.
Nota: en este tutorial, estoy usando una Mac, así que esa es la interfaz que ves. Si estás en Windows, los pasos serán similares, aunque con diferentes nombres para diferentes aplicaciones e interfaces. Por ejemplo, Finder en una Mac es Windows Explorer o File Explorer en Windows, dependiendo de la versión que estés utilizando.
Opción 2. Iniciando Word desde la lupa
Inicia la lupa haciendo clic en el icono de búsqueda en la esquina superior derecha de la pantalla en tu Mac.
Se abre una barra de búsqueda en la lupa. Escribe "Word". Haz doble clic en la aplicación Microsoft Word que aparece en los resultados de búsqueda.
Cuando inicias Microsoft Word por primera vez, abres automáticamente un nuevo documento de Word en blanco. Desde aquí, puedes proceder a hacer tu carta comercial.
De lo contrario, cuando se te solicite, selecciona Nuevo > Documento en blanco > Crear.
Y así es como se crea un nuevo documento en MS Word.
Hacer una carta comercial a partir de una plantilla
Si deseas que tu documento tenga un diseño más elegante, la forma más rápida es comenzar con una plantilla de carta comercial para Word hecha por un diseñador profesional.
Word viene con sus propias plantillas integradas. Es posible que desees utilizar uno de estos. Pero ten en cuenta que muchos otros usuarios de Word pueden usar estas plantillas. Eso significa que puedes obtener un documento que se parece al de otra persona. Lo que quieres hacer es causar una buena impresión y destacar. La mejor manera de hacerlo es con una plantilla.
Podrías hacer una plantilla tú mismo. Pero, a menos que ya estés familiarizado con las funciones avanzadas de Microsoft Word, crear un diseño complicado te llevará mucho tiempo.
En esta sección, te mostraré cómo hacer una carta comercial a partir de una plantilla en Word. Estoy usando la plantilla Factura para Word de Envato Elements. Incluye una plantilla para una carta de presentación, que funcionaría bien con la carta comercial que estamos haciendo.
Paso 1. Descarga la plantilla
Guarda la plantilla en tu disco duro. Duplícalo, para que siempre tengas a mano los archivos originales. Estos serán útiles en caso de que desees volver a la versión original de la plantilla.
La mayoría de las plantillas premium incluyen un archivo de ayuda. Léelo para obtener instrucciones y consejos específicos del diseñador de la plantilla.
Paso 2. Abre la plantilla en Word
Inicia Microsoft Word, luego selecciona Abrir. Sigue el resto de las indicaciones para abrir el archivo de plantilla duplicado que creaste anteriormente.
Como solo necesito la plantilla de carta para Word, voy a eliminar la página con la factura. Ve a la página de la factura, luego haz clic en Editar > Seleccionar todo.
Presiona la tecla Eliminar en tu teclado. Ahora, solo la página de plantilla de carta permanece en el documento.
Reemplaza el texto del marcador de posición con el tuyo. Haz doble clic en los cuadros de texto para escribir tu propio texto. Es posible que tengas que hacer clic y arrastrar una esquina del cuadro de texto para agrandarlo y acomodar tu texto.
Elimina cualquier otro cuadro de texto y elementos gráficos que no quieras usar. Usa las herramientas de formato para aplicar estilos a tu texto y agrega una lista de viñetas, como aprendiste a hacer en la sección anterior. Finalmente, inserta tu logotipo.
Como no estamos usando la firma grande, hay un gran espacio en la mitad inferior de la carta. Para equilibrar la página, moví todo el cuerpo de la letra hacia abajo en la página.
Esta es la carta comercial hecha:
A continuación, te mostraré cómo hacer una carta comercial sin una plantilla.
Hacer una carta comercial desde cero
Si no necesitas una apariencia profesional para tu carta comercial o si es una carta personal, aún puedes hacer una carta comercial. Con un nuevo documento de Word en blanco abierto, escribe tu carta comercial.
¡Acabas de crear una carta comercial como un nuevo documento de Word! Como notarás, es muy simple.
