Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Taufan Prasetyo Basri (you can also view the original English article)
Tindak lanjut email bisa menjadi salah satu jenis email yang paling menantang untuk ditulis. Ini benar adanya jika Anda perlu mengirim email tindak lanjut setelah tidak ada jawaban.
Jika Anda ragu untuk mengirim email tindak lanjut, Anda tidak sendiri. Banyak orang enggan mengirim email tindak lanjut karena khawatir mengkhawatirkan si penerima. Namun, email tindak lanjut yang bagus bisa berarti perbedaan antara berbisnis dengan klien dan tidak berbisnis.
Dalam tutorial ini, Anda akan belajar bagaimana menulis email tindak lanjut. Kami juga akan menjawab beberapa pertanyaan umum yang dimiliki orang seperti kapan harus mengirim email tindak lanjut dan berapa lama Anda harus menunggu sebelum mengirimnya. Kami juga akan memberikan contoh email tindak lanjut.
Kapan waktu yang tepat untuk mengirim Email Follow Up?
Beberapa pesan sangat penting sehingga Anda perlu memastikannya tidak terjawab. Untuk pesan tersebut, ada baiknya mengirimkan pesan tindak lanjut.
Berikut adalah beberapa situasi yang mungkin mengharuskan Anda menindaklanjuti email:
- Pekerjaan potensial. Jika Anda telah mengirimkan resume atau melamar pekerjaan, sebuah email lanjutan yang selanjutnya menjelaskan kualifikasi Anda mungkin sesuai keinginan untuk mengesankan perekrut dan mendapat perhatian.
- Kemungkinan penjualan. Alasan mengejutkan banyak orang penjualan gagal adalah mereka tidak pernah menindaklanjuti calon klien. Mereka membuat penjualan dengan prospek yang siap untuk dibeli segera, namun kehilangan penjualan di masa depan.
- Permintaan rapat. Jika Anda meminta pertemuan dengan seseorang dan mereka tidak menanggapi, tindak lanjut untuk mengetahui apakah mereka dapat hadir atau apakah pertemuan tersebut perlu dijadwal ulang.
- Komunikasi dengan supervisor. Email yang terkait dengan pekerjaan biasanya penting. Jika sudah waktunya berlalu dan atasan Anda belum menanggapi, tindak lanjuti. Mereka mungkin telah mengabaikan email Anda, atau mungkin tertangkap dalam filter Spam mereka.
- Komunikasi terkait proyek dengan rekan. Di sebagian besar perusahaan, Anda adalah bagian dari sebuah tim. Keberhasilan Anda (atau kegagalan) bergantung pada kemampuan Anda untuk berkomunikasi. Jika anggota tim tidak menanggapi, Anda perlu mencari tahu alasannya.
Saya yakin Anda bisa memikirkan banyak situasi lain di mana Anda harus menindaklanjuti setelah mengirim pesan.
Panduan Tindak Lanjut Email
Jika Anda ragu untuk menindaklanjuti email yang tidak terjawab karena Anda khawatir mengganggu penerima, Anda tidak sendiri. Ketakutan yang sama membuat banyak orang tidak menindaklanjuti pesan mereka yang tidak terjawab.
Jika email asli itu penting, mungkin masih penting. Anda harus menindaklanjuti email penting Anda tanpa tanggapan.
Catatan: Jika Anda memiliki keadaan darurat yang benar yang harus segera ditangani, email biasanya bukan cara terbaik untuk menghubungi seseorang. Anda akan jauh lebih berhasil membuat panggilan telepon atau melihat mereka secara langsung (jika mereka berada di dekatnya).
Pastikan Anda Benar-benar Perlu Menindaklanjuti
Bukan hal yang aneh jika melewatkan respons ke email jika kotak masuk Anda penuh dengan pesan. Pastikan itu tidak terjadi dengan menjaga kotak masuk Anda bebas dari kekacauan.
Untuk mempelajari bagaimana mendapatkan kotak masuk email yang berantakan dan menyimpannya, unduh salinan e-book gratis kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Anda akan belajar menyimpan email "noise" dari kotak masuk sehingga Anda tidak melewatkan pesan penting tersebut.
Selain itu, jangan lupa cek folder Spam and Trash Anda. Terkadang email penting sengaja berakhir di salah satu dari dua tempat ini.
Jika Anda berurusan dengan banyak kontak, tutorial ini menyediakan cara untuk mengetahui apakah sebuah email dibaca:
Berapa Lama Anda Harus Tunggu Sebelum Email Follow Up?
Berapa lama Anda harus menunggu tanggapan terhadap email sebelum mengirim email tindak lanjut? Bahkan para ahli pun tidak selalu sepakat mengenai kerangka waktu yang tepat. Plus, kerangka waktu bisa bervariasi tergantung situasinya, perusahaan, industri, dan faktor lainnya yang tak terhitung jumlahnya.
