¿Qué es una Factura Profesional? La Guía Completa del Principiante

Así que has encontrado un cliente, completado algo de trabajo, y es tiempo de la paga. ¡Genial! Esa es la mejor parte.

La facturación puede ser un proceso desalentador la primera vez. Puedes tener un número de preguntas que necesitas responder, como: ¿A qué se parece una factura profesional? ¿Cómo puedes crear una? ¿Qué información debes incluir?

Así que en este tutorial, comenzaré desde los más básico y encaminarte a través de los pasos básicos para crear un factura profesional. Para comenzar, definiré una factura, y luego iré a través de las piezas claves de información que debes siempre recordar incluir. Terminaré hablando de cómo deberían parecerse e introduciré algunas plantillas y aplicaciones que puedes usar.

Antes de comenzar el tutorial, si estás buscando una plantilla de factura que tenga todos los componentes de una factura profesional, busca a través de nuestra colección de plantillas de factura para encontrar la adecuada para ti.

Ahora comencemos con la primera parte: ¿Qué es exactamente una factura?

1. ¿Qué Es una Factura?

Para entender lo que un factura es y qué propósito sirve, veamos un ejemplo del día a día.

Factura: Una Definición Básica

Digamos que irás a cenar a una pizzeria local. Comes para tu felicidad, y al final del platillo, el camarero te trae la cuenta (o bien conocida, la factura—¡Que es lo mismo!).

La factura/cuenta trae todo lo que el restaurante te dio, el precio de cada elemento, y el total de lo que debes. Cuando el camarero te da la cuenta, es una manera gentil de decirte: "Has comprado todas estas cosas. Ahora es tiempo de pagarlos".

Un factura es exactamente la misma cosa. Has hecho algo de trabajo para un cliente, y ahora necesitas que te paguen. Así que haces una lista de todo lo que has hecho, detalles de los precios, y provee la cantidad de total de lo que el cliente te debe.

Porque probablemente no estás dando la factura a un cliente directamente y esperar el dinero en cash en tus manos, una factura necesita incluir otra información, como la manera de hacer el pago, dónde enviarlo, cuándo enviarlo, etc. Veremos a través de todo eso en la siguiente sección. Pero como definición básica, es útil pensar en una factura como una cuenta para los servicio que provees.

Los Propósito de una Factura

El propósito principal de una factura, por lo tanto, es pedir el dinero, pero también posee otros propósitos.

Por una parte, actúa como un archivo de las transacciones de ambas partes. Como mencioné en mi guía de contaduría básica, querrás aferrarte a las facturas como prueba del trabajo que has hecho y la cantidad que has cobrado—ambos para la declaración de impuestos y en caso de que el cliente viene más tarde con consultas o solicitud para un nuevo trabajo. La prueba de pago es también importante, pero es la factura la que muestra los detalles de lo que ha hecho y cuánto cuesta. Tu cliente querrá recibir una factura para razones similares.

Una factura es también importante en definir los términos de pago: cuando esperas un pago, qué pasa si el pago es tardío, y mucho más. Hay muchas manera diferentes de preguntar por el pago, y ahondaré más en eso en el siguiente tutorial. Pero cuáles sean lo términos de pago que escojas, la factura es importante en definirlos claramente del comienzo (mucho más importante la fecha de vencimiento), y evitar retrasos y confusiones innecesarios.

Y finalmente, un aviso, facturas bien hechas tienen el propósito subsidiario de impresionar a tu cliente. Muestra que eres organizado, eficiente y profesional. Hace que seas pagado mucho más rápido, y la buena impresión que creas incluso ayuda a obtener nuevos negocios con el mismo cliente en el futuro.

2. ¿Qué debe Incluir una Factura Profesional?

Si quieres obtener un pago prontamente, es crucial que tu factura incluye todo la información correcta. Si no lo es, los clientes tendrán que consultar, lo cual guía a retrasos que cuestan dinero. Una encuesta encontró que el 25% de los negocios pequeños y medianos tuvieron al menos $5,000 al mes de retrasos debido a los errores de facturación.

