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Come scrivere un efficace Follow-Up E-mail dopo nessuna risposta

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Italian (Italiano) translation by Loris Pizii (you can also view the original English article)

E-mail di follow-up può essere uno dei tipi più difficili di e-mail per scrivere. Questo è doppiamente vero se è necessario inviare una email di follow-up dopo nessuna risposta.

Se sei titubante per inviare un follow-up e-mail, non siete soli. Molte persone sono riluttanti ad inviare email di follow-up perché si preoccupano delle intercettazioni il destinatario. Ancora, una buon follow-up e-mail può significare la differenza tra fare affari con un cliente e non fare affari.

In questo tutorial, imparerete come scrivere una email di follow-up. Ti risponderemo anche alcune domande frequenti che le persone hanno come quando inviare una email di follow-up e quanto tempo è necessario attendere prima di inviarlo. Ti forniremo anche una email di follow-up di esempio.

How to write a follow up email after no response
Non ottenere una risposta? Sei pronto a scrivere un follow-up e-mail? (fonte grafico)

Quando è opportuno inviare una Email Follow-Up?

Alcuni messaggi sono così importanti che è necessario assicurarsi che essi non sono perso. Per questi messaggi, è una buona idea di inviare un messaggio di follow-up.

Qui ci sono alcune situazioni in cui potrebbe essere necessario di follow-up su un'e-mail:

  • Lavoro potenziale. Se hai inviato un curriculum o fatto domanda per un lavoro, una follow-up e-mail che spiega ulteriormente le tue qualifiche può essere quello che serve per impressionare un reclutatore e farsi notare.
  • Possibile vendita. Un motivo sorprendente per che molti addetti alle vendite non è che non hanno mai seguire con un potenziale cliente. Fanno le vendite con le prospettive che sono pronte ad acquistare subito, ma perdere su vendite future.
  • Convocazione di riunione. Se hai richiesto un incontro con qualcuno e non hai risposto, follow-up per scoprire se si può partecipare o se la riunione ha bisogno di essere riprogrammato.
  • Comunicazione con il supervisore. Email di lavoro-correlato sono solitamente importanti. Se è passato del tempo e il suo supervisore non ha ancora risposto, follow-up. Essi possono avere trascurato il tuo indirizzo email, o potrebbe avere preso in loro filtro dello Spam.
  • Comunicazione progettuale con peer. Nella maggior parte delle aziende, sei parte di una squadra. Il vostro successo (o guasto) dipende dalla tua capacità di comunicare. Se un membro del team non risponde, è necessario scoprire perché.

Sono sicuro che si può pensare di molte altre situazioni dove dovrebbe follow-up dopo l'invio di un messaggio.

E-mail di Follow-Up linee guida

Se si esita a follow-up su un'e-mail senza risposta perché ti preoccupi di importunare il destinatario, non siete soli. Che la paura stessa mantiene molte persone dal successivo fino sui loro messaggi senza risposta.

Se l'email originale era importante, però, probabilmente è ancora importante. Si dovrebbe seguire il vostro email importanti con nessuna risposta.

Nota: Se hai una vera emergenza che deve essere affrontata immediatamente, e-mail di solito non è il modo migliore per contattare qualcuno. Avrete molto più successo facendo una telefonata o vederli di persona (se sono situati nelle vicinanze).

Assicurarsi che si ha realmente bisogno di Follow-Up

Non è insolito perdere una risposta ad un'e-mail se la tua casella di posta è piena di messaggi. Assicurarsi che non accada mantenendo sgombra la tua casella di posta.

Per informazioni su come ottenere una casella di posta ordinata e mantenerlo, scaricare una copia del nostro eBook gratuito: The Ultimate Guide to Inbox Zero padronanza. Potrai imparare a tenere e-mail "rumore" lontani dalla tua posta in modo che non perdere quei messaggi importanti.

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Inoltre, non dimenticate di controllare le cartelle Spam e cestino. Email a volte importanti accidentalmente finire in uno di questi due luoghi.

Se hai a che fare con molti contatti, questo tutorial fornisce modi per scoprire se un'email è stata letta:

Quanto tempo dovrebbe aspettare prima di un E-mail di Follow-?

Quanto tempo deve attendere risposta ad un'e-mail prima di inviare una email di follow-up? Anche gli esperti non sempre sono d'accordo sui tempi esatti. Inoltre, il lasso di tempo può variare a seconda della situazione, la società, l'industria e innumerevoli altri fattori.

