Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa (you can also view the original English article)
Si eres usuario de Microsoft Excel, no pasará mucho tiempo antes de que tengas muchos libros de trabajo diferentes llenos de hojas de cálculo importantes. ¿Qué sucede cuando necesitas combinar estos múltiples libros de trabajo entre sí, de manera que todas las hojas estén en el mismo lugar?
Excel puede ser difícil en ocasiones porque es muy poderoso. Tú sabes que lo que quieres hacer es posible, pero quizá no sepas cómo lograrlo. En este tutorial, te mostraré varias técnicas que puedes usar para combinar hojas de cálculo de Excel.
Cuando necesites combinar múltiples hojas de cálculo, no copies y pegues los datos de cada hoja manualmente. Existen muchos atajos que puedes usar para ahorrar tiempo al combinar libros de trabajo, y te mostraré cuál es el adecuado para cada situación.
Mira y aprende
El screencast a continuación te mostrará cómo combinar hojas de Excel en un solo libro de trabajo unificado. Te enseñaré a usar PowerQuery (también llamado Get & Transform Data (Obtener y transformar datos)) para reunir datos de múltiples libros de trabajo.
Importante: las direcciones de correo electrónico usadas en este tutorial son ficticias (han sido generadas aleatoriamente) y no tienen como objetivo representar ninguna dirección de correo electrónico real.
Sigue leyendo para ver las instrucciones escritas. Como siempre, Excel cuenta con múltiples formas de lograr esta tarea, y la forma en la que trabajes con tus datos determinará cuál es el mejor enfoque.
1. Cómo mover y copiar hojas (el método más simple)
El método más sencillo para combinar hojas de cálculo de Excel es simplemente tomar la hoja completa y copiarla de un libro de trabajo a otro.
Para hacer esto, comienza abriendo ambos libros de trabajo de Excel. Después, ve al libro de trabajo del que quieras copiar varias hojas.
Ahora, presiona Control (o Comando en Mac) en tu teclado y haz clic en todas las hojas que quieras copiar a un libro de trabajo separado. Notarás que, al hacer esto, las pestañas aparecerán resaltadas.
Ahora, simplemente haz clic con el botón derecho y elige Move or Copy (Mover o copiar) en el menú.
En la ventana emergente Move or Copy (Mover o copiar), lo primero que querrás hacer es seleccionar el libro de trabajo al que quieras mover las hojas. Elige el nombre del archivo del menú desplegable "To book" ("Al libro").
Además, puedes elegir en dónde se deben colocar las hojas en el nuevo libro de trabajo, en términos de su secuencia. El menú Before sheet (Antes de la hoja) controla en dónde se insertarán las hojas de forma secuencial en el libro de trabajo. Siempre puedes elegir (move to end) ((mover al final)) y volver a secuenciar el orden de las hojas posteriormente según sea necesario.
Finalmente, es opcional marcar la casilla Create a copy (Crear una copia), que duplicará las hojas y creará una copia separada de ellas en el libro de trabajo al que estés moviendo las hojas. Una vez que presiones OK, verás que las hojas que copiamos se encuentran en el libro de trabajo combinado.
Este enfoque tiene algunas desventajas. Si sigues trabajando con dos archivos separados, estos no están "sincronizados". Si realizas cambios al libro de trabajo original del que copiaste las hojas, estas no se actualizarán automáticamente en el libro de trabajo combinado.
2. Prepárate para usar las herramientas Get & Transform Data (Obtener y transformar datos) para combinar hojas
Excel tiene un conjunto de herramientas increíblemente poderoso que a menudo se denomina PowerQuery. A partir de Excel 2016, este conjunto de herramientas recibió el nuevo nombre Get & Transform Data (Obtener y transformar datos).
Como el nombre sugiere, este es un conjunto de herramientas que te ayuda a recopilar datos de otros libros de trabajo y unificarlos en un solo libro.
Además, esta herramienta es exclusiva de Excel para Windows. No la encontrarás en las versiones para Mac ni en la edición para el navegador web de la aplicación de Microsoft.
Antes de que comiences: verifica los datos
La parte más importante de este proceso es verificar tus datos antes de que comiences a combinarlos. Los archivos deben tener el mismo diseño con respecto a la estructura de los datos, deben tener las mismas columnas. No puedes combinar fácilmente una hoja de cálculo de cuatro columnas con una de cinco columnas, ya que Excel no sabrá en dónde colocar los datos.
A menudo te encontrarás en la necesidad de combinar hojas de cálculo al descargar datos de sistemas. En ese caso, es mucho más fácil asegurarte de que el sistema del que estés descargando los datos esté configurado para descargar la información en las mismas columnas en cada ocasión.