Así que en esta sección, voy a listar toda la información clave que una factura profesional debe incluir. Dependiendo de la industria en la que trabajas y el tipo del trabajo que haces, hay cosas particulares que necesitas y quieras añadir, y eso es bueno. Esta es una lista de elementos básicos que todas las facturas deben incluir y puedes añadir cosas extras basadas en tus necesidades particulares.

Por el momento no te preocupes acerca de donde cada elemento debe ir—eso será más claro cuando hablemos del formato en la siguiente sección.

Tu Nombre e Información de Contacto

Cualquier factura incluye el nombre de la empresa, dirección, número de teléfono, correo electrónico, sitio web y logo. (Y si eres parte de una gran compañía, da detalles de contacto específicos para la persona dentro de la compañía de quien el cliente debe contactar con cualquier consulta.)

El Nombre y la Dirección de tu Cliente 

¡No olvides el nombre de tu cliente! Puede verse obvio ya que lo estás enviando a ellos, pero recuerda que esto es también un archivo formal de la transacción, y el nombre y dirección del cliente debe aparecer en el.

Número de Factura

Crea un número de referencia, para que la factura correcta pueda ser identificada en caso de consultas. No importa realmente lo que este número es—a veces baso los míos en fechas, p.ej. 08122015 (8 de Diciembre de 2015). Podrías simplemente enumerar tus facturas secuencialmente, comenzando de un número al azar (¡o de 0001 si no te importa mostrar tu falta de experiencia!).

Cual sea el sistema de enumeración que uses, solo asegúrate de que cada factura que crees tenga un número diferente—si creas dos con números idénticos por accidente, puede guiar a un mundo de confusión.

La Fecha de la Factura

Esta es una base importante—establece cuándo envías la factura, y los términos de cualquier pago (p. ej. pago dentro de 30 días) comienzan de esta fecha. (Nota: puedes incluir en alguna parte de la factura la fecha cuando hiciste el trabajo, pero asegúrate de que la fecha de la factura sea más prominente, porque es más importante el proceso de obtener el pago.)

La Fecha de Vencimiento

¿Que tan rápido esperas que te paguen? Dentro de 30 días es lo más común, aunque puede variar grandemente dependiendo de el tipo de trabajo, tus necesidades y lo que el cliente espera. Hablaré de esto en el siguiente tutorial, pero por ahora, pero por ahora, lo que importa es incluir la fecha de vencimiento en tu factura.

El Monto Total

Esta es la parte importante—¿Cuánto dinero el cliente debe? Debe ser prominente en la factura. Necesitarás dar un desglose de lo que cobras, como se ve aquí:

Detalles de el Trabajo y los Cargos

Cualquier factura debe incluir detalles básicos de el trabajo que has hecho y cuánto estás cobrando por cada componente.

¿Cuanto detalle incluir depende de que tan complicado el proyecto fue y cómo el pago fue estructurado. Si fue un proyecto simple con un sola parte, entonces una sola linea está bien, por ejemplo:

Diseño de Carta de Negocio para XYC Corporación: $500

Pero si has completado multiples proyectos, o un solo proyecto con componentes diferentes o fases, entonces debes hacer una lista de cada uno separadamente y mostrar el precio de cada uno. Por ejemplo:

• Diseño de Carta de Negocio: $500
• Diseño de Sitio Web: $1,000
  
• Diseño de Logo: $500

Y si estás cobrando por hora, necesitarás proveer detalles específicos de las horas que has trabajado, tu tarifa por hora y mostrar el total: por ejemplo:

Diseño de Carta de Negocio, 10 horas @ $50/hora: $500

Por último, el propósito es asegurar que tu cliente entienda exactamente el porqué de la cantidad total, y que no tenga ninguna pregunta.

Es como en la pizzeria: no quieres obtener una cuenta que solo diga: "$50". Quieres ver cuanto cada pizza y vaso de vino cuesta, así que puedes añadirlo todo y sentirse cómodo que estás pagando la cantidad correcta. Por otra parte, no quieres o necesitas una cuenta que desglose todo: "Preparar la masa, 50 centavos. Añadir Olivo, 75 centavos..." Solo incluye lo que el cliente necesita saber para sentir que estás cobrando es justo y preciso.

