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Come organizzare la tua casella di posta Gmail per essere più efficace

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Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Search Your Emails in Gmail Like a Pro
How to Keep Your Gmail Inbox Clean

Italian (Italiano) translation by Loris Pizii (you can also view the original English article)


Come una persona di piccola impresa è fare affidamento su e-mail. I messaggi contengono le richieste di lavoro, fatture, alle domande del cliente e altri. È naturale che si spendono una buona parte del vostro tempo che funziona con i vostri messaggi di posta elettronica.

Ma alcuni di quel tempo che si spende su messaggi di posta elettronica potrebbe essere speso meglio. Quante volte hai cercato tua casella di posta Gmail per trovare un messaggio perso? Abbia mai messo un messaggio di posta elettronica nell'etichetta sbagliata? Forse hai anche accidentalmente eliminato un messaggio importante. Se perdi tempo affrontare tutte queste faccende di e-mail, non siete soli.

Cosa succede se si potrebbe imparare a spendere meno tempo per il tuo indirizzo email e compire più allo stesso tempo? Con Gmail, è possibile organizzare la posta in arrivo per essere più efficace. È possibile migliorare tua casella di posta in modo che è possibile trovare rapidamente i tuoi messaggi. Non avrete mai preoccuparsi per un messaggio perso nuovamente.

Esigenze di posta elettronica di tutti sono leggermente diverse. Una volta capito come funziona Gmail si possono scegliere le caratteristiche che funzionano meglio per voi.

Che cosa imparerete in questo Tutorial di organizzazione di casella di posta Gmail

In questo tutorial spiegherò come organizzare la tua casella di posta Gmail per la massima efficienza. Iniziamo andando su alcuni concetti di base e-mail come cartelle, etichette e le schede. Poi vi fornirò le istruzioni dettagliate su come utilizzare la tua casella di posta Gmail efficacemente utilizzando le etichette e le schede.

Prima di cominciare, puoi anche per saperne di più su come filtrare e bloccare le email indesiderate in Gmail o esaminare questa esercitazione di prioritizzazione e-mail utili:

1. la differenza tra un'etichetta, una cartella e una scheda di Gmail

Prima di poter fare il miglior uso del tuo account Gmail, è necessario comprendere alcuni concetti di base. Schede in posta elettronica, etichette e cartelle hanno alcune somiglianze. Ma hanno anche alcune importanti differenze. Diamo un'occhiata a ogni concetto separatamente.

1. che cos'è una cartella?

Molti sistemi di posta elettronica sono basati su cartella. È creare cartelle che funzionano molto come fisiche cartelle di cartone che si potrebbero avere nel vostro ufficio casellario. In un sistema di posta elettronica basato su cartella, è possibile utilizzare le cartelle per archiviare i messaggi correlati.

Molto come le cartelle di cartone nel vostro ufficio, una volta che un messaggio di posta elettronica viene inserito in una cartella di posta elettronica che è l'unico posto dove può essere. Gmail non è un sistema di posta elettronica basato su cartella.

2. che cos'è un'etichetta?

Gmail labels
È possibile visualizzare le etichette di Gmail nella barra laterale e accanto le linee oggetto del messaggio.

Gmail è un sistema di posta elettronica basato su etichetta. Quasi tutto ciò che normalmente si considera una cartella in altri sistemi di posta elettronica è un'etichetta di Gmail. Che include le cartelle posta in arrivo, cestino, Spam e bozza, che sono tecnicamente etichette in Gmail.

Etichette vengono visualizzate a sinistra nella schermata di Gmail. Compaiono anche a sinistra di ogni riga di oggetto di Gmail in un messaggio di Gmail chiuso e sotto la riga di oggetto in un Gmail aperta.

Le etichette sono come cartelle, nel senso che può essere utilizzato per raggruppare i messaggi correlati. Una differenza importante tra le cartelle e le etichette è che un messaggio può avere più di un'etichetta.

Etichette di Gmail hanno alcune caratteristiche utili. Possono essere color-coded, ad esempio. Più tardi, vi mostrerò come utilizzare tale funzionalità per organizzare la tua casella di posta Gmail.

C'è anche un modo per utilizzare le etichette di Gmail come una cartella. Ti spiego anche come farlo pure.

3. che cos'è una scheda?