Namun, berikut adalah beberapa panduan umum untuk jenis email yang umum:
- Pesan Terima kasih (wawancara). Sebuah catatan terima kasih adalah jenis umum dari email tindak lanjut. Ini paling sering digunakan setelah wawancara kerja. Biasanya, sebaiknya kirimkan catatan terima kasih dalam waktu 24 sampai 48 jam setelah wawancara. Anda bisa menindaklanjuti lagi dalam waktu sekitar seminggu.
- Melanjutkan atau lamaran kerja (tanpa wawancara). Jika Anda pernah mencari pekerjaan, Anda tahu latihannya. Anda mengirimkan resume setelah resume, aplikasi setelah aplikasi, dan ... tidak ada respon. Ini dapat diterima untuk mengirim email tindak lanjut setelah sekitar seminggu.
- Permintaan rapat. Yang satu ini sangat bervariasi tergantung kapan pertemuan dijadwalkan. Cobalah untuk memberi si penerima cukup waktu untuk menyelesaikan pertemuan mereka ke dalam kalender mereka. Jika pertemuan segera terjadi, panggilan telepon mungkin merupakan pendekatan tindak lanjut terbaik.
- Email yang terkait dengan pekerjaan (supervisor atau rekan). Sebagian besar perusahaan memiliki panduan tentang seberapa cepat pesan harus dijawab. Biasanya, waktu respon yang dibutuhkan adalah antara 24 dan 48 jam (tidak termasuk akhir pekan). Jika penerima Anda telah melampaui batas waktu itu, boleh ditindaklanjuti. Ingatlah keadaan khusus, seperti saat rekan kerja sakit atau di luar kantor.
- Menyentuh dasar / jaringan. Anda pernah ke pertemuan atau organisasi profesional lainnya dan Anda bertemu seseorang di bidang Anda. Anda telah menambahkannya ke daftar kontak Anda, tapi bagaimana Anda tetap berhubungan? Periksa kembali dengan mereka setelah satu bulan dan kemudian sekitar sekali setiap tiga bulan.
- Prospek penjualan. Jika Anda dalam penjualan, sangat penting untuk menindaklanjuti prospek Anda. Anda mungkin memiliki lead Anda dikategorikan panas, hangat, dan dingin. Tindak lanjut lebih sering dengan petunjuk panas, tapi jangan lupakan yang lainnya. Rentang waktu tindak lanjut bervariasi, namun secara umum mengikuti panduan dasar menyentuh untuk prospek yang hangat.
Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, ini adalah panduan umum. Keadaan spesifik Anda mungkin berbeda. Tentu, perhatikan baik-baik dan ikuti instruksi spesifik yang Anda berikan.
Misalnya, jika Anda diwawancarai dan perekrutnya mengatakan, "Seharusnya saya tahu sesuatu besok, teleponlah saya." Lalu, itulah yang Anda lakukan. Anda biasanya bisa mengirim email terima kasih juga.
Seberapa Sering Anda Harus Menindaklanjuti Email?
Dalam beberapa kasus, seperti ketika Anda menindaklanjuti resume atau aplikasi pekerjaan, sebagian besar profesional sumber daya manusia (SDM) setuju: satu email tindak lanjut biasanya cukup. Jika Anda tidak mendengar kabar dari perusahaan setelah itu, mungkin mereka tidak tertarik. Banyak profesional SDM dibanjiri aplikasi dan mereka mungkin terganggu jika Anda menghubungi mereka minggu demi minggu tentang pekerjaan yang sama.
Jika Anda akan menindaklanjuti dengan banyak orang, simpan catatan. Ini sangat penting bagi orang-orang penjualan, tapi juga penting bagi orang lain. Misalnya, jika Anda mengirimkan banyak resume, mudah lupa apakah Anda telah menindaklanjuti dengan perusahaan.
Jika Anda hanya memiliki beberapa email tindak lanjut untuk dilacak, spreadsheet mungkin sudah cukup. Buat kolom untuk masing-masing hal berikut:
- Nama kontak
- Posisi
- Nama perusahaan
- Kontak Email
- Tanggal tindak lanjut pertama
- Tanggal tindak lanjut selanjutnya
- Tanggal tindak lanjut masa depan
- Catatan (seperti mengapa mereka ada di daftar kontak Anda)
Jika Anda memiliki daftar kontak yang sangat besar, katakan bahwa Anda sedang dalam penjualan, Anda mungkin memerlukan alat yang lebih hebat. Pertimbangkan untuk mendapatkan perangkat lunak Customer Relationship Management (CRM). Alat CRM yang bagus tidak hanya membuat catatan kontak Anda aman, bahkan akan meminta Anda untuk menindaklanjuti petunjuk Anda secara teratur.
Penting: Jika seseorang meminta untuk dihapus dari daftar kontak Anda, hormati keinginan mereka. Jangan menindaklanjutinya lagi.
