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Cómo Organizar Tu Bandeja de Entrada de Gmail para Ser Más Efectivo

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Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Search Your Emails in Gmail Like a Pro
How to Keep Your Gmail Inbox Clean

Spanish (Español) translation by Rafael Chavarría (you can also view the original English article)


Como una persona de pequeño negocio confías en el correo electrónico. Tus mensajes contienen peticiones para trabajo, facturas, preguntas de clientes y más. Es natural que quieras pasar una buena porción de tu tiempo trabajando con tus mensajes de email.

Pero algo de ese tiempo que pasas en esos mensajes de email podría ser empleado de mejor manera. ¿Cuántas veces haz buscado en tu bandeja de entrada de Gmail para encontrar un mensaje perdido? ¿Alguna vez has colocado un mensaje de email en la etiqueta equivocada? Tal vez incluso has borrado accidentalmente un mensaje importante. Si desperdicias tiempo lidiando con estas tareas de email, no estás solo.

¿Qué pasaría si pudieras aprender a gastar menos tiempo en tu correo y lograr más al mismo tiempo? Con Gmail, puedes organizar tu bandeja de entrada para ser más eficiente. Puedes mejorar tu bandeja de entrada de manera que puedas encontrar tus mensajes rápidamente. Nunca tendrás que preocuparte de un mensaje perdido otra vez.

Las necesidades de email de todos son ligeramente diferentes. Una vez que entiendes cómo funciona Gmail puedes elegir las características que funcionen mejor para ti.

Lo Que Aprenderás en Este Tutorial de Organización de Bandeja de Entrada de Gmail

En este tutorial, explico cómo organizar tu bandeja de entrada de Gmail para máxima eficiencia. Comenzaré recorriendo algunos conceptos básicos de email como carpetas, etiquetas y pestañas. Después te proporcionaré instrucciones detalladas sobre cómo usar tu bandeja de entrada de Gmail eficientemente usando etiquetas y pestañas.

Antes de comenzar, deberías también querer aprender más sobre cómo filtrar y bloquear correos no deseados en Gmail o revisar este útil tutorial de priorización de email.

1. La Diferencia Entre una Etiqueta, una Carpeta y una Pestaña en Gmail

Antes de que puedas hacer el mejor uso de tu bandeja de entrada de Gmail, necesitas entender algunos conceptos básicos. Carpetas, Etiquetas y Pestañas en email tienen algunas similaridades. Pero también tienen algunas diferencias importantes. Veamos a cada concepto por separado.

1. ¿Qué es una Carpeta?

Muchos sistemas de email están basados en carpetas. Creas carpetas que funcionan prácticamente como las carpetas físicas de cartón que podrías tener un archivero en la oficina. En un sistema basado en carpetas, puedes usar carpetas para almacenar mensajes relacionados.

De la misma manera que las carpetas de cartón en tu oficina, una vez que un mensaje de email es colocado en una carpeta de email ese es el único lugar en donde puede estar. Gmail no es un sistema basado en carpetas.

2. ¿Qué es una Etiqueta?

Gmail labels
Puedes ver las etiquetas de Gmail en la barra lateral y después de las líneas de asunto del mensaje.

Gmail es un sistema de email basado en etiquetas. Casi todo lo que normalmente considerarías una carpeta en otros sistemas de email es una etiqueta en Gmail. Eso incluye tus carpetas de Entrada, Papelera, Spam y Borradores, las cuales son ténicamente etiquetas en Gmail.

Las etiquetas aparecen a la izquierda de tu pantalla de Gmail. También aparecen a la izquierda de cada línea de asunto de Gmail en un mensaje cerrado de Gmail y debajo de la línea de asunto en un mensaje abierto.

Las etiquetas son como carpetas en el sentido de que puede ser usadas para agrupar mensajes relacionados. Una diferencia importante entre carpetas y etiquetas es que un mensaje puede tener más de una etiqueta.

Las etiquetas de Gmail tienen algunas características útiles. Pueden ser codificadas por color, por ejemplo. Después, te mostraré como usar esa característica para organizar tu bandeja de entrada de Gmail.

También hay una manera de usar etiquetas de Gmail como una carpeta. También explicaré cómo hacer eso.

3. ¿Qué es una Pestaña?

