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Cómo contratar a tus primeros empleados

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Build a Culture of Diversity and Inclusion in Your Workplace

Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)

En un tutorial reciente revisamos el arte de la delegación, y vimos que porqué es una habilidad tan crítica de dominar para emprendedores y dueños de negocios.

¿Pero y qué si no tienes a nadie para delegar?

En éste tutorial veremos cómo puedes contratar a tus primeros empleados. Si hasta ahora has estado trabajando solo, traer a un equipo de tiempo completo será un gran paso y puede ser difícil saber dónde empezar. Así que te llevaremos a través del proceso de encontrar y reclutar buena gente para ayudar a crecer tu negocio.

Aprenderás cómo identificar buenos candidatos, cómo entrevistarlos y seleccionar a la gente adecuada, cómo deducir qué ofrecer en términos de paga y beneficios, y cómo navegar algunos requerimientos regulatorios como formas de impuestos y números de identificación de empleo.

1. Encontrando a la Gente Correcta

Reclutar es una habilidad, como cualquier otra. En grandes compañías, es manejado por profesionales de RH, pero si apenas estás empezando, tendrás que hacerlo tú mismo. Aquí hay algunos indicadores.

Sé Claro Sobre lo que Necesitas

Si te estás sintiendo abrumado, puede ser tentador apresurarte en poner un anuncio de empleo, para tener ayuda lo más rápido posible. Pero si te tomas un tiempo para definir exactamente lo que estás buscando, valdrá la pena, no sólo ayudándote a encontrar a la persona indicada, sino también asegurando que esa persona está contenta y es productiva en el nuevo trabajo.

¿No estás convencido de que vale la pena el esfuerzo? Revisa éste artículo Quartz, en el cuál el reclutador de Silicon Valley Scott Purcell dice que las descripciones de puesto pobremente escritas dañan tanto a empleadores como a solicitantes al puesto.

“Muchas veces cuando las compañías escriben descripciones de puesto, incluyen todo lo que sueñan con tener,” dijo Purcell. “Es una lista de cosas que necesitan, después cosas que quieren usar en el futuro o están pensando en usar. Ellos ponen todo lo que está en su ambiente, toda clase de tecnología.”

Pero cuando pones una descripción de puesto pobremente pensada, desalientas a buenos candidatos para aplicar, simplemente porque carecen de una habilidad en particular o experiencia que tal vez ni siquiera era importante.

Así que haz una lista de todo lo que haces y con lo que necesitas ayuda. Remítete a nuestro tutorial de delegación si necesitas ayuda con eso. Después haz una lista corta y simple de habilidades base sin las que realmente no puedes trabajar. Olvida el resto.

Vende el Puesto

Aunque se llama “oferta” de empleo, muchas compañías no se toman la oportunidad para venderse. Prestan más atención a la parte del “empleo”, describiendo a detalle cada aspecto del puesto y sus responsabilidades.

Mientras que es bueno dar información sobre lo que el puesto implica, también necesitas hacerlo sonar emocionante, dice el consejero de pequeños negocios Evan Horowitz.

“No hay manera más rápida para aburrir a un prospecto que una mundana lista de deberes,” dice. “Explica el puesto de manera que resaltes lo que es grandioso acerca del trabajo. ¿Qué tienen la oportunidad de hacer? ¿Por qué este puesto es importante para la compañía? ¿Qué oportunidades de crecimiento pudiera haber? Entra en la mente del tipo de persona que estás contratando.”

Enfócate

Si quieres encontrar a los mejores candidatos, es importante convocar en una red amplia. Pero debido a que serás el que esté revisando currículos, también es importante ser inteligente sobre dónde y cómo anuncias.

Grandes sitios como Monster.com o Careerbuilder.com pondrán muchas vistas en tu anuncio y puede que generen algunos buenos candidatos, pero probablemente también tendrás que revisar algunos solicitantes menos aptos.