Il concetto finale che è necessario comprendere prima di è possibile organizzare la posta in arrivo di Gmail è le schede e le etichette di categoria corrispondenti. Categorie vengono visualizzate sul lato sinistro della schermata di Gmail con le altre etichette. Schede vengono visualizzate nella parte superiore della schermata di Gmail.

Gmail tabs
Schede di Gmail vengono visualizzate nella parte superiore della posta in arrivo. Categorie vengono visualizzate nella barra laterale con le etichette.

Gmail ti offre schede pre-definite per cinque categorie:

  1. Primaria - questo è dove si riceverà la maggior parte dei vostri messaggi. Quando si apre Gmail, questa scheda è aperta.
  2. Sociale - se avete attivate le notifiche di social media o usare altri siti sociali, quei messaggi vanno qui.
  3. Promozioni - messaggi email promozionali andare in questa scheda e la sotto-categoria.
  4. Aggiornamenti - i messaggi che sono le notifiche come le ricevute e le conferme vanno qui.
  5. Forum - se hai ricevuto notifiche di forum accesa, quei messaggi vanno qui insieme ai messaggi dal forum di discussione e mailing list.

Quando viene visualizzato un messaggio che si adatta a una di queste cinque categorie, Gmail invia automaticamente quel messaggio alla scheda appropriata e l'etichetta di categoria.

Il messaggio è archiviato anche nell'etichetta sotto sotto-l'etichetta appropriata categorie.

Per impostazione predefinita, i messaggi inviati a una scheda esclusione scheda messaggio principale e posta in arrivo. Quindi, se volete vedere questi messaggi di controllare le altre schede regolarmente.

Ora che abbiamo capito che cosa è ogni componente della posta in arrivo, impariamo come usarli in modo che è possibile organizzare Gmail.

2. come utilizzare le etichette

Passaggio 1. Creare un'etichetta

È possibile trovare gli strumenti di etichetta sotto l'etichetta di cerchi nella sidebar di sinistra della schermata di Gmail. Potrebbe essere necessario fare clic su altro per vederlo.

Gmail Manage labels and Create new label tools
Utilizzare gli strumenti di etichetta per gestire etichette e creare nuove etichette.

Per creare una nuova etichetta, scegliere l'opzione Crea nuova etichetta. Viene visualizzata la nuova etichetta.

New Label box
Digitare il nome della nuova etichetta e scegliere il pulsante Crea.

Digitare il nome dell'etichetta si sta creando in per favore inserire un nuovo campo di nome di etichetta. Se si desidera nidificare la nuova etichetta sotto un'altra etichetta, selezionare la casella di controllo accanto all'etichetta di nido sotto. Fare clic sulla freccia a destra del campo e selezionare il nome dell'etichetta dal menu a discesa. Fare clic sul pulsante Crea per creare la nuova etichetta.

Passaggio 2. Applicare un'etichetta a un messaggio E-mail

Per applicare un'etichetta esistente ad una nuova e-mail, prima di aprire l'e-mail. Fare clic sull'icona etichetta (si presenta come un'etichetta) nella parte superiore dell'email per aprire un menu a discesa etichetta.

Apply a Gmail label to an email
Fare clic sull'icona etichetta per applicare un'etichetta a un messaggio di Gmail.

Fare clic sul nome dell'etichetta che si desidera applicare all'email. È anche possibile scegliere l'opzione Crea nuovo per aprire la casella nuova etichetta e creare una nuova etichetta per l'e-mail.

Passaggio 3. Codice colore un'etichetta

Un ottimo modo per organizzare la tua posta in arrivo è di applicare la codifica a colori per le etichette create dall'utente. Ciò consente di vedere rapidamente come i messaggi sono etichettati in un colpo d'occhio.

Come si passa il cursore sopra la destra dell'etichetta che si desidera applicare la codifica per colore, noterete una piccola freccia verso il basso.

Open color coding options for a label
Fare clic sulla freccia per aprire le opzioni per un'etichetta di codifica a colori.

Nell'esempio precedente la nuova etichetta, progetto di fusione, non è stato ancora codificati a colori. Colore codice, clicco sulla freccia per visualizzare un menu a discesa. Fare clic sulla freccia a destra dell'opzione colore etichetta per aprire la tavolozza dei colori di etichetta.

The Label color palette in Gmail
Utilizzare la tavolozza dei colori di etichetta per codice colore delle etichette.

