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Correo electrónico de seguimiento puede ser uno de los más difíciles tipos de correo electrónico para escribir. Esto es doblemente cierto si usted necesita enviar un correo electrónico de seguimiento después de la no respuesta.
Si eres reacio a enviar un seguimiento del correo electrónico, usted no está solo. Muchas personas son renuentes a enviar emails de seguimiento porque se preocupan por molestando al destinatario. Sin embargo, un buen correo electrónico seguimiento puede significar la diferencia entre hacer negocios con un cliente y no hacer negocios.
En este tutorial, aprenderás cómo escribir un correo electrónico de seguimiento. También contestaremos algunas preguntas frecuentes que tienen las personas como al enviar un correo electrónico de seguimiento y cuánto tiempo debe esperar antes de enviarlo. También proporcionaremos un email de seguimiento muestra.
¿Cuándo es conveniente enviar un correo electrónico seguimiento?
Algunos mensajes son tan importantes que usted necesita para asegurarse de que no faltaron. Para esos mensajes, es una buena idea para enviar un mensaje de seguimiento.
Aquí hay algunas situaciones que requieran para dar seguimiento a un correo electrónico:
- Trabajo potencial. Si has enviado un currículum o aplicar para un trabajo, un correo electrónico de seguimiento que explica aún más sus calificaciones puede ser lo que se necesita para impresionar a un reclutador y hacerse notar.
- Posible venta. Una razón sorprendente que muchas personas ventas no es que ellos nunca seguimiento con un cliente prospectivo. Ellos hacen las ventas con prospectos que están dispuestos a comprar inmediatamente, pero pierda en ventas futuras.
- Convocatoria de reunión. Si usted ha solicitado una reunión con alguien y no has respondido, seguimiento para saber si puede asistir o si la reunión tiene que ser reprogramado.
- Comunicación con el supervisor. Correos electrónicos relacionados con el trabajo son generalmente importantes. Si ha pasado algún tiempo y su supervisor no ha respondido, seguimiento. Han pasado por alto su correo electrónico, o podría haber sido cogido en su filtro de Spam.
- Comunicación relacionada con el proyecto con los pares. En la mayoría de las empresas, eres parte de un equipo. Su éxito (o fracaso) depende de su capacidad para comunicarse. Si un miembro del equipo no responde, deberá averiguar por qué.
Estoy seguro que usted puede pensar en muchas otras situaciones donde debe seguimiento después de enviar un mensaje.
Correo electrónico seguimiento de directrices
Si usted vacila en dar seguimiento a un correo sin respuesta porque te preocupa molestando al destinatario, no estás solo. Ese mismo miedo evita que mucha gente sigue hasta en sus mensajes sin respuesta.
Si el correo electrónico original era importante, sin embargo, probablemente es todavía importante. Usted debe seguir en sus correos electrónicos importantes no las respuestas.
Nota: Si tienes una verdadera emergencia que debe tratarse inmediatamente, correo electrónico generalmente no es la mejor manera de contactar con alguien. Usted tendrá mucho más éxito para hacer una llamada de teléfono o verlos en persona (si está en las inmediaciones).
Asegúrese de que usted realmente necesita hacer un seguimiento
No es raro perder una respuesta a un correo electrónico si el buzón está lleno de mensajes. Asegúrese de que no ocurra, manteniendo tu bandeja de entrada libre de desorden.
Para saber cómo obtener un buzón de correo electrónico libre de desorden y mantenerlo, descargar una copia de nuestro eBook gratis: la guía definitiva a la bandeja de entrada cero dominio. Usted aprenderá cómo mantener correo electrónico "ruido" de tu bandeja de entrada para que no te pierdas los mensajes importantes.
Además, no se olvide de revisar las carpetas Spam y papelera. Correos electrónicos a veces importantes terminan accidentalmente en uno de estos dos lugares.
Si usted está tratando con muchos contactos, este tutorial proporciona formas de saber si fue leído un correo electrónico:
¿Cuánto tiempo debe esperar antes de un correo electrónico de seguimiento?
¿Cuánto tiempo debe esperar para la respuesta a un correo electrónico antes de enviar un correo electrónico de seguimiento? Incluso expertos no coinciden siempre en los marcos de tiempo exactos. Además, el marco de tiempo puede variar dependiendo de la situación, la empresa, la industria y muchos otros factores.