TEntre más enfocado estés, tendrás más posibilidades de generar no sólo currículos, sino los currículos correctos. Piensa en blogs o sitios “nicho” en donde tu candidato ideal pasaría tiempo. Muchos de estos sitios tendrán bolsas de trabajo en las que te puedes anunciar y tendrás una buena oportunidad de encontrar a la persona indicada.

También puedes usar redes sociales, si lo haces inteligentemente. Una encuesta reciente encontró que:

  • 93% de los reclutadores actualmente usan o planean usar redes sociales para apoyar sus esfuerzos de reclutamiento.
  • 73% planeó incrementar su inversión en reclutamiento social en 2014.
  • 73% ha contratado candidatos satisfactoriamente por medio de redes sociales, siendo el 79% de esas contrataciones a través de LinkedIn, 26% vía Facebook y 14% vía Twitter.

La ventaja de sitios como LinkedIn es que llegas a un enorme número de personas, pero de manera muy dirigida. Puedes encontrar rápidamente gente con habilidades particulares y experiencia e instantáneamente ver que es lo que dicen acerca de ellos mismos. Después contactarlos directamente.

Y tampoco olvides la vieja usanza: simplemente pregunta por ahí. Ésta es una manera inherentemente enfocada de buscar un candidato, porque la gente en tu red personal y profesional deberían tener un buen entendimiento de quién eres y que tipo de persona estás buscando, y serán capaces de hacer recomendaciones útiles.

Cual sea el método que uses, sigue consultando tu lista inicial de habilidades mientras juzgas las solicitudes y creas una lista corta de personas a entrevistar.

2. Cómo Entrevistar

Es posible que hayas sido un candidato en entrevistas de trabajo anteriormente, pero conducirlas es una habilidad completamente diferente. Esto es lo que deberías preguntar y unas cuantas cosas que definitivamente no deberías preguntar.

Cómo Prepararse

Todos saben que los candidatos deberían prepararse para una entrevista de trabajo exhaustivamente e investigando mucho. Lo que es menos sabido es que los empleadores deben hacer lo mismo.

Si hojeas el currículo de la persona justo antes de la entrevista y después haces un montón de preguntas genéricas, obtendrás un montón de preguntas genéricas. Una entrevista de trabajo es una oportunidad de conocer a la persona con las que podrías estar trabajando a diario, así que vale la pena invertir tiempo extra para obtener más de ello.

Si la persona es activa en línea, lee sus perfiles de redes sociales, entradas de blog y busca ideas más allá de lo que está en el currículo. Después podrás hacer preguntas inteligentes que se enfoquen en proyectos específicos en los que han trabajado o retos específicos que hayan afrontado.

Si la persona no tiene una presencia en línea fuerte, aún puedes investigar las compañías para las que ha trabajado y las cosas que ha hecho para que puedas encontrar alguna guía para preguntas de entrevista individualizada.

Esto puede parecer mucho trabajo, pero para esta etapa ya deberías haber acortado tu lista de candidatos a un número manejable, así que vale la pena tomar un poco de tiempo para sacar lo máximo de cada entrevista.

Qué Preguntar

Hay muchas estrategias para entrevistar y la que elijas dependerá de lo que estés buscando.

Si quieres conocer gente personalmente y ver cómo encajan, por ejemplo, entonces una aproximación informal y relajada debería funcionar. Pero si quieres ver como manejan la presión tus candidatos, tal vez quieras hacer preguntas más duras y ponerlos en jaque.

Es bueno mezclar preguntas objetivas con preguntas de comportamiento más amplias y abiertas. Así que tal vez debas preguntar algunos detalles acerca de la experiencia de la gente y cómo han manejado proyectos específicos en los que estés interesado y después indagar en eso con preguntas más amplias sobre como abordarían ciertas situaciones de trabajo o cómo han sido los errores más grandes de su carrera.

