Bagaimana Cara Mengatur Inbox Gmailmu Supaya Lebih Efektif

Sebagai pemilik usaha kecil, kamu bergantung pada email. Pesan-pesanmu berisi mengenai pekerjaan, nota-nota barang, pertanyaan dari klien, dan masih banyak lagi yang lain. Merupakan hal yang lumrah bila kamu menghabiskan banyak waktumu untuk bekerja dengan email-emailmu.

Tetapi sebagian besar waktu yang kamu habiskan di pesan-pesanmu itu dapat dihabiskan dengan lebih layak. Berapa kali kamu mencari dalam inbox Gmail-mu untuk mencari sebuah pesan yang hilang? Pernahkah kamu meletakkan sebuah email pada kategori yang salah? Bahkan, kamu mungkin pernah tanpa sengaja menghapus email yang penting? Jika kamu membuang waktumu untuk menangani segala permasalahan diatas, tenang, kamu tidak sendiri.

Bagaimana bila kamu dapat mempelajari untuk menghabiskan lebih sedikit waktumu pada email dan mencapai lebih banyak di waktu yang bersamaan? Dengan Gmail, kamu dapat mengatur inbox-mu untuk lebih efektif. Kamu dapat mengatur inbox email-mu sehingga kamu dapat menemukan pesanmu dengan cepat. Dan kamu tidak perlu khawatir kehilangan pesanmu lagi.

Kebutuhan akan email seseorang berbeda-beda. Ketika kamu telah memahami bagaimana Gmail bekerja, kamu dapat memilih dan mengatur fitur-fitur apa saja yang terbaik untukmu.

Apa yang Akan Kamu Pelajari dalam Tutorial Mengatur Inbox Gmail Ini

Dalam tutorial ini, saya akan menjelaskan mengenai bagaimana cara untuk mengatur inbox Gmail-mu dengan lebih efisien. Aku akan mulai dengan konsep-konsep sederhana dalam email, seperti folder, labels (kategori) dan tabs. Lalu aku akan menyediakan detil-detil instruksi tentang bagaimana caranya menggunakan inbox Gmail-mu dengan lebih efisien, menggunakan labels dan tabs.

Sebelum kita memulai, kamu mungkin ingin belajar mengenai bagaimana cara mem-filter dan meng-blok email yang tidak diinginkan di Gmail atau me-review tutorial yang amat membantumu mengenai pengaturan prioritas email ini.

• 
  Komunikasi
  Bagaimana Memprioritaskan Email yang Akan Kamu Respon
  Master David

1. Perbedaan antara sebuah Label, sebuah Folder, dan sebuah Tab dalam Gmail

Sebelum kamu dapat menggunakan inbox Gmail-mu dengan maksimal, kamu perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai konsep-konsep dasar yang ada. Folder, Label (atau Kategori), serta Tab dalam email memiliki beberapa kesamaan. Namun mereka juga mempunyai beberapa perbedaan penting. Yuk, kita lihat konsep-konsep ini secara terpisah.

1. Apa itu Folder?

Banyak dari sistem pengaturan email berdasarkan pada pengaturan folder. Kamu membuat folder yang bekerja seperti kartu folder yang mungkin kau punya dalam meja/lemari kantormu. Dalam sebuah sistem yang berbasiskan folder (folder-based email), kamu dapat menggunakan folder itu untuk menyimpan pesan-pesan yang berkaitan.

Sama seperti kartu cardboard yang ada pada kantormu, sekali sebuah pesan email telah kamu tempatkan dalam suatu folder, maka ia akan terus berada di sana. Gmail bukanlah sebuah sistem yang folder-based.

2. Apa itu Label?

Gmail merupakan sistem email yang berbasiskan pada label (label-based email system). Hampir semua yang kamu kira sebagai sebuah folder dalam sistem email lainnya, merupakan sebuah label dalam Gmail. Termasuk Inbox-mu, Trash, Spam, dan Draft, yang secara teknis merupakan label dalam Gmail.