Antes de descargar datos de un servicio como Google Analytics, yo siempre me aseguro de estar descargando el mismo formato de informe cada vez. Esto garantiza que pueda trabajar fácilmente y combinar múltiples hojas de cálculo entre sí.
Ya sea que estés extrayendo datos de un sistema como Google Analytics, MailChimp o un ERP como SAP u Oracle que impulsan a grandes empresas, la mejor manera de ahorrar tiempo es asegurarte de que estés descargando los datos en un formato común.
Ahora que ya hemos verificado nuestros datos, es momento de adentrarnos en el aprendizaje de cómo combinar hojas de Excel.
3. Cómo combinar hojas de Excel en una carpeta llena de archivos
En algunas ocasiones, he tenido una carpeta llena de archivos que necesito combinar en un solo archivo unificado. Cuando tienes docenas, o incluso cientos de archivos, abrirlos uno por uno para combinarlos simplemente no es posible. Aprender esta técnica puede ahorrarte docenas de horas en un solo proyecto.
Nuevamente, es crucial que los datos tengan el mismo formato. Para comenzar, es útil colocar todos los archivos en la misma carpeta, para que Excel pueda monitorearla fácilmente con el fin de detectar cambios.
Paso 1. Dirige a Excel a la carpeta con los archivos
En la ventana emergente, querrás especificar una ruta a la carpeta que contiene tus libros de trabajo de Excel.
Puedes navegar a esa ruta, o simplemente pegar la ruta a la carpeta que contenga tus libros de trabajo.
Paso 2. Confirma la lista de archivos
Después de mostrar a Excel en dónde están almacenados los libros de trabajo, aparecerá una nueva ventana que muestra la lista de archivos que estás listo para combinar. En este momento solamente estás viendo metadatos sobre los archivos, y no los datos en su interior.
Esta ventana simplemente muestra los archivos que van a ser combinados con nuestra consulta. Verás el nombre del archivo, el tipo y las fechas de acceso y modificación. Si algún archivo no aparece en esta lista, confirma que todos los archivos estén en la carpeta y vuelve a intentar el procedimiento.
Para avanzar al siguiente paso, haz clic en Edit (Editar).
Paso 3. Confirma la combinación
El siguiente menú ayuda a confirmar los datos del interior de tus archivos. Dado que ya hemos verificado que los datos tengan la misma estructura en nuestros múltiples archivos, simplemente podemos hacer clic en OK en este paso.
Paso 4. Cómo combinar hojas de Excel con un clic
Ahora aparece una nueva ventana con la lista de los archivos que estamos listos para combinar.
En esta etapa todavía estás viendo metadatos sobre los archivos, y ahora los datos en sí. Para solucionar eso, haz clic en la doble flecha del menú desplegable de la esquina superior derecha de la primera columna.
¡Listo! Ahora verás los datos reales del interior de los archivos combinados en un solo lugar.
Desplázate por los datos para confirmar que todas tus filas estén ahí. Observa que el único cambio con respecto a tus datos originales es que el nombre de archivo de cada archivo fuente se encuentra en la primera columna.
Paso 5. Cierra y carga los datos
Aunque no lo creas, básicamente hemos terminado de combinar nuestras hojas de cálculo de Excel. Los datos se encuentran en el Query Editor (Editor de consultas) por ahora, así que vamos a necesitar "enviarlos de vuelta" a la versión de Excel normal para poder trabajar con ellos.
Haz clic en Close & Load (Cerrar y cargar) en la esquina superior derecha. Verás los datos terminados en una hoja de cálculo normal de Excel, listos para ser revisados y trabajar con ellos.
Imagina usar esta herramienta para incluir múltiples archivos de diferentes miembros de tu equipo. Elige una carpeta en la que cada uno de ustedes pueda almacenar archivos, y luego combínalos en un archivo cohesivo con esta herramienta en tan solo unos cuantos minutos.
Resumen y sigue aprendiendo
En este tutorial aprendiste varias técnicas sobre cómo combinar hojas de Excel. Cuando tienes muchas hojas que necesitas unir entre sí, usar uno de estos enfoques te ahorrará tiempo ¡para que puedas volver a la tarea que tengas en manos!
Consulta algunos de los otros tutoriales para mejorar tus habilidades en Excel. Cada uno de estos tutoriales te enseñará un método para llevar a cabo tareas en menos tiempo en Microsoft Excel.
Microsoft ExcelCómo crear una factura en Excel rápidamente (a partir de una plantilla)
Microsoft ExcelCómo convertir columnas a filas en Excel con Power Query
Microsoft ExcelCómo vincular entre sí tus datos contenidos en libros de trabajo de Excel
¿Cómo combinas libros de trabajo de Excel? Cuéntame en la sección de comentarios a continuación si tienes alguna preferencia con respecto a estos métodos, o una técnica propia que tú uses.