El concepto final que necesitas entender antes de que puedas organizar tu bandeja de Gmail son las Pestañas y las etiquetas de categoría correspondientes. Las Categorías aparencen a la izquierda de tu pantalla de Gmail con las otras etiquetas. Las Pestañas aparecen a lo largo de la parte superior de tu pantalla de Gmail.

Gmail tabs
Las pestañas de Gmail aparecen a lo largo de la parte superior de la bandeja de entrada Las categorías aparecen en la barra lateral con las etiquetas.

Gmail te proporciona pestañas predefinidas para cinco categorías:

  1. Primaria - Aquí es donde recibirás la mayoría de tus mensajes. Cuando abres tu Gmail, esta pestaña está abierta.
  2. Social - Si tienes las notificaciones de redes sociales activadas o usas otros sitios sociales, esos mensajes van aquí.
  3. Promociones - Los mensajes pormocionales van en esta pestaña y subcategoría.
  4. Actualizaciones - Aquí van mensajes que son notificaciones tales como recibos y confirmaciones.
  5. Foros - Si tienes las notificaciones de foros activas, esos mensajes van aquí junto con mensajes de foros de discusión y listas de correo.

Cuando recibes un mensaje que encaja en una de estas cinco categorías, Gmail automáticamente envía ese mensaje a la categoría de pestaña y etiqueta apropiada.

El mensaje también se llena en la etiqueta Categorías bajo la subetiqueta apropiada.

Por defecto, los mensaje enviados a una pestaña evitan tu pestaña Primaria y tu Bandeja de Entrada. Así qué, si quieres ver estos mensajes revisa tus otras pestañas regularmente.

Ahora que entiendes lo que es cada componente de tu bandeja de entrada, aprendamos cómo usarlos de manera que puedas organizar Gmail.

2. Cómo Usar Etiquetas

Paso 2. Crea una Etiqueta

Puedes encontrar las herramientas de Etiqueta debajo de la etiqueta Círculos en la barra lateral izquierda de la pantalla de Gmail. Podrías dar clic en Más para verla.

Gmail Manage labels and Create new label tools
Usa las herramientas Etiqueta para administrar etiquetas y crear nuevas etiquetas.

Para crear una nueva etiqueta, haz clic en la opción Crear nueva etiqueta. La caja Nueva Etiqueta se muestra.

New Label box
Teclea el nombre de tu nueva etiqueta y haz clic en el botón Crear.

Teclea el nombre de la etiqueta que estás creando en el campo Por favor ingresa un nombre de nueva etiqueta. Si deseas anidar la nueva etiqueta bajo otra etiqueta, haz clic en la casilla después de Anidar etiqueta. Haz clic en la flecha a la derecha del campo y selecciona el nombre de la etiqueta desde el menú desplegable. Haz clic en el botón Crear para crear tu nueva etiqueta.

Paso 2. Aplica una Etiqueta a un Email.

Para aplicar una etiqueta existente a un nuevo email, pimero abre el email. Haz clic en el icono de Etiqueta (se ve como una etiqueta) en la parte superior del email para abrir un menú desplegable de etiqueta.

Apply a Gmail label to an email
Haz clic en el icono de Etiqueta para aplicar una etiqueta a un mensaje de Gmail.

Haz clic en el nombre de la etiqueta que quieres aplicar al email. También puedes hacer clic en la opción Crear nueva para abrir la caja Nueva Etiqueta y crear una nueva etiqueta para el email.

Paso 3. Codifica con Color una Etiqueta

Una gran forma de organizar tu bandeja es aplicar código de color a las etiquetas que tú mismo creas. Esto te permite ver rápidamente cómo los mensajes son etiquetados de un vistazo.

Mientras pasas el cursor sobre la derecha de la etiqueta a la que quieres aplicar código de color, notarás una pequeña flecha hacia abajo.

Open color coding options for a label
Haz clic en la flecha hacia abajo para abrir las opciones de código de color para una etiqueta.

En el ejemplo de arriba la nueva etiqueta, Concentración de Proyecto, no ha sido codificada con color todavía. Para codificarla con color, hago clic en la flecha para traer un menú desplegable. Haz clic en la flecha a la derecha de la opción Color de etiqueta para abrir la paleta de Color de etiqueta.

