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Cómo recuperar tus correos electrónicos de MS Outlook borrados o archivados

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Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Find Missing Emails in MS Outlook (Where Is My Email?)
How to Back Up All Your Microsoft Outlook Emails

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Para los usuarios de correo, el borrar accidentalmente sus mensajes es algo común, y Microsoft Outlook no es la excepción. Si has borrado un mensaje de correo de Outlook accidentalmente no te preocupes. En muchos casos puedes recuperar el mensaje de correo eliminado.

Otro problema común que los usuarios de correo tienen es no considerar la función de archivado automático de sus correos. La función AutoArchive (Archivado automático) en Outlook envía mensajes antiguos a la carpeta Archive (Archivo) de forma automática, lo que puede hacer que parezca como si estos mensajes hubieran desaparecido para el usuario desprevenido. Afortunadamente no es muy difícil recuperar correos archivados en Outlook.

En este tutorial vamos a explorar ambos problemas con mayor profundidad. Primero revisaremos cómo encontrar correos electrónicos perdidos en Outlook. Luego discutiremos cómo recuperar correos borrados de Outlook (incluyendo una discusión sobre la herramienta Recover Deleted Items (Recuperar elementos borrados)). A continuación, exploraremos la opción Auto Archive (Archivado automático) de Outlook para que puedas definir las configuraciones de Archive (Archivo) que sean adecuadas para ti. Esto evitará que tus correos sean archivados de forma inesperada o con demasiada frecuencia. Finalmente revisaremos cómo recuperar correos archivados en Outlook.

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1. Cómo encontrar correos electrónicos perdidos en MS Outlook

Si no encuentras alguno de tus correos, estos son los lugares que debes revisar primero:

  • La carpeta Archive (Archivo)
  • La carpeta Deleted Items (Elementos borrados)
  • La carpeta Junk email (Correo basura o Spam)

Puedes encontrar estas carpetas en el Navigation Pane (Panel de navegación) a la izquierda de tu bandeja de entrada de MS Outlook:

Where missing emails often are
A menudo puedes encontrar correos electrónicos perdidos en las carpetas mostradas aquí.

Para obtener más información sobre cada una de estas carpetas, así como otros procedimientos relacionados con la recuperación de mensajes perdidos, consulta este tutorial:

El tutorial también tiene información sobre cómo usar la herramienta de búsqueda de MS Outlook para encontrar correos electrónicos perdidos en Outlook.

2. Cómo recuperar correos electrónicos borrados de Outlook

Si encuentras los mensajes de correo perdidos en alguna de las carpetas mencionadas anteriormente, probablemente querrás recuperarlos. Básicamente hay dos maneras de recuperar correos de la carpeta Deleted Items (Elementos borrados) o Junk Email (Correo basura):

1. Arrastra y suelta mensajes

Puedes usar la función de arrastrar y soltar para recuperar correos borrados de Outlook. Tanto la carpeta Deleted Items (Elementos borrados) como la de Junk Email (Correo basura) te permiten arrastrar y soltar mensajes entre carpetas. Para mover un mensaje de una de estas carpetas usa los siguientes tres pasos:

  1. Abre la carpeta que contenga el mensaje.
  2. Selecciona el mensaje que quieras mover (a la derecha).
  3. Arrastra el mensaje seleccionado a la carpeta (en Navigation Pane (Panel de navegación)) en la que quieras colocarlo.

En la siguiente ilustración estoy moviendo el mensaje "Photos for Regional Design" ("Fotos para diseño regional") desde la carpeta Deleted Items (Elementos borrados) a la carpeta From My New Boss (De mi nuevo jefe).

Drag and Drop email messages to move them
Usa la función de arrastrar y soltar para recuperar mensajes de correo perdidos y colocarlos en las carpetas apropiadas.

2. Usa la herramienta Move (Mover)

Outlook también tiene una herramienta Move (Mover) que puedes usar para mover mensajes entre carpetas. Puedes encontrar la cinta en la pestaña Home (Inicio), como en la ilustración mostrada a continuación:

Use the move tool to recover messages
Usa la herramienta Move (Mover) para restaurar mensajes a sus carpetas apropiadas.

También puedes acceder a la herramienta Move seleccionando el mensaje que quieras mover y haciendo clic con el botón derecho en él. Aparecerá un menú desplegable con la opción Move en él:

Recover email using the Move tool
Esta es otra manera de mover mensajes de correo electrónico.

Para mover el correo seleccionado a la carpeta correcta, elige esa carpeta de entre las que estén disponibles en el menú desplegable.

