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Cómo Proteger Hojas y Bloquear Celdas en Hojas de Cálculo de Google

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Difficulty:IntermediateLength:ShortLanguages:
This post is part of a series called How to Use Google Sheets (Essential Tutorial Guide).
How to Sort & Filter Spreadsheet Data in Google Sheets
How to Link Spreadsheets & Share Data in Google Sheets

Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)

¿Por qué la seguridad de hojas de cálculo de Google es importante? Ya sea que los cambios sean a propósito o accidentales, la mejor manera de prevenirlos es implementar controles en la hoja de cálculo que deje a tus datos bloqueados a cambios.

En este tutorial, aprenderás cómo bloquear celdas en Hojas de Cálculo de Google. También aprenderás protección de hojas para asegurar que los datos críticos nunca sean removidos de tus hojas de cálculo. Iniciemos.

How to Protect Workbooks in Sheets icon

¿Por Qué Proteger Tus Hojas de Cálculo?

Si quieres controlar quién puede acceder a la hoja de cálculo, necesitas pensar en permisos de hoja de cálculo de Google. Para Hojas de Cálculo, eso significa que puedes controlar quién tiene un enlace para ver o editar el libro de trabajo.

Pero también puedes proteger las Hojas de Cálculo y libros de trabajo para controlar los cambios que pueden ser realizados a la hoja de cálculo. Ese es el objetivo de este tutorial, y aquí están algunas razones de por qué deberías querer hacer eso en vez de solo prevenir el acceso a la hoja de cálculo completa:

  • Muchas hojas de cálculo están estructuradas con celdas de "entrada" en donde estableces variables clave, y otras celdas de cálculo que están basadas en esas entradas. En esos casos, mantener la entrada protegida tiene sentido.
  • Si vas a compartir tu hoja de cálculo con una gran audiencia, es de ayuda si puedes "poner a prueba" la Hoja bloqueando celdas clave y asegurando que no sean modificadas por accidente.
  • En general, las hojas de cálculo contienen frecuentemente cálculos importantes que querrás asegurar estén protegidos de ediciones no deseadas para conservar la integridad de los cálculos.

Cualquiera de esas es razón suficiente para aprender protecciones de celdas de Hoja. Veamos cómo funcionan esas características.

Cómo Proteger Hojas de Google (Mira y Aprende)

Recorramos las técnicas clave para proteger celdas en una hoja de cálculo de Google en este video tutorial. Me verás aplicar algunas herramientas de protección para asegurar que no se hagan cambios inesperados a tus hojas de cálculo.

En este tutorial, vas a ver que hay realmente dos aproximaciones únicas para agregar protecciones de hoja de cálculo:

  • Puedes proteger ciertas celdas y rangos, lo cuál es útil cuando quieres dejar que el usuario haga cambios a la mayoría de la hoja de cálculo pero bloquear ciertas celdas.
  • Puedes proteger la hoja de cálculo entera, con la opción para establecer celdas específicas que dejarás que edite el usuario.

Sigue leyendo para una guía (incluyendo capturas de pantalla) para aplicar todas estas técnicas y más.

Cómo Bloquear Celdas en Hojas de Cálculo de Google

Algunas veces, solo es un cierto conjunto de celdas el que quieres bloquear en una hoja de cálculo. En esos casos, aquí está cómo bloquear celdas (específicas) en Hojas de Cálculo de Google.

Primero, comienza resaltando una celda o rango de celdas que quieras proteger. Después, ve al menú Datos > Hojas y rangos protegidos para comenzar a proteger estas celdas. Mira el ejemplo de abajo para la opción del menú.

How to Protect Cells in Google spreadsheet
Usa la opción del menú Datos > Hojas y rangos protegidos para comenzar a proteger celdas específicas en una Hoja de Google.

Siempre recomiendo dar a este rango protegido un nombre en la barra lateral. Para mi ejemplo, simplemente me referiré a este como Taza de Impuesto. Después, da clic en Establecer permisos como puedes ver abajo.

Tax Rate set permissions
La barra lateral te permite establecer un nombre para este rango para ayudarte a recordar cuáles celdas estás protegiendo.

Ahora, elige las opciones que quieres aplicar en el siguiente menú que te muestro abajo. Lo estableceré a "Restringir quién puede editar este rango", y déjalo establecido a "Solo tú" para este ejemplo inicial.

Restrict who can edit this range
Elige quién puede editar el rango protegido eligiendo "Restringir quién puede editar este rango..."

Otra opción es cambiar la opción desplegable a Personalizado para agregar más colaboradores que puedan editar estos datos. La mayoría estará bloqueado para editar las celdas, pero cualquiera que especifiques puede editar el rango seleccionado.