Selezionare il colore della vostra scelta per applicarlo all'etichetta.

Passaggio 4. Come gestire le etichette di Gmail

Nella parte inferiore della barra laterale di etichette troverete l'opzione di gestire etichette. Potrebbe essere necessario fare clic su altro per vederlo.

Se si sceglie questa opzione, viene visualizzata la schermata impostazioni di etichette. (È inoltre possibile accedere la schermata delle impostazioni etichetta facendo clic sull'icona impostazioni e quindi facendo clic su Impostazioni > etichette o facendo clic sull'icona di etichette nella parte superiore di un messaggio e-mail aperto e facendo clic sull'opzione di gestire etichette.)

Gmail Label Settings screen
Utilizzare la schermata delle impostazioni di Gmail Label per determinare quali etichette sono visibili nell'elenco etichetta.

Utilizzare la barra di scorrimento sul lato destro dello schermo per scorrere l'elenco delle etichette.

Nella parte superiore della schermata Impostazioni etichetta vedrete le etichette di sistema. Questi includono etichette che ha definito il sistema di Gmail per voi come la vostra posta in arrivo, posta inviata, bozze, Spam e cestino.

Sotto le etichette di sistema troverete le etichette di categorie. Se si utilizza Google + sociali media, cerchie sociali appaiono di sotto. Nella parte inferiore, vedrai le etichette che hai aggiunto te stesso.

Accanto a ogni etichetta sistema vedrete due o tre opzioni sotto l'intestazione Visualizza nell'elenco etichetta. Le prime due opzioni, mostrare e nascondere, ti permettono di decidere se l'etichetta di messaggio viene visualizzata nell'elenco etichetta sulla barra laterale di Gmail. Se Mostra è selezionata, l'etichetta è visibile nell'elenco. Se Nascondi è selezionata, non è. Alcune etichette hanno una terza opzione, Vedi se non letti.

Le etichette di categorie, cerchie di Google + e le etichette che hai aggiunto te hanno anche una colonna per Visualizza nell'elenco messaggi. È possibile mostrare o nascondere i messaggi con queste etichette. Inoltre, le etichette che hai aggiunto te stesso dispongono di una colonna di azioni che consente di rimuovere un'etichetta o modificare l'etichetta (rinominarlo).

Passaggio 5. Come utilizzare le etichette di Gmail come cartelle

Alcune etichette sono già impostati un po ' come cartelle. L'etichetta di Spam, ad esempio, ignora la scheda posta in arrivo e primaria.

Per la maggior parte delle altre etichette, è possibile usare la mossa a icona (sembra una cartella) per utilizzarlo come una cartella. Iniziare con un messaggio aperto. Scegliere Sposta all'icona per visualizzare la mossa al menu a discesa.

The Move to icon
Utilizzare la mossa all'icona per spostare il messaggio in un'etichetta.

Selezionare l'etichetta che si desidera spostare il messaggio dall'elenco. Questo sposta il messaggio dalla posta in arrivo e la scheda primaria e nell'etichetta si è scelto.

Nota: Se il messaggio ha due etichette verrà visualizzato il messaggio ancora sotto quell'etichetta secondo anche se è utilizzato il passaggio al menu a discesa per spostarlo. Nell'esempio precedente, il messaggio è contrassegnato progetto ABC e progetto di fusione. Se io uso l'opzione Sposta per spostarlo sotto progetto fusione, apparirà ancora nell'etichetta del progetto ABC. Tuttavia, non apparirà nella posta in arrivo.

Passaggio 6. Ottimizzazione del tuo account Gmail con etichette

Ora che avete capito come utilizzare le etichette, è possibile organizzare meglio il tuo account Gmail incorporando le seguenti caratteristiche:

  • Aggiungere nuove etichette per i messaggi di gruppo insieme.
  • Etichette a colori codice messaggio importante per renderli facili da trovare.
  • Nascondere le etichette di messaggio che non hai bisogno di vedere.

3. come usare le schede

Passaggio 1. Disattivare una scheda

Non devi utilizzare le tabulazioni cinque predefinite nella posta in arrivo di Gmail. Se non ti piacciono, è possibile disattivarli. (L'unica scheda che non è possibile disabilitare è la scheda primaria).

