Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

Hướng dẫn cách phục hồi thư đã xóa hoặc lưu trữ trên MS Outlook 

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Find Missing Emails in MS Outlook (Where Is My Email?)
How to Back Up All Your Microsoft Outlook Emails

Vietnamese (Tiếng Việt) translation by Nguyễn Thành Phúc (you can also view the original English article)

Đa số người dùng email vô tình xóa phải tin nhắn của họ và Microsoft Outlook cũng không là ngoại lệ. Nếu bạn tình cờ xóa tin nhắn từ Outlook thì đừng lo lắng nhé. Trong trường hợp này, bạn có thể lấy lại email mình đã xóa.

Một vấn đề phổ biến khác là người dùng email biết đến tính năng tự động lưu trữ. Tính năng AutoArchive trong Outlook sẽ tự động gửi tin nhắn cũ đến thư mục lưu trữ (Archive folder), như thể những tin nhắn này biến mất đi. Thật may mắn, không quá khó để phục hồi lại email trong Outlook.

Trong bài hướng dẫn này, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu về hai vấn đề này nhiều hơn. Trước tiên, chúng ta sẽ xem cách tìm email thất lạc trong Outlook. Sau đó, chúng ta sẽ thảo luận cách phục hồi email đã xóa trên Outlook (bao gồm thảo luận công cụ phục hồi thư đã xóa - Recover Deleted Items). Kế tiếp, chúng ta sẽ khám phá tùy chọn Auto Archive của Outlook trong việc thiết lập Lưu trữ đúng cách. Điều này sẽ giữ những email không muốn hoặc quá thường xuyên. Cuối cùng, chúng ta sẽ xem cách để phục hồi email lưu trữ trong Outlook.

Trước khi chúng ta bắt đầu, hãy tìm hiểu ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó bao gồm những chiến thuật trong sử dụng hộp thư email-để giúp bạn có thể kiểm soát nhanh chóng hộp thư và quản lý email của bạn hiệu quả hơn.

Inbox Zero Mastery Free eBook

1. Cách tìm Email bị mất trong MS Outlook

Nếu một trong những email của bạn bị thất lạc, bạn nên kiểm tra những nơi này trước tiên:

  • Thư mục lưu trữ (Archive folder)
  • Thư mục đã xóa (Deleted Items folder)
  • Thư mục Junk mail (hoặc Spam)

Bạn có thể tìm thấy những thư mục này trong Thanh điều hướng bên trái của hộp thư MS Outlook.

Where missing emails often are
Bạn có thể tìm email thất lạc trong các thư mục được hiển thị ở đây.

Để tìm hiểu thêm về những thư mục này trên các sản phẩm có liên quan đến việc phục hồi tin nhắn thất lạc, hãy đọc hướng dẫn này.

Bài hướng dẫn thông tin về cách sử dụng công cụ tìm kiếm MS Outlook để tìm email thất lạc trong Outlook.

2. Cách phục hồi Email đã xóa từ Outlook

 Nếu bạn tìm những email thất lạc một trong những thư mục trên, bạn sẽ muốn phục hồi chúng. Có hai cách cơ bản để phục hồi email từ thư mục Deleted Items hoặc Junk Email:

 1. Kéo và thả tin nhắn

Bạn có thể sử dụng chức năng kéo-và-thả để phục hồi email đã xóa từ Outlook. Cả hai thư mục Deleted ItemsJunk Email đều cho phép bạn kéo và thả tin nhắn giữa các thư mục. Để di chuyển tin nhắn từ những thư mục này, hãy làm theo ba bước sau đây.

  1. Mở thư mục chứa tin nhắn
  2. Chọn tin nhắn mà bạn muốn di chuyển (ở bên phải).
  3. Kéo tin nhắn đã chọn trong thư mục (trên Thanh điều hướng) chỗ bạn muốn đặt vào.

Trong phần mình họa bên dưới, tôi di chuyển tin nhắn “Photos for Regional Design” từ thư mục Deleted Items sang thư mục From My New Boss.

Drag and Drop email messages to move them
Sử dụng chức năng kéo-và-thả để phục hồi email thất lạc vào các thư mục của chúng.

2. Sử dụng công cụ Move

Outlook cũng có công cụ Move mà bạn có thể di chuyển các tin nhắn giữa các thư mục. Bạn có thể tìm trên tab Home, như minh họa bên dưới:

Use the move tool to recover messages
Sử dụng công cụ Move để phục hồi tin nhắn vào thư mục của chúng.

Bạn có thể truy cập vào công cụ Move bằng cách chọn tin nhắn mà bạn muốn di chuyển và click phải vào nó. Một trình đơn thả xuống xuất hiện với tùy chọn Move.

