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Cuándo Necesitas Contratar un Contador para Microempresa

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Spanish (Español) translation by Javier Salesi (you can also view the original English article)

Cuándo se trata de contratar a un contador, muchos propietarios de microempresas formulan la pregunta equivocada.

El dinero con frecuencia es una limitante en los primeros días, y tienes que ser cuidadoso con cada centavo que gastas. Así que las personas frecuentemente preguntan, "¿Puedo darme el lujo de contratar a un contador?

Aunque esa no es la manera más útil de verlo. Realmente, una pregunta mejor es:"¿En qué punto contratar a un contador se paga por sí mismo?

Should you hire an accountant for your small business
¿Deberías contratar a un contador para tu microempresa? (origen de la gráfica)

Es verdad que, para cada microempresa con asuntos financieros muy sencillos, contratar a un contador puede ser un gasto innecesario. Pero conforme tu negocio comienza a crecer, la complejidad financiera y el número de reglas fiscales que tienes que cumplir puede rápidamente llegar a ser agobiante. En ésta situación, contratar a un contador se puede considerar menos un gasto y más una inversión que pagará dividendos rápidos.

Así que en éste tutorial te mostraré cómo puedes decir si estás en esa etapa para tu propio negocio. Cubriré lo que hacen los contadores de microempresas, los beneficios de contratarlos, cuánto cuesta un contador, y cómo puedes calcular si la inversión tiene sentido para tu negocio.

Al final, tendrás claro lo que un contador puede hacer por tu microempresa, y comprenderás los cálculos sencillos que puedes realizar para decidir si vale la pena contratar a uno.

1. ¿Qué Hace un Contador para Microempresa?

Primero que nada, ¿Qué hace un contador? ¿Qué clase de tareas pueden realizar para tu microempresa?

Veremos unos cuántos ejemplos específicos más adelante, pero hay una breve visión general de lo que un contador puede hacer para ayudar a tu microempresa:

Manejar Tus Impuestos

Ésta es quizá la principal tarea por la cuál los propietarios de microempresas acuden a un contador. Aún si puedes manejar la contabilidad diaria de tu negocio, averiguar tu responsabilidad fiscal puede ser una pesadilla.

Si contratas a un contador,puedes simplemente entregar tus registros y dejarlos que hagan todos los cálculos y llenen tu declaración al final del año. Un buen contador sabrá todas las reglas relevantes, así que puedes estar seguro que no vas a omitir nada.

Más allá de eso, un contador también puede ayudarte con cuestiones fiscales a lo largo del año. Por ejemplo, pueden aconsejarte sobre las implicaciones fiscales de varias decisiones empresariales, o ayudarte con la planeación fiscal, o asegurate que cumples con las regulaciones relevantes de los impuestos sobre las ventas en cada transacción.

Definir Presupuesto y Planeación

Sin embargo, un contador puede ayudarte con mucho más que los impuestos. Pueden ayudarte con algunos de las tareas de planeación fundamentales que necesitas completar para tu negocio.

Como lo mencioné en mi tutorial sobre elaborar un plan de negocio, un componente clave de planeación efectiva es crear un plan financiero detallado y realizar proyecciones realistas sobre como tu ingreso, flujo de efectivo y hoja de balance se verán en los próximos años, si alcanzas tus objetivos.

Ofrecí algún consejo sobre aglutinar un modelo financiero básico, en ese tutorial y en uno anterior:

Pero el proceso puede ser muy complejo, y si no estás cómodo con hojas de cálculo y las matermáticas, un contador puede probablemente hacerlo más rápida y efectivamente

Preparar Estados Financieras

¿Alguna vez escuchaste de estados financieros combinados? Esa es la cuenta de resultados, la hoja de balance, y estado de flujos de efectivo que compañías realizan al final de cada año para resumir su desempeño. Puedes descubrir más en nuestra serie sobre los fundamentos de estados financieros.