Per disattivare una scheda, fare clic sull'icona Impostazioni (sembra simile a un ingranaggio) nell'angolo superiore destro della schermata di Gmail. Dal menu a discesa, fare clic su Configura posta in arrivo. Le schede selezionare per abilitare vetrine.

Select tabs to enable window
Utilizzare le schede selezionare per attivare la finestra attivare o disattivare le schede in Gmail.

Per disattivare una scheda, deselezionare la casella di controllo accanto alla scheda e fare clic sul pulsante Salva. Per me, ha senso di deselezionare la casella di controllo accanto alla scheda Forum. Non ho alcun forum le notifiche impostate e tale scheda è sempre vuota.

Attenzione, però. Se si disattiva una scheda che è piena di messaggi, tali messaggi verranno visualizzato nella posta in arrivo sotto la scheda primaria.

Per attivare una scheda che hai disattivato, tornare a selezionare schede per attivare la finestra e ricontrollare la casella di controllo accanto al nome della scheda. Fare nuovamente clic sul pulsante Salva.

Passaggio 2. Visualizza i messaggi speciali da schede

È anche possibile utilizzare le schede selezionare per attiva la finestra per visualizzare recitato i messaggi nella posta in arrivo sotto la scheda primaria. Questo può impedirti di manca un importante messaggio che si desidera seguire con.

Per attivare questa funzionalità, fare clic sulla casella accanto a Includi recitato in opzione primaria. Clicca sul pulsante Salva. Disattivare la funzione unclicking la casella di controllo e facendo clic sul pulsante Salva nuovamente.

Passaggio 3. Ottimizzare il vostro Inbox di Gmail con le schede

Come schede di comprensione possono aiutarti a configurare il tuo account Gmail?

In primo luogo, è possibile disattivare le schede che attualmente non si utilizza per una casella di posta meno ingombra. Alcuni utenti non amano la funzionalità delle schede e disattivare tutte le schede ad eccezione della scheda principale.

Successivamente, è possibile utilizzare la funzionalità Visualizza dei messaggi ha recitato per contrassegnare i messaggi che si desidera seguire con. Una volta che la funzionalità è attivata, i messaggi speciali vengono visualizzati nella posta in arrivo dove si hanno meno probabilità di dimenticarmi di loro.

4. come utilizzare le impostazioni di posta in arrivo per convertire un classico nella posta in arrivo

Se siete abituati a una casella di posta senza schede, è possibile utilizzare la schermata Impostazioni posta in arrivo per crearne uno in Gmail.

Attenzione: Se non siete abituati a un classico posta in arrivo, puoi saltare questa sezione.

Passaggio 1. Accedere alla schermata Impostazioni posta in arrivo

Per accedere alla schermata Impostazioni posta in arrivo, avviare dalla schermata principale di Gmail. Fare clic sull'icona impostazioni sulla destra. Dal menu a discesa, fare clic su Impostazioni >posta in arrivo. Appare la schermata Impostazioni posta in arrivo.

Gmail Inbox Settings screen
Utilizzare la schermata Impostazioni posta in arrivo per attivare e disattivare le schede in Gmail.

Come potete vedere, il valore predefinito include le schede cinque predefinite.

Passaggio 2. Cambia tipo di posta in arrivo

Per ristrutturare il vostro tipo di posta in arrivo, fare clic sulla freccia giù accanto la parola Default. Viene visualizzato un menu a discesa.

Change Inbox Type
Utilizzare questo menu a discesa per modificare la configurazione di posta in arrivo predefinita Gmail.

Tutte le opzioni nel menu a discesa diverso da quello predefinito e farla finita con le tabulazioni cinque predefinite.

Molte caselle di posta classici visualizzare messaggi non letti nella parte superiore della casella di posta. Se questo è ciò che si desidera, scegliere la prima opzione da leggere e fare clic sul pulsante Salva modifiche.

I messaggi non letti visualizzano nella parte superiore della posta in arrivo in ordine cronologico dal più recente al più vecchio. Qui di seguito che una sezione di posta in arrivo viene chiamata tutto il resto. Tua casella di posta in modo efficace è suddiviso in due sezioni.

Gmail inbox with two sections
Casella di posta Gmail configurato per mostrare i messaggi non letti prima.