Recover email using the Move tool
Dưới đây là cách khác để di chuyển email.

Để di chuyển email đã chọn vào đúng thư mục, chọn thư mục từ các thư mục có sẵn từ trình đơn thả xuống.

3. Công cụ Recover Deleted Items là gì & khi nào bạn có thể sử dụng nó?

Một email sẽ bị xóa "vĩnh viễn" nếu bạn chọn Deleted Items. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, bạn có thể phục hồi những tin nhắn đã xóa "vĩnh viễn" này.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ email từ MS Outlook cho công việc hoặc trường học (hoặc ở công ty lớn), email của bạn có thể đã được cập nhật lên dịch vụ Microsoft Exchange email. Tùy thuộc vào người quản lý của bạn thiết lập hệ thống như thế nào, tin nhắn đã xóa "vĩnh viễn" của bạn được lưu trữ trên server email cho mục đích tìm kiếm lại. Điều này có nghĩa, bạn có thể sử dụng công cụ Recover Deleted Items From Server để lấy lại email Outlook sau khi xóa chúng “vĩnh viễn”.

 Để sử dụng công cụ Recover Deleted Items From Server, click vào biểu tượng trên Ribbon (nó giống như một thùng rác). Popup Recover Deleted Items hiển thị tất cả các thư đã xóa được lưu trữ trên server. Click vào tin nhắn bạn muốn phục hồi. Click vào Restore Selected Items và click vào nút OK. Tin nhắn sẽ được phục hồi về thư mục chúng bị xóa lúc đầu.

Như tôi đề cập ở trên, tùy chọn này chỉ có sẵn cho những người dùng email đã cập nhật lên server. Tuy nhiên, một tính năng tương tự có sẵn trên Microsoft Outlook.com, phiên bản Outlook hoạt động trên nền web của Microsoft. Dưới đây là cách phục hồi email đã xóa vĩnh viên trên Outlook.com:

Trong phần mình họa Outlook.com bên dưới, bạn có thể thấy thư mục Deleted Items trống:

Outlookcom example
Ví dụ này minh họa cho chức năng trên Outlook.com.

Chú ý thanh màu nâu bên dưới được dán nhãn Recover deleted items. Để phục hồi thư đã xóa “vĩnh viễn”, click vào thanh màu nâu. Một cửa sổ popup hiển thị tin nhắn đã xóa:

How to recover deleted emails
Bên dưới là cách phục hồi email đã xóa vĩnh viễn trên Outlook.com

Để phục hồi tin nhắn đã xóa vĩnh viễn trên Outlook.com, click trái tin nhắn bạn muốn phục hồi. Một checkbox xuất hiện (hãy đánh dấu nó). Click vào tùy chọn Recover ở phía trên bên trái của sổ popup. Xác nhận bạn muốn phục hồi tin nhắn. Tin nhắn đã được phục hồi.

Lưu ý: Chức năng này không áp dụng trên phiên bản MS Outlook cho Home Users.

4. Tại sao lưu trữ Email (và cách phục hồi nó)

Nếu email thất lạc của bạn được lưu trữ trên thư mục Archive thì bạn có thể kéo-và-thả từ thư mục mà bạn muốn. Sử dụng kỹ thuật kéo-và-thả tương tự mà tôi miêu tả bên trên cho thư mục Deleted Items.

Bạn cũng có thể phục hồi một tin nhắn bằng cách sử dụng công cụ Move để di chuyển một tin nhắn đã lưu trữ sang một thư mục khác.

Cuối cùng, bạn có thể phục hồi email lưu trữ trên Outlook vào máy tính của bạn dưới định dạng PST.

Bạn có thể không cần phải phục hồi những email tình cờ lưu trữ bằng cách tìm hiểu và điều chỉnh tùy chọn Outlook AutoArchive, tôi sẽ thảo luận về các thiết lập ngay bây giờ.

 1. Cách truy cập Outlook AutoArchive Settings

Tùy chọn AutoArchive trên MS Outlook sẽ xác định mức độ thường xuyên email tự động được chuyển sang vị trí lưu trữ của bạn và cũng như email được di chuyển. Nếu bạn không biết chức năng này hoặc không chắc chắn cách cài đặt như thể tin nhắn ngẫu nhiên biến mất khỏi hộp thư và thư mục của bạn.

May mắn thay, bạn có thể truy cập công cụ AutoArchive trên Outlook và thay đổi các cài đặt. Dưới đây là cách làm:

Start in the inbox
Bắt đầu mở Outlook.

Từ hộp thư chính của email, click vào tab File. Màn hình Account Information hiển thị:

Account Information screen
Chọn Options từ màn hình Account Information.