2. ¿Qué es la herramienta Recover Deleted Items From Server (Recuperar elementos borrados del servidor) y cuándo puedes usarla?

Un mensaje de correo se considera eliminado "permanentemente" si lo borras de la carpeta Deleted Items (Elementos borrados). Sin embargo, en algunos casos puedes recuperar esos mensajes "permanentemente" borrados.

Si estás usando una dirección de correo de MS Outlook de tu trabajo o escuela (o cualquier otra organización grande), es posible que tu correo esté respaldado en un servidor de Microsoft Exchange. Dependiendo de la manera en la que tu administrador tenga configurado el sistema, tus elementos "permanentemente" borrados se almacenan en el servidor de correo durante un período definido. Esto significa que quizá puedas usar la herramienta Recover Deleted Items From Server (Recuperar elementos borrados del servidor) para recuperar mensajes de correo de Outlook incluso después de que hayan sido borrados "permanentemente".

Para usar la herramienta Recover Deleted Items From Server, haz clic en el icono del Ribbon (Cinta, se ve como una papelera de reciclaje). El cuadro de diálogo Recover Deleted Items (Recuperar elementos borrados) aparecerá mostrando todos los mensajes borrados almacenados en el servidor. Haz clic en los mensajes que quieras restaurar. Luego haz clic en el selector Restore Selected Items (Restaurar elementos seleccionados) y haz clic en el botón OK. Los mensajes serán restaurados en la carpeta en la que fueron eliminados.

Como mencioné anteriormente, esta opción solamente está disponible para aquellos usuarios cuyos correos electrónicos estén respaldados en un servidor. Sin embargo, hay una función muy similar en Outlook.com de Microsoft, que es la versión de Outlook de Microsoft en la web. Esta es la manera en la que puedes recuperar correos permanentemente eliminados en Outlook.com:

En la siguiente ilustración de Outlook.com, puedes ver que la carpeta Deleted Items (Elementos borrados) está vacía:

Outlookcom example
Este ejemplo está basado en la funcionalidad de Outlook.com.

Nota la barra gris debajo del nombre de la carpeta etiquetada como Recover deleted items (Recuperar elementos borrados). Para recuperar elementos borrados "permanentemente", haz clic en la barra gris. Aparecerá una ventana emergente mostrando mensajes borrados:

How to recover deleted emails
Esta es la forma en la que puedes recuperar correos borrados permanentemente en Outlook.com

Para restaurar un mensaje permanentemente borrado de Outlook.com, haz clic a la izquierda del mensaje que quieras restaurar. Aparecerá una casilla de verificación (asegúrate de que esté marcada). Haz clic en la opción Recover (Recuperar) de la parte superior izquierda de la ventana emergente. Confirma que quieres restaurar el mensaje, y el mensaje será restaurado.

Nota: Esta función no aparece en la versión de escritorio de MS Outlook para usuarios en casa.

4. Por qué se archiva el correo electrónico (y cómo recuperarlo)

Si tu correo faltante se encuentra en la carpeta Archive (Archivo), puedes arrastrarlo y soltarlo desde ahí a la carpeta en la que quieras que aparezca. Usa la misma técnica de arrastrar y soltar que describí anteriormente para la carpeta Deleted Items (Elementos borrados).

También puedes recuperar un mensaje archivado usando la herramienta Move (Mover) para mover un correo archivado a otra carpeta.

Finalmente, quizá puedas recuperar mensaje de correo de Outlook almacenados en tu computadora en formato PST.

Puedes evitar la necesidad de estar recuperando constantemente los correos que fueron archivados por accidente si comprendes y ajustas la opción AutoArchive (Archivado automático) de Outlook, así que ahora voy a discutir las configuraciones.

1. Cómo acceder a la configuración de AutoArchive (Archivado automático) en Outlook

La opción AutoArchive (Archivado automático) de MS Outlook determina con qué frecuencia debe moverse el correo automáticamente a la ubicación de tu archivo y también qué elementos de correo deben moverse. Si no tienes conocimiento de esta función, o si no estás seguro de cuáles son las configuraciones, puede parecer como si los mensajes desaparecieran aleatoriamente de tu bandeja y carpetas de correo electrónico.

Afortunadamente, puedes acceder a la herramienta AutoArchive (Archivado automático) de Outlook y cambiar las configuraciones. Esto es lo que hay que hacer:

Start in the inbox
Comienza teniendo Outlook abierto.