Sin embargo, aquí están algunas pautas generales para tipos comunes de mensajes de correo electrónico:
- Nota de agradecimiento (entrevista). Una nota de agradecimiento es un tipo común de correo electrónico de seguimiento. Más a menudo se utiliza después de una entrevista de trabajo. Por lo general, es mejor enviar una nota de agradecimiento dentro de 24 a 48 horas después de la entrevista. Puede seguir para arriba otra vez en una semana.
- Aplicación de trabajo o curriculum vitae (no entrevista). Si alguna vez has buscado un trabajo, usted sabe el taladro. Enviar curriculum vitae, después de reanudar, aplicación tras aplicación y... sin respuesta. Es aceptable para enviar un correo electrónico de seguimiento después de una semana.
- Convocatoria de reunión. Éste varía mucho dependiendo de Cuándo está programada la reunión. Trate de darle tiempo al receptor lo suficientemente para trabajar su reunión en su calendario, aunque. Si la reunión está pasando pronto, una llamada telefónica puede ser el mejor enfoque de seguimiento.
- Laboral correo electrónico (supervisor o compañeros). Mayoría de las empresas tiene directrices sobre cómo rápidamente mensajes deben ser contestados. Generalmente, el tiempo de respuesta requerida es entre 24 y 48 horas (excepto fines de semana). Si el destinatario ha superado ese plazo, está bien para el seguimiento. Sin embargo, mantener en circunstancias especiales de la mente, como cuando un compañero está enfermo o fuera de la oficina.
- Tocar base y redes. Ha sido una quedada u otra organización profesional y conociste a alguien en su campo. Que los hayas añadido a tu lista de contactos, pero ¿cómo estar en contacto? Compruebe con ellos después de un mes y luego una vez cada tres meses.
- Prospecto de ventas. Si estás en ventas, es especialmente importante seguir con tus leads. Usted puede tener sus cables clasificados como fría, tibia y caliente. Seguimiento más con frecuencia con los conductores de caliente, pero no descuides a los otros. El tiempo de seguimiento varía, pero en general siguen la pauta de tocar base de perspectivas calientes.
Como he mencionado anteriormente, estas son directrices generales. Tus circunstancias pueden ser diferentes. Por supuesto, prestar especial atención a y siga las instrucciones específicas que está dado.
Por ejemplo, si usted está siendo entrevistado y el entrevistador dice, "Yo debo saber algo mañana, Dame una llamada". Entonces, es lo que haces. Usted puede enviar generalmente un email gracias, sin embargo.
¿Con qué frecuencia debe usted dar seguimiento a un correo electrónico?
En algunos casos, como cuando está siguiendo en una solicitud de trabajo o curriculum vitae, la mayoría profesionales de recursos humanos (RRHH) están de acuerdo: un correo electrónico de seguimiento suele ser suficiente. Si usted no oye detrás de la empresa después de eso, probablemente no está interesados. Muchos profesionales de recursos humanos están inundados con aplicaciones y pueden ser molestadas si usted en contacto con ellos semana tras semana sobre el mismo trabajo.
Si vas a seguir con un montón de gente, mantener registros. Esto es vital para la gente de ventas, pero también puede ser importante para otros. Por ejemplo, si va a enviar a un montón de hojas de vida es fácil olvidar si usted ha seguido con la empresa.
Si sólo tienes unos pocos correos electrónicos seguimiento seguimiento, una hoja de cálculo puede ser suficiente. Crear una columna para cada uno de los siguientes:
- Nombre de contacto
- Posición
- Nombre de la empresa
- Correo de contacto
- Primera fecha seguimiento
- Próxima fecha de seguimiento
- Futura fecha seguimiento
- Notas (como por qué están en su lista de contactos)
Si tienes una gran lista de contactos, que estás en ventas, usted puede necesitar una herramienta más poderosa. Considere obtener software de Customer Relationship Management (CRM). Una buena herramienta CRM no sólo mantiene sus registros de contacto seguro, incluso a le seguir con tus leads regularmente.
Importante: Si alguien pide ser eliminado de su lista de contactos, respetar sus deseos. No seguir para arriba con ellos otra vez.