Label muncul di sisi kiri dari layar Gmail-mu. Label juga muncul di sisi kiri setiap subjek dalam email Gmail yang tertutup dan dibawah subjek dari kondisi Gmail saat dibuka.

Label seperti folder, jadi mereka dapat digunakan untuk pesan-pesan yang saling berkaitan. Perbedaan penting dari folder dan label adalah sebuah pesan dapat memiliki lebih dari satu label.

Label dari Gmail mempunyai beberapa fitur. Mereka dapat diwarnai, misalnya. Selanjutnya, aku akan menunjukkan padamu bagaimana caranya menggunakan fitur itu untuk mengorganisir inbox dari Gmail-mu.

Ada juga cara untuk menggunakan label di Gmail selayaknya sebuah folder. Tenang, aku akan menjelaskan mengenai cara itu juga.

3. Apa itu Tab?

Konsep terakhir yang harus kamu pahami sebelum kamu dapat mengorganisir inbox Gmail-mu adalah Tab dan label yang berkaitan. Kategori muncul dalam sisi kiri dari layar Gmail-mu dengan label lain. Tabs muncul sepanjang layar atas dari Gmail-mu.

Gmail menyediakan Anda dengan tab ditetapkan untuk lima kategori:

1. Primary - ini adalah di mana Anda akan menerima banyak pesan. Ketika Anda membuka Gmail, tab ini terbuka.
2. Social - jika Anda memiliki media sosial pemberitahuan dihidupkan atau menggunakan situs sosial lainnya, pesan tersebut pergi di sini.
3. Promotions - pesan email promosi pergi ke tab dan sub-kategori ini.
4. Updates - pesan yang pemberitahuan seperti penerimaan dan konfirmasi pergi di sini.
5. Forums - jika Anda memiliki pemberitahuan forum diaktifkan, pesan tersebut pergi di sini bersama dengan pesan dari papan diskusi dan milis.

Bila Anda menerima pesan yang sesuai dengan salah satu dari lima kategori, Gmail secara otomatis mengirim pesan ke tab yang sesuai dan label kategori.

Pesan juga diajukan dalam kategori label di bawah label sub yang sesuai.

Secara default, pesan yang dikirim ke tab bypass tab pesan utama dan inbox Anda. Jadi, jika Anda ingin melihat pesan ini Periksa tab lainnya secara teratur.

Sekarang bahwa kita memahami apa yang masing-masing komponen kotak masuk Anda, mari kita belajar bagaimana menggunakan mereka sehingga Anda dapat mengatur Gmail.

2. cara menggunakan label

Langkah 1. Membuat Label

Anda dapat menemukan alat Label di bawah label lingkaran di sidebar kiri layar Gmail. Anda mungkin perlu klik More untuk melihatnya.

Untuk membuat label baru, klik opsi buat label baru. Menampilkan kotak Label baru.

Jenis nama label yang Anda ciptakan di Please enter a new label name. Jika Anda ingin menggabungkan label baru di bawah label lain, klik kotak centang di samping Nest label under. Klik pada panah di sebelah kanan lapangan dan pilih nama label dari menu drop-down. Klik tombol Creat untuk membuat label baru Anda.

Langkah 2. Menerapkan Label untuk Email

Untuk menerapkan label yang ada ke email baru, pertama kali membuka email. Klik ikon Label (terlihat seperti label) di bagian atas email untuk membuka menu tarik-turun label.

Klik nama label Anda ingin menerapkan ke email. Anda juga dapat mengklik opsi Create new untuk membuka kotak Label baru dan membuat label baru untuk email.

Langkah 3. Kode warna Label

Cara yang bagus untuk mengatur kotak masuk Anda adalah untuk menerapkan color-coding untuk label yang Anda buat sendiri. Hal ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat melihat bagaimana pesan dilabeli sekilas.

Ketika Anda melewati kursor atas hak label Anda ingin menerapkan kode untuk warna, Anda akan melihat panah bawah kecil.

Dalam contoh di atas label baru, Project Merger, belum lagi kode warna. Warna kode itu, saya klik panah untuk memunculkan menu drop-down. Klik tanda panah di sebelah kanan Label warna pilihan untuk membuka palet warna Label.