Tuttavia, qui ci sono alcune linee guida generali per i comuni tipi di email:

  • Biglietto di ringraziamento (intervista). Una nota di ringraziamento è un tipo comune di follow-up e-mail. Esso è più spesso utilizzato dopo un colloquio di lavoro. Di solito, si consiglia di inviare una nota di ringraziamento entro 24-48 ore dopo l'intervista. Puoi seguire nuovamente circa una settimana.
  • Applicazione del resume o lavoro (nessuna intervista). Se avete mai cercato un lavoro, sai il trapano. Si invia curriculum dopo il resume, applicazione dopo applicazione e... nessuna risposta. È accettabile per inviare una email di follow-up dopo circa una settimana.
  • Convocazione di riunione. Quest'ultimo varia notevolmente a seconda di quando è pianificata la riunione. Provate a dare il destinatario abbastanza tempo per lavorare loro incontro nel loro calendario, però. Se la riunione sta accadendo presto, una telefonata può essere l'approccio migliore follow-up.
  • E-mail di lavoro-correlato (supervisore o peer). La maggior parte delle aziende hanno linee guida su quanto velocemente i messaggi debbano essere risolte. Di solito, il tempo di risposta richiesto è tra 24 e 48 ore (esclusi i fine settimana). Se il destinatario ha superato quel lasso di tempo, va bene al follow-up. Tenete in circostanze particolari di mente, però, ad esempio quando un collega è malato o fuori sede.
  • Base di toccare o alla rete. Sei stato a un meetup o altra organizzazione professionale e hai incontrato qualcuno nel vostro campo. Li hai aggiunto alla tua lista contatti, ma come fai a rimanere in contatto? Controllare di nuovo con loro dopo un mese e poi una volta ogni tre mesi circa.
  • Prospettiva di vendita. Se siete in vendite, è particolarmente importante per il follow-up con i tuoi contatti. Potrebbe essere il tuo porta classificati come caldo, caldo e freddo. Follow-up più frequentemente con i cavi caldi, ma non trascurare gli altri. Il lasso di tempo di follow-up varia, ma in generale seguire le linee guida di base di toccare per prospettive di calde.

Come accennato in precedenza, queste sono linee guida generali. Vostre specifiche circostanze potrebbero essere diverse. Naturalmente, massima attenzione e seguire eventuali istruzioni specifiche, che si è dato.

Ad esempio, se sta intervistando e il reclutatore dice, "Dovrei sapere qualcosa domani, dammi una chiamata". Quindi, ecco cosa fare. Solitamente è possibile inviare un'e-mail grazie pure, però.

Quanto spesso dovrebbe seguire su un'E-mail?

In alcuni casi, come quando stai seguendo su una domanda di resume o lavoro d'accordo la maggior parte dei professionisti delle risorse umane (HR): un follow-up e-mail di solito è sufficiente. Se non si sente indietro dalla società dopo di che, probabilmente non sono interessati. Molti professionisti HR sono allagati con applicazioni e possono essere infastiditi se li si contatta settimana dopo settimana per lo stesso lavoro.

Se avete intenzione di seguire con un sacco di gente, mantenere record. Questo è vitale per la gente di vendite, ma può essere importante per gli altri troppo. Ad esempio, se si sta inviando un sacco di curriculum è facile dimenticare se hai seguito con una società.

Se avete solo alcune email di follow-up per tenere traccia, un foglio di calcolo potrebbe essere sufficiente. Creare una colonna per ciascuna delle seguenti operazioni:

  • Nome del contatto
  • Posizione
  • Nome della società
  • Email di contatto
  • Primo appuntamento di follow-up
  • Il prossimo appuntamento di follow-up
  • Data futura di follow-up
  • Note (ad esempio perché sono nella tua lista contatti)

Se hai una grande lista di contatti, di' che sei in vendite, necessario uno strumento più potente. Prendere in considerazione ottenere software di Customer Relationship Management (CRM). Un buon strumento CRM non solo mantiene il vostro record di contatto sicuro, vi verrà anche chiesto di follow-up con il tuo porta regolarmente.

Importante: Se qualcuno chiede di essere rimosso dal tuo elenco di contatti, rispettare i loro desideri. Non seguire con loro nuovamente.