Un único comerciante o negocios muy pequeños pueden no tener que realizar éstos al principio, pero una vez que comienzas a crecer, puede ser necesario tenerlos, o simplemente puede ser útil tener los datos esenciales del negocio que ellos proporcionan. Un contador puede ayudarte a producir éstos estados. También pueden ayudarte a establecer tus sistemas correctamente para la contabilidad diaria:

Dar Consejo Empresarial

Un contador también puede darte un consejo empresarial más general. Si estás pensando expandirte hacia un nuevo mercado o comprar otra compañía, ellos pueden ayudarte a pensar a través de las implicaciones financieras de la inversión y decidir si es bueno para tu negocio.

Unas cuántas horas del tiempo de un contador puede realmente rendir frutos, al ayudarte a evitar costosos errores o a identificar oportunidades fascinantes.

2. ¿Cuánto Cuesta un Contador para una Microempresa?

Claro, el costo de contratar un contador para tu microempresa variará bastante dependiendo de tu locación, el tamaño de tu negocio, y el tipo de servicios que quieras.

Pero ayuda a tener una idea austera de lo que costará, así que aqui están unos ejemplos. Puedes encontrar información más especifica sobre el costo de tu situación particular al contactar a contadores en tu área y pedir cifras-daré consejos posteriormente en éste tutorial sobre cómo encontrar un contrador.

En Estados Unidos, de acuerdo a CostHelper, puedes esperar pagar entre $150 y $440 la hora por el tiempo de un contador para una microempresa. Eso podría sonar caro, pero si tus necesidades son muy sencillas, puedes no necesitar tantas horas. El sitio dice:

"El propietario de una tienda minorista establecida en Carolina del Norte con 12 empleados genera sus propios estados financieros mensualmente usando el software QuickBooks pero tiene un presupuesto de unos $300-$400 anualmente para dos horas de consulta con su contador."

En el Reino Unido, algunos contadores cobran tarifas fijas por servicios definidos. Por ejemplo, SJD Accountancy, que se especializa en contabilidad para contratistas, cobra 120 libras esterlinas al mes más VAT por un servicio completo, incluyendo consultas personales ililmitadas. KPMG Small Business cobra 145 libras esterlina al mes más VAT por el paquete básico.

Si sólo quieres un servicio particular, como hacer la declaración de impuestos, debería ser más barato. Por ejemplo, Ainsworth & Co da un estimado de 100 a 200 libras esterlinas más VAT para completar una simple declaración de impuestos Self Assessment. Preparar y entregar un sencilla conjunto de cuentas costará desde 600 libras esterlinas más VAT.

3. Cómo Calcular Si Vale la Pena Contratar a un Contador

Así que ¿Cómo sabes si contratar a un contador se pagará por si mismo?

En la sección previa, te dí algunas estimaciones austeras del costo de contratar un contador. Variará, claro, asi que recomiendo contactar a unos cuántos contadores en tu área y preguntarles cifras basadas en tu propia situación y lo que necesitas. Recaba diferentes cifras, como lo harías con cualquier otro servicio, y compara los precios y el nivel de servicio con respecto a la oferta.

El próximo paso es calcular cúanto tiempo tú o un miembro de tu personal pasará haciendo tareas de contabilidad ahora mismo. Manten un seguimiento del tiempo que has pasado haciendo todas tus cosas en el ejercicio anterior, que te haga evaluar dejar el trabajo contable en manos de un contador. No olvides considerar tiempo por arreglar errores, comunicarse con las autoridades fiscales, etc.

Luego decide cúanto de tu tiempo vale la pena-generalmente basado en cuánto podrías ganar o cúanto valor pudieras añadir a tu negocio al hacer otra cosa.

Por ejemplo, digamos que pasas 15 horas en total en preparar tu declaración de impuestos anual, y tu valoras tu tiempo en $50 la hora. Entoces el costo total de preparar tu declaración de impuestos tu mismo sería:

El costo de preparar la declaración de impuestos = $50 x 15 = $750

Así entonces la ecuación es sencilla. Si costará menos de $750 contratar a un contador, terminarás ahorrando dinero al hacer eso. Si el contador costará más de $750, no.

Aún si el contador cuesta más que si lo hicieras tu mismo, todavía puedes decidir contratar a un contador por algunos de los otros beneficios, que veremos en la siguiente sección. Si el contador cuesta menos, entonces no hay que pensarlo.