Klik warna pilihan Anda menerapkannya pada label.

Langkah 4. Cara Mengelola Label di Gmail

Di bagian bawah sidebar label, Anda akan menemukan opsi mengelola label. Anda mungkin perlu klik More untuk melihatnya.

Jika Anda mengklik opsi ini, Labels Settings layar. (Anda juga dapat mengakses layar Label Settings dengan mengklik ikon Settings, lalu mengklik Settings>labels atau dengan mengklik ikon labels di bagian atas pesan email yang terbuka dan mengklik pilihan Manage Labels.)

Menggunakan scroll bar di sisi kanan layar untuk Gulir daftar label.

Di bagian atas layar Label Settings, Anda akan melihat label sistem. Ini termasuk label sistem Gmail telah ditetapkan untuk Anda seperti Inbox, Send Mail, Draft, Spam, dan Trash.

Di bawah label sistem Anda akan menemukan kategori label. Jika Anda menggunakan Google + media sosial, lingkaran sosial Anda muncul di bawah itu. Di bagian bawah, Anda akan melihat label Anda menambahkan diri sendiri.

Selain tiap label sistem Anda akan melihat dua atau tiga opsi di bawah kepala Tampilkan daftar label. Dua pilihan yang pertama, show  dan hide, memungkinkan Anda untuk memutuskan apakah label pesan muncul di daftar label di Gmail sidebar. Jika Show dipilih, label ini terlihat dalam daftar. Jika Hide dipilih, hal ini tidak. Beberapa label telah ketiga pilihan, Tampilkan jika belum dibaca.

Kategori label, lingkaran Google + dan label Anda menambahkan diri sendiri juga memiliki kolom untuk menunjukkan dalam daftar pesan. Anda dapat show atau hide pesan dengan label mereka. Selain itu, label Anda menambahkan sendiri memiliki kolom Actions yang memungkinkan Anda untuk menghapus atau meng-edit label (mengubah).

Langkah 5. Cara menggunakan Gmail label seperti map

Beberapa label yang sudah diatur agak seperti map. Spam label, misalnya, bypasses tab kotak masuk dan Primary.

Untuk kebanyakan label lain, menggunakan Move to ikon (terlihat seperti folder) untuk menggunakannya seperti folder. Mulailah dengan pesan yang terbuka. Klik Move to ikon untuk menampilkan Move to ke menu drop-down.

Pilih label Anda ingin memindahkan pesan dari daftar. Ini memindahkan pesan dari Inbox dan tab Primary dan menjadi label yang Anda pilih.

Catatan: Jika pesan memiliki dua label pesan akan tetap muncul di bawah label kedua meskipun Anda menggunakan Move to menu drop-down untuk memindahkannya. Dalam contoh di atas, pesan yang dilabeli Project ABC dan proyek Merger. Jika saya menggunakan pindah ke pilihan untuk bergerak di bawah proyek Merger, masih akan muncul dalam label proyek ABC. Namun, itu tidak akan muncul di kotak masuk Anda.

Langkah 6. Mengoptimalkan kotak masuk Gmail Anda dengan label

Sekarang bahwa Anda memahami cara menggunakan label, Anda lebih baik dapat mengatur kotak masuk Gmail Anda dengan memasukkan fitur berikut:

• Menambahkan label baru pesan kelompok bersama-sama.
• Label pesan penting kode warna untuk membuat mereka mudah untuk menemukan.
• Menyembunyikan label pesan yang Anda tidak perlu melihat.

3. Cara Menggunakan Tab

Langkah 1. Menonaktifkan Tab

Anda tidak perlu menggunakan tab default lima di kotak masuk Gmail Anda. Jika Anda tidak menyukai mereka, Anda dapat menonaktifkan mereka. (Tab hanya Anda tidak dapat menonaktifkan adalah tab utama).