The Label color palette in Gmail
Usa la paleta de Color de etiqueta para codificar con color tus etiquetas.

Haz clic en el color de tu elección para aplicarlo a la etiqueta.

Paso 4. Cómo Administrar Etiquetas de Gmail

Al fondo de la barra lateral Etiquetas encontrarás la opción Administrar Etiquetas. Podrías necesitar dar clic a Más para verla.

Si das clic en esta opción, se muestra la pantalla Ajustes de Etiquetas. (También puedes accesar la pantalla Ajustes de Etiquetas dando clic al icono de Ajustes y después dando clic a Ajustes>Etiquetas o dando clic en el icono Etiquetas en la parte superior de un mensaje abierto de email y dando clic a la opción Administrar Etiquetas.)

Gmail Label Settings screen
Usa la pantalla de Gmail Ajustes de Etiqueta para determinar cuales etiquetas son visibles en la lista de etiquetas.

Usa la barra de desplazamiento en el lado derecho de la pantalla para desplazarte a través de la lista de etiquetas.

En la parte duperior de la pantalla Ajustes de Etiqueta verás las Etiquetas de Sistema. Estas incluyen etiquetas que el sistema de Gmail ha definido por ti tales como tu Bandeja, Correo Enviado, Borradores, Spam y Papelera.

Abajo de las Etiquetas de sistema encontrarás las etiquetas de Categorías. Si usas la red social Google+, tus círculos sociales aparecerán abajo de eso. Al fondo, verás las etiquetas que tu mismo has agregado.

A un lado de cada Etiqueta de sistema verás dos o tres opciones debajo del encabezado Mostrar en lista de etiquetas. Las primeras dos opciones, mostrar y ocultar, te permiten decidir si la etiqueta de mensaje aparece en la lista de etiqueta en la barra lateral de Gmail. Si mostrar está seleccionado, la etiqueta es visible en la lista. Si ocultar está seleccionado, no se muestra. Algunas etiquetas tienen una tercera opción, mostrar si no es leído.

Las etiquetas Categorías, Círculos Google+ y las etiquetas que tu mismo has agregado también tienen una columna para Mostrar en lista de mensaje. Puedes mostrar u ocultar mensajes con esas etiquetas. Adicionalmente, las etiquetas que has agregado tu mismo tienen una columna Acciones que te permite remover una etiqueta o editar la etiqueta (renombrarla).

Paso 5. Cómo Usar Etiquetas Gmail Como Carpetas

Algunas etiquetas ya estpan configuradas de alguna manera como carpetas. La etiqueta Spam, por ejemplo, evita tus pestañas Bandeja de Entrada y Primaria.

Para las otras etiquetas, usa el icono Mover a (se ve como una carpeta) para usarlas como carpetas. Comienza con mensaje abierto. Haz clic en el icono Mover a para mostrar el menú desplegable Mover a.

The Move to icon
Usa el icono Mover a para mover el mensaje a una etiqueta.

Selecciona la etiqueta que quieres a donde quieres mover desde la lista. Esto mueve el mensaje desde tus pestañas Bandeja y Primaria a la etiqueta que elijas.

Nota: Si el mensaje tiene dos etiquetas el mensaje aún aparecerá bajo la segunda etiqueta aunque usaste el menú desplegable Mover a para moverlo. En el ejemplo de abajo, el mensaje es etiquetado Proyecto ABC y Concentración de Proyecto. Si uso la opción Mover a para moverlo bajo Concentración de Proyecto, este aún aparecerá en la etiqueta Proyecto ABC. Sin embargo, no aparecerá en tu bandeja de entrada.

Paso 6. Optimizando Tu Bandeja de Entrada de Gmail con Etiquetas

Ahora que entiendes como usar etiquetas, puedes organizar mejor tu bandeja de entrada de Gmail incorporando las siguientes características:

  • Agrega nuevas etiquetas para agrupar los mensajes.
  • Codifica con color etiquetas de mensajes importantes para hacerlos más fácil de encontrar.
  • Esconde etiquetas de mensaje que no necesites ver.