4. Cómo Te Puedes Beneficiar de Contratar un Contador

Más allá de la simple ecuación financiera de si es más barato tercerizar que hacer tu mismo tu contabilidad, hay varios beneficios de contratar un contador que pueden ayudar a inclinar la balanza más hacia la tercerización.

Identificar los Ahorros Fiscales

Un buen contador no sólo toma la carga de preparar una declaración de impuestos, sino también puede a veces ahorrarte dinero en tu cuenta fiscal.

Las leyes fiscales son complejas, después de todo, y puede haber deducciones especiales o exenciones que desconoces. O quizá al estructurar tu negocio o tus transacciones de manera diferente, puedes hacer negocios de una manera más eficiente con respecto a los impuestos.

Evitar Penalizaciones

Las microempresas pueden fácilmente ser afectadas con dolorosas penalizaciones por no cumplir con relevantes regulaciones fiscales, al cometer errores en la declaración de impuestos, o al no cumplir con las fechas de vencimiento. Con un contador calificado, deberías definitivamente no estar incurriendo en éstas penalizaciones.

Ahorrar Tiempo

¿Recuerdas todas esas horas que calculaste en la última sección? Al liberarlas, puedes destinarlas a otras actividades empresariales que pueden ser de magnífico beneficio para tu negocio. También puedes tener mayor libertad y concentración mental, sin todas esas preocupaciones contables dándote vueltas en la cabeza.

Ayudarte a Crecer

Como lo mencioné antes, los contadores pueden dar un consejo empresarial más general. Con frecuencia estarás trabajando con el mismo contador por años, así que conocerán tu negocio y podrán ofrecer una perspectiva informada sobre tus decisiones. Ellos pueden ayudarte a tomar las medidas correctas y generar crecimiento y rentabilidad.

Hacerte Más Efectivo en Otras Situaciones

Los contadores pueden ayudarte con otras muchas tareas importantes en tu negocio. Si estás volviendo a elaborar un plan de negocio, pueden ayudarte a hacerlo bien y ofrecer proyecciones financieras realistas. Si estás decidiendo en la estructura legal correcta, pueden aconsejarte sobre las ventajas y desventajas de cada una y ayudarte a decidir. Si estás comprando o vendiendo un negocio, o realizando inversiones importantes, o tratando de asegurar financiamiento, ellos pueden ayudarte durante cada uno de estos proyectos principales.

6. Cómo Encontrar un Buen Contador para Microempresa

Si has decidido contratar a un contador, quieres estar seguro que estás contratando al indicado.

Un buen lugar para comenzar cuándo se busca a un contador es la asociacion de contadores de tu país. Muchos de ellos tienen herramientas de búsqueda online, y obtienes el beneficio añadido de asegurar que el contador que encuentres es debidamente calificado y es miembro de ésta asociacion.

En Esados Unidos, por ejemplo, puedes visitar el sitio web del American Institute CPAs, que incluye enlaces a la asociación de tu estado. Si quieres consultar las credenciales de un proveedor particular, puedes visitar CPA Verify.

En Reino Unido, el Instituto de Contadores Públicos de Inglaterra y Gales ofrece una sencilla función de búsqueda online dónde puedes encontrar un miembro de la firma cerca de tí ingresando tu código postal.

Cúando has encontrado algunos posibles contadores, recibido cifras, y decidido algunos candidatos probables, no olvides realizarles unas cuántas preguntas para asegurarte de que son los indicados para tí. El contador público Greg Atkinson efectúa algunas sensacionales sugerencias, y siempre puedes agregar tus propias preguntas basadas en tus necesidades e inquietudes específicas. Puedes esar trabajando con tu contador por muchos años, así que asegúrate que es una relación que sea adecuada para tí desde el principio.

Próximos Pasos

Espero que hayas encontrado útil éste tutorial. Si he hecho mi trabajo correctamente, ahora deberías tener claro lo que hace un contador, y deberías estar consciente de algunas situaciones particulares en las que un contador puede ser útil para tu microempresa.

También deberías tener una idea superficial de lo que cuesta un contador y estar listo para buscar uno. Y, lo más importante, estás equipado para tomar la decisión de contratar un contador basado en los cálculos reales y no en suposiciones.

Si tienes alguna pregunta o te gustaría compartir información extra con otros lectores, por favor deja un comentario abajo, o visita los foros.

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