Sin embargo, es posible que desees modificar la configuración predeterminada del documento en Word.
1. Cambiar los márgenes
Ve a Formato > Documento.
Cambia los márgenes como desees. Haz clic en Aceptar.
Resalta el texto cuya fuente deseas cambiar, luego haz clic en la flecha desplegable para la sección de fuente de la cinta de Microsoft Word. Desplázate hacia abajo en la lista de fuentes hasta encontrar la que deseas usar. Haz clic en él para aplicar la fuente al texto seleccionado.
Para cambiar el tamaño de fuente, selecciona el texto que deseas editar. Haz clic en la flecha desplegable de la sección de tamaño de fuente de la cinta (está al lado del selector de fuente). Haz clic en el tamaño de fuente que deseas aplicar.
3. Formatea el texto
Es fácil aplicar estilos de formato a tu carta comercial. Resalta el texto que deseas formatear. Luego, haz clic en cualquiera de los botones de formato en la cinta de Microsoft Word.
La sección de formato de texto de la cinta, que se muestra arriba, te permite aplicar una variedad de estilos y efectos en tu texto, incluido el cambio del color de la fuente. Desplázate sobre un botón para saber para qué sirve.
4. Agregar viñetas
Solo se necesita un clic para agregar una lista con viñetas en Microsoft Word. Ten en cuenta que cada elemento de la lista debe escribirse en una línea separada.
Para crear una lista de viñetas, selecciona los elementos para la lista. Haz clic en el botón Viñetas.
Esto aplica una viñeta básica en tu lista, con la configuración predeterminada para las sangrías.
Si deseas un carácter de viñeta diferente, después de seleccionar el texto de la lista, haz clic en la flecha desplegable junto al botón Viñetas. Elige un estilo de viñeta de la selección que aparece.
O haz clic en Definir nueva viñeta, luego selecciona un carácter de viñeta diferente.
Aquí, también puedes cambiar la posición de la viñeta y la posición del texto. Cuando hayas terminado, haz clic en Aceptar.
5. Inserta tu logotipo
¡Nuestra carta comercial se ve bien! Lo único que falta es nuestro logo.
Para agregar un logotipo en el encabezado de la carta, haz doble clic en la parte superior del documento. Esto abre el encabezado. Haz clic en el botón Imagen del archivo.
Busca el archivo del logotipo en tu computadora, luego haz clic en Insertar.
Para salir del encabezado, haz clic en la pestaña Encabezado y pie de página en la cinta. Luego selecciona Cerrar encabezado y pie de página.
El logotipo aparece atenuado cuando la sección Encabezado está cerrada. No te preocupes, se mostrará correctamente cuando imprimas la carta.
Después de mover todo el cuerpo de la letra hacia abajo para agregar espacio debajo del logotipo, nuestra carta comercial ahora se ve así:
Acabas de aprender cómo hacer una carta comercial desde cero con Microsoft Word.
¿Cómo se guarda un archivo en Microsoft Word?
¡Guarda siempre tu trabajo a medida que avanzas! De lo contrario, corres el riesgo de perder tu trabajo, si tu computadora se apaga o se bloquea inesperadamente. Esta sección es para ti si preguntas: "¿cómo se guarda un archivo en Microsoft Word?"
La forma más rápida es hacer clic en el botón Guardar en la parte superior de Microsoft Word.
O ve a Archivo > Guardar.
Alternativamente, ve a Archivo > Guardar como para hacer una copia del archivo.
Si estás guardando el archivo por primera vez, o si seleccionaste Guardar como, se te pedirá que le dés un nombre al archivo e indiques dónde guardarlo. Cuando termines de hacerlo, haz clic en Guardar.
También puedes configurar una ubicación predeterminada donde Word guardará tus archivos. Para configurar esto, ve a Word > Preferencias.
Haz clic en Ubicaciones de archivos.
Selecciona Archivos de Autorrecuperación, luego haz clic en Modificar...
Elige una ubicación en tu computadora donde desees guardar tus documentos de Word. Haz clic en Abrir.
