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Cómo usar Google Sheets para crear tu primera hoja de cálculo

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called How to Use Google Sheets (Essential Tutorial Guide).
How to Print Areas, Ranges or Full Google Spreadsheets
Google Sheets vs. MS Excel: Which Spreadsheet Tool Is Better?

Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa Vazquez (you can also view the original English article)

Cuando escuchas el término hoja de cálculo, ¿en qué piensas? ¿piensas en ellas como una herramienta que puedes usar para tu negocio y proyectos, o una herramienta que puedes ver siendo usada por tu contador cuando visitas su oficina?.

No te equivoques: los profesionales corporativos y los contadores ciertamente prefieren las hojas de cálculo como una manera fácil de ejecutar cálculos y fórmulas en grandes conjuntos de datos.

Pero ese no es el único uso que se le puede dar a una hoja de cálculo. De hecho, nosotros usamos hojas de cálculo frecuentemente para planificar y organizar contenido incluso en Envato Tuts+. Ya sea que estés usando una hoja de cálculo para proyectos creativos, para organizar tu negocio o colaborar con otros, Google Sheets es una gran herramienta para hacer eso.

Este tutorial se enfocará en cómo usar Google Sheets. Incluso si no sabes cómo usar las hojas de cálculo de Google, este tutorial te ayudará a comenzar y a pensar sobre cómo trabajar con datos.

How to Create your First Google Sheets template

¿Por qué usar Google Sheets?

Antes de enfocarnos en el uso de Google Sheets, estas son algunas razones por las que creo que las hojas de cálculo son únicas en comparación con otros tipos de documentos para la administración de proyectos y procesos:

  • Las hojas de cálculo son extremadamente escalables, con filas y columnas prácticamente infinitas en las que puedes agregar tu información.
  • Las hojas de cálculo son flexibles, al tener la habilidad de colocar prácticamente cualquier tipo de datos dentro de las celdas.
  • Las hojas de cálculo aceptan fórmulas y funciones para que puedas tomar datos sin procesar y hacer cálculos.

Es posible que ya estés familiarizado con el uso de alguna aplicación como Microsoft Excel para crear hojas de cálculo. Ciertamente es verdad que Excel es la aplicación de hojas de cálculo más popular y ampliamente aceptada, pero Sheets también tiene sus propias ventajas.

La obvia ventaja de usar Google Sheets es que tiene lugar en la nube. Cualquier dispositivo que tenga un navegador web o acceso a las aplicaciones de iOS y Android puede usar Sheets.

Sheets también está vinculo a tu cuenta de Google Drive, por lo que es sencillo cambiar de dispositivo y seguir trabajando en tu proyecto. Esa integración con Drive significa que tus documentos siempre estarán respaldados y listos para que trabajes en ellos sin importar el dispositivo en el que estés.

Observa y aprende

En el siguiente screencast cubriré algunas de las habilidades esenciales que pueden ayudarte a comenzar con Google Sheets. Este screencast es una introducción guiada al uso de Google Sheets para que puedas crear tu primera hoja de cálculo.

Sigue leyendo este tutorial para analizar habilidades clave que puedes usar para aprovechar Google Sheets al máximo.

Como comenzar a usar Google Sheets

Para comenzar con Google Sheets primero necesitarás crear una cuenta de Google gratuita. Si ya estás usando Gmail, por ejemplo, tendrás acceso a Sheets inmediatamente.

Para entrar a Sheets yo siempre comienzo entrando a la página principal de Google Drive. Es posible que ya uses Google Drive para almacenar y respaldar tus archivos. Google tiene una suite completa de herramientas basadas en el navegador, por ejemplo Docs y Sheets, que puedes usar en un navegador web.

New Google Sheets file
Puedes crear un nuevo archivo de Sheets desde cualquier lugar en Google Drive haciendo clic en el botón New (Nuevo) y eligiendo Google Sheets.

Para crear tu primera hoja de cálculo haz clic en el botón New (Nuevo) y elige Google Sheets. Ahora te dirigirá a una hoja en blanco con la que puedes iniciar simplemente escribiendo en las celdas disponibles. Este es tu lienzo en blanco que está listo para datos planos, fórmulas y más.

Una manera de obtener una ventaja inicial al crear una hoja de cálculo es usar una plantilla, que es un archivo pre-construido con celdas, fórmulas e ideas para organizar tus datos. Puede ser una gran ventaja en comparación con el proceso de crear tu hoja de cálculo desde cero.

Consulta el resumen y el tutorial mostrado a continuación para obtener más información sobre las plantillas en Google Sheets:

Cómo escribir tu primera fórmula

Hasta ahora solamente hemos tratado de agregar datos planos a tu hoja de cálculo. Veamos ejemplos simples de fórmulas y funciones que toman los datos de tu hoja de cálculo y los transforman de alguna manera.