Altri metodi di Email di Follow-Up

Se il tuo follow-up sforzi falliscono, ricordate che la e-mail non è l'unico modo per contattare le persone. Alcune persone sono così occupati che non controllano la loro email molto spesso. In alternativa, essi possono avere un assistente di rivedere i loro messaggi.

Se il messaggio è importante, non abbiate paura di follow-up per telefono. Inoltre sta diventando sempre più comune da utilizzare per le comunicazioni aziendali di messaging di testo.

Come scrivere un efficace Follow-Up E-mail

Aver determinato che è davvero necessario scrivere una email di follow-up. Ma per essere efficace, assicurarsi che sia professionale. Una buona e-mail professionale dovrebbe essere:

  • Al punto
  • Non troppo lungo
  • Privo di errori
  • Cortese

Inoltre, assicurarsi di includere tutti gli elementi di una email di buoni affari. Questo tutorial spiega formato di posta elettronica di un'attività:

Non dimenticate che la linea dell'oggetto è troppo importante. Evitare righe oggetto vago come:

Messaggio importante

O

Solo in seguito

Una linea di soggetto migliore include più dettagli:

Web Design gruppo incontro, 22 febbraio, abbiamo bisogno il vostro RSVP

O

Parteciperanno alla riunione del gruppo Web di febbraio?

L'e-mail che è andato con questo oggetto è stato inviato ai membri del gruppo che non rispondere a un'email precedente annunciando l'incontro di Web Design Group. Il messaggio ricorda il lettore della riunione originale e chiede per loro RSVP.

Importante: Non inviare il promemoria via email a quei membri del gruppo che hanno risposto all'avviso di convocazione.

Non dimenticate che l'apertura e la chiusura della tua e-mail è anche importante. Ecco un tutorial che guarda alle e-mail aperture e chiusure in dettaglio:

È possibile che il tuo indirizzo email non ha risposto a perché non è venuto come importante. Leggere questo tutorial per imparare a ottenere i tuoi lettori a rispondere:

Se avete bisogno di scrivere una mail di ringraziamento dopo un colloquio, ecco informazioni aggiuntive e una email di esempio da seguire:

Successivamente, diamo un'occhiata ad una email di follow-up di esempio.

Follow-Up E-mail campione

In questo esempio di un follow-up e-mail è stato inviato per ricordare i membri di un gruppo di progettazione che hanno bisogno di RSVP per la prossima riunione di gruppo.

L'email è simile al seguente:

Oggetto: Parteciperanno alla riunione del gruppo di Web Design di febbraio?
Caro socio,
Ancora non abbiamo ricevuto il vostro RSVP per il nostro prossimo incontro cena Web Design Group e la scadenza si avvicina. Se stai venendo, inviare la vostra preferenza di pasto a: webdesigngroup@example.com. Dobbiamo sapere chi viene prima del 15 febbraio.
Nel caso in cui vi siete persi la nostra ultima email, questo mese si terrà il 22 febbraio da 06:30 a 21:30 presso il City Auditorium, 9876 Any Road, AnyTown.
Questo mese il nostro tema è il futuro del Web Design. Il nostro altoparlante sarà Jane Jones, CEO di Anytown Consulting.
Spero di vedervi lì.
Cordiali saluti,
Ashton Chang
Presidente
Web Design Group

Si noti che il follow-up e-mail è indirizzata a "Caro membro." Anche se è solitamente più efficace affrontare un'email ad un individuo, questo è un follow-up ad un avviso di riunione di posta elettronica del gruppo. Così, la frase "Caro membro" può essere utilizzata in questo caso.

Si noti inoltre che l'email di follow-up è diretto. Si ottiene subito al punto, poi recensioni precedenti email nel caso in cui il destinatario non ottiene che uno. La cosa più importante, dà al lettore un termine per rispondere.

Infine, si chiude con una firma professionale. Per ancora più suggerimenti su come scrivere e-mail efficaci, guardate questo tutorial:

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Conclusione

Che hai appena imparato come follow-up su un'e-mail senza risposta. Hai anche imparato alcuni principi di follow-up e-mail utili. Abbiamo anche fornito una email di follow-up di esempio da utilizzare come una guida quando scrivi il tuo indirizzo email di follow-up.

Dovrebbe essere pronto a inviare il tuo follow-up e-mail. Buona Fortuna!

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