3. Cómo Usar Pestañas

Paso 1. Deshabilita una Pestaña

No tienes que usar las cinco pestañas por defecto en tu bandeja de Gmail. Si no te gustan, puedes deshabilitarlas. (La única pestaña que no puedes deshabilitar es la pestaña Primaria)

Para deshabilitar una pestaña, haz clic en el icono Ajustes (se ve como un engrane) en la esquina superior derecha de la pantalla de Gmail. Desde el menú desplegable, haz clic en Configurar bandeja de entrada. La ventana Selecciona pestañar para habilitar se muestra.

Select tabs to enable window
Usa la ventana Selecciona pestañas para habilitar para activar o desactivar pestañas en Gmail.

Para deshabilitar una pestaña, desmarca la casilla después de la pestaña y haz clic en el botón Guardar. Para mi, tiene sentido desmarcar la casilla después de la pestaña Foros. No tengo ninguna notificación de foros configurada y esa pestaña está siempre vacía.

Ten cuidado, sin embargo. Si deshabilitas una pestaña que está llena de mensajes, esos mensajes se mostrarán en tu Bandeja bajo la pestaña Primaria.

Para habilitar una pestaña que has deshabilitado, regresa ala ventana Seleccionar pestañas para habilitar y vuelve a marcar la casilla después del nombre de la pestaña. Da clic al botón Guardar otra vez.

Paso 2. Muestra Mensajes Importantes desde Pestañas

También puedes usar la ventana Seleccionar pestañas para habilitar para mostrar mensajes importantes en tu Bandeja bajo la pestaña Primaria. Esto te puede ayudar a evitar perderte un mensaje importante al que puedes querer dar seguimiento.

Para activar esta característica, da clic a la casilla después de la opción Incluír importantes en Primaria. Haz clic en el botón Guardar. Desactiva la característica desmarcando la casilla y dando clic al botón Guardar otra vez.

Paso 3. Optimizando tu Bandeja de Gmail con Pestañas

¿Cómo entender las pestañas puede ayudarte a configurar tu bandeja de Gmail?

Primero, puedes deshabilitar cualquier pestaña que no estés usando actualmente para una bandeja menos saturada. A algunos usuarios no les gusta la característica de pestañas y deshabilitan todas las pestañas excepto la Primaria.

Después, puedes usar la característica Mostrar Mensajes Importantes para marcar mensajes a los que quieres dar seguimiento. Una vez que la característica está habilitada, los mensajes importantes aparecen en tu Bandeja en donde es menos probable que te olvides de ellos.

4. Cómo Usar Los Ajustes de Bandeja Para Convertir a una Bandeja Clásica

Si estás acostumbrado a una bandeja sin pestañas, puedes usar la pantalla de Ajustes de Bandeja  para configurar una en Gmail.

Precaución: Si no estás acostumbrado a una bandeja clásica, podrías querer saltar esta sección.

Paso 1. Accesar la Pantalla de Ajustes de Bandeja

Para accesar la pantalla de Ajustes de Bandeja, comienza desde la pantalla principal de Gmail. Haz clic en el icono de Ajustes en la derecha. Desde el menú desplegable, haz clic en Ajustes > Bandeja. La pantalla Ajustes de Bandeja aparece.

Gmail Inbox Settings screen
Usa la pantalla Ajustes de Bandeja para habilitar y deshabilitar las pestañas en Gmail.

Como puedes ver, por defecto incluye las cinco pestañas por defecto.

Paso 2. Cambia el Tipo de Bandeja

Para reestructurar tu tipo de bandeja, haz clic en la flecha hacia abajo después de la palabra Por Defecto. Un menú desplegable se muestra.

Change Inbox Type
Usa este menú desplegable para cambiar la configuración por defecto de bandeja de Gmail.

Todas las opciones en el menú desplegable además de Por Defecto acaba con las cinco pestañas por defecto.

Muchas bandejas clásicas muestran mensajes sin leer en la parte superior de la bandeja. Si esto es lo que quieres, da clic en la opción No leídos primero y da clic en el botón Guardar Cambios.

Los mensajes No leídos se muestran en la parte superior de tu bandeja en orden cronológico del más nuevo al más viejo. Abajo está una sección de badeja llamada Todo lo demás. Tu bandeja de entrada está partida efectivamente en dos secciones.

Gmail inbox with two sections
La bandeja de Gmail está configurada para mostrar mensajes no leídos primero.