Para comenzar a escribir tu primera fórmula escribe un signo igual ("=") en la celda. Luego puedes comenzar a escribir una fórmula. Puedes hacerlo directamente en la barra o hacer referencia a otras celdas para trabajar con ellas, por ejemplo =A1+B1.

Excel Formula Sample
Puedes crear fórmulas dentro de una celda simple o trabajando con datos que ya hayan sido escritos en otras celdas.

Estas son algunas fórmulas que puedes usar para trabajar con los datos:

  • Operadores matemáticos básicos, como +, -, * y /
  • Fórmulas para transformación de texto, como =UPPER, =LOWER o =TRIM (¡intenta estas fórmulas en el texto para ver los efectos!)
  • Funciones de fecha, como =TODAY para mostrar la fecha de hoy, o =MONTH para obtener el mes de una fecha específica

Sheets es lo suficientemente inteligente como para ayudarte a extender fórmulas fácilmente. Después de añadir la primera fórmula en una secuencia, no tienes que volver a escribirla en cada una de las filas. Simplemente coloca el cursor sobre la esquina de la celda y, cuando veas que el símbolo cambia a un icono "+", haz clic y arrástralo hacia abajo para extender la fórmula.

Sales price with tax example
No tienes que escribir la misma fórmula una y otra vez en Sheets - simplemente toma la fórmula y bájala para aplicarla en cada una de las filas.

Para obtener una lista completa de fórmulas y funciones revisa la documentación oficial de Google. Consulta el tutorial mostrado a continuación para ver un curso intensivo sobre cómo usar fórmulas y funciones para trabajar con datos en Google Sheets.

Cómo compartir hojas de cálculo

Por mucho, una de mis características favoritas de Google Sheets es la habilidad de compartir y colaborar con otros. Puedes añadir otros usuarios a tu hoja de cálculo y hacer que entren y colaboren con el trabajo contigo.

Para empezar a compartir, haz clic en el botón azul Share (Compartir) de la esquina superior derecha de Sheets. Después, simplemente puedes añadir las direcciones de correo de todas las personas que quieras incluir como colaboradores.

Share Spreadsheet with Others in Google Sheets
Haz clic en el botón Share (Compartir) y luego agrega direcciones de correo para invitar a otros a editar, comentar o ver tu hoja de cálculo.

Asegúrate de configurar los permisos para los colaboradores. Puedes hacer clic en el menú desplegable del icono de lápiz para controlar si pueden editar, comentar o simplemente ver la hoja de cálculo, para evitar que se hagan cambios no deseados.

Consulta el tutorial completo que aparece a continuación para ver una guía completa sobre cómo usar Google Sheets para colaborar:

Cómo usar el formato básico en hojas de cálculo de Google

El formateo en Google Sheets consiste en añadir pistas visuales acerca de lo que significa tu información. Esto puede ser desde simples efectos de texto en negritas o cursiva hasta bordes que ayuden a separar celdas específicas del resto de la hoja de cálculo.

Varias herramientas clave de formateo que quizá quieras probar son:

  • Bordes que segmentan ciertos datos en múltiples tablas para poner en claro que la información está separada.
  • El sombreado de celdas agregra un color de fondo a tus celdas, y es útil para las filas de encabezado u otras celdas especiales.
  • Los estilos de fuentes pueden ayudarte a marcar ciertos textos con opciones de fuentes específicas, además de estilos en negritas y cursivas.

Todas estas herramientas se encuentran en la barra de herramientas justo arriba de los datos. Pruébalas aplicando estilos a los datos de tus hojas de cálculo.

Adjusted with Formatting
Estas celdas han sido formateadas para que los datos sean significativos y más fáciles de leer, con formatos de números que coinciden con el propósito de la información.

Si te interesa convertirte en un experto en formato, asegúrate de hacer clic en el siguiente vínculo y observa las opciones de formato en acción:

Resumen y sigue aprendiendo

Acabas de aprender cómo usar Google Sheets. Aunque adoro usar Microsoft Excel para análisis avanzados y modelado financiero, Google Sheets puede ser una útil herramienta para cualquier persona que necesite mantener las cosas organizadas y estructuradas. Este tutorial se enfocó en las características críticas para ayudarte a ponerte en marcha en el aprendizaje de Google Sheets.

Los siguientes tutoriales son una excelente manera de seguir aprendiendo cómo usar las hojas de cálculo de Google. Cada uno de ellos cubre una herramienta o característica diferente que te ayudará a pensar en usar Google Sheets para tus propios proyectos.

¿Cómo usar Google Sheets? ¿cuál fue el primer proyecto en el que usaste este software y que te hizo ver su potencial? cuéntame para qué estás usando Google Sheets en la sección de comentarios a continuación.

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