Untuk menonaktifkan tab, klik pada ikon pengaturan (terlihat seperti gigi) di sudut kanan atas layar Gmail. Dari menu drop-down, klik konfigurasikan kotak masuk. Pilih tab untuk mengaktifkan tampilan jendelanya.

Untuk menonaktifkan tab, Hapus centang kotak centang di samping tab dan klik tombol Simpan. Bagi saya, itu masuk akal untuk Hapus centang kotak centang di samping tab forum. Aku tidak memiliki forum apapun pemberitahuan mengatur dan tab tadi selalu kosong.

Hati-hati, meskipun. Jika Anda menonaktifkan tab yang penuh dengan pesan, pesan tersebut akan ditampilkan dalam kotak masuk di bawah tab utama.

Untuk mengaktifkan tab yang Anda telah dinonaktifkan, kembali ke tab tertentu untuk mengaktifkan jendela dan memeriksa kotak centang di sebelah nama tab. Klik tombol Simpan lagi.

Langkah 2. Tampilkan pesan bintangnya dari tab

Anda juga dapat menggunakan tab pilih untuk mengaktifkan jendela untuk tampilan yang dibintangi pesan di kotak masuk di bawah tab utama. Ini dapat menjaga Anda dari kehilangan pesan penting yang Anda inginkan untuk menindaklanjuti dengan.

Untuk mengaktifkan fitur ini, klik kotak centang di sebelah pilihan Include starred in Primary. Klik tombol Simpan. Non aktifkan fitur oleh unclicking kotak centang dan klik tombol Simpan lagi.

Langkah 3. Mengoptimalkan kotak masuk Gmail Anda dengan tab

Bagaimana pemahaman tab dapat membantu Anda mengkonfigurasi kotak masuk Gmail Anda?

Pertama, Anda dapat menonaktifkan setiap tab Anda saat ini tidak menggunakan kotak masuk kurang berantakan. Beberapa pengguna menyukai fitur tab dan menonaktifkan semua tab kecuali tab utama.

Selanjutnya, Anda dapat menggunakan fitur Tampilkan dibintangi pesan untuk menandai pesan yang Anda inginkan untuk menindaklanjuti dengan. Setelah fitur ini diaktifkan, bintangnya pesan muncul di kotak masuk Anda berada kurang cenderung lupa tentang mereka.

4. Bagaimana cara menggunakan pengaturan kotak masuk untuk mengkonversi ke Inbox klasik

Jika Anda digunakan untuk kotak masuk tanpa tab, Anda dapat menggunakan layar pengaturan kotak masuk untuk menetapkan satu di Gmail.

Perhatian: Jika Anda tidak terbiasa inbox klasik, Anda mungkin ingin melewatkan bagian ini.

Langkah 1. Mengakses kotak masuk pengaturan layar

Untuk mengakses layar Inbox Settings, mulai dari layar Gmail utama. Klik ikon pengaturan di sebelah kanan. Dari menu drop-down, klik Pengaturan > Inbox. Muncul layar pengaturan kotak masuk.

Seperti yang Anda lihat, default termasuk tab default lima.

Langkah 2. Mengubah jenis kotak masuk

Untuk merestrukturisasi jenis kotak masuk Anda, klik tanda panah bawah di samping kata Default. Menampilkan menu tarik-turun.

Semua pilihan pada menu drop-down selain Default melakukan pergi dengan tab default lima.

Banyak Inbox klasik menampilkan pesan yang belum dibaca di bagian atas kotak masuk. Jika ini adalah apa yang Anda inginkan, klik Unread first dan klik tombol Simpan perubahan.

Pesan yang belum dibaca menampilkan di bagian atas kotak masuk dalam urutan kronologis dari terbaru ke terlama. Di bawah bagian kotak masuk yang disebut Everything Else. Kotak masuk email Anda secara efektif dibagi menjadi dua bagian.

Pilihan bebas-default lain juga memisahkan kotak masuk Anda. Berikut adalah apa yang Anda akan melihat dengan masing-masing pilihan tersebut:

• Penting pertama - di atas Anda akan melihat pesan Gmail berpikir penting. Di bagian bawah, Anda akan melihat segala sesuatu yang lain.
  