Edit Selected Range - Add Users
Agrega usuarios específicos que puedan editar tus rangos protegidos para permitir que colaboradores actualicen la hoja de cálculo.

Una de las ventajas de las Hojas es la habilidad para permitir que algunas celdas sean modificadas por usuarios que invites a colaborar. Aplicar estos ajustes asegura que colaboradores de confianza puedan aplicar actualizaciones a la hoja de cálculo.

Advertencias Suaves para Edición de Celdas

¿Qué pasa si no quieres restringir totalmente la edición de ciertas celdas? Puedes mostrar advertencias antes de que celdas específicas sean editadas para indicar que esas celdas específicas son importantes y no deberían ser cambiadas.

Para poner una advertencia al editar celdas, sigue los mismos pasos cubiertos arriba para comenzar. Pero cuando alcances la ventana de Permisos de edición de rangos, marca la opción Mostrar una advertencia... antes de que presiones Terminar para agregar la advertencia.

Show a warning in Editing cell
En la ventana de Edición de permisos de rango, elige Mostrar una advertencia cuando edites este rango para colocar una protección "suave" para editar celdas.

Cada vez que estas celdas son editadas, el usuario verá una advertencia como la de abajo, advirtiendo que las celdas no deben modificarse.

Warning for Editing Cells
El mensaje de advertencia dejará saber al usuario que la celda no está hecha para ser cambiada, pero aún así permite hacerlo.

Esta aproximación es diferente de colocar restricciones duras sobre edición de celdas de hoja de cálculo. Es más una advertencia que una restricción real, y  es una buena idea cuando quieres dejar que usuarios avanzados hagan modificaciones.

Protección de Hoja de Google

Ahora que hemos aprendido cómo proteger celdas individuales en una hoja de cálculo de Google, practiquemos cómo proteger hojas enteras. En esta aproximación, la hoja entera es protegida por defectos y necesitarás especificar celdas que puedan ser editadas.

Para proteger una hoja entera, navega de vuelta al menú Datos > Hojas y rangos protegidos. Esta vez, no tienes que seleccionar ninguna celda antes de comenzar. Solo da clic en Hoja, y después elige la hoja de cálculo para proteger desde el menú desplegable.

Add Sheet Protection
Protege una hoja entera desde el menú Datos > Hojas y rangos protegidos, y elige la opción Hoja para elegir una hoja de cálculo.

Ahora, has protegido la hoja entera. Los cambios no serán posibles a menos que permitas ciertas celdas (más sobre eso en un minuto). Mira la captura de pantalla de abajo para un ejemplo de lo que pasará si alguien intenta hacer cambios a la hoja de cálculo.

Error in Editing Sheet
Las celdas u hojas protegidas arrojarán este error siempre que intentes hacerle cambios.

¿Quieres dejar unas cuantas celdas o rangos abiertos para cambios? Aprendamos más al respecto.

Excepciones a Protecciones de Hoja

Cuando tienes una hoja entera protegida, aún puedes permitir que celdas o rangos seleccionados específicos sean editados. Si quieres la mayoría de la hoja de cálculo protegida, recomiendo comenzar protegiendo la hoja entera, y después permitir unas cuantas celdas para edición.

Regresa al menú Datos > Hojas y Rangos Protegidos para abrir las opciones. Con la Hoja seleccionada, esta vez asegúrate de que marcas la opción Exceptuar ciertas celdas, después da clic

Puedes agregar múltiples rangos dando clic en Agregar otro rango. Sigue agregando más selecciones de celdas para permitir ediciones y cambios, y da clic en Establecer Permisos cuando termines.

Add exceptions to sheet protections
Puedes agregar excepciones a hojas protegidas para permitir cambios dando clic a la opción de menú Exceptuar ciertas celdas y eligiendo ciertas celdas para dejar abiertas a ediciones.

Es fácil agregar estas excepciones si quieres permitir algunos cambios en tu hoja de cálculo.

Puedes administrar todos estos regresando al menú Datos > Hojas y Rangos Protegidos. Podrías agregar, quitar o ajustar cualquiera de las protecciones de hoja que has establecido para ajustar esas protecciones de hoja de cálculo.

Recapitula y Sigue Aprendiendo

Las hojas de cálculo son tan importantes que algunas veces se vuelve crucial que la información en estas esté protegida cuidadosamente. Cuando ese es el caso, piensa sobre las herramientas clave que puedes usar para asegurar que tu hoja de cálculo esté protegida.

Para más tutoriales sobre cómo obtener lo mejor de las Hojas de Google, echa un vistazo a algunos de los tutoriales de abajo:

¿Cómo proteges tus hojas de cálculo de Google? ¿Restringes a los usuarios de entrar en absoluto a la hoja de cálculo, o estás implementado controles celda por celda u hoja por hoja? Déjame saber en la sección de comentarios de abajo.

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