La nueva ubicación aparece en Ubicaciones de archivos. Si es correcto, cierra este cuadro de diálogo haciendo clic en la X en la esquina superior izquierda.
A partir de este momento, los archivos que guardes se colocarán en la ubicación que especificó.
Hay otra forma de guardar tus archivos de Word. Microsoft Word Autoguardado guarda tu trabajo automáticamente cada pocos segundos. Para usar Microsoft Word Autoguardado, debes:
- tener una cuenta de Office 365
- iniciar sesión cuando usas Word
- guarda tu archivo en tu OneDrive
Para habilitar Microsoft Word Autoguardado, activa el botón Autoguardar en la esquina superior izquierda de la pantalla.
Cómo abrir un archivo en Word
Puedes abrir un archivo de MS Word guardado en una Mac de una de estas tres maneras:
Opción 1. Usar la lupa
Si recuerdas el nombre del archivo, puedes usar la lupa para buscar y abrir el archivo. Haz clic en el botón de la lupa en la esquina superior derecha de tu pantalla. Escribe el nombre del archivo en el cuadro de búsqueda de la lupa.
Cuando el archivo aparece en los resultados de búsqueda, haz doble clic en el nombre del archivo. El archivo se abre en MS Word.
Opción 2. Usa Finder
Inicia el Finder. Utiliza la barra de búsqueda para buscar el archivo o navega hasta el archivo yendo a su ubicación específica.
Haz doble clic en el nombre del archivo para abrir el archivo.
Opción 3. Usa Microsoft Word
Aquí se explica cómo abrir un documento guardado en MS Word.
Inicia Microsoft Word, luego haz clic en Reciente para ver una lista de los archivos en los que has trabajado recientemente. Haz doble clic en el archivo que deseas abrir.
O haz clic en Abrir. Ubica el archivo que deseas abrir en tu computadora o almacenamiento en la nube y selecciónalo. Haz clic en Abrir en la parte inferior del cuadro de diálogo.
Como puedes ver, puedes crear un documento impresionante en Microsoft Word, incluso si no eres diseñador gráfico, no quieres contratar uno o no quieres pasar horas haciendo un diseño creativo.
La respuesta es comenzar con una plantilla de Word premium. Envato Elements es una excelente fuente de plantillas de impresión gráfica para Microsoft Word. Si creas muchos documentos de Word, te encantarán las descargas ilimitadas que obtienes de Elements, todo por una pequeña suscripción.
Además de las plantillas, también obtienes descargas ilimitadas de fotos, gráficos, logotipos y fuentes. Es realmente un trato increíble.
Aquí hay una muestra de las plantillas de impresión para Word que puedes encontrar en Elements:
Plantillas20 plantillas de propuestas de negocios de MS Word para hacer tratos en 2019
CVs35 plantillas profesionales de curriculum vitae de MS Word con diseños simples para 2019
FacturaciónMás de 20 plantillas de diseño de facturas simples: hechas para Microsoft Word
Para aquellos que solo necesitan el documento único, GraphicRiver es otra fuente de plantillas sobresalientes para Word. Aquí, puedes encontrar plantillas de Word premium sobre una base de pago por uso. Esa es una opción económica para aquellos que no hacen muchos materiales impresos en Word.
Crea tu carta comercial en Microsoft Word
En este tutorial, aprendiste a crear un documento de Word en forma de carta comercial. Ahora sabes cómo guardar un archivo en Microsoft Word, así como también cómo abrir archivos nuevos y guardados. Incluso has adquirido habilidades básicas de formato de texto.
Has visto cómo crear un nuevo documento (como una carta comercial) en Word desde cero. O bien, puedes crear un nuevo documento con un diseño avanzado utilizando una plantilla para Word.
Si eres un comunicador poderoso que necesita producir varios documentos, busca en Envato Elements las plantillas sobresalientes para MS Word. Pero, si tus necesidades son pocas, entonces GraphicRiver puede ser el lugar más lógico para encontrar plantillas de Word.