Impuesto y Entrega

Los detalles de impuestos varían para partes diferentes de el negocio y en partes diferentes del mundo, así que no puedo cubrir cosas específicas aquí, pero si necesitas cobrar impuestos de venta u otra forma de impuesto, debes incluir eso en tu factura (puedes necesitar incluir un número de identificación de impuestos también).

Y si estás enviando productos físicos, no olvides cobrar por envío en una linea separada.

Opciones de Pago

¿Cómo debe pagarte el cliente? Es importante especificar esto e incluir cualquier información que el cliente necesitará. Por ejemplo, normalmente escribo, "Por favor pagar por PayPal" e incluir mi correo de PayPal en la factura. Podrías ofrecer opciones múltiples—hay muchas otras formas de pago electrónico, y transferencias bancaria u otras transferencias electrónicas también son una opción.

Solo asegúrate de ofrecer al menos una opción que sea ampliamente usada: a menos que tengas una relación cercana con el cliente y hagan muchos negocios juntos, es poco realista esperar que ellos se registren en un procesador de pagos que no sea bien conocido solo por ahorrar algunos dolares.

Términos Adicionales de Pago

Este último elemento no es un deber, pero a veces es buena idea incluir los términos y condiciones adicionales en tu factura, como una manera de animar pago temprano. Por ejemplo, podrías ofrecer un descuento para las personas que pagan en los primeros 10 días, o podrías imponer intereses en pagos tardíos.

3. ¿Qué Apariencia debe Tener una Factura?

En cuanto al formato, ¿Qué apariencia debe tener la factura?

Para entenderlo, regresemos al ejemplo de nuestra pizzeria. ¿Qué apariencia tiene la factura?

En verdad, probablemente has visto de todo tipo. Si es una pizzeria básica, puede ser solo una lista de palabras en la libreta de notas del camarero, con el total en la parte inferior en un círculo hecho con lapicero. Si es un lugar más clásico, usualmente viene impreso, con el nombre del restaurante, logo y detalles de contacto en la parte superior y un amistoso mensaje de "Gracias" en la parte inferior.

Estoy seguro que quieres que tu negocio sea visto como clásico, no básico, así que ignoraremos la idea de la libreta de notas. Pero así como no hay un formato único para las cuentas en la pizzeria, no hay formato prescritos para facturas en los negocios tampoco. Hay algunos diseños comunes, pero hay una gran variación de estilos Los puntos importantes son:

• Usa una plantilla profesional para asegurar una apariencia consistente.
• Si tu negocio tiene su propio logo, dándole una marca y un color, asegúrate de que puedas adaptar la plantilla para incluirlos.
• Incluye todos los elementos clave mencionados arriba.
• Pon toda la información claramente, asegurando que los puntos importantes son fáciles para el cliente los encuentre y los lea.

En general, tu nombre e información de contacto usualmente aparecen en la parte superior, con el nombre del cliente y la dirección abajo y el número de la factura y la fecha cerca. Luego los detalles del trabajo toman toda la página, con el total en la parte de abajo, junto con otros detalles como impuestos, entrega, opciones de pago, fecha de vencimiento y otros términos.

Pero nada de esto est[a escrito en piedra. A medida que incluyes toda la información claramente, puedes usar cualquier formato factura que te agrade.

Puedes comenzar buscando una colección de plantillas profesionales para ver lo que está disponible. Puedes refinar tu búsqueda con estas etiquetas como organizado, moderno, corporativo, or creativo y mira cómo los diseños varían.

Otra opción es crear tu factura con una aplicación como Harvest, o software de contabilidad como QuickBooks o FreshBooks. Estas aplicaciones y paquetes de software usualmente tienen algunos formatos buenos pre-diseñados.

Conclusión

En este tutorial, has visto lo que un factura es, los elementos claves que debe incluir, y cómo una factura debería parecerse. Has visto una colección de plantillas que puedes usar para crear el formato que quieres para tu negocio, dependiendo de su marca. 

Sin embargo, crear la factura es solo una parte del proceso. Si quieres saber cómo lidiar con facturas que no son cobradas y lidiar con pagos tardíos, mira mi guía para que te paguen a tiempo. Y en un tutorial futuro, iré en más detalle en los términos que puedes usar para animar un pago pronto.

Recursos

Créditos Gráficos: Icono de factura diseñado por Alex Auda Samora de Noun Project.