Las otras opciones también parten tu bandeja. Aquí está lo que verás con cada una de esas opciones:

  • Importantes primero - En la parte superior verás mensajes que Gmal piensa que son importantes. Al fondo, verás Todo lo demás.
  • Con estrella primero - En la parte superior verás los mensajes con estrella. Al fondo, verás Todo lo demás.
  • Bandeja de prioridad - Esta opción divide tu bandeja en cuatro secciones. En la parte superior verás mensajes importantes y sin leer. Después verás los Mensajes con estrella. La tercera sección se deja vacía para que la personalices. Al fondo, verás Todo lo demás.

Si decides regresar a la vista por defecto de Gmail, selecciona Por Defecto del menú desplegable y da clic en el botón Guardar Cambios.

Paso 3. Cómo Te Pueden Ayudar los Ajustes de Bandeja

Alejarte de los valores por defecto de la bandeja puede ayudarte a usar tu bandeja más eficientemente, especialmente si típicamente no recibes mensajes que podrían encajar dentro de alguna de las pestañas por defecto.

Ya que todos los mensajes que no has movido a una etiqueta están visibles en tu bandeja, reconfigurar los ajustes puede ayudarte a encontrar mensajes que ordinariamente habrían sido acomodados en una de las pestañas.

Reconfigurar tu bandeja probablemente no es la mejor manera de organizar tu correo si tienes estás en muchas listas de correo, recibes muchas notificaciones de redes sociales o recibes muchos correos promocionales.

5. Cómo Archivar Archivos

Una manera de mantener tu bandeja desaturada es archivar viejos mensajes. Aquí está lo que necesitas saber sobre archivar mensajes en Gmail.

Paso 1. Archivar un Mensaje

Archivar un mensaje es fácil. Comienza desde la pantalla principal de Gmail. Haz clic en la casilla depués del mensaje o mensajes que quieres archivar.

Archive a message in Gmail
Para archivar un mensaje, haz clic en la casilla y da clic en la opción Archivar.

Un menú se muestra sobre los mensajes. Haz clic en el icono Archivar (se ve como una caja). El mensaje seleccionado es archivado.

Paso 2. Encuentra Mensajes Archivados

Hay dos maneras de encontrar un mensaje archivado:

  1. Usa la Función de Búsqueda de Gmail - Los resultados de búsqueda de Gmail incluyen mensajes archivados. Para aprender más acerca de la búsqueda de Gmail, revisa este tutorial, Cómo Buscar Tus Emails en Gmail Como un Profesional.
  2. Busca en la Etiqueta Todo el Correo - La etiqueta Todo el Correo es exactamente a lo que suena. Una etiqueta que es aplicada a todo el correo.

La etiqueta Todo el correo está usualmente al fondo de tu lista de etiquetas. Para encontrar tu mensaje archivado en la etiqueta Todo el Correo, ve al fondo de tu barra lateral de Gmail. Podrías necesitar dar clic sobre Más para verla. Haz clic en Todo el Correo. Desplazate a través de los mensajes hasta que encuentres el que estás buscando.

Paso 3. Desarchiva un Mensaje

Si accidentalmente archivas un mensaje, puedes regresarlo a tu bandeja de entrada.

Abre tu etiqueta Todo el Correo. Encuentra los mensajes que quieres regresar a tu bandeja de entrada. Haz clic en la casilla a un lado de cada mensaje. Haz clic en el icono Mover a la bandeja de entrada arriba de los mensajes.

Finding an archived message in All Mail
Usa el botón Mover a bandeja para desarchivar mensajes.

Cuando miras una conversación en Todo el Correo después de moverla a tu Inbox, nota que la etiqueta Inbox (gris) ha sido aplicada a los mensajes.

Conclusión

Puedes organizar tu bandeja de Gmail usando Pestañas y Etiquetas. También puedes configurar tu bandeja de la manera que mejor funcione para ti.

Como una persona de pequeño negocio que usa Gmail, es importante que entiendas tanto el sistema de Gmail como tus propias necesidades de email. Una vez que entiendes cómo funciona Gmail, sabrás como organizar tu Gmail de manera que sea lo más eficiente para tus necesidades. Aprende más en nuestra Guía Definitiva para Principiantes para Usar Gmail.

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