Sin importar que estrategia utilices, la clave es adaptar tus preguntas a la lista que hiciste en la sección uno. Tus preguntas deberán revelar tanto como sea posible sobre la habilidad del candidato para que te de lo que estás buscando.

Qué No Preguntar

Hemos cubierto algunas preguntas útiles que podrías hacer, ¿pero que tal las que no hay que hacer? Hay una sorprendentemente larga lista de preguntas que simplemente están fuera de lugar en una entrevista de trabajo. Si haces estas preguntas, podrías estar quebrantando la ley de los E.U. (y otros países tienen reglas similares, así que revisa tu situación local).

La idea de estas reglas es asegurar igualdad de condiciones para todos los candidatos y prevenir la discriminación. Aquí hay unas cuantas cosas sobre las que no puedes preguntar, según el abogado laboral Matthew R. Grabell:

  • Organizaciones privadas a las que él o ella pertenecen
  • Afiliaciones religiosas
  • Fecha de Nacimiento (excepto cuando esa información es solicitada para satisfacer los requerimientos de edad mínima)
  • Linaje, ascendencia, origen nacional, descendencia, parentesco o nacionalidad
  • Nombres y direcciones de parientes más que la pareja e hijos dependientes
  • Sexo o estado marital
  • Altura o peso, a menos que puedas demostrar que esa información está justificada por la necesidad del negocio
  • Discapacidades físicas o mentales

En algunos casos, podría haber preguntas similares que podrías hacer y que te pondrán en el lado correcto de la ley: Kettering University ha compilado una lista de 30 preguntas de entrevista que no puedes hacer, con alternativas legales. Pero recuerda que las leyes están ahí por una razón y acepta que hay algunas cosas acerca de tu empleado potencial que simplemente no tienes el derecho de saber.

3. Arma Tu Oferta

Puede ser difícil saber que ofrecer en términos de paga y beneficios. Si estás contratando a tu primer empleado, tal vez no estés seguro incluso de cuanto puedes permitirte para pagar un salario competitivo. Simplemente añadir a un miembro del equipo será probablemente un gasto mayor en ésta etapa temprana.

El primer paso es tener un panorama claro de tu situación financiera y algunas proyecciones realistas de cómo esperas que se desarrollen las cosas en los años por venir. Si necesitas ayuda con esto, revisa nuestro tutorial Bookkeeping 101 o este sobre métricas claves para medir la rentabilidad.

Si estás teniendo una ganancia saludable de la que puedes permitirte pagar el salario de una persona adicional, eso es grandioso. Pero muchos pequeños negocios no están en una posición tan afortunada. Deberías contratar a alguien antes de que realmente puedas pagarlo, razonando que tu nuevo empleado traerá negocios extra con los que puedes pagar su salario.

Pero si haces esto, asegúrate de que es un riesgo calculado, no un salto de fe. Haz tus cuentas y trata de hacer predicciones realistas de cuanto puedes esperar ganar. Si la nueva contratación te costará $50,00 al año, ¿Cuántos nuevos clientes necesitarías atraer para hacer que la contratación valga la pena? ¿Es eso factible?

También ten en mente que además del salario base de la nueva persona, tendrás que deducir otros costos, como equipo, beneficios, seguro, etc. El experto en RH citado en éste artículo de CNN sugiere que los dueños de negocios deberían esperar que los nuevos empleados cuesten un 25% o 30% adicional a su salario base.

Cuando haz averiguado lo que puedes gastar, es tiempo de ver como se ajusta eso a lo que los competidores están ofreciendo para puestos similares. Hay muchas calculadoras en línea para ayudarte a deducir el salario promedio para un tipo particular de trabajo. Unos cuantos ejemplos:

También revisa ofertas de empleo de otras compañías para ver lo que están ofreciendo en términos de gratificaciones y beneficios. Aunque el salario es importante, no lo es todo. Cosas como beneficios atractivos, un buen ambiente de trabajo y horarios flexibles pueden hacer tu oferta mucho más competitiva.