Từ trình đơn bên trái, click Options. Màn hình Outlook Options hiển thị:

The Outlook Options Screen
Chọn tùy chọn Advanced từ màn hình Outlook Options:

Từ lựa chọn bên trái, chọn tùy chọn Advanced để xem các tùy chọn Advanced:

AutoArchive Dialog Box
Sử dụng hộp thoại AutoArchive để thay đổi các cài đặt lưu trữ của bạn.

Bạn có thể sử dụng hộp thoại này để thay đổi các thiết lập của bạn trên AutoArchive. Bạn cũng có thể quay lại tắt tính năng AutoArchive từ hộp thoại.

2. Cách thay đổi cài đặt Outlook AutoArchive

Hiểu cách kiểm soát các cài đặt trên AutoArchive là chìa khóa để hiểu các chức năng AutoArchive hoạt động như thế nào trên Outlook. Nếu bạn biết công cụ AutoArchive được thiết lập và hoạt động như thế nào, bạn sẽ không ngạc nhiên khi tin nhắn được tự động lưu trữ. Các tin nhắn được lưu trữ dưới các tập tin định dạng trên máy tính hoặc trên mail server của bạn.

Để mở cài đặt AutoArchive, đánh dấu kiểm vào ô bên trái. Để tắt cài đặt, hủy đánh dấu vào ô.

Như bạn có thể thấy, hộp thoại AutoArchive cho bạn nhiều lựa chọn khác nhau. Hãy tìm hiểu sâu hơn về cách thay đổi của các thiết lập chính.

  • Thiết lập tần suất AutoArchive chạy. Tùy chọn Run AutoArchive every x days hiển thị ở phía trên cùng của hộp thoại. Chắc chắn tùy chọn đã được chọn (đã đánh dấu). Sau đó, sử dụng mũi tên lên và xuống bên phải để điều chỉnh mức độ thường xuyên của hệ thống sẽ tự động lưu trữ đối với các email của bạn. Việc chọn lưu trữ từ hàng ngày đến 60 ngày. Nói chung, càng nhiều tin nhắn thì bạn càng làm thường xuyên hơn để lưu trữ chúng.
  • Tự động lưu trữ hoặc xóa các tin nhắn hết hạn. Tùy chọn Delete expired items (email folders only) lưu trữ hoặc xóa các tin nhắn cũ hơn. Theo mặc định, Outlook sẽ xem xét các tin nhắn đã tồn tại trong phần mềm email của bạn trong một khoảng thời gian dài cho đến khi hết hạn. Chẳng hạn, các tin nhắn trong hộp thư chính và hộp thư nháp được xem là quá hạn sau sáu tháng. Gửi và xóa tin nhắn được xem xét là quá hạn chỉ sau hai tháng. Nếu mở tùy chọn này, những tin nhắn cũ hơn này sẽ được tự động lưu trữ trong phần AutoArchive.
  • Chọn một nơi thư mục được lưu trữ. Tùy chọn Move old items to cho phép bạn chọn thư mục, nơi công cụ lưu trữ cất trữ tài liệu. Điều này đặc biệt quan trọng để biết nếu bạn chưa bao giờ truy cập hoặc khôi phục lại một tin nhắn lưu trữ.
  • Thay vì lưu trữ tin nhắn cũ, hãy xóa chúng đi. Bạn có thể chọn công cụ AutoArchive để tự động xóa tin nhắn cũ hơn thay vì lưu trữ chúng bằng cách sử dụng tùy chọn Permanently delete old items. Nếu bạn thực hiện lựa chọn này, bạn sẽ không thể khôi phục lại các tập tin sau quá trình lưu trữ vì không có sao lưu nào để khôi phục lại.

Ngay khi bạn chọn lựa xong, click vào nút OK trong hộp thoại để lưu lại thay đổi. Sau đó, click vào nút OK trên màn hình Outlook Options. Bạn vừa mới thay đổi các thiết lập AutoArchive của bạn!

Tìm hiểu thêm nhiều thủ thuật và mẹo hữu ích về Email

Đừng quên đăng ký nhận thư mới từ Tuts+ và tải ebook miễn phí của chúng tôi. The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó bao gồm những mẹo và thủ thuật sắp xếp và quản lý hộp thư điện tử của bạn hiệu quả hơn.

Inbox Zero Mastery Free ebook

Tóm lại

Bạn vừa tìm hiểu cách phục hồi email lưu trữ trên Outlook và cách phục hồi email đã xóa. Bạn cũng vừa học cách sử dụng công cụ Recover Deleted Items và thiết lập tính năng Auto Archive trong Outlook. Việc biết nhiều hơn về hoạt động của hệ thống email trên Outlook giúp bạn kiểm soát được những email được lưu trữ (hoặc đã xóa) và khi chúng bị xóa đi.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.