Desde tu bandeja de correo abierta haz clic en la pestaña File (Archivo). Aparecerá la pantalla Account Information (Información de la cuenta):

Account Information screen
Elige Options (Opciones) desde la pantalla Account Information (Información de la cuenta).

Haz clic en Options (Opciones) desde el menú a la izquierda. Aparecerá la pantalla Outlook Options (Opciones de Outlook):

The Outlook Options Screen
Selecciona la opción Advanced (Avanzadas) desde la pantalla Outlook Options (Opciones de Outlook).

Desde las opciones de la izquierda, selecciona la opción Advanced (Avanzadas) para ver las opciones Advanced (Avanzadas):

AutoArchive Dialog Box
Usa el cuadro de diálogo AutoArchive (Archivado automático) para cambiar tus configuraciones de archivado.

Puedes usar este cuadro de diálogo para cambiar tus configuraciones de AutoArchive (Archivado automático). También puedes deshabilitar la función AutoArchive desde aquí.

2. Cómo cambiar las configuraciones de AutoArchive (Archivado automático) de Outlook

La comprensión de cómo controlar tus configuraciones de AutoArchive (Archivado automático) es la clave para comprender cómo funciona la herramienta AutoArchive en Outlook. Si sabes cómo está configurada la herramienta AutoArchive y qué tan frecuentemente se ejecutará, es menos probable que te sorprendas cuando los mensajes sean archivados automáticamente. Los mensajes archivados se almacenan como archivos PST en tu computadora o en tu servidor de correo.

Para activar la función AutoArchive, marca la casilla a su izquierda. Para desactivar la función asegúrate de que la casilla esté desmarcada.

Como puedes ver, el cuadro de diálogo AutoArchive te proporciona muchas opciones diferentes. Veamos con más detalle cómo cambiar algunas de las configuraciones principales:

  • Establece la frecuencia con la que AutoArchive será ejecutado. La opción Run AutoArchive every x days (Ejecutar el archivado automático cada x días) aparece en la parte superior del cuadro de diálogo. Asegúrate de que la opción esté seleccionada (marcada). Luego usa las flechas hacia arriba y abajo que se encuentran a la derecha para modificar la frecuencia con la que tu sistema archivará de forma automática tus mensajes de correo. Elige de entre archivar diariamente hasta archivar solamente cada 60 días. Por lo general, mientras más mensajes recibas más frecuentemente deberás archivarlos.
  • Archivar o borrar mensajes expirados automáticamente. La opción Delete expired items (email folders only) (Borrar elementos expirados (solamente carpetas de correo)) archiva o elimina mensajes antiguos. De forma predeterminada, Outlook considera como expirados a los mensajes que han estado en tu programa de correo durante más de un período de tiempo determinado. Por ejemplo, los mensajes de la bandeja de entrada y borradores se consideran como expirados después de seis meses. Los elementos enviados y borrados se consideran expirados después de solamente dos meses. Si esta opción está activada, esos mensajes antiguos serán archivados automáticamente como parte del proceso de AutoArchive.
  • Elige una carpeta para almacenar los elementos archivados. La opción Move old items to (Mover elementos antiguos a) te permite elegir la carpeta en la que la herramienta de archivado coloca tus elementos. Es especialmente importante saber esto si alguna vez necesitas acceder a un mensaje archivado o restaurarlo.
  • En vez de archivar elementos antiguos, bórralos. Puedes elegir que la herramienta AutoArchive elimine automáticamente los mensajes antiguos en vez de almacenarlos usando la opción Permanently delete old items (Eliminar permanentemente elementos antiguos). Si eliges esta opción no podrás restaurar los archivos después de que el proceso de archivado sea ejecutado, ya que no habrán copias de repaldo que puedas restaurar.

Una vez que hayas hecho tus selecciones, haz clic en el botón OK del cuadro de diálogo para guardar tus cambios. Luego haz clic en el botón OK en la pantalla Outlook Options (Opciones de Outlook). ¡Acabas de cambiar tus configuraciones de AutoArchive!.

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Conclusión

Acabas de aprender cómo recuperar correos electrónicos archivados en Outlook y cómo recuperar mensajes de correo borrados. También aprendiste a usar la herramienta Recover Deleted Items (Recuperar elementos borrados) y la configuración de la función Auto Archive (Archivado automático) en Outlook. Saber más sobre el funcionamiento de tu sistema de correo de Outlook te ayuda a controlar qué mensajes de correo son archivados (o borrados) y en qué momento son eliminados.

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