• Dibintangi pertama - di atas Anda akan melihat pesan berkilau. Di bagian bawah, Anda akan melihat segala sesuatu yang lain.
• Kotak prioritas - pilihan ini membagi inbox Anda menjadi empat bagian. Di atas, Anda akan melihat pesan penting dan yang belum dibaca. Selanjutnya Anda akan melihat pesan berkilau. Bagian ketiga dibiarkan kosong bagi Anda untuk menyesuaikan. Di bagian bawah, Anda akan melihat segala sesuatu yang lain.

Jika Anda memutuskan untuk kembali ke tampilan Default Gmail, pilih Default dari menu drop-down dan klik tombol Simpan Perubahan.

Langkah 3. Bagaimana Inbox pengaturan dapat membantu Anda

Pindah dari pengaturan default inbox dapat membantu Anda menggunakan inbox Anda lebih efektif, terutama jika Anda biasanya tidak menerima pesan yang akan cocok di bawah salah satu tab default.

Karena semua pesan yang Anda belum pindah di bawah label terlihat dalam inbox, mengkonfigurasi ulang pengaturan dapat membantu Anda menemukan pesan yang mungkin biasanya sengaja telah disortir menjadi salah satu tab.

Penyusunan kembali kotak masuk tidak mungkin cara terbaik untuk mengatur email Anda jika Anda sedang banyak milis, menerima banyak sosial media pemberitahuan atau menerima banyak email promosi.

5. Cara meng-Arsip file

Salah satu cara untuk menjaga kotak masuk email Anda rapi adalah arsip pesan lama. Berikut ini adalah apa yang perlu Anda ketahui tentang pengarsipan pesan di Gmail.

Langkah 1. Arsip pesan

Pengarsipan pesan mudah. Mulai dari layar Gmail utama. Klik kotak centang di sebelah pesan atau pesan yang Anda ingin mengarsipkan.

Menu ini menampilkan di atas pesan. Klik ikon Arsip (terlihat seperti sebuah kotak). Pesan yang dipilih diarsipkan.

Langkah 2. Menemukan arsip pesan

Ada dua cara untuk menemukan pesan arsip:

1. Gunakan fungsi pencarian Gmail - hasil penelusuran Gmail termasuk arsip pesan. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang penelusuran Gmail, meninjau tutorial ini, cara Cari email Anda di Gmail seperti Pro.
2. Melihat All Mail Label - label All Mail The adalah persis apa yang terdengar seperti. Label yang diterapkan ke semua email.

Label semua email ini biasanya di bagian bawah daftar label. Untuk menemukan pesan diarsipkan di label All Mail, pergi ke bagian bawah sidebar Gmail Anda. Anda mungkin perlu klik More untuk melihatnya. Click All Mail. Gulir melalui pesan sampai Anda menemukan yang Anda cari.

Langkah 3. Unarchive pesan

Jika Anda secara tidak sengaja arsip pesan, Anda dapat kembali ke kotak masuk Anda.

Buka label All Mail Anda. Menemukan pesan yang Anda ingin kembali ke kotak masuk Anda. Klik kotak centang di samping setiap pesan. Klik Pindahkan ke inbox ikon di atas pesan.

Ketika Anda melihat sebuah percakapan di All Mail setelah pindah ke kotak masuk Anda, perhatikan bahwa Inbox label (abu-abu) telah diterapkan ke pesan.

Kesimpulan

Anda dapat mengatur kotak masuk Gmail Anda menggunakan tab dan label. Anda juga dapat mengkonfigurasi kotak masuk Anda dengan cara yang terbaik untuk Anda.

Sebagai orang bisnis kecil yang menggunakan Gmail, penting untuk memahami sistem Gmail dan kebutuhan email Anda sendiri. Setelah Anda memahami cara kerja Gmail, Anda akan tahu bagaimana mengatur Gmail Anda sehingga paling efisien untuk kebutuhan Anda. Pelajari lebih lanjut di Panduan Pemula untuk Menggunakan Gmail.