Otros métodos de correo electrónico de seguimiento
Si fracasan sus esfuerzos de seguimiento, recuerde que el correo electrónico no es la única manera de entrar en contacto con personas. Algunas personas están tan ocupados que no comprueban su correo electrónico muy a menudo. O, pueden tener un asistente de revisar sus mensajes.
Si su mensaje es importante, no tenga miedo de seguimiento por teléfono. También se está volviendo cada vez más común el uso de mensajes de texto para comunicaciones de negocios.
Cómo escribir un efectivo seguimiento de correo electrónico
Que haya determinado que usted realmente necesita escribir un correo electrónico de seguimiento. Pero para que sea eficaz, es profesional. Debe ser un buen profesional email:
- Hasta el punto de
- No demasiado largo
- Libre de errores
- Cortés
También, asegúrese de incluir todos los elementos de correo electrónico de un buen negocio. Este tutorial explica el formato de correo electrónico de negocios adecuado:
No olvide que su asunto es importante también. Evitar las líneas de asunto vagas como:
Mensaje importante
O
Sólo después de
Una mejor línea de asunto incluye más detalles:
Grupo de diseño web de reunión, el 22 de febrero, necesitamos su respuesta
O
¿Vas a la reunión del grupo de Web febrero?
El correo electrónico que fue con este asunto fue enviado a los miembros del grupo que no respondan a un correo electrónico anterior anunciando la reunión del grupo de diseño Web. El mensaje recuerda al lector de la reunión original y pide su RSVP.
Importante: No envíe el correo electrónico de recordatorio a los miembros del grupo que respondieron a la notificación de la reunión.
No olvidemos que la apertura y cierre de tu correo electrónico también es importante. Aquí hay un tutorial que se ve en el correo electrónico aperturas y cierres en detalle:
Es posible que su correo electrónico no respondió a la porque no venir a través como importantes. Lee este tutorial para aprender a obtener tus lectores para responder:
Si usted necesita escribir un email de agradecimiento tras una entrevista, aquí es más dirección y un correo electrónico de ejemplo a seguir:
A continuación, vamos a ver un correo de seguimiento muestra.
Seguimiento de correo electrónico muestra
En este ejemplo de un correo electrónico de seguimiento fue enviado para recordar a los miembros de un grupo de diseño que necesitan confirmar su asistencia para la próxima reunión de grupo.
El correo se ve así:
Tema: Vas a la reunión del grupo de diseño Web de febrero?
Estimado miembro,
Todavía no hemos recibido su respuesta para nuestra próxima reunión de la cena del grupo de diseño Web y la fecha límite se acercaba. Si vienes, envíe su preferencia de comida para: webdesigngroup@example.com. Debemos saber quién viene antes del 15 de febrero.
En caso te perdiste nuestro último correo electrónico, de este mes se celebrará el 22 de febrero de 6:30 a 21:30 en el Auditorio de la ciudad, 9876 cualquier carretera, Madrid.
Nuestro tema este mes es el futuro del diseño Web. Nuestro orador será Jane Jones, CEO de Madrid Consulting.
Espero verte ahí.
Atentamente,
Chang de Ashton
Presidente
Grupo de diseño web
Aviso el correo electrónico de seguimiento está dirigida a "Estimado miembro." Aunque es generalmente más eficaz a la dirección de un correo electrónico a un individuo, esto es un aviso de reunión del grupo correo. Así, la frase "Miembro estimado" puede ser utilizada en este caso.
También, observe que el correo electrónico de seguimiento directo. Hace bien al punto y luego comentarios sobre el email anterior en caso de que el destinatario no consiga eso. Lo más importante, le da al lector un plazo para responder.
Por último, cierra con una firma profesional. Para más consejos sobre escribir correos electrónicos efectivos, mira este tutorial:
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Conclusión
Sólo has aprendido cómo dar seguimiento a un correo sin respuesta. También has aprendido algunos principios de seguimiento de correo electrónico útil. Incluso hemos proporcionado un email de seguimiento muestra usar como una guía cuando usted escribe su propio correo electrónico de seguimiento.
Ahora debe ser listo para enviar vuestros emails de seguimiento. ¡Buena suerte!