Le altre opzioni non predefinito anche dividono la tua casella di posta. Ecco cosa vedrete con ognuna di queste opzioni:

  • Importante in primo luogo - in cima vedrete messaggi che Gmail pensa sono importanti. Nella parte inferiore, si vedrà tutto il resto.
  • Ha recitato in primo luogo - in cima vedrete i messaggi speciali. Nella parte inferiore, si vedrà tutto il resto.
  • Posta prioritaria - questa opzione divide la posta in arrivo in quattro sezioni. In cima vedrete importante e messaggi non letti. Successivamente si vedrà i messaggi speciali. La terza sezione viene lasciata vuota da personalizzare. Nella parte inferiore, si vedrà tutto il resto.

Se si decide di tornare alla visualizzazione predefinita di Gmail, selezionare predefinito dal menu a discesa e fare clic sul pulsante Salva modifiche.

Passaggio 3. Come possono aiutare a Impostazioni Info ricevute

Allontanando le impostazioni di posta in arrivo predefinita può aiutare a usare la tua casella di posta in modo più efficace, soprattutto se in genere non ricevete i messaggi che si adattano sotto una delle schede predefinite.

Poiché tutti i messaggi che non hai spostato sotto un'etichetta sono visibili nella posta in arrivo, riconfigurare le impostazioni può aiutare a trovare i messaggi che potrebbero normalmente sono accidentalmente stati ordinati in una delle schede.

Riconfigurare la posta in arrivo, probabilmente non è il modo migliore per organizzare il tuo indirizzo email se siete su un sacco di mailing list, ricevere un sacco di notifiche di media sociali o ricevere un sacco di email promozionali.

5. come file di archivio

Un modo per non ingombrare la tua casella di posta è di archiviare i messaggi meno recenti. È qui è che cosa dovete sapere sull'archiviazione dei messaggi in Gmail.

Passaggio 1. Archiviazione di un messaggio

L'archiviazione di un messaggio è facile. Avviare dalla schermata principale di Gmail. Fare clic sulla casella accanto al messaggio o i messaggi che si desidera archiviare.

Archive a message in Gmail
Per archiviare un messaggio, fare clic sulla casella e scegliere l'opzione di archivio.

Viene visualizzato un menu sopra i messaggi. Fare clic sull'icona di archivio (sembra una scatola). Il messaggio selezionato viene archiviato.

Passaggio 2. Trovare i messaggi archiviati

Ci sono due modi per trovare un messaggio archiviato:

  1. Utilizzare la funzione di ricerca di Gmail - risultati della ricerca di Gmail includono i messaggi archiviati. Per ulteriori informazioni sulla ricerca Gmail, leggere questo tutorial, come ricerca Your email in Gmail come un Pro.
  2. Cerca in tutti i Mail etichetta - etichetta The tutti i messaggi è esattamente quello che sembra. Un'etichetta che viene applicata a tutte le e-mail.

L'etichetta di tutta la posta è di solito in fondo all'elenco delle etichette. Per trovare il tuo messaggio archiviato nell'etichetta tutti i messaggi, vai in fondo alla barra laterale di Gmail. Potrebbe essere necessario fare clic su altro per vederlo. Fare clic su tutta la posta. Scorrere i messaggi fino a trovare quello che cerchi.

Passaggio 3. Decomprimere un messaggio

Se si archivia accidentalmente un messaggio, si può tornare alla posta in arrivo.

Aprire la vostra etichetta tutti i messaggi. Trovare i messaggi che si desidera tornare alla posta in arrivo. Fare clic sulla casella accanto a ogni messaggio. Fare clic su Sposta l'icona posta in arrivo sopra i messaggi.

Finding an archived message in All Mail
Utilizzare il pulsante Sposta in posta in arrivo per decomprimere i messaggi.

Quando si guarda a una conversazione in tutta la posta dopo averla spostata nella posta in arrivo, si noti che un'etichetta posta in arrivo (grigio) è stato applicato ai messaggi.

Conclusione

È possibile organizzare la posta in arrivo di Gmail utilizzando schede ed etichette. È inoltre possibile configurare la posta in arrivo in un modo che funziona meglio per voi.

Come una persona di piccola impresa che utilizza Gmail, è importante capire il sistema di Gmail e le vostre esigenze di posta elettronica. Una volta capito come funziona Gmail, saprete come organizzare il vostro Gmail in modo che è più efficiente per le vostre esigenze. Ulteriori informazioni nel nostro guida per principianti Ultimate a utilizzando Gmail.

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