4. Apégate a las Reglas

¡Felicidades! Tu candidato ideal ha aceptado tu oferta. Así que es tiempo de empezar a comprar un nuevo conjunto de mobiliario de oficina, ¿cierto?

No tan rápido. Si sólo estás empleando contratistas en línea, las cosas son bastante simples, pero cuando aceptas miembros permanentes del equipo, hay algunos requerimientos regulatorios de los que debes estar consciente. Es importante asegurarte de que tienes todo el papeleo listo para que no tengas problemas con ninguna regla.

En esta sección, veremos algunas de las cosas principales que tienes que hacer como dueño de un negocio de los E.U. cuando contratas nuevos empleados. Si estás establecido en cualquier otra parte del mundo, tus reglas locales serán diferentes, por supuesto. E incluso dentro de los E.U., diferentes estados tienen sus propias regulaciones.

Así que ve esto como una guía general de qué puedes esperar, pero claro consulta con las agencias de gobierno correspondientes para saber que reglas aplican en tu área.

Comprobar Elegibilidad

¿Tu nuevo empleado es elegible para trabajar en los E.U.? Como dueño de un negocio, es tu obligación legal revisar.

El empleado debe llenar la Forma I-9, de IRS, dando detalles completos de su estado migratorio y tú debes “examinar físicamente cada documento original que el empleado presente para determinar si de manera razonable parece ser genuino y se relaciona con la persona que lo presenta”.

La forma misma proporciona detalles sobre que documentos exactamente necesita proveer el miembro del equipo y lo que tú mismo debes revisar. Léelo cuidadosamente para asegurarte de que estás siguiendo las reglas.

Prepárate Para los Impuestos

Necesitarás retener impuestos de los cheques de tus empleados y entregarlos al IRS, probablemente también a tu autoridad estatal de impuestos.

El primer paso es obtener un Employer Identification Number (EIN, Número de Identificación de Empleador), si no tienes ya uno. Ese es el número que usarás en declaraciones de impuestos y otros documentos. Ahora puedes aplicar por uno en línea en el sitio web de IRS.

El empleado debe entonces llenar la Forma W-4 sde IRS para que puedas retener la cantidad correcta de impuestos de cada cheque y debes establecer un sistema de nómina que te permita asegurar que se procesa correctamente.

TDespués necesitarás llenados regulares para mantener a IRS actualizado en cuantos impuestos has retenido. Para más información, revisa esta página de IRS Q&A o esta guía de IRS para contratar empleados.

Obtén Un Seguro

Si tienes personal trabajando en tu tienda, oficina u otro lugar de negocios, necesitas un seguro. De acuerdo con la Small Business Administration:

Todo negocio con empleados es requerido para llevar la cobertura de compensación del seguro de los trabajadores a través de un proveedor comercial, en un fundamento auto-asegurado o mediante su programa estatal de Compensación de Seguro de los Trabajadores.

TPara aprender más sobre el seguro de compensación de los trabajadores y otros requerimientos regulatorios cuando se contrata personal en los E.U., lee esta guía SBA para la Ley Laboral y de Empleo.

Siguientes Pasos

Así que sabes cómo encontrar buenos candidatos para tu trabajo, cómo conducir la entrevista y armar una oferta competitiva y cómo asegurarte de que estás siguiendo las reglas en tu jurisdicción.

El siguiente paso es comenzar. Ten claro lo que estás buscando en un candidato, haz una lista corta y enfocada de habilidades y cualidades, y después crea un anuncio de empleo tentador y ponlo en los lugares correctos. Pronto tendrás a un grupo de candidatos calificados y podrás comenzar el proceso de contratar exactamente a la persona indicada para llevar a tu negocio al siguiente nivel.

Recursos

Crédito Gráfico: Identification-Badge diseñado por Francesco Terzini del Noun Project.

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