Metode lain untuk Email Follow Up
Jika upaya tindak lanjut Anda gagal, ingat bahwa email bukanlah satu-satunya cara untuk menghubungi orang-orang. Beberapa orang begitu sibuk sehingga mereka jarang mengecek email mereka. Atau, mereka mungkin memiliki asisten untuk meninjau kembali pesan mereka.
Jika pesan Anda penting, jangan takut untuk menindaklanjuti melalui telepon. Ini juga menjadi semakin umum untuk menggunakan pesan teks untuk komunikasi bisnis.
Cara Menulis Email Tindak Lanjut yang Efektif
Anda telah menentukan bahwa Anda benar-benar perlu menulis email tindak lanjut. Tapi agar efektif, pastikan itu profesional. Email profesional yang baik harus:
- Langsung ke inti
- Tidak terlalu lama
- Bebas dari kesalahan
- Sopan
Juga, pastikan untuk memasukkan semua elemen email bisnis yang baik. Tutorial ini menjelaskan format email bisnis yang tepat:
Jangan lupa bahwa pokok bahasan Anda penting. Hindari baris subjek yang tidak jelas seperti:
Pesan penting
Atau
Cukup Menindaklanjuti
Baris subjek yang lebih baik mencakup rincian lebih lanjut:
Pertemuan Kelompok Desain Web, 22 Februari Kami Membutuhkan RSVP Anda
Atau
Apakah Anda Hadir ke Pertemuan Kelompok Web Februari?
Email yang disertakan dengan baris subjek ini dikirim ke anggota grup yang tidak menanggapi email terdahulu yang mengumumkan pertemuan Kelompok Desain Web. Pesan tersebut mengingatkan pembaca akan pertemuan awal dan meminta RSVP mereka.
Penting: Jangan kirim email pengingat ke anggota kelompok yang menanggapi pemberitahuan rapat.
Jangan lupa bahwa pembukaan dan penutupan email Anda juga penting. Berikut adalah tutorial yang membahas bukaan email dan penutupan secara mendetail:
Mungkin email Anda tidak ditanggapi karena tidak dianggap penting. Bacalah tutorial ini untuk belajar bagaimana membuat pembaca Anda merespons:
Jika Anda perlu menulis email terima kasih setelah wawancara, berikut panduan lebih lanjut dan contoh email yang harus diikuti:
Selanjutnya, mari kita lihat contoh email tindak lanjut.
Sampel Email Follow Up
Sampel email tindak lanjut ini dikirim untuk mengingatkan anggota kelompok desain yang mereka butuhkan untuk RSVP untuk pertemuan kelompok berikutnya.
Emailnya terlihat seperti ini:
Perihal: Apakah Anda Pergi ke Pertemuan Kelompok Desain Web Februari?
Anggota yang terhormat,
Kami belum menerima RSVP Anda untuk rapat makan Grup Desain Web berikutnya dan batas waktu akan segera berakhir. Jika Anda datang, kirimkan pilihan makanan Anda ke: webdesigngroup@example.com. Kita harus tahu siapa yang datang sebelum 15 Februari.
Jika Anda melewatkan email terakhir kami, pertemuan bulan ini akan diadakan pada tanggal 22 Februari dari pukul 06:30 sampai 09:30. di Auditorium Kota, 9876 Any Road, AnyTown.
Topik kami bulan ini adalah Masa Depan Desain Web. Pembicara kami adalah Jane Jones, CEO Anytown Consulting.
Saya berharap untuk bertemu Anda di sana.
Hormat kami,
Ashton Chang
Presiden
Web Design Group
Perhatikan email tindak lanjut yang ditujukan kepada "Dear Member." Meskipun biasanya lebih efektif untuk menangani email kepada individu, ini adalah tindak lanjut dari pemberitahuan pertemuan email grup. Jadi, ungkapan "Dear Member" bisa digunakan dalam kasus ini.
Juga, perhatikan bahwa email tindak lanjut itu langsung. Ini benar, lalu tinjau email sebelumnya jika penerima tidak mendapatkannya. Yang terpenting, ini memberi pembaca tenggat waktu untuk merespons.
Akhirnya, itu ditutup dengan tanda tangan profesional. Untuk tips lebih lanjut tentang menulis email yang efektif, lihat tutorial ini:
Dapatkan Email Gratis Inbox Penguasaan e-book
Jika Anda membutuhkan strategi email yang membantu untuk bekerja dengan cepat, kami memiliki penawaran khusus untuk Anda. Mendaftar ke Tuts + Business Newsletter dan dapatkan eBook Inbox Zero Mastery secara GRATIS. Temukan cara menerapkan teknik pengelolaan email terbaik sekarang.
Kesimpulan
Anda baru saja belajar menindaklanjuti email yang tidak terjawab. Anda juga telah mempelajari beberapa prinsip tindak lanjut email yang bermanfaat. Kami bahkan menyediakan contoh email tindak lanjut untuk digunakan sebagai panduan saat Anda menulis email tindak lanjut Anda sendiri.
Anda sekarang harus siap untuk mengirim email tindak lanjut Anda sendiri